07版贵州电建一公司科技档案管理规定.doc

贵州电建一公司科技档案管理规定一、目的规范科技档案管理，确保科技档案符合规定要求，提高工程档案的真实性、有效性、适时性和增值性。二、适用范围适用于公司及各项目科技档案的管理。三、相关文件和术语（一）相关文件中华人民共和国档案法；国档发（1988）04号基本建设项目档案资料管理暂行规定；国档发（1992）08号建设项目（工程）档案验收办法；GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求；GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范；能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则；火电机组达标投产考核标准（2006年版）；电力建设工程施工及验收规范；黔电办（2000）第254号贵州省电力公司档案管理办法（试行）。（二）术语1、科技档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。2、火电竣工档案指从火电建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工投产（使用）全过程中形成的、具有保存价值的，应当归档的档案。四、机构设置及其职责（一）管理网络公司科技档案的管理由分管档案工作副经理、总工程师领导，公司办公室归口管理，各项目总工程师具体负责。设“档案信息中心”专职科技档案员负责全公司科技档案的日常管理工作，各项目分公司（项目部）下设资料室和专(兼)职档案员，负责项目分公司（项目部）的档案管理工作，项目分公司（项目部）各部门、工程处设兼职资料员，负责本部门/工程处的工程档案的管理工作。各项目分公司（项目部）设置专(兼)职档案员后，必须由公司档案信息中心进行业务培训和技术交底。公司科技档案的各级职能机构见附件1贵州电建一公司档案工作三级网络图。（二）各部门职责公司所属各部门、工程处，要按照科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度的要求，做到每一项科研、生产、基建等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。（三）档案管理人员职责1、认真贯彻执行党和国家有关保密制度，确保机密档案资料的安全。2、结合公司工程施工情况，开展档案利用工作。3、按照归档范围收集各阶段工程资料，并加以归类整理，并按归档程序组织逐级移交归档。4、根据工程进展情况对各职能部门资料的收集、管理情况进行不定期检查、指导。5、每年一次检查所保管的科技档案，达到帐物相符，催还未归还的档案资料。6、定期检查柜内档案，确保其符合防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防阳光直射等要求。五、科技档案工作的内容（一）基本内容科技档案工作的内容有收集、整理、保管、鉴定、统计、检索和编研、开发利用等工作。要做到完整、准确、系统安全和有效利用，为企业工程建设和科研服务，具体工作内容见附件2工程档案内容目录及分工。（二）科技档案归档案范围和保管期限1、管理依据根据科学技术档案案卷构成的一般要求、建设工程文件归档整理规范、火电施工企业档案分类表，结合本公司在施工管理、质量管理、安全管理、科研活动中形成的科技文件材料的种类和成分，制定贵州电建一公司科技档案归档范围和保管期限表。2、期限划分科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年，短期为一年至十五年（含十五年在内）。（1）凡是在工作考查、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，列为永久保管。（2）凡是在一定时期内具有保管价值的科技文件材料列为长期或短期保管。（3）凡是介于两种保管期限之间的科技文件材料，其保管期限一律从长。设备仪器档案、工程档案等的保管期限不得低于设备仪器、工程档案实际存在的时间。3、科技档案归档范围及保管期限表见附件3贵州电建一公司科技档案归档范围和保管期限表。（三）归档质量要求及标准1、归档档案质量须符合GB/T11822-2000科学技术案卷构成的一般要求、GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范的要求。2、科技档案的保管单位（卷、册、），组卷必须是一组具有有机联系、系统的，能起凭证和查考作用，有保存价值的科技文件材料。3、案卷内容排列。装订的案卷排列顺序为案卷封面（见附件4）、卷内目录（见附件5）、文件材料、图纸、卷内备考表（见附件6），案卷脊背一般采用3cm或5cm（见附件7），其它规格参考此格式；案卷编号规则详见附件8贵州电建一公司科技档案案卷编号办法。4、归档的文件材料均采用A4纸幅面（297mmX210mm），小于A4纸幅面的均用A4纸裱糊，大于A4纸幅度的采用风琴式折叠成A4纸幅面。文件材料均用激光打印机打印，文件材料需签名的必须书写工整，字迹清晰，用黑色碳素墨水签名，不需要签名的地方在签名处用斜线划掉。5、 所有归档材料要拆除金属物用三孔一线装订成册或单份装订，小于A4幅面的文件材料用A4纸裱糊。成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料均编制页码，正面编在右下角，背面编在左下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。单份的文件材料依次编制件号，案卷内不得有重号，不装订或以件保存的案卷,应在每件科技文件材料的右上角加盖档号章，见附件9档号章.（四）归档移交工作1、工程档案归档移交时间火力发电厂每台机组移交试生产后45天内，应按火力发电基本建设工程启动及竣工验收规程规定将有关竣工文件移交建设单位或其指定的接收单位，档号编制按火电企业档案分类表6-9大类进行编制。火力发电厂每台机组移交试生产后两个月内，应按火电施工企业档案分类要求归档的工程档案移交公司档案信息管理中心，档号编制按火电施工企业档案分类6-9大类进行编制。移交工作由项目资料员负责组织、协调、汇总，由项目质量管理科协助完成，填写一式两份移交清单双方签字认可，移交清单填写内容按附件10科技档案分类目录填写。2、科学技术研究档案归档移交时间科学技术研究项目申报成功,并取得相关奖励,例如省优、国优等称号后,30天内移交公司档案信息管理中心。3、基本建设(自身建设) 归档移交时间基建项目竣工验收通过后,30天内移交给公司档案信息管理中心。4、设备仪器归档移交时间设备开箱验收完毕后立即归档,归档工作由专(兼)职档案管理人员完成,如需使用再以复印或借阅等方式将该文件交与相关工作人员,任何人不得私自存留。（五）档案的鉴定和销毁1、根据贵州电建一公司科技档案归档范围及保管期限表的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。2、鉴定工作在主管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。3、需销毁的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经主管负责人批准后，由专(兼)职档案人员在指定地点监销，并在销毁清册上签字。六、其他（一）本办法从发文之日起施行。（二）2006年12月11日发布的贵州电建一公司科技档案管理办法（黔电一办2006119号）文件同时废止。附件：1、贵州电建一公司档案工作三级网络图2、工程档案内容目录及分工3、贵州电建一公司科技档案归档范围和保管期限表4、案卷封面5、卷内目录6、卷内备考表7、 案卷脊背8、 贵州电建一公司科技档案案卷编号办法9、 档号章10、 科技档案分类目录9附件1：附件2：工程档案内容目录及分工一、依据根据火电机组达标投产考核标准（2006年版）和火电企业档案分类表、火电施工企业档案分类表的规定，制订本实施细则。二、目的规范工程档案管理，提高工程档案的真实性、有效性、适时性和增值性。三、职责（一） 档案形成单位负责档案内容的收集整理，过程保管归档和工程结束时向归档负责单位办理移交。（二）归档负责单位负责：1、监督、检查档案形成单位档案形成过程的工作质量（及时性、准确性、齐全性、规范性）；2、工程结束时接受档案形成单位移交的档案资料并审查档案质量；3、协助项目工程施工科资料员向生产单位和公司档案信息管理中心移交应归档的工程档案。四、工程档案的内容目录及分工（一）安全类档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注专、兼职安监人员建档台帐安全管理科安全管理科备查安全工作会议（例会）记录安全管理科安全管理科备查安全考试登记台帐安全管理科安全管理科备查新入厂人员三级安全教育卡片安全管理科安全管理科备查安全检查及整改登记台帐（含机械、交通、文明施工环境保护、环境卫生、生活卫生、防火、防爆，下同）安全管理科安全管理科备查安全施工问题通知单（附隐患整改后反馈）安全管理科安全管理科备查违章及罚款登记台帐（含罚款通知单）安全管理科安全管理科备查安全施工作业票安全管理科安全管理科备查安全奖励登记台帐安全管理科安全管理科备查各类事故及惩处登记台帐安全管理科安全管理科备查各类事故月（年）报表安全管理科安全管理科备查分包单位安全资质审查表安全管理科安全管理科备查安全技术措施计划实施登记台帐安全管理科安全管理科备查职工体检表（含有毒有害作业人员体检档案）安全管理科安全管理科备查特种作业人员建档登记台帐安全管理科安全管理科备查职业防护用具、用具试验、鉴定登记台帐安全管理科安全管理科备查（二）施工类档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注施工期间执行“二票三制”的证据（工作票等）施工管理科施工管理科长期设备出厂资料、质量证明文件（试验报告、合格证等）施工管理科物资处施工管理科长期外施工组织总设计、方案及报批、施工计划、专业施工组织设计项目总工工程处专工施工管理科长期原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单物资处施工管理科长期外建筑材料试验报告土试室施工管理科长期单位工程开工报告、项目工程开工报告工程处施工管理科长期工程技术要求工程处施工管理科长期施工方案、措施（施工技术措施、安全技术措施）、施工工艺工程处质量管理科安全管理科项目总工施工管理科长期图纸会审纪要项目总工工程处、班施工管理科长期外技术交底记录（设计交底、施工技术交底、安全交底）项目总工工程处、班施工管理科长期设计修改通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等施工管理科施工管理科长期施工定位(水准点、导线点、基准点、控制点等)测量、复核记录、地质勘探施工管理科施工管理科长期土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录土试室、施工管理科施工管理科长期分部试运方案、措施工程处电气试验室施工管理科长期外分部试运方案、措施项目总工施工管理科长期外网络图、施工计划、实际进度记录、重要会议记录项目总工办公室施工管理科长期初步设计、扩初设计、红线图施工管理科施工管理科长期档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注施工图施工管理科施工管理科短期建、构筑物或大型设备主要轴线定位放线测量记录、沉降观察记录、变形、高程控制记录、水准点一览表 施工管理科测量组 施工管理科长期外施工日志、大事记工程处专工施工管理科长期隐蔽工程验收记录工程处施工管理科长期各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告工程处施工管理科施工管理科长期钢筋翻样表、钢筋、砼用料部位可追溯性记录建筑工程处施工管理科长期工程遗留问题及处置记录施工管理科施工管理科长期成套试运缺陷及消缺记录施工管理科施工管理科长期技术总结工程处、施工管理科项目总工长期公司基本建设（自身基建）施工管理科施工管理科长期（三）质量类档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注消防水、消防报警系统调试报告、记录、签证调试单位施工管理科质量管理科安全管理科质量管理科长期外保安、备用自投、事故照明、UPS电源的调试记录、签证电气试验室质量管理科长期外照明移交签证质量管理科质量管理科长期外5t以上各类起吊设施合法使用许可证、移交签证、试重记录机械处质量管理科长期外电缆封堵施工记录、自查记录、封堵位置标识图电自处质量管理科长期外设备、材料不合格、缺陷、不适用情况、处置情况记录、台帐工程处物资处质量管理科长期外档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注质量事故、调查报告、纠正措施质量管理科质量管理科长期外质量通病预防措施工程处质量管理科质量管理科长期监理月报、工程简报封闭记录质量管理科工程处质量管理科长期建、构筑物地基审底和地基处理记录建筑工程处质量管理科质量管理科长期外砼试验报告、土岩试验报告土建试验室质量管理科长期外施工过程中不合格品、缺陷处置记录试验室工程处质量管理科长期设备、装置、管线、电缆敷设的施工安装记录（包括汽机扣盖、发电机穿转子、变压器吊芯、电机变压器干燥）、设备调整记录工程处、班质量管理科长期外焊接记录、报告、探伤记录、工艺评定书、焊口试验记录、热处理记录工程处物理试验室质量管理科长期外焊接材料、发放记录工程处质量管理科长期管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录工程处质量管理科长期外中间交工验收记录证明、工程质量评定工程处质量管理科长期外分部试运记录、分部试运试运领导小组、电气试验室质量管理科长期外设备性能测试记录、仪器、仪表、自动装置、继电保护装置、控制装置、计量器具调校整定记录、操作联动试验记录电气试验室质量管理科长期外主、辅热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度记录工程处质量管理科长期外注明蠕胀测点、监测管段、膨胀指示器、焊口及支吊架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线立体图工程处质量管理科长期外档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注合金钢另部件、紧固件的光谱分析及硬度试验记录物理试验室工程处质量管理科长期外重要施工材料（焊材、保温、蓄电池材料、机油等）性能证件、抽样化验记录报告试验室物资处质量管理科长期外工程质量检查、评定记录工程处质量管理科长期外交工验收记录证明工程处质量管理科长期外隐蔽工程签证工程处质量管理科长期外(电气、仪表安装)系统调试、整定记录电试室质量管理科长期外(电气、仪表安装)绝缘、接地电阻等性能测试、校核电试室质量管理科长期外(电气、仪表安装)材料、设备明细表及检验、安装记录、质量检查评定、事故处理报告质量管理科质量管理科长期外电气装置交接记录电自处、电试室质量管理科长期外(电气、仪表安装)中间交工验收记录、工程质量评定工程处质量管理科长期(电气、仪表安装)操作、联动试验电试室质量管理科长期竣工报告、竣工验收报告工程处质量管理科长期外内部工序间验收签证工程处质量管理科长期工程签证施工管理科质量管理科质量管理科长期分部试运前验收记录和签证试运领导小组质量管理科长期外分部试运后签证试运领导小组质量管理科长期外机组启动验收交接签证建设单位启委会质量管理科质量管理科长期外公司基本建设（自身基建）质量问题处理记录基地质量管理科基地质量管理科长期（四）经济类档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注招标书、招标修改、招标补遗及答疑合同预算科合同预算科长期档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注投标书、资质、履约类保函、委托授权书和投标澄清、修正合同预算科合同预算科长期中标通知书合同预算科合同预算科长期合同谈判纪要、合同审批、合同书、合同变更合同预算科合同预算科长期分包合同分包队伍采购文件合同预算科合同预算科长期劳务合同人力资源部合同预算科长期分承包方评价、选择记录，动态评审记录合同预算科合同预算科长期概算、预算合同预算科合同预算科长期工程竣工结算资料合同预算科合同预算科长期物资招、投标文件物资处物资处长期采购合同、采购文件物资处物资处长期物资分承包方评价、选择记录、动态评审记录物资处物资处长期采购物资（材料）、加工件、预制品厂家质量证明文件、商检记录、偿赔文件、抽检、全检报告、验证记录、试验报告物资处物资处长期采购的设备、材料台帐物资处物资处长期设备开箱记录、备品、备件、专用工具交接清单物资处由物资处直接移交生产单位长期外设备技术协议、重要材料技术协议物资处物资处长期（五）文秘类档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注工程大事记项目办公室项目办公室长期各类施工管理文件项目办公室项目办公室长期会议纪要项目办公室项目办公室长期各级文件项目办公室项目办公室长期科学技术研究档案基地办公室基地办公室长期（六）机械类档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注本类各项均含随机文件、使用、保养维修、大修等材料长期施工机械：土石方机械混凝土设备泵类设备起重设备连续输送设备钻灌设备架线设备机械处机械科机械科长期运输设备：有轨运输设备无轨运输设备水上交运设备机械处机械科机械科长期生产动力设备：动力设备金属切削设备维修设备锻压铸造设备电气设备焊接设备 土木建筑设备专用设备水泥生产设备风机机械处机械科机械科长期档 案 内 容 目 录形成单位归档负责单位保管期限备注工具仪器及生产用具：工业自动化仪表电工仪器成份分析仪器光学仪器材料试验设备无损探伤仪实验室仪器地质仪器固定钢模机械处机械科机械科长期其他设备仪器：办公用具医疗卫生宣传广播设备印刷设备通讯设备炊事设备机械处机械科机械科长期注1：在备注栏中注明“外”的是既要对公司工程档案信息管理中心移交又要对外移交的档案。在备注栏中没有注“外”的只对公司工程档案信息管理中心移交的档案；注2：由于各项目分公司（项目部）机构设置不同，归档负责单位由各项目分公司（项目部）相关职能部门负责相应的归档移交工作。附件3：贵州电建一公司科技档案归档范围和保管期限表档案 分类号归档文件名称保管期限 备 注施工单位 （乙方）建设单位 （甲方）6工程60工程建设综合短期600与设计、制造等单位来往文件短期601会议纪要工程前期、施工会议纪要入此短期602工程阶段性汇报、考核短期609简报短期61工程管理610工程合同、协议、招投标文件(含租赁文件)永久永久611工程概预算决算永久612工程定额62工程施工620开工文件材料长期开工报告长期施工图会审长期技术交底纪录等长期短期621施工组织总设计、方案、计划(含施工工艺卡片)长期另移交电子文件施工组织专业设计、方案、计划(含施工工艺卡片)长期另移交电子文件622施工技术措施、作业指导书长期另移交电子文件调试措施长期6221土建专业技术措施长期另移交电子文件6222锅炉、燃料、除灰技术措施长期另移交电子文件6223汽机、管道、供水技术措施长期另移交电子文件6224电气专业技术措施长期另移交电子文件6225热控专业技术措施长期另移交电子文件6226焊接、金属专业技术措施长期另移交电子文件档案 分类号归档文件名称保管期限 备 注6227机械专业技术措施长期另移交电子文件6228送电线路技术措施长期另移交电子文件623施工记录（含工程测试、原材料检验、工程质检评定、质量问题处理）(仿622分)长期长期6231土建专业工程质检评定长期长期6232锅炉、燃料、除灰工程质检评定长期长期特种设备安装改造维修告知书长期长期6233汽机、管道、供水工程质检评定长期长期6234电气专业工程质检评定长期长期6235热控专业工程质检评定长期长期6236焊接、金属专业工程质检评定长期长期6237机械专业工程质检评定长期长期6238送电线路工程质检评定长期长期624设计变更（含工程洽商单、材料代用核定审批）（仿622分类）长期625工程日志、大事记长期另移交电子文件626施工总结（含工程总结、技术总结）永久另移交电子文件627竣工报告（含单位工程竣工报告、竣工验收报告）永久永久63工程竣工630工程（机组）竣工验收文件含整套试运行文件、工程竣工验收会议纪要、永久永久调试报告长期长期设备仪器移交总目录长期长期另移交电子文件移交运行单位移交总目录长期长期另移交电子文件631竣工技术资料（施工技术记录）汇编各专业按卷、册编制永久632工程创优评定申报材料、评定通知、结论、证书等永久7科学技术研究70综合长期档案 分类号归档文件名称保管期限 备 注施工单位(乙方)建设单位(甲方)71土建专业长期710科研设备含项目申请、审批文件、招投标材料、开题报告、试验计划长期711研究试验原始记录、设计文件材料长期712总结鉴定、验收科研报告、鉴定材料永久713成果和奖励(含成果申报、登记)永久714推广应用(含成果评价、转让合同、定型生产及反馈文件)长期72锅炉、燃料、除灰（含保温）（仿71分）长期73汽机、管道、供水（含化水）（仿71分）长期74电气专业（仿71分）长期75热控专业（仿71分）长期76焊接、金属专业（仿71分）长期77机械专业（仿71分）长期78送电线路（仿71分）长期79管理软科学（仿71分）长期8基本建设（自身基建）80综合800可行性研究报告永久801报告、批示、合同、协议、有关文件征地等前期管理性文件入此永久81基建工程设计810水文、水质、地形、地质、地震等原始材料含土工试验资料永久811设计招标、投标、设计委托书永久贵州电建一公司科技档案归档范围和保管期限表档案 分类号归档文件名称保管期限 备 注施工单位(乙方)建设单位(甲方)812初步设计永久813施工图设计(含施工图会审)长期82工程管理820招标、投标、承发包合同、开工报告永久821工程概、预算、决算永久822施工组织设计永久823施工措施、方案(含安全技术措施)永久824施工技术记录(含设计变更单、隐藏工程记录、质量验评记录等)永久825施工技术总结永久83工程竣工永久830竣工验收报告(含竣工会议记录)永久831全部竣工图永久832项目质量评审材料9设备仪器本类各项均含随机文件、使用、保养维修、大修等材料92施工机械9201土石方机械长期9202混凝土设备长期9203泵类设备长期9204起重设备长期9205连续输送设备长期9206钻灌设备长期9207架线设备长期93运输设备长期9301有轨运输设备长期贵州电建一公司科技档案归档范围和保管期限表档案 分类号归档文件名称保管期限 备 注9302无轨运输设备长期9303水上交运设备长期94生产动力设备长期9401动力设备长期9402金属切削设备长期9403维修设备长期9404锻压铸造设备长期9405电气设备长期9406焊接设备长期9407土木建