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行政管理规定 为规范公司行政管理机制，建立规范化的行政管理流程，提高行政管理水平和工作效率，以确保公司印章的安全，维护公司的利益，维护印章的权威性，防范业务风险，特制定本规定。印章使用管理办法第一条 为保证公司利益，维护公司形象，规范办事程序，根据公司章程的规定，制定本办法。第二条 公司印章包括：公章、合同章、法人代表章以及公司其它业务章和经批准刻制的公司部门章等。第三条 公司公章应由专人保管，使用公章要履行登记手续，用毕及时放入保险柜。如丢失，应立即向有关领导汇报，以便妥善处理并对相关负责人进行处罚。公司公章、公司合同专用章、由综合管理部印章管理员专人保管；法人代表章由财务总监保管；财务专用章由计划财务部负责保管；公司部门章由部门负责人指定专人保管。第四条 公司行政印章的适用范围 1、以公司名义的正式公文、函件往来，盖用公章； 2、以公司名义对外出具的证明、介绍信，盖用公章；3、以公司名义对外签订的重大合同，盖用公章；4、公司对外业务往来，盖用公章；5、公司对外一般性业务合同，盖用合同专用章；6、公司各部门印章对内和对下属子公司使用，一律不得对外使用（人力资源部印章和财务专用章除外）。第五条 印章管理、登记及审批程序1、公司公章、合同章、法人名章等（除部门章外）由综合管理部指定专人管理；负责公司公章、合同章的刻制、使用、保管、废章剔残等事项。2、部门章的使用由部门负责人指定专人登记管理。3、公司对外投资，出售、购买资产，提供财务资助、担保，融资，捐赠、赞助，委托、受托管理资产和业务，租入或租出资产的重大经营合同，以及其他董事会向执行总经理授权范围之外的重大事项，需使用公司印章的，由董事长签批；4、除此之外，由公司总经理负责公章使用的审批。总经理不在期间，由总经理授权主管副总经理签批，事后报总经理补办审批。未经审批，任何人不得擅自使用公司公章；5、公司印章使用审批程序：由经办人填写印章使用审批表（附后）部门领导签核分管领导签批总经理审批。6、财务专用章由公司财务总监签批。7、部门印章由主管部门领导签批。8、未经总经理批准，公司章及公司合同专用章一律不得携带外出，亦不得加盖空白介绍信及空白合同。如急需带出外用，须履行印章外带使用审批手续，注明外带原由和期限，报总经理审批后，印章管理人员方可携印章随同经办人外出盖章，并由保管人做好记录。公文管理办法第一条 为使公司的公文处理工作做到规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，制定本制度。第二条 公文指公司对外业务往来及对内管理的各类文件。公文处理必须做到及时、准确、安全。第三条 公文由综合管理部统一收发、分办、传递、编号、用印、立卷、归档和销毁。综合管理部并负责公司各部门公文处理的管理工作。第四条 全部公文归公司所有并归档保存，任何个人不得私自占有。第五条 公文的行文类别公司制作的公文，种类主要包括：1、通知：适用于传达公司领导的决议、指示或需要各部门知会的事项。2、通报：适用于表彰、批评、处分，传达相关精神或情况。3、报告：适用于向上级主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级主管部门的询问。4、请示：适用于向上级主管部门请求指示、批准。5、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题。6、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。第六条 行文格式 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人姓名、标题、主送（报）单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送（报）单位等部分组成。一 发文单位应当写全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。二 秘密公文应当在首页版头左上方标明，“绝密”、“机密”或“秘密”，必要时应当标明保密时限。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。三 急件分“急”、“特急”，标在密级之下。四 发文字号（包括单位代字、年份、序号），应当在首页版头正下方或者右下方标明；联合行文，只标明主办单位发文字号。五 上行的公文，应当在首页发文字号注明签发人姓名。六 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当包括发文单位、事由及公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。七 公文使用简称，应当先用全称，再注明简称。八 公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”,第四层为“（1）”。九 引用公文应当先引标题，后引发文字号；日期应当写具体的年、月、日。十 公文如有附件，应附在正文之后，时间之前，并注明附件名称和顺序。十一 公文除去会议纪要、会议通知外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖公章。十二 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。十三 公文应当标注主题词。上报的公文，应当按照上级单位的要求标注主题词。十四 公文文字从左至右横写，横排。必须使用规范简化字。标题一般用2号宋体加粗字，正文用3号、小三号或四号仿宋体字。主送机关名称的字型应当与正文一致。文尾的字号应与正文一致或稍小。十五 公文版头用字规格不超过22毫米乘以14毫米；公文纸规格一般采用国家统一标准A4纸。左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸规格，根据实际需要确定。第七条 公文的收发、传阅1. 公司总部及各部门以公司总部名义对外往来的公文，由综合管理部统一办理。2. 综合管理部指派专人负责来文的接收。3. 接收人员对来文进行登记、分类后，需公司领导阅批的，加附公文批办单或文件传阅单，由综合管理部部长签署拟办意见后，送公司领导；需部门办理的，送部门。4. 一般收文，应在收文当天送领导阅批。加急公文，随到随送。5. 阅批文件一般不超过3天，急件应不超过24小时。阅批后送回综合管理部，不能横传。传阅文件应当严格遵守传阅范围和保密规定。6. 公司总部或各部门以公司名义对外发送的文件，一般应由综合管理部统一发送；各部门的业务文件，原则上由各部门对口报送。7. 综合管理部指派专人负责公文的发送。8. 发送人员根据公文报送范围，进行登记后及时发送，并向文件签发人报告报送结果。第八条 公文制作1. 公文制作，采取按业务范围分工的办法，行政性、综合性公文由综合管理部负责制作，各业务类公文由各部门负责制作。2. 公文制作，草稿首页采用统一发文稿。所列拟稿、审稿、文号、密级、主送（报）单位、抄送（报）单位、打印、校对等项，应填写清楚。3. 行政性、综合性公文及公司大文头文件，由总经理签发；业务类公文及公函、会议纪要，可由分管领导签发。4. 各部门以公司名义对外发送的文件须送至综合管理部统一审核、编号、用印，登记。5. 各部门对外发送需加盖公司印章的非正式公文，要经公司主管领导签字同意，经综合管理部审核无误，方可加盖公章，并登记后发送。6. 公文一律存档1份。7. 公文办理完毕后，经手人应按有关规定将公文立卷、归档（详见档案管理制度）。第九条 附则1、本制度由综合管理部负责解释。2、本制度经总经理办公会讨论通过后执行。附件：公文格式标准 一、四种版头及各自的用途 目前公司已印制四种公文版头，分别为样品1、2、3、（略）。 样品1适用于公司公文中的决定、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复等种类。 样品2适用于公司公文中的公函。即以公司名义发往某一组织的函。需统一编号、存档。 样品3适用于公司非正式公文中的便函。即可以公司、公司部门发往某一组织的函。无需编号，根据重要性决定是否存档。 样品4为会议纪要，属公司总经理办公会会议纪要及与关单位就重大事项所形成的会议纪要应及时备档。 二、公文格式 字体字号说明如下：密级、紧急程度用4黑。发文字号用3仿。文件标题用2宋加粗。正文用3仿（公函、便函、会议纪要也可用小3仿或4仿）。主题词用黑体3号或与正文相同字号。抄报抄送、制发部门、时间用仿宋3号或与正文相同或稍小字型字号。印刷份数用5仿。粗线用1磅，细线用0.25磅。页码标在底部中间。 公文一律左侧装订，用两个书钉。钉在距页上下边各四分之一处。档案资料管理办法第一条 为了加强档案资料的管理工作，维护档案资料的完整与安全，有效地利用档案资料，依据国家相关法律，结合本公司的实际情况，特制定本制度。第二条 档案资料的管理一、本制度适用于文书档案、对外投资档案、声像档案、经济合同档案。人事档案和财务档案另行规定。业务技术档案按照北京市地方标准DBJ01-51-2003建筑工程资料管理规程执行。二、公司档案资料采取集中管理与分散管理相结合、以集中管理为主的办法。即公司的行政文书档案、声像档案、对外投资档案由综合管理部统一管理。经济合同档案分别由综合管理部和计划财务部管理。三、综合管理部和计划财务部指定专人负责公司上述档案的立卷、归档、借阅、销毁等工作。各部门应指定专（兼）职人员负责本部门的档案管理工作。公司的全部资料归公司所有，各部门应当在规定时间把保管、使用的全部资料、档案的原件按上述档案资料的归类分别交综合管理部，使用部门如有必要，可留复印件。第三条 档案的收集整理一、 各部门应当指定专人负责收集档案材料。二、 凡以公司的名义印发的公文（含定稿和打印的原件与附件）、上级机关批复公司请示的原件、外单位重要的来文、重要活动及重要事项的声像资料等，由综合管理部统一收集归档。三、 一项工作由几个部门参与办理；在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。四、 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，活动结束后须将主要文件资料交综合管理部。五、 会议档案（包括会议材料、声像资料等）由会议主办者收集归档。六、 每年3月份，各部门档案负责人员负责将本部门上年文书档案移交综合管理部。技术档案在该项目结束后由项目负责人指定人员整理，经项目负责人审核后，交综合管理部资料室档案管理人员。项目周期长的可分期办理。七、 档案管理部门应对重要档案如经济合同档案，编号并按照主要条款分类并输入计算机，以便查询和调档。八、 立卷要求、档案保存时间、档案销毁按国家有关规定办理。第三条 档案的借阅一、 档案材料中有密级规定的文件须经总经理批准后方可借阅。二、 外单位借阅档案材料须持有单位介绍信，经主管部门领导同意，并经总经理批准后方可借阅。三、 本公司人员因工作需要需复印或摘抄档案文件时，需经总经理批准，综合管理部登记备案。四、 档案管理部门必须对收、发合同进行登记，对借出的合同办理借阅手续并负责及时追还合同，以保证合同的安全和档案的完整。第四条 附则档案管理具有法律责任，如发生档案违法行为，按档案法规定，根据情节轻重给予处罚，造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案管理人员必须忠于职守，遵守纪律，具有一定档案管理专业知识。本制度由综合管理部负责解释。本制度经总经理办公会讨论通过后执行。办公用品管理办法第一条 为规范公司办公用品的管理，合理控制办公费用，保障公司日常工作规范有序，特制订本办法。第二条 综合管理部是公司办公用品的归口管理部门，全面负责公司办公用品的采购、使用、发放和管理。第三条 办公用品分两类管理：低值易耗品类、固定资产类。1、低值易耗品：包括铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、卷宗、标签、便笺、信纸、橡皮擦、夹子、签字笔、荧光笔、修正液、电池、文件夹、文件架、档案盒、钉书机、工具尺、计算器等。2、固定资产：包括电脑、打印机、复印机、扫描仪、办公家具等。第四条 办公用品的购置1、公司办公用品的购置实行年度预算管理，平时根据实际情况，要有计划，保证需要，控制库存，节约费用。2、于每季月25日前提出下一季度的办公用品使用计划报综合管理部。综合管理部根据预算安排和各部门的申请，做出采购计划，进行采购。3、各部门添置单价在1000元以上的办公用品，需写出专门申请，经总经理审批后，由综合管理部做出采购计划，进行采购。一次性购置在5万元以上的，需经总经理办公会批准。4、业务部门的专业性设备可由综合管理部委托使用部门按计划购置。5、大型办公设备、电器类办公设备必须在正规商业场所（或厂家）购买，并需两人共同购置。6、公用图书资料的采购，一般为政策法规、必需专业用书和工具书。各部门所需图书资料，应向综合管理部提出书目，经主管副总经理审核，总经理批准后，方可购买。各部门所需报刊杂志的订阅，应在年末提出订制计划报综合管理部，由综合管理部做出订制计划，报总经理审批后，统一订制。7、所有购置，均应将所购物品及清单一并交综合管理部保管人员清点验收，办理入库手续后，才可领取。第五条 办公设备的保管与使用1、办公设备由综合管理部建立使用台帐，登记品名、型号、单价。按部门配备的办公家具、计算机、打印机、电话机等由部门保管。并办理领取使用手续。其他办公设备由综合管理部保管。2、由各部门申请并购置的新办公设备，在办理入库登记手续后，一般应由部门保管使用。3、各部门对自己使用的办公设备要建立台帐，重要设备应明确主要使用和保管责任人。4、各部门借用音像类办公设备，需填写办公设备借用单，到综合管理部办理借用手续，用毕立即归还。保管人员在设备归还时应检查设备是否完好，如发现问题要及时了解原因，属非正常原因损坏的，借用人员应予赔偿。第六条 办公用品的保管和发放1、每季初向各部门集中发放办公用品。2、各部门负责人要严格控制和掌握本部门的办公费用支出。办公费按人均数额，统一发放到部门安排使用，全年累计核算。3、如遇特殊情况需超标准领用大宗办公用品时，需经主管副总经理批准。第七条 图书资料的保管与使用 专业性图书资料在办理入库登记手续后，由部门签领后保管使用。公用性图书资料及报刊，由综合管理部统一保管。第八条 附则1、办公用品，要节约使用，妥善保管。对各种办公设备要爱惜，使用时严格遵守操作规则。对不负责任的损坏、丢失，要追究并给予赔偿。2、本办法由综合管理部负责解释。3、本制度经总经理办公会讨论通过后执行。保密规定第一条 根据中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国刑法中华人民共和国反不正当竞争法、中华人民共和国劳动法和中华人民共和国保守国家秘密法实施办法等规定，为加强公司保密工作，防止商业秘密流失，制定本规定。第二条 商业秘密（含技术秘密）是指不为公众所熟悉，只属各单位拥有的经营管理、工程、设计、市场、租赁、服务信息。第三条 公司实行全员保密合同制度。全体员工要严格执行签定的保密合、劳动合同和本规定。如果出现刑事犯罪，依据中华人民共和国刑法有关规定执行。第四条 具体要求：1、公司全体员工应对保密工作提高认识，自觉遵守各项保密规定，严守国家和公司机密。2、公司的保密工作由综合管理部负责。3、综合管理部结合公司实际情况，对保密工作提出具体目标并负责检查落实。4、公司各类秘密文件和资料应指定专人分类保管，对收发、传递、借阅、移交、归档、销毁等环节都应登记、签字，做到手续齐备，职责清楚。5、在每一工作进程完成后，须将全部资料（技术图纸、规划方案、施工资料、声像制品等）收集整理后交综合管理部和公司资料室统一归档管理。6、阅读秘密文件、资料应在综合管理部内，无特殊情况不得携带外出。离开综合管理部时，须将文件、资料锁入抽屉或保险柜内。7、不准自行扩大传播范围，不得擅自备摘录引用和向范围以外人员泄露秘密文件资料的内容。7、秘密文件、资料应定期清理。发文机关和部门要求退回的要按时如数退回。借出的文件要及时回收。清理、清退中如发现丢失，要及时向主管领导报告，同时要积极做好追查工作。8、复印秘密文件、资料必须经主管领导批准，并将复印件按原件密级要求管理。对复印后多余、废弃的纸张及时进行销毁。9、销毁秘密文件、资料及其它公文、资料时要进行清理、登记，办理审批手续，批量文件需统一销毁，不得卖给废品收购站和个人。10、公司员工调动工作或退休时，必须将所管理、保存及借阅的文件、资料进行清理，向有关人员移交。11、未经上级领导授权不得将会议内容向下级和无关人员传达。12、凡属公司战略、规划、计划、招标文件及相关数字、图表、图纸、音像制品等内部资料需向公司外部提供时，必须经总经理批准。13、对外单位提供内部资料时必须由综合管理部统一办理。14、公司各部门应对内部的涉密材料进行经常性检查。15、公司将对内部的保密工作进行不定期抽查。第五条 附则1、本办法由综合管理部负责解释。2、本制度经总经理办公会讨论通过后执行。会务管理办法第一条 为保障公司各种会议能够正常召开，特制定本规定。第二条 会议主办部门应将会议通知以书面形式提前下发到参会人员。需用公司会议室的，应向综合管理部申请会议室提前预订，并填写会议室使用预约表，注明会议的时间、地点、人