单店零用金报销流程（过渡期）.doc

河南玛冠企业咨询管理有限公司零 用 金 报 销 流 程单店零用金报销流程（过渡期）为规范各门店日常运营所需物品的采购，合理控制费用支出，特做此报销流程。一、 费用预算与执行1、 每月25日门店根据下月工作计划制定费用预算，包括办公所需的消耗物品、经营需要的零星杂支、因业务所产生的费用支出，报财务部经理进行初审。2、 每月25日前由门店财务盘点当月剩余办公用品，财务部经理作为参考资料核定门店办公用品及低值易耗品，其他业务支出由总经理进行审批。3、 每月26日财务部经理将审核后的费用预算报总经理审批。4、 经总经理审批后的费用预算财务部于每月31日前发各门店店长；预算外单项支出在5000元以内需提交申请报总经理审批；5000元以上需提交申请报董事长审批。5、 每月10日各门店根据预算内容并结合店面实际情况一次性领取办公用品，如预算内物品未使用将不再领用。6、 费用预算作为公司管理绩效考核的一部分，各门店店长须严格控制门店费用。7、 固定资产的申购详见固定资产管理制度。二、 申请零用金1、 门店零用金由门店出纳B岗管理。每次由出纳A转至出纳B保管的银行卡50000元，若余额不足10000元时，出纳B可申请再次转入。零用金作为门店运转使用，任何人不得私自挪用。1) 单笔业务2000元以下借款，由报销人登记零用金借支单经店长签字生效，B出纳审核填写内容无误后付款。2) 单笔业务2000元以上，5000元以下借款，由报销人登记零用金借支单经店长签字，并由总经理审批后生效，B出纳审核填写内容无误后付款。3) 超过5000元以上借款，由报销人登记零用金借支单经店长、总经理签字，并董事长由审批后生效，B出纳审核填写内容无误后付款。4) 该笔业务结束后由借款经办人按照票据粘贴报销流程将发票及剩余现金归还财务并按表格归还记录由相关人员逐笔完成登记零用金借支单。2、 店面财务在单笔业务结束后要及时整理粘贴报销凭证，公司财务部将每月最少一次不定时盘点零用金，记录零金盘点表，如有违纪情况则即时上报总经理。三、 零用金垫付流程1、 垫付金是由于门店需紧急支出的现金或由于财务零用金不足的情况下产生的由个人支付的现金。2、 垫付金的支出需由店长同意，经办人在取得该业务票据后按规定整理粘贴发票，本人签名后由店长签字。3、 出纳B零用金不足时，需填写零用金借支单，由店长根据实际情况审核并报总经理审批后由出纳A补充零用金；在完成零用金报销流程取得零用金后必须及时归还补充的零用金。四、 报销流程1、 每月可根据实际费用报销情况，按额度申请零用金，每次申请不得超出限额50000元。如遇员工工资发放、支付房租等大型费用支出，须提前单独填写零用金借支单，经店长、总经理、董事长审批后，从出纳A处网银转入。2、 在票据签字齐全，书写规范，且零用金足够的情况下，每月任意工作日均可报销。店面财务报销需按要求在每月10日，25日前填写零用金管理表并完成最终审批。1) 基础信息栏位填写名称、编号、单据递交日期间。2) 零用金余额填写核定的零用金总额。3) 第一张发票粘贴纸上的汇总金额填在收据编号1对应的空格内，以此类推。3、 报销票据的要求：a) 发票：必须是印有“全国统一发票监制章”的正规发票，发票的户名必须写单位全称；跨行业发票不可互相混用；发票金额（无论大写、小写）填写不得描画或涂改。b) 车票：出具单位的印章清晰；时间与出差起止日期、路线一致；非同一次乘车的票号不得相连。c) 收据：行政事业性收据可以作为报销凭据，非行政事业性收据不得作为报销依据。如向行政事业单位缴纳的各种滞纳金或者罚款等。特殊申请的费用另行粘贴。d) 餐饮报销需同时提供餐饮消费账单；办公用品、日用品及清洁用品需提供购买清单。e) 若因其他特殊原因未取得正规发票的，须由供货方（或提供劳务方）开具购货清单（或提供劳务证明），购货清单（或提供劳务证明）上需注明日期、项目、数量、金额以及开具人签字。此类票据报销流程同正规发票报销流程。f) 取得的定额发票经财务审核无误后，可按流程进行报销，报销完毕后，出纳B可将定额发票交至前台用于客人索要发票使用。此发票交付时，须填写定额发票交付清单，并由出纳A审核监督。定额发票交付清单日期摘要发票张数发票金额交付人接收人备注本月合计审核签字：店长签字：填表说明：摘要栏：列示发票的原始来源及用途接收人：一般为当班收银或值班经理备注：列示原报销凭证的单据号码审核签字：由出纳A进行审核4、 任何一项支出业务都必须取得合法的原始凭证，将原始凭证分类别粘贴在备用金发票粘贴页。1) 粘贴用的废弃的A4纸，若一面有字，用空白的一面粘贴票据。2) 按报销先后次序从上至下粘贴发票，标注次序号。3) 在右上角注明页码，右下角填写本页报销金额合计数并对应零用金管理袋相应行数的金额。4) 单笔业务仅单张发票：报销人在费用报销单正面填写摘要、金额并签字；店长审核后在部门负责人处签字；报销人签收后注明“款已收”并签上姓名。5) 单笔业务有多张发票：将发票按顺序粘贴在费用报销单背面；报销人圈住发票范围，注明摘要、金额；店长审核后在部门负责人处签字；报销人签收后注明“款已收”并签上姓名。6) 如有相关发票附件，如：住宿费明细单、办公用品明细单，要直接平铺粘贴在发票粘贴页的背面。5、 出纳A审核内容：1) 审核付款业务是否符合审批权限。2) 审核报销费用是否按规定标准执行。3) 审核发票或单据是否符合规定，是否有经办人签字。4) 审核自制原始凭证是否真实，有效。5) 审核金额（单价乘数量）和总金额（加计各行金额）是否相符。6) 对不符合财务规定及审批权限的支出，财务有责任拒付或报请总经理。6、 按要求完成签批手续后，由报销人到出纳B处领取现金。五、 零用金用途项目明细表：科目类别说明营业成本客用食材经营中直接产生的食品材料、肉类、调料、速食半成品、茶叶、菊花、冰糖、咖啡、水果等营业成本技师用品经营中技师服务需使用的精油、果冻、牛奶、沐足液、化妆品等营业成本其他其他用于经营的直接成本经营费用营运物料因特殊原因而自己直接购买的营运物料经营费用市内交通费因公使用公共交通工具的费用（本市内）（不含出差车费)，如市内发生的出租车费、公共汽车费等经营费用工资服务人员、营销人员、技师、保洁等人员工资及提成经营费用运输费小额零星的运输费用经营费用水电费门店耗用水、电应支付的费用经营费用燃气费门店耗用天燃汽应支付的费用经营费用差旅费因公在市外出差发生的所有费用经营费用制服费员工的工服费用经营费用办公费主要指为办公用而购买的物品，复印费等；例如：邮寄费、笔纸等文具、复印、表格、名片、饮用水，执照变更费，胶卷，磁带，过塑，电池，计算机用打印纸，最佳员工照相，文件夹，订书机，时间条，打头针，胶水，订杂志费用经营费用通讯费指为与外界交流而使用通讯设备发生的支出；电话费、传真费、手机费、购磁卡等经营费用洗涤费用指洗涤客用床单、被罩、浴服、窗帘等经营费用布草指购入的床单、被罩、浴服、窗帘等经营费用培训费涉及培训发生的各项费用；如门店管理人员进阶课程，计算机知识培训等。包括学费、书本费、交通费、住宿费、餐费等经营费用清洁费为清洁门店所发生的一切支出；门店购买的清洁剂、洗衣粉、周清用牙刷等经营费用修理费营建、设备日常维修及维护费用，不含有关汽车费用；为达到资产或设备原有的性能而发生的费用；修理打印机等设备的支出，设备厂商对各门店设备的修理费等。注意：灯管属低值易耗品经营费用外来服务费指由公司以外机构或人员提供劳务而收取的费用；水质检测、换保险柜密码、疏通管道等经营费用绿化费指租用花卉公司绿植、花草所产生的支出及向政府上缴的绿化费经营费用员工餐费为员工餐购入的各种原材料、调料、面点等经营费用其他门店固定费用上述项目之外的未列明具体类别的固定支出费用经营费用其他门店变动费用上述类别未包括，但属于半变动费用的支出；如招募奖励费等经营费用低值易耗品自己采购的单价在500元以下的除办公用品，物耗外的实物；灯管、灯泡、锁、水桶、水龙头地垫、排风扇、地弹簧、粘鼠板、挂烫机、镇流器、验钞机、地湿牌等职工福利费员工健康证核算所有员工年度体检、健康证费用职工福利费节日礼品核算用于员工生日、婚丧礼金、及重要节目的慰问品费用职工福利费店庆费用核算因庆祝店庆而发生的相关费用职工福利费医药费核算门店购买零星药品的费用职工福利费员工奖励核算除年会奖项之外的员工奖励费用，如优秀家族奖励等职工福利费CHAMPS奖核算与Champs评比相关的奖品、挑战赛费用及俱乐部费用等职工福利费门店员工活动核算员工大会、员工活动、家族活动费用等职工福利费激励奖-特定项目适用核算特定项目的员工激励奖，需依据相关指引选取；如春节激励奖、全勤奖等其他应收款发票兑奖核算门店当期支付的发票兑奖金额管理费用储备经理试操作核算储备经理试操作工的费用，如储备经理体检费等管理费用工资管理层人员工资及绩效奖管理费用租赁费房租等应缴税费各项税费门店所需缴纳的各项税费。包括营业税、城建税、教育费附加、地方教育费附加、所得税等六、 零用金的管理及盘点1、库存的零用金管理：门店零用金必须存放于店内的保险柜里，由出纳B保管。2、库存的零用金盘点：每月最后一天须填报盘点表，并以电子表格的形式上报公司财务。表格中零用金总额应等于实存零用金加上未拨补但已用店面零用金报销的单据，如盘点表与实际领用的定额零用金有差异，必须说明原因，由经理批准。盘点表格式参见文件“零用金、零找金确认单”（参见附件三）。七、 店面零用金财务部抽查流程1、财务入账月结后统一在月中15左右工作日下载上月日记账分录进行随机抽查，抽查出的样本需要全部进行附件的详细检查，检查标准参照财务相关政策检查无问题的报销通过。2、检查发现有问题的报销，将有问题反映给对应门店的店长，由店长负责转区经理进行后续处理；同