博物馆、规划展示馆、展示中心等布展工程管理编制.doc

博物馆、规划展示馆、展示中心等装饰布展工程管理编制内部文件总则博物馆、规划展示馆、展示中心（以下称博物馆类）等是集装饰工程、消防安全、水电安装、文学艺术、平面设计艺术、多媒体声光电艺术、环境景观艺术等于一体的综合性装饰布展工程、博物馆类工程招投标、设计、实施、后续服务是一个系统工程，为了高效完成工程的每一个环节，必须编制出一套科学合理的管理条例。第一章：工程项目洽谈及投标阶段管理1.1流程管理 工程项目洽谈及投标管理必须由公司指定项目经理全权负责，项目经理由上级领导层商定后任命，并予以通报。项目经理需要对工程项目的前期工作和市场调研做充分的说明和总结汇报，对工程项目整体流程管理提出可行性论证意见，为工程项目成功洽谈提供有利的外部条件和可靠的项目情报资料。 工程项目的投标工作控制和管理。项目经理需要充分了解该工程的投标内容和流程，其中投标设计方案、投标施工图设计、投标内容清单、投标报价、投标文件设置（最高限价、时间限定、资质要求、业绩考核、营业执照等）、投标文件组成（投标函、技术标、商务标）、开标流程操作等都是投标工作的重点部位，需项目经理细心组织，合理的调配人员，保质保量完成投标的每一个环节，使工程投标顺利进行。注：以上投标内容数量可视项目具体招标文件要求而定。 工程项目中标后，应即时取得中标通知书与甲方尽快完成工程合同的洽谈，项目经理在合同洽谈中应注意在合同开竣工时间、合同总价、固定单价、付款进度、安全保证金、履约保函等细节上仔细研读，确保公司在与甲方的沟通中占优；与外包单位的合同签订，应严格参照与甲方签订合同条款的要求进行修订和编制，明确工程外包单位的施工范围和安全生产责任。（合同的拟草和备案需财务和办公室共同参与执行）1.2团队组建 工程项目洽谈的工作所需人员较少，因前期工作量较小，只需项目经理和经理助理2人即可。工程项目洽谈工作如需公司领导层组织参与或直接参与时，项目经理需服从上级领导的安排与调遣。 工程投标工作是建立在项目洽谈成功后的进一步和落实，工作量较大，项目经理须认真研读投标文件，组织投标工作，人员的数量调配视投标工作量大小而定。1.3职责说明项目经理作为公司项目洽谈和投标工作的委托代理人，是洽谈和投标工作责、权、利主要负责人，协调各方面的关系，分配和组织项目工作人员，有效地完成各个节点工作。对项目时间进度、项目方案设计、项目价目预算、项目操作流程、项目完成质量、项目档案管理等工作必须深谙操控，积极主动向领导层汇报项目动向，应变调整工作思路，为项目的顺利进行创造良好的环境。在工作中必须合理调配和控制成本投入，阻止防止一切浪费公司资源的行为和事故，严于律己，以身作则，认真负责，团结同事，处处维护公司形象和利益。项目经理如出现以上工作职责范围内过错或重大事故而造成的公司损失，必须承当相应的责任。项目经理助理是项目经理的助手，是项目洽谈和投标工作的主要人员，配合项目经理做好项目的各项工作，对来往文件整理备案、洽谈准备工作、投标的书面资料编制、项目结案归档等环节业务熟悉掌握。在工作中要保持良好的工作热情和学习态度，善于总结，随机应变，协助项目经理为整个项目的顺利进行创造良好的工作氛围。项目经理助理如出现以上工作职责范围内的过错而造成的公司损失，必须承当相应的责任。第二章：工程实施阶段管理2.1工程实施计划对内：项目经理在工程开工实施前，必须做好实施组织计划，对施工前后的各方面因素做充分的调研和说明，确定工程施工目标、编制工程进度表、完善工程项目施工图、购置施工现场物料、组建施工项目部、设定安全文明施工制度及工程质量保障体系等。一切准备结束后，组织相关人员召开动员大会，制定目标，分配任务，明确职责，为工程的顺利开展通报所有规范要求和奖惩制度。（要加强相关责任人员签署责任状，作为工程质量监督管理的保障措施之一）在外包单位的考察和确定过程中，项目经理须全面了解原料市场、用工市场的基本情况，特别是针对博物馆类工程项目外包单位，需要考察外包单位的专业化程度、产品制作工艺、配套服务质量、业绩经验考核等各方面是否符合本项目的要求 ，并要对同类产品进行认真的比价和询价，严格控制工程的成本支出。对外：项目经理需组织工程相关技术人员和管理人员做好与甲方、监理方、审计方的合同签订、预付款和进度款确认、施工图纸方案交底、施工进度计划制定等各项施工准备工作。上述工作完成后，项目经理即时提交开工报告（开工报告表、施工组织计划、施工图、效果图等），由甲方与监理单位确认签字盖章。开工报告共4份，即时归档，以便后期编制工程结算资料之用。在工程实施之前，应敦促甲方按照合同履行工程预付款的支付工作，配合公司领导处理与甲方领导的关系。2.2人员组织项目经理技术负责人项目副经理预算员施工员质检员安全员材料员测量班杂工班地板班钣金班油漆班电工班泥工班木工班现场组织机构主要以项目经理为领导核心，项目经理作为企业法人代表在项目上是委托代理人，是施工项目的责、权、利主要负责人，并要协调各方面关系，使工程能在合同期内顺利完成。项目技术负责人、项目副经理则直接对本工程的项目经理负责，分管所有技术管理及其它管理工作，各部门则服从项目经理及上一级主管人员的领导，各负其责，相互配合，共同完成施工任务。 项目组各部门各工种相关负责人的工作职责详见附件。2.3工程施工安全管理与质量控制项目经理必须对工程施工现场的安全措施与质量监督进行全面管理，制定相关的安全条列和管理制度：l 制定例会制，组织召开项目进度列会，协调本阶段各方面工作，为下一阶段工作做好准备，其中最重要的就是安全文明施工方案和施工质量保障体系的建立，须要做好详实的部署和安排，对例会内容经理助理要做好会议纪要，并需要通报各单位相关人员予以确认，以便以后查阅取证。l 确立设计审图制度，项目经理要加强对设计施工图的审阅和转化能力的培养，施工现场与设计图纸之间的不符，要及时与技术负责人的沟通和变更，也要对外及时答复甲方与监理的质疑；如甲方提出图纸变更也要及时调整沟通，并做好变更文件的存档，以便以后查阅取证。l 建立与甲方、监理、审计沟通机制，除了召开例会通报工作情况外，处理好与三者的关系，主动沟通项目进展过程出现的施工变更、突发事件、安全隐患等问题，在项目推进中始终能得到三者支持，使项目在监督中有推进，在被监督中有互动。对施工变更、突发事件处理、安全隐患解除等问题的文档要做好即使汇总和归档，以便今后查阅取证。l 加大对原材料、成品、定制物品的监督与管理，博物馆类工程材料需求量大而且要求苛刻，第一做好原材料采购的管理，进入工地原材料都需当场检验出示检验报告、合格证等书面质量证明；第二对成品购买要做到颜色、质地、结构、工艺与施工方案一致和吻合，方能确认入驻安装，入驻前需当场检验出示检验报告、合格证等书面质量证明；第三定制物品要严格控制质量和艺术标准，关注制作过程中每个环节的变化，跟踪物品的生产加工，确保颜色、质地、结构、工艺与施工方案一致和吻合，入场时要提供质量合格的书面证明，如果是工艺品需提供作者或产品出身证明资料。以上材料物品的入场手续，需有相关负责人当场确认签字后（数量和质量），方能进入仓库，以便今后查阅取证。l 建立施工安全和质量的督查制度，须经常性对施工安全和质量进行检查，对没有按章施工的人员和责任单位的行为都要做好当场拍照留案和文字存档，一经查实对相关责任人和施工单位采取停工整顿、罚款等措施，如期不改的需按合同采取拒付工程进度款、责令退场等严厉措施。l 建立工程项目的档案管理制度，项目经理对各项工作要做好分门别类的文件档案工作，档案类别有：合同管理（甲方与外包协议/开竣工报告）、会议纪要管理、材料物品管理、仓库出入管理、安全质量处罚管理、预结算管理、施工图纸技术管理、现场签证管理（含增补物品单价签证、隐蔽工程工作量）、材料设备进场使用报验管理、工序质量报验和工程检验管理、工程施工节点照片及工程竣工的全景照片等。第三章：工程竣工验收移交及结算阶段管理3.1 工程竣工的准备工作l 工程竣工自检，项目经理组织公司相关人员与参与实施本工程的责任单位对整体工程质量进行全面检查验收，并做好确认文档工作。如未验收合格，需提出整改要求，如期完成整改内容，再进行验收，合格后方可确认签字。（竣工验收需对工程各分部分项节点进行检查，以及安全、扫尾工程、卫生工作进行检查）l 工程竣工验收及移交的周期控制，由本公司内部管理原因造成竣工移交周期拖延而造成不良后果，需相关责任人承担责任；由外包施工单位原因造成竣工移交周期拖延而造成结算审计取款延误的，项目经理通报外包施工单位积极整改配合工程顺利验收并延迟其外包工程款结算的进度；由甲方原因造成竣工验收延误的，需经双方协商确定竣工验收时间，并以书面形式通报各方（监理方、建设方、施工方、设计方）。l 项目经理提前安排助理做好竣工验收的文件资料，以便现场竣工验收后，由监理方、建设方、施工方、设计方共同完成签字确认手续。l 项目经理提前安排相关人员做好与甲方管理运营本工程的物业单位进行技术对接和图纸交底工作，以便后续工程的日常管理和维修。3.2工程竣工移交完成 工程竣工移交仪式由建设单位、监理单位、施工单位、设计单位共同组织完成，项目经理需做好签字确认手续的各种文件，竣工报告和分部分项竣工验收程序包含如下： 各单位代表进场 施工单位提交工程竣工资料 分部分项确认工程完成质量 确认工程整体竣工 监理单位填写验收结论 各单位签字确认归档3.3工程结算书的组成和要求组成：工程结算书共有7部分组成，具体明细如下第一部分：工程合同（含补充协议）第二部分：工程结算书（工程完工后的总价）第三部分：工程量计算书（计量手写稿件）第三部分：工程概况、开工、竣工报告第四部分：施工组织设计与施工方案审批记录第五部分：施工现场签证资料（施工变更签证、跟踪审定价格签证、隐蔽工程签证、材料、设备进场使用报验单、工序质量报验单和工程检验等）第六部分：竣工图（加盖施工单位竣工章并由相关负责人签字）第七部分：竣工照片（按预算清单各部位完成实景拍照）注：以上内容的文本格式和要求见附件要求：工程的结算资料的完备程度直接关系到公司资金回笼进度，而平时施工过程中的文件归档工作又直接关系到工程结算资料完备程度，三者之间关系密切。项目经理和各部门负责人必须高度重视平时档案管理，应做到完成一个归档一个的标准，严格把控。具体要求如下：l 备份数量：文本 4份、电子2份（特殊要求与甲方商定）l 身份核实：施工单位提交资料必须加盖公章或项目部门章签字确认，检查无误方能递交甲方和监理单位确认签字盖章。l 文本制作：工程结算各项资料完成后，认真编制整理，设计统一的文本封面内页，进一步强化公司对外形象。l 细节控制：所有提交确认资料必须有项目经理过目和亲检后方能发出，项目经理要严格检查资料中的文字措辞、文本格式、价格、数量、日期、公章等重要部位的内容，如有问题应即时纠正。l 计量标准：竣工资料中的工程量计算应以10%20%为标准，放大计量空间。部分特殊材料和物品的计算数量及面严格安排行业标准来执行，并提供计算公式、分部分项计算列表等依据。（例如雕刻图案、发光字、壁画、异形定制物品、家具等）l 价格计算：工程竣工验收后要即时做好丈量现场所有成品数目并记录在案，造价师和项目经理要认真核对数量和价格，做出让甲方和审计单位可信的结算书。以上工作由于相关责任人原因，而造成的工程结算进度延误和损失的，应承担相应责任；情节严重的应提报公司领导另行处置。第四章：工程审计流程阶段跟踪管理工程结算书递交甲方后，由甲方委托审计单位进行审计，政府性投资项目由审计局指派审计单位进行审计。针对不同的甲方单位性质，项目经理应做好充分准备，应对审计单位的答疑和异议。审计流程：提交工程结算书甲方委托审计与审计单位现场核实价格辩论审定结论单出审计报告三方确认签字盖章注意细节：l 对工程的施工环节、工艺、材质、结构、市场行情、成本等因素应牢记在心。l 积极配合审计单位做好现场工作量核实和了解施工工艺。l 在审计中与审计单位存在异议时，应与理据争，讲原则、摆事实，始终以追求公司利益最大化为目标。l 与甲方单位及审计单位发生争议时，应不卑不亢，有礼有节，处事周详，注意方法。能处处维护公司的大局，体现公司正面良好形象。l 要随时了解国家和地方的审计政策及审计单位审计费率的收费标准，核减率多少直接影响到公司的利润空间，因此必须严格把控审计的