公文处理管理规定.doc

公文处理管理规定第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家行政机关公文格式（GB/T97041999），结合公司实际情况，特制定本规定。第二条 公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻集团公司和公司董事会的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条 公司有关工作人员，应坚持实事求是、调查研究和认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。第四条 公司综合部及公司所属各单位综合部是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导所属单位的公文处理工作。各单位应当配备专职（或兼职）文秘人员负责公文处理工作，文秘人员要忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备相关专业知识。第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。上级来文由综合部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。属于相关部门（专业）处理的公文，由综合部批转后，由该部门处理，复印一份存档备查，原件交回综合部档案管理人员。第六条 公文处理工作应贯彻党政分开、政企分开的原则，公司的行文不得对党组织作指示、交任务。第七条 在公文处理工作中，必须严格执行有关保密法律、法规和有关保密规定，确保公司秘密安全。机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。第八条 公司及各单位负责人是本单位公文的第一责任人，应当模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。第二章 公文种类第九条 公司常用的公文种类主要有：（一）决定“决定”适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。（二）规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。（三）通知适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）简报主要用于下情上报、上情下达和互通情况、交流信息。（六）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。（七）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。（八）批复 适用于答复所属单位请示事项。（九）函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。（十）意见适用于对某项工作提出见解和处理办法；答复对方征求对某项工作的意见。（十一）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。一般有三种方式：、文种为会议纪要的直接印发；、会议纪要为附件的以通知印发；、会议纪要名称为文头的可不盖章印发。第三章 公文格式第十条 公文一般由发文机关标识、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位等部分组成。（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。（二）秘密公文应分别在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。（三）紧急公文应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。（四）发文字号,包括代字、序号、年份，位于发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布，年份用六角括号括入，横线上方居中；联合行文只标明主办单位发文字号。各部室的发文代字不得与公司发文代字相混同（各类发文代字详见附录）。（五）上行文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号，一般不用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其他文种可保留一级。如“转发批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发的通知”。（七）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。（十）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词目。标注位置一般在文件版记（版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行）下端、抄送上方，词目之间空一格。“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋体字，小标之间空1字，不用标点；“抄报”及抄报单位、发文单位、发文日期及份数用三号仿宋（左右各空一字）。 第十一条 文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订(左、右边距2.5厘米，上空3.7厘米，下空2.8厘米)；标题用标题二宋体字2号，正文用3号标准仿宋体，每面排22行，每行28个字。其它相关格式见附表2。第四章 行文规则第十二条 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，并严格按相应发放范围发文，防止过多、过滥：（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可向上级公司请示、报告工作。（三）公司所属各部室，就具体业务工作，可对相应单位行文，并严格按相关范围发文，同时必须遵守第三章第十条第（四）款之规定。（四）涉及部门、各专业的会议通知、会议纪要、规定及办法等，可参照上款以部室名义行文或下发通知通报；公司领导讲话，转发文件、经验介绍等，以综合部文件印发；总经理办公会由综合部发专题纪要。第十三条 请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。第十四条 受双重领导的单位向上级请示（如公司党委对上级党委的有关请示事项），应写明主送和抄送单位，由主送单位负责答复。第十五条 公司对下行文抬头一律称“公司所属各单位”，所属部室就具体业务需行文时须注明下发单位抬头名称(两个以上单位可称“公司各有关单位”)。第十六条 公司所属单位遇重大请示事项时上行文时，抬头应注明对应行文单位名称(线上左侧为发文代字，右侧为签发人)。第五章 公文办理第十七条 收文处理收文一般包括传递、签收、登记、审核、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。（一）分办公司收文，凡需办理的，由综合部提出拟办意见，送公司有关领导阅批；各对口专业收文报送相应分管领导阅批；一般业务文件，按分工送各部室阅办。涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办部门协调有关部门会办。无特殊要求，一般第一个阅办部门为主办部门。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办部门并说明理由。各部室收到重要的或领导批示的文电，都要先经部室领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题，主办部门应当主动与有关部门或地方协调办理。文件除绝密和有特殊要求的处理完毕并经签字后送交综合部归档。凡属公司领导和各部室传阅的文件，由综合部组织传阅，各有关部门均不得积压，也不得横传。（二）催办对重要的和有时限要求的文电，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。除综合部负责催办外，承办单位的领导、专职人员都要及时催办，并将办理情况向有关方面反馈。第十八条 发文处理发文一般包括草拟、审核、会签、校对、签发、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）拟稿发公司文时，一律按要求填写“发文稿纸”，下附发文文稿。草拟公文应做到：要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合公司的实际情况和有关规定。情况确实，观点明确，条理清楚，表述准确，文字精炼，字词规范、标点准确，篇幅力求简短。人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称，使用英文字母缩写时，应采用中文全称，并注明英文缩写。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“.”，第四层为“（）”。必须使用国家法定计量单位。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。主送、抄送单位较多、用概括语的，需附发文单位清单并注明打印份数。（二）会签1以公司名义下发的各类文件、通知、通报等草拟完毕经部门负责人、分管领导会签后报综合部。2发文涉及其它部室业务的应事先会签；需会签的发文应由有关部室负责人会签，部室针对相关专业的发文，应由有关部室会签。3会签必须明确对该文稿的意见，并署上名字和日期。（三）核稿各级领导要对文稿进行全面审核，严格把关。各部室负责人要对本部门草拟的文件（公司发文及部室发文）进行初核，起到审核把关作用；公司发文在送领导签发之前，必须经综合部核稿；对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。核稿的重点是：是否需要行文；有关部室、单位是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。公司范围内上述发文由综合部核稿后呈送有关领导签发。（四）签发重要的请示、报告先送主管领导审核后，由综合部送总经理签发。一般发文按分工送分管领导签发。审批公文，主批人应当明确签署意见，并签署姓名和审批时间。其他审批人签阅，视为同意。草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求，不得在文稿装订线外书写。（五）用印公司用印应严格按照审批签发权限，经有关领导签字后方可用印。以公司名义出具的各类介绍信、证明信用印，须填写用印申请，经部室负责人和分管领导签字后由综合部负责办理。对外例行报送的各类报表使用公司及领导个人印章时，须按规定填写用印申请单并经有关业务部室负责人和公司有相领导签字后方可用印。部室内部用印，经部室领导同意后，按规定用印。5 。单一部门制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4毫米，端正居中下压成文时间，印章红色。印章下无文字时，以印章下弧在成文时间上；印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上。（六）下发除以公司范围下发的公文以外，各单位下发的各类公文，须报送公司综合部存档备查。第六章 公文立卷及销毁第十九条 公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料（包括音像）整理好立卷。（一）归档范围内的公文要根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理立卷，要保证归档文件材料的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于保管和利用。（二）具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。（三）公文复制作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。（四）整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。（五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。（六）各类专业性公文、资料等由专业对口部门负责整理与保管，并按规定期限向公司综合部移交。第七章 向上级公司及政府部门报送文件有关规定第二十条 以各类文体对外报送的数据、材料等，按规定调整好格式报综合部审阅并加盖印章后，按对口业务送达。第二十一条 请示和报告要分开，请示问题要做到一文一事，不要一文数事，更不要把请示的问题夹在报告、纪要、简报中。第二十二条 报送上级的文件要严把质量关，力求准确无误、观点明确、文字简洁、条理清晰。文件文种、体例、格式等要严格执行本办法。第二十三条 不能越级请示或汇报工作。第二十四条 所有对外报送文件必须经综合部审核，对不符合本办法规定的来文，公司综合部将予以退办，并附“退办单”，注明退办原因并追究有关责任。第八章 附 则第二十五条 公司范围内各类行文须严格遵守第四章有关条款规定。第二十六条 本办法适用于公司所属各单位。第二十七条 本办法自下发之日起试行。各有关单位发文须严格按照本法规定格式执行，原自行设置格式即行废止。附表：1公司所属各单位发文代字 2行文格式3公司综合部公文处理退办单附表1：公司所属各单位发文代字单位名称文件类（线上居中）通知通报类备注线上左侧线上右侧发文机关标识发文字号公 司泰山矿业开发有限公司文件泰山矿业发年份号年份 号签发：综合部泰山矿业公司综合部文件泰山矿业综年份 号办年份 号签发：中共泰山矿业开发有限公司委员会文件泰山矿业党年份 号党年份 号签发：含工、团、妇组织财审部泰山矿业公司财审部文件泰山矿业财年份 号财年份 号签发：计划经营部泰山矿业公司经营部文件泰山矿业经年份 号经年份 号签发：规划发展部泰山矿业公司规划发展部文件泰山矿业规年份 号规年份 号签发：救护队泰山矿业公司后勤部文件泰山矿业救年份 号救年份 号签发：生产调度室泰山矿业公司调度室文件泰山矿业调度年份 号调度年份 号签发：技术部泰山矿业公司生产技术部文件泰山矿业技年份 号生年份 号签发：机运部泰山矿业公司机运部文件泰山矿业机年份 号机年份 号签发：安监部泰山矿业公司安监部文件泰山矿业安年份 号安年份签发：营销部泰山矿业公司营销部文件泰山矿业销 年份 号销年份 号签发：供应部泰山矿业公司供应部文件泰山矿业供年份 号供年份 号签发：附表2：行文格式文体格式要求备注文件类名头文头字号字体正文页边距 (Cm)行距文