公司来宾参观管理制度XY-GL-AM-16.doc

Page 5 of 5 文件编号：上海馨源节能建筑新材料有限公司公司来宾参观接待管理制度第一条 总则（一） 为配合公司不断发展的需要，结合“打造创新型企业，进一步提升核心竞争力，实现跨越式发展”的工作方针，本着以优质高效的服务、合理降低接待费用为原则，完成公司所面向的各项接待任务。同时，为了保证公司的接待工作正常有序的开展，健全并完善公司来宾接待体系，制定以下相关接待制度。（二） 本管理制度适用于馨源建筑节能新材料有限公司、馨源实业有限公司。第二条 接待工作规范和程序 （一） 接待工作由人事行政部统一归口管理，业务部门及相关接待部门负责接待和安排。接待员须经过专业业务知识培训。（二）凡来公司洽谈业务、参观、技术援助等来宾，各部门在接到来访通知后，及时填写“客户来访接待计划表”报人事行政部，计划表要填写详实、完整。人事行政部要确认此次来访的目的和来访人员的职务、层次，以便通知对口相关部门接待人员，尽量确保接待层次的一致性。来宾来访除业务经理对口接待外，公司根据需要做如下安排： （1）来访性质属于公司考察方面，客户属于高层管理级别，根据企业大小及潜在发展规模，公司安排相当级别的领导接待，总经办办、质管部适时参与；（2）来访性质属于体系审核、年度评审方面，质管部主接待，对应部门经理及相关人员参与； （3）来访性质属于产品和过程审核、新产品批产确认方面，由对应质量经理接待，总经办、各部门经理、质管部适时参与； （4）来访性质属于新产品立项、开发及评审方面，由总经办接待，各部门经理适时参与。（5）重要来宾、特殊情况要请示总经理或副总经理批准，适时安排接待方式及人员。若业务人员因出差而无条件填写此表格，应电话详细说明，人事行政部附电话记录代填接待计划表。（6）非商务活动来宾接待，统一归口由人事行政部带头组织相关部门落实接待任务。（三）公司所有客户来访统一由人事行政部安排（包括开具所有的通知单），人事行政部负责对口部门：车队、酒店、公司招待所、休闲等，人事行政部须将所安排的结果及时反馈给对口接待的相关部门经理。销售部的客户具体业务接待活动由销售部安排。当需要使用办公楼会议室时，可与人事行政部协调安排。（四）来公司参观的政府来宾，人事行政部需填写“政府来宾接待申报表”，报总经理批示后，按批示精神落实接待工作。（五）人事行政部在接到各部门申报的接待计划后，根据来宾情况拟订安排住宿、就餐、交通车辆、接待场所等事项，报业务归口部门或人事行政部经理确认后执行。同时，应提前提醒有关部门人员做好相应接待准备。（六） 每次来宾来访须填写“来宾来访接待记录表”，记录表由接待归口部门填写，接待负责人审核，由人事行政部整理保管归档。（七） 来访人员原则上一律安排在指定地点（会议室或接待室）座谈，各部门办公室不得作为接待场所或在车间任意客人逗留，更不允许客人在参观考察时行走吸烟，以免影响他人或造成公司经营及技术泄露和危害公司财产安全。（八）来宾到门厅时，由前台文员引领至会议室或接待地点，并通知对口部门负责人。前台文员对于来宾等待时间内可以提供公司相关介绍资料、产品资料给予阅读。（九） 部门归口接待人员对来宾要言行有礼、举止文明，对来宾提出的不合理要求要注意方法给予婉言回绝。 （十）人事行政部及归口接待员的工作职责和工作程序： （1）接到来访的传真和电话后，及时填写“客户来访接待计划表”，通知人事行政部安排食、宿、行、会场及接待人员。（2）及时填写“用车申请单”交到储运部，安排车辆。（3）及时安排就餐、住宿，预订房间，重要客人要检查客房的状况（具体来宾就餐、住宿的标准参照来宾住宿就餐标准细则）。（5）根据来访客户资料，确认由对应的主接待人，应提前一天通知主接待人和相关人员（特殊情况可临时通知），并告知接待会场和来访事由，并由主接待人陪同用餐。若对应的业务员未能陪同客户回公司，应由主接待人全程陪同。（主接待人除特殊情况外，不得以任何借口推托陪同用餐及其他活动。） （6）确认是首次来访和主要客人要通知人事行政部做欢迎牌，并根据客人要求安排介绍公司简介。须在客到前做好这些准备工作。（7）客人即将到时，要立刻通知主接待人在指定会议室等候访客，前台文员在门厅引领至会场交接待员。（8）客人落座后，前台文员须上茶水，会议座谈期间，要定时（原则上每隔一刻钟）要添加饮品，访客参观工厂后更换小毛巾，下午继续访谈的客人要更换茶水、毛巾和饮品。（9）会议座谈期间，随时根据客情要灵活应付，满足客人的合理要求。（10）在会议结束时，根据主接待人要求准备好礼品，在客人上车时交主接待人礼节性馈赠客人。（11）如果客人在公司规定的下班时间里尚未结束访谈活动时，前台文员须在岗直至客人离开。（12）确认是重要客人，接待人员须全程陪同接待，尤其是晚上的休闲活动，要妥当安排，利于公司的利益。（十一） 来访活动结束时，要向来宾辞别，并提醒或检查是否有遗忘的物品，发现来宾未带走的物品，应立即打电话通知对方，或送，或暂存。重要客人须送至门外或送上车，客人离开后接待人员方可离开。（十二）公司内部会议时，根据参会人数酌情准备茶水，定时更换烟缸等。 （十三） 对于未提前预约的来访人员及车辆进由保安问明事由后，并与人事行政部或归口部门联系后，确定是否准入或安排接待。除送货车辆和客户单位及上级机关车辆外，其它外来车辆一律停在大门外指定地点，进入厂区车辆须停在指定位置，由保安监督不得随意停放。（十四） 公司所有外来进厂人员进入厂区必须有本公司归口接待人员全程陪同，不得让客人随意在厂区内独自参观，如有此现象公司职工有权进行过问，并及时与人事行政部联系，对责任部门作出一定的经济处罚。第三条 来宾会务、住宿、就餐安排的规定 （一）客户来访期间所发生的一切费用，人事行政部根据客户来访开具所有通知单，并明确注明来访目的。财务部根据来访目的界定所发生的费用由哪方承担，原则上：来访性质属于商务活动的由销售公司安排；来访性质属于质量技术考评、过程审核由质控部门安排；来访性质属于公司性考察以及审核的由总经办负责，归口公司接待所产生的费用明细报人事行政部作接待费用汇总。（二）住宿： （1）来宾需住宿的，由人事行政部根据来宾要求代为订房，住宿费原则上由来宾自理，特殊情况需公司支付的，应注明充分的理由，人事行政部经授权领导审批后根据来宾的重要程度开据“馨源节能公司来宾住宿安排联系单”并与馨源节能指定酒店联系安排。费用则由对应部门负责。考虑部分报销标准有限，对于超出报销标准的部分须报公司副总经理以上领导批准。（2）人事行政部于月末（25日后）将本月各部门接待住宿所发生的费用明细进行汇总，经人事行政部审核后，报财务部计帐。（三）就餐： （1）来宾中餐一般应尽可能在食堂就餐，归口部门提出申请，并经部门负责人签字后生效，由人事行政部开据“食堂就餐通知单”后交接待部门安排。（2）需要安排在酒店就餐的，经归口部门提出申请，并经部门负责人签字后生效，由人事行政部经授权领导审批后，开据“酒店就餐通知单”联系安排。就餐后酒店凭有效的就餐通知单由主接待人进行签单。特殊情况由人事行政部电话通知酒店安排就餐的，由人事行政部通知陪客负责人签单。除授权领导外，无有效的就餐通知单或无人事行政部的安排电话，酒店一律不准签单,否则，费用自理。人事行政部月末（25日后）将本月接待就餐情况进行汇总，由人事行政部审核后报副总经理以上授权人审批。根据领导审批的就餐费用进行月汇总表及有关附件与对应的部门进行内部结算。（四） 公司接送客户车辆管理： （1）宾客来公司往返车辆接送的，由公司人事行政部联系，由用车申请人或人事行政部填写“业务申请用车单”，经授权领导批准后，交车辆调度科进行合理安排。（2）如公司因困难不能安排车辆的，人事行政部向对口部门解释取得谅解。（3）客户来访所用车辆费用，按照客户来访目的，财务部根据“业务申请用车单”与对应部门进行财务记账。第四条本制度由人事行政部解释并