公文管理规定.doc

公文管理规定 页码：42 / 56 1 目的为了规范公文处理，加强公文管理工作，提高公文办理质量和效率，制定本规定。2 范围本规定适用于公司机关及所属各单位公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等方面的工作。3 术语和定义3.1 公司公文 本规定所称公司公文，是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家方针、政策，贯彻上级决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。3.2 电子公文 本规定所称电子公文，是指由电子公文系统生成和处理、以数字代码形式记录信息，并通过电子证书、电子公章等技术确认其真实性和准确性的文件。4 职责4.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室）4.1.1 是公司公文处理的管理部门，是电子公文系统的行政管理部门；4.1.2 负责对各部门公文处理工作提供业务指导，对公文处理管理人员进行业务培训；4.1.3 负责协调和统一电子公文系统所涉及的业务流程与业务需求；4.1.4 负责审核、批准、申报各单位电子公章及电子签名；4.1.5 负责为各单位安全、高效地应用股份OA提供业务指导。4.2 生产运行处4.2.1 是电子公文系统的技术支持部门；4.2.2 负责收发文流程的建立；4.2.3 负责公司机关各部门公文管理人员的授权以及电子公章、电子签名的制作；4.2.4 负责公司所属各单位系统管理员的授权；4.2.5 负责对机关各部门的公文管理人员和公司所属各单位的系统维护人员进行培训。4.3 所属各单位办公室负责本单位的公文处理工作。5 管理内容5.1 总要求5.1.1 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和企业关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密及企业商业秘密的安全。5.1.2 公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。要配备政治水平高、业务素质好的员工担任专兼职文书管理人员，并保持人员的相对稳定。5.1.3 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。5.2 公文处理原则公文处理应当遵循准确、及时、高效的原则。a) 凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文（函）。b) 凡是可以部门公文（函）解决的问题，不发公司公文（函）。c) 凡是可以用便函解决的问题，不发正式公文。d) 凡是可以用电子公文解决的问题，除有保密要求的外，不发纸质公文。e) 属部门职权范围内的事务，不以公司名义行文或者批转、转发。5.3 发文管理5.3.1 公司及部门发文范围和方式5.3.1.1 公司发文凡属公司重大事项，重要活动，重要工作举措，向上级机关报送请示、报告等，印发公司文件。5.3.1.2 部门发文凡属公司各部门职权范围内的工作事项可以印发部门文件。主要包括以下几种情况：a) 印发有关通知、通报；b) 对所属各单位有关事项进行批复；c) 印发工作要点；d) 印发表彰决定。5.3.1.3 其余日常业务联系、商洽工作的事项均以部门函件或便函形式印发。5.3.2 公司各部门发文行文规则5.3.2.1 公司正式对外行文，办公室负责审查。5.3.2.2 各部门间不联合行文。发文事项涉及多个部门时，由主办部门办文，并会签相关业务部门。5.3.2.3 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。5.3.2.4 会议通知a) 公司工作会议、领导干部会议等一类会议以及以公司名义召开的年度专业会议等二类会议的会议通知，以会议通知或办公室部门文件印发；b) 部门组织召开的业务性会议（三、四类会议）的会议通知，以部门函件或便函印发，不发部门正式文件。5.3.2.5 会议纪要a) 由公司领导出席并主持，或公司领导出席、委托专业部门负责人主持的会议，以及要主送非公司所属单位时，启用“公司会议纪要”模板。b) 机关职能部门组织召开业务专项会议，形成的会议纪要、工作部署等，应以部门文件印发。会议纪要标题不能使用通用标题，如“处会议纪要”、“筹备组会议纪要”，应明确会议内容，如“关于有关事项的会议纪要”。c) 公司所属各单位办公会、生产例会、党委会以及一般会议，要分别设置会议纪要文头，避免混杂在一起。5.3.2.6 呈批件呈报公司领导的工作事项，选择“公司呈批件”流程；呈报部门负责人的工作事项，选择“部门呈批件”流程。5.3.2.7 转发集团公司、股份公司、专业公司印发的公文，如需所属各单位贯彻执行，应将原件翻印或直接通过电子公文系统扫描印发，并结合实际提出切实可行的贯彻意见。5.3.3 草拟公文5.3.3.1 草拟公文要求a) 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、措施、规定等，要切实可行并加以说明；b) 情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；c) 公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送机关、单位的行文关系确定；d) 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；e) 人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日；f) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；g) 应当使用国家法定计量单位；h) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；i) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；j) 公文书写稿纸要干净耐用，书写字迹要清楚整齐，使用钢笔、碳素笔或毛笔，用计算机打印时，排版要规范，不能用铅笔、圆珠笔和彩笔书写。5.3.3.2 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级负责人裁定。5.3.3.3 培训安排与会议安排在同一时间，参加培训与参加会议人员基本一致时，培训主管部门与会议承办部门要提前做好协调沟通，避免重复发文。5.3.3.4 拟制会议通知，拟稿部门负责人审核同意后，送公司相关部门、分管领导审批。5.3.3.5 拟制管理体系类文件，或转发国家法律、法规、各类标准、上级规章制度等文件，要按照相关规定及程序办理。拟制管理准则、规程、手册等，或转发上级规定、要求，拟稿部门不易确定是否属体系文件范畴的，需在行文前，分别征得体系办意见，经体系办认定，属体系文件范畴的，按照体系文件相关规定及程序办理；不属于体系文件范畴的，按照公司筹备组公文管理相关规定行文。5.3.4 公文审批5.3.4.1 公文送负责人签发前，应由各发文部门负责人进行审核。 审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。5.3.4.2 公文正式下发前，发文部门应当再次进行复核。 审核重点是：签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否统一规范等。5.4 上报公文管理 5.4.1 不得越级行文 应根据隶属关系和职权范围确定行文关系，一般不得越级请示和报告。5.4.1.1 各单位均不得以单位或部门名义，越级向集团公司、股份公司、专业公司等上级机关报送上行文。5.4.1.2 公司所属各单位可直接向公司报送“请示”或“报告”，但公司所属各单位的下属基层单位则不能直接向公司报送“请示”或“报告”。5.4.1.3 在特殊情况下，如遭受重大自然灾害、发生特大事故时，需立即报告情况、请求指示时，可以越级行文，但同时应抄送被越过的直接上级，并严格遵照执行公司信息报送的相关制度。5.4.2 规范使用发文文头及发文代字5.4.2.1 以公司名义，就重大事项向集团公司、股份公司、专业公司等报送“请示”、“报告”时，应使用“西南管道分公司文件”（上行文件）正式文头；以公司名义，向集团公司、股份公司、专业公司等报送材料、报表等，可使用西南管道分公司函件（上行）；5.4.2.2 公司所属各单位向公司报送上行文有三种形式：上行正式文件、上行正式函件、便函。其中上行正式文件用于各单位就重大事项向公司报送“请示”或“报告”；上行正式函件用于各单位向机关部门报送材料、统计报表、有关专项工作情况等；便函用于各单位向机关部门报送可不编号的文件等。5.4.2.3 发文文头使用应遵循“文件来、文件往，函件来、函件往”的“对等往来”原则，即：对上级机关下发的正式文件，本机关以正式文件回复；对上级机关下发的函件，本机关以函件回复；对上级机关下发的便函，本机关以便函回复。5.4.2.4 以公司名义，向集团公司、股份公司、专业公司报送正式上行文件和上行函件，必须使用由集团公司办公厅（总裁办）统一拟定的发文代字，即：正式文件发文代字“XXXX”，正式函件“xxxx”。如：XXX20121号，XX函20121号。5.4.2.5 各单位上行文件（函件）的发文代字，不含各单位机关部门代字。如天水输油气分公司财务部门起草的上行文件，发文代字为“XX天水”，不编为“XX天水财”。5.4.2.6 各单位发文代字原则上由两部分构成：a) 公司所属各单位：“XX + 企业名称代字”如，“天水输油气分公司 ”发文代字为“XX天水”。b) 机关各部门：1) 公司发文：“XX + 部门名称代字”2) 部门发文： “管 + 部门名称代字”如，管道处公司发文代字为“西南管道管”，部门发文代字为“管管道”。c) 公司各单位发文代字见附录。5.4.3 规范上报公文签发人5.4.3.1 以公司名义向集团公司、股份公司以及专业公司上报行政文件，由公司分管领导审签后，公司总经理签发；以公司党委名义向集团公司、股份公司以及专业公司上报党委文件，由公司分管党委副书记审签后，公司党委书记签发。5.4.3.2 公司所属各单位以本单位名义制发上行文，行政文件由行政第一负责人签发，党委文件由党委书记签发；公司机关各部门制发部门文件，原则上由部门负责人签发；如遇特殊情况，可委托其他领导签发。5.4.4 规范上报公文“主送机关”和“抄送机关”5.4.4.1 以公司名义向集团公司、股份公司报送正式上行文件，主送机关名称要写全称，分别为“中国石油天然气集团公司”、“中国石油天然气股份有限公司”，不使用“集团公司”、“股份公司”等简称；5.4.4.2 向专业公司报送正式上行文件，可以写简称，即“西南管道公司”。5.4.4.3 以本单位名义向公司报送正式文件，主送机关名称可以写规范化简称“中国石油西南管道公司”。5.4.4.4 以公司名义向集团公司、股份公司、专业公司报送正式上行文件，除可直接主送集团公司办公厅（股份公司总裁办公室）和专业分公司外，不得主送集团公司或股份公司的业务部门，如主送“集团公司规划计划部”、“股份公司财务部”。以公司名义向集团公司、股份公司、专业公司报送上行函件、便函，主送机关可以写成集团公司、股份公司、专业公司业务部门。5.4.4.5 “请示”一般只写一个主送机关，不得多头主送。5.4.4.6 以公司名义、各单位名义报送的公文，一般不直接主送集团公司（股份公司）、专业公司、公司领导同志。如因领导同志直接交办确需主送领导同志的，应以便函形式报送，文件落款处由单位负责人亲笔签字，不加盖单位印章。5.4.4.7 上报公文中，“报告”可以抄送需知悉文件内容的相关部门或单位。“请示”由于请示事项尚未获得上级机关批复，一般不应有抄送机关。如公司上报集团公司的“请示”，不得抄送专业公司或机关相关部门。5.4.5 规范“请示”和“报告”的拟写5.4.5.1 不得将“请示”和“报告”混用。“请示”和“报告”是两个不同的文种，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准和解决问题，上级机关必须给予办理和批复；“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问或交办事项、上报有关材料等，上级机关一般只阅不答复。5.4.5.2 “请示”应做到一文一事，即一件请示只反映一个主旨，同时要做到陈述请示的原因是理由充分，尽可能联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性；另外，请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，供上级机关批复时参考。5.4.5.3 “报告”中不应夹带请示事项。若“报告”中夹带请示的内容，因“报告”文种可不批复，容易误事，请示就失去实际意义。“报告”中若涉及请示事项，应另行用“请示”行文，与“报告”严格分开。5.4.5.4 应规范上报公文的结束语。“请示”的结束语可采用“妥否，请批示。”应注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。“报告”的结束语可采用“特此报告。”而不使用“特此报告，请批示。”结束语均另起段落，单占一行，与正文之间不空行。5.4.6 实行公文退文制度5.4.6.1 各单位上报公司的请示、报告，统一由办公室进行收文办理，对经审核不合要求的文件一律按退文处理；5.4.6.2 公司机关各部门拟写的公司级文件（函件）、部门文件等，经办公室审核，凡行文规则不合要求、体例格式不合规范、需做重大修改的，将退回拟稿部门重新处理。5.5 正式文件格式5.5.1 公司所属各单位、机关各部门正式文件的格式应符合国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）要求，做到相关要素齐全，内容、体例得当，字体、字号规范等。5.5.2 组成公文的各要素可划分为眉首（文头）、主体、版记（文尾）三部分。5.5.2.1 眉首（文头）格式要求眉首指红色反线及以上的要素。包括份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。 a) 文头版式上报文件应当使用上行文版头，其中发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm（下行文为25mm）。公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：297mm210mm，版心尺寸为：225mm156mm。天头（上白边）为37mm，地脚（下白边）为35mm，左空28mm，右空26mm。发文机关标识之下隔3行处印一条与版心同宽（156mm）的红色反线。页码为外侧设置，单页码在右，双页码在左，距页底边25mm。用4号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号“-”字线，并与数字间前后各空半个字符(文头版式尺寸见附件2行文式样1)。b) 发文单位标识发文单位标识由发文机关的规范化全称后加“文件”2字组成。字体推荐使用小标宋体字，用红色标识。发文机关字号原则上不应大于上级机关的发文机关标识字号。集团公司文件的发文机关标识字号为40号，股份公司文件的发文机关标识字号为38号，西南管道公司的发文机关标识字号为36号，公司所属各单位、机关各部门发文机关标识为34号。公司报送的上行文，使用集团公司办公专网0A系统中统一制作的标准文头。各单位单位名称变更或新成立单位，需提出制作文头的申请，经办公室审批后方可使用。发文单位标识制作可参考以下规则： 1) 单位名称前缀有 “中国石油天然气股份有限公司”字样的单位，发文机关标识使用“折行式”排列。分为左右两部分，左侧为 “中国石油天然气股份有限公司”，均从“气”字之后折转成两行，均推荐使用21号小标宋体字，行距为固定值28磅，字形无缩放，字间距为标准间距，并作为一个整体，字体、字号、字型、字距、行距等完全一样，不随后面单位名称的字体、字号、字型而改变。右侧单位名称的文字，当字数为10字(不含文件2字)以内时，推荐使用34号小标宋体字，行距为固定值44磅，缩放比例为55。当字数为10字以上时，可调节文字的缩放比例，将字调窄，但字高不变。 2) 单位名称字数为10字(含)以上时，发文机关标识的左右长度相对固定，最大不超过版心宽度156毫米，最小不小于l50毫米。c) 秘密等级各单位印发文件，商业密级统一标注为“油商密”、“油商密”或“油商密”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行。 1) 密级的标注现统一采用如下方式标注：油商密 （对应原中油商业秘密-油密A）油商密 （对应原中油商业机密-油密AA）油商密 （对应原中油商业绝密-油密AAA）以“油商密”区别于国家秘密，突出发文单位为企业，所涉及的秘密主要应是商业秘密的特点；用“”，既能以数量多少表示涉密的程度，同时又能兼作密级与保密期限之间的分隔符。 2) 保密期限的标注采取“”后加年的方法标注保密期限，如：“油商密10年”等。若密级确定后保密期限难以确认，则可空缺，按“油商密”5年、“油商密”10年、“油商密”15年认定，过期即可解密。具体保密期限，可仍参照保密管理程序执行。按照中办机要局、中央保密委和国家保密局的要求，被确定为涉及国家秘密的公文，不得在OA系统中发送；涉及商业秘密的公文，不得在股份OA系统中发送。 3) 密级为公司商业秘密或国家秘密级的文件，必须印制纸质文件，上述文件除国家“秘密”级外，其他文件一律在公文首页左上角第一行编印序号后，通过机要邮件的形式邮递。国家“绝密”级文件不得转发。 4) 各单位文件资料的密级标注，可参照此规定执行。d) 紧急程度上报的紧急文件可以标注“特急”、“急件”的字样，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，“特急”、“急件”两字之间空1字；若需同时标识密级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。标注紧急程度时应根据实际情况据实标注。各单位、各部门要加强工作的计划性和前瞻性，杜绝人为形成紧急文件。e) 发文字号和签发人发文字号由三部分组成：“发文代字+年份+序号”。发文字号字体字号与正文一致，均用3号仿宋体字。年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“ ”括入，不能使用圆括号“（ ）”、方括号“ ”；序号不编虚位(即1不编为001)，序号前不加“第”字，发文代字后也不加“字”字。上报文件的发文字号应在红色反线之上居左空1字标注。上报文件同时必须标注签发人，用3号仿宋体标识“签发人”3字，后用全角冒号，而签发人姓名用3号楷体字，应在红色反线之上居右空1字标注。5.5.2.2 主体格式要求主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。a) 标题文件标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标符号。b) 主送机关在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。c) 文件正文在主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号小标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体(可加粗处理)，均居左前空2字排。d) 附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“”，附件名称后不加标点符号。例如：附件：1 2 3附件正文中的字体字号、行距版式等与正文的要求一致。e) 成文日期和生效标识。成文日期是公文生效的时间，一般为领导签发的时间，用汉字将年、月、日标全。“零”写为“”。成文日期右空4字。加盖印章应上距正文1行之内。关于印章的加盖方式，以印章的实际情况来定：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。此外，成文日期(印章)页至少有一行正文文字。可通过调整行距或字距解决。不得采取标识“此页无正文”的方式。f) 附注上报文件必须以附注的形式标注联系人和联系电话，用3号仿宋体字，在成文日期下空一行居左空2字，用圆括号括入。5.5.2.3 版记(文尾)格式要求版记(文尾)指主题词及以下各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开，宽度同版心(156mm)。a) 主题词“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词词目用3号小标宋体字，词目之间空l字。主题词词目应不少于3组，不多于7组。b) 抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐(即内对齐)；在最后一个抄送机关后标句号。c) 印发机关和印发日期印发机关为公文的印制主管部门，一般为集团公司办公厅或企事业单位办公室。印发机关位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占一行位置，左空1字标识；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码，右空1字标识。印发机关和印发日期均使用3号仿宋体字。5.6 电子公文运行5.6.1 电子公文管理基本要求5.6.1.1 公司电子公文管理，应用中国石油天然气股份有限公司公文管理系统（以下简称股份OA）以及中国石油天然气集团公司办公专网（以下简称集团专网）两套系统运行。5.6.1.2 电子公文系统提供发文管理、收文管理、公文查询和文档打印功能，电子公章和电子签名采用数字证书等信息安全技术保障电子公文的安全。5.6.1.3 电子公文与相同内容的纸质文件具有同等效力，电子公文的处理应符合公司公文处理办法及相关管理规定。5.6.1.4 凡标密文件，均以纸质文件进行收发文流转，杜绝在股份OA中流转涉密文件。标密上行文件，公司领导在纸质发文审签单上签发后，由公司办公室通过集团公司办公专网报送。5.6.2 电子公文系统应用申请5.6.2.1 各单位向公司提出搭建OA的申请，经办公室审批同意后，填报公司各单位公文管理人员申报表、电子公章申请表、电子签名申请表，将扫描件及原件报送办公室，同时将制作好的电子公章或电子签名图片交至生产运行处。5.6.2.2 办公室将各单位报送的电子公章申请表、电子签名申请表呈办公室审阅批准，加盖西南管道公司公章后，原件报送给集团公司办公厅（采用人工送达或邮寄机要文件形式），同时，将扫描件报送生产运行处。5.6.2.3 生产运行处根据办公室报送的各单位电子公章及电子签名申请表进行备案。5.6.2.4 生产运行处负责制作公司机关的电子公章、电子签名。所属各单位的公文管理员负责制作本单位的电子公章、电子签名，同时填写好公章说明文档、签名说明文档一起报送给生产运行处。5.6.2.5 各单位填报公司各单位新增文头申请表，报送办公室，并根据批复意见，确立本单位的发文文头及部门发文代字。5.6.3 股份OA系统电子文件发文管理5.6.3.1 各部门、单位根据业务需求，确定制发文件（函件）种类，并正确选择模板。5.6.3.2 各部门、单位应按照以下要求准确填写任务表单。 a) 上行文 1) 主送以公司名义上报文件，在股份OA中实现拟稿、审批、签发的过程，然后通过集团专网进行报送。主送单位选择栏选择本部门，主送单位正文用语栏手写主送单位规范名称。报送集团公司及股份公司的文件，还要注明文件涉及的部门，如，公司规划计划处报送集团公司的文件，主送单位正文用语栏写“集团公司-规划计划部”。各单位向公司报送文件，在主送单位选择栏中，将文件拟送达单位划“”，并在主送单位正文用语栏手写“中国石油西南管道公司”。 2) 抄送向上级部门报送的“请示”，因所请示的工作事项尚未得到批复，所以抄送、呈送栏均应为空；其他文种抄送单位选择栏中，将文件拟抄送的单位划“”，并在抄送单位正文用语栏中，手写抄送单位规范名称。如果文件需呈送所有公司领导、副总师及安全副总监，在抄送单位的后面，手写“公司领导、副总师、安全副总监。”或“机关各部门，公司领导，副总师，安全副总监”；如果文件只呈送个别公司领导，按照领导职务由高到低排序，手写公司领导、副总师或安全副总监姓名。 3) 呈送在呈送选择栏中，选择文件拟送公司领导、副总师或安全副总监。 b) 平行文 1) 主送以公司名义或以各单位名义制发的平行文一般选择函件。主送单位选择栏与主送单位正文用语栏应保持一致；主送单位为石油系统外单位，选择“其他-不隶属于集团、股份公司”，在主送单位正文用语栏手写主送单位规范名称。拟稿单位在报送办公室初核的同时，要及时与办公室沟通，明确文件签发后，送达主送单位的方式及承办人。 2) 抄送、呈送。选择、填写要求与上行文一致。 c) 下行文 1) 主送公司机关各部门制发下行文时，如果是普发文件，选择栏要将主送单位选全，避免遗漏。主送单位正文用语栏，手写“公司所属各单位、机关各部门”；如果是下发给个别单位的批复等，选择栏与手写栏要保持单位名称的一致。 2) 抄送、呈送选择、填写要求同上行文一致。5.6.3.3 正文及附件格式要求按照公司相关规定执行。5.6.3.4 办文人员应对公文严格审核，提高公文质量。对已经下发的文件如果需要更改，要填写电子公文内容更改通知单、电子公文流程重置申请单或电子公文补发申请单，报办公室审核批准后，由生产运行处负责与股份公司项目组协调联系更改事宜。5.6.4 股份公司电子文件系统收文管理5.6.4.1 集团公司、股份公司以及专业公司通过集团专网下发的文件（函件），非涉密文件，下载、扫描后，在股份OA中流转；涉密文件，进行纸质流转。5.6.4.2 在股份OA中接收的文件（函件）以及以传真等形式接收的通知等，启动正确的收文流程，送公文管理部门主管领导拟办，并按照拟办意见呈送本单位领导批示及部门承办。5.6.4.3 承办部门办理完毕后，按照流程，送文件管理部门，经收文管理人员确认后，打印收文稿纸，并对公文进行办结。5.6.4.4 对不符合行文要求或报送错误的文件，要拒绝接收并及时告知拟稿单位。5.6.5 股份公司电子文件系统运行管理5.6.5.1 各单位机构人员变更后应及时调整电子文件系统使用人员信息，由各单位填写电子公文系统使用人员变动信息表、各单位的系统管理员和文书管理人员变更后，需填写电子公文系统管理员变更申请单，经本单位负责人审核签字并加盖公章后，报送办公室（党委办公室）及生产运行处备案并负责更新。5.6.5.2 各单位电子公文系统使用人员调离原岗位，应及时填写电子公文系统使用人员调离通知单，经本单位负责人审核签字并加盖公章后，报送办公室及生产运行处，生产运行处负责删除调离人员的所有权限。5.6.5.3 电子公文系统用户权限需要更改时，由各单位填写电子公文系统用户权限修改通知单，经申请单位负责人审核签字并加盖公章后，报送办公室及生产运行处进行更改。5.6.6 集团公司办公专网系统运行管理5.6.6.1 职责分工a) 办公室是集团公司办公专网的使用管理部门，办公室指定专门人员负责办公专网中的公文流转管理工作。b) 生产运行处负责集团公司办公专网的日常运行维护、邮件管理工作。5.6.6.2 开通专网OA 系统需具备的条件 a) 办公环境：应建立专门的机要室，机要室应远离非可控区域，并部署“三铁一器”(铁门、铁窗、铁柜、报警器)，由专人负责管理。 b) 设备要求：集团公司办公厅（总裁办）协调相关部门和单位办理专网网络链路连接，配备加密机、加密卡、书生卡、KEY等。专网机要室要按照集团公司专网OA系统开通配备设备清单要求配备专网OA系统所需设备。5.6.6.3 专网OA用户管理专网0A系统对公司公文管理员实行备案制度，办公室需填写公司专网0A系统单位公文管理员登记备案表，报集团公司办公厅(总裁办)文电处备案。专网0A系统用户均需签订办公专网使用保密承诺书，报集团公司保密办(密码办)备案。5.6.6.4 专网0A系统电子公文处理a) 电子公文格式1) 专网0A系统电子公文格式严格执行GBT9704-1999国家行政机关公文格式。系统中向集团公司、股份公司或天然气与管道分公司报送的上行正式文件、上行正式函件、便函文头，需经办公厅(总裁办)审批后统一制作，并上载至专网0A系统。2) 专网0A系统中对发文机关标识、秘密等级、发文字号、签发人等公文要素格式的配置，不得任意更改。 b) 电子公文发文管理1) 电子发文类型管理:专网0A系统中运行的电子公文主要包括正式上行文件、函件、便函等类型。由集团公司办公厅(总裁办)审批，统一制作后方可使用。2) 电子发文流程：报送公文，专网0A系统设置有拟稿(包括盖章)和提交主送单位两个环节。3) 电子发文注意事项：除国家绝密级、机密级发文外，向集团公司、股份公司以及天然气与管道分公司报送的正式文件(函件)，都必须通过专网OA系统办理；国家绝密级、机密级公文，不得在办公专网中拟制，须在物理隔离的单机中处理；电子公文的附件文档超过50页时，需印发纸质件寄送给收文单位。c) 电子公文收文管理1) 电子收文流程：从专网0A系统中接收的涉密公文不得下载、复制，需打印出纸质件后进行收文办理；非涉密公文可进行下载操作，或打印出纸质件进行收文办理。2) 电子收文注意事项：公文管理人员每日上午、下午至少应分别接收1次电子公文，对紧急公文应及时签收办理，对不能正常接收的电子公文，应及时与发文单位联系解决；接收的涉密电子公文，应按照同等级涉密纸质公文进行办理和保管。d) 专网邮件发文管理1) 机关各部门向集团公司、股份公司以及专业公司报送非红头文件类材料，或按照要求抄报已下发的红头文件时，用专网邮件发送。2) 专网邮件发送流程:各部门负责人要严格审核报送内容，并经公司领导审核签字后，送交办公室，同时提交集团公司办公专网邮件发送审批单，并在集团公司办公专网邮件发送登记表上签字备案。3) 发送邮件注意事项报送材料格式严格执行GBT9704-1999国家行政机关公文格式;通过专网邮件报送的资料不能超过96M;涉密信息要用专用U盘拷贝，不能通过小信封流转传递;各部门要向办公室提供准确的收文单位名称及收件人姓名，并在邮件发出后及时与收件人沟通确认，确保邮件收悉。e) 专网邮件接收管理办公室接收到集团公司、股份公司以及专业公司通过专网发送的邮件时，按照具体内容或上级通知要求，及时做收文办理或送达机关相关部门。f) 电子印章管理1) 电子印章是以实物印章为印模制作的仅限于公文传输系统中传输电子公文时使用的印章。电子印章管理同实物印章。2) 电子印章刻制:电子印章由办公厅（总裁办）统一制作、发放，任何单位及个人不得擅自制作使用。3) 电子印章变更及销毁:因单位名称变更、原电子印章损坏等原因，需重新刻制电子印章的，应填写制作实物印章/电子印章申请表报送办公厅（总裁办）审批，由办公厅（总裁办）负责制作。存储电子印章的U盘损坏，需重新申请制作电子印章，并应将原存储电子印章的U盘交办公厅（总裁办）统一销毁。4) 电子印章使用注意事项:用于存储电子印章的U盘，不得存储其他信息;要指定专人负责电子印章及密码的使用和保管;使用中，密码连续输错3次，电子印章将被锁死。若电子印章被锁死，需向办公厅（总裁办）重新申请刻制电子印章。g) 专网OA系统安全保密管理1) 安全设备管理专网0A系统中用户使用的安全设备主要包括专网终端机、盖章机、专网用户KEY、专网安全U盘、中间机、专网网络设备、服务器及其他密码设备。专网终端机是在办公专网中办公使用的台式计算机，严禁与外部互联网和中国石油广域网连通，严禁使用未经认证的移动存储设备和光盘复制专网终端中的数据，严禁未经授权开启外设端口。盖章机是用于加盖电子公章并装有密码设备的计算机，需由专人管理使用，并锁入铁柜保管。公司按照集团公司统一部署，专网终端机即为盖章机。 专网用户KEY是使用专网终端机和专网应用系统的身份认证凭证，集团公司为公司配备1个并备案，公司办公室必须妥善保管KEY及口令。KEY丢失或损坏，需由公司办公室填写办公专网USB key重发解锁申请表，交集团公司办公厅(总裁办)审批。使用中，用户连续输错5次口令，KEY将被锁死，需由公司办公室填写办公专网USB Key重发解锁申请表，交集团公司信息技术服务中心进行解锁处理。 专网安全U盘是专网终端数据与外界进行交互的载体。办公专网使用的U盘，自行购置后交集团公司信息技术服务中心进行安全认证。 中间机是用于外部未认证移动存储介质与专网安全U盘(已保密认证)之间进行信息交换的专用计算机，应物理隔离，单机运行。数据信息交换可通过专网安全U盘和中间机进行，应按涉密设备和载体管理规定要求管理中间机，做好使用记录，并确保数据信息在中间机交换过程中不落地(即数据交换通过中间机在专网安全U盘和未认证的普通U盘间进行)。书生卡是部署在盖章机中，与存储电子印章的U盘配合使用，对公文中红头及电子印章进行保护的设备。书生卡由专人管理使用，由集团公司保密办(密码办)统一购置。网络加密机及加密卡网络加密机是用于对办公专网网络链路上传输数据进行加密的密码设备，以保证数据在信道传输过程中的安全保密；加密卡是部署在盖章机中，以保证数据存储过程安全保密的密码设备。上述2种密码设备均由集团公司保密办(密码办)负责购置。除统一配发的专网终端机、盖章机、KEY及专网安全U盘外，严禁其他外围设备、载体介质接入办公专网。专网终端机及存储设备维修应事先报集团公司信息技术服务中心，经集团公司保密办(密码办)审批后，由本单位按要求办理。2) 专网OA系统运维人员管理专网0A系统运维人员的使用，须按照“先审查后录用”原则，由公司办公室报集团公司保密办(密码办)审查备案。人员新增及变更应由办公室填写专网0A系统运维人员新增变更备案表，并签订办公专网使用保密承诺书，报集团公司保密办(密码办)。专网OA系统运维人员均应参加相关业务培训后方可正式上岗，必须熟悉集团公司有关保密管理规定，掌握与工作岗位相关的保密知识和技能，自觉履行保密义务，接受保密监督、检查和指导。5.6.7 系统安全与保密5.6.7.1 所有用户应严格遵守公司关于网络安全与保密的有关规定，应定期更改个人账号的口令并注意保密，密码设置复核保密要求，禁止泄露密码给他人。5.6.7.2 系统用户应在规定的权限范围内使用电子文件系统提供的服务。5.6.7.3 文书管理人员所用计算机要做到人离关机，确保电子公文信息安全。5.6.8 电子文件的归档执行公司电子档案管理规定。5.7 公文制版、印刷及装订公司各部门、单位按照上述公文发文、电子公文运行的程序要求，完成文件拟制、审批等过程后，按照下列要求进行公文制版、印刷和装订，并下发相关文件。5.7.1 制版及印刷要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀 ；字面不花、不白，无断划。5.7.2 装订要求：公文左侧骑马装订，骑马钉或平钉的订位为两订钉距外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。无坏钉、无漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明钉。5.8 公文收文5.8.1 收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。5.8.2 收到公文，办公室应当进行审核。对需要办理的公文，应当及时提出拟办意见，送负责人批示后交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。5.8.3 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限办理，确有困难的，应当及时说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。5.8.4 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级负责人协调或裁定。5.8.5 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。5.8.6 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，由办公室负责催办。办公室对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。5.8.7 各级公文管理人员要切实做好标密公文的接收、流转工作。标密公文要实行纸质流转，公文除绝密级和注明不准翻印、扫描的以外，需履行相关审批、登记手续，经单位负责人或办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围，并严格控制翻印数量。5.9 公文归档5.9.1 公文办理完毕后，应当根据公司档案管理程序及时整理（立卷）、归档。个人不得将应当归档的公文据为己有或者拒绝归档。5.9.2 公司机关实行部门立卷。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行分类整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，并能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。5.9.3 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。5.9.4 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。5.9.5 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。5.9.6 拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应耐久，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水进行书写，纸张必须符合存档要求。5.9.7 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别，可以销毁。5.9.8 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。5.10 罚则5.10.1 有下列情形之一者，由公司按相关规定给予责任人行政与经济处罚：a) 在工作时间擅自关闭系统或限制有权限的员工使用系统的；b) 外出时间较长又未授权给相关人员，而造成电子文件处理延误、影响工作的；c) 遗失账号和口令时，不及时向系统管理员报告，而造成严重后果的；d) 保管不善，被他人盗用账号和口令而造成不利后果，或有意泄露账号和口令给他人的；e) 盗用他人账号和口令的；f) 恶意破坏电子公文系统的；g) 其它违反本规定行为的。6 流程暂无7 相关文件7.1 相关的公司体系文件7.1.1 保密管理程序7.1.2 涉密设备和载体管理规定7.1.3 电子档案管理规定7.1.4 档案管理程序7.2 相关的法律法规、标准、规范和依据性文件7.2.1 GBT9704-1999 国家行政机关公文格式7.2.2 厅发20091号 关于进一步规范总部及企事业单位发文办理有关问题的通知7.2.3 中油办2008358号 中国石油天然气集团公司关于进一步加强和改进计算机及移动存储介质保密管理工作的通知8 记录8.1 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-01 签发人授权委托申请表8.2 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-02 公文管理人员申报表8.3 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-03 电子印章申请表8.4 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-04 电子签名申请表8.5 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-05 电子公章签名开通申清单8.6 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-06 新增文头申请表8.7 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-07 电子公文内容更改通知单8.8 XNGD/ZY.xzbg.04-01/JL-08 电子公文流程重置申请单8.9 XNGD/ZY.xzbg.04-01/J