办公用品定额管理办法_制度规范_工作范文_实用文档.doc

湖北慧商办公用品管理办法 Q/HS 201052014湖北慧商网络科技有限公司 发布2015-01-01实施2014-12-30发布办公用品管理办法Q/HS 201052014Q/HS湖北慧商网络科技有限公司企业标准湖北慧商网络科技有限公司现行有效版本 2014-12-30吉奥集团一级管理标准 第 3 页 共13页前 言本标准的附录A、B、C、D、E、F为规范性附录。本标准由湖北慧商网络科技有限公司企业标准化委员会提出。本标准由湖北慧商网络科技有限公司办公室归口。本标准由湖北慧商网络科技有限公司办公室负责起草、修订并解释。本标准主要起草人：周新国。本标准审核人：。本标准主要评审人：。本标准标准化审查：。本标准批准人：徐天猛。本标准于2014年12月30日首次发布。本标准为湖北慧商行政管理标准。办公用品管理办法1 目的为加强公司办公用品管理，合理配置各部门的办公用品，确保资源利用率最大化，并将办公费用控制到合理水平。特制定本办法。2 范围 本办法规定公司各部门办公用品管理的管理职责、管理内容与要求及办公用品定额消耗等。本办法适用于湖北慧商网络科技有限公司各部门办公用品管理。3 术语与定义本办法中的办公用品指的是用于维持部门日常各项业务活动正常进行的辅助设施及可消耗物资。4 管理职责4.1 行政部4.1.1 行政部是公司各项办公用品物资消耗定额标准的制订及考核部门；4.1.2 负责各部门日常办公用品物资申领采购计划的统计汇总、审核与计划内批准；4.1.3 负责计划外申领采购的审核验证，并对办公用品的采购质量及使用情况实施有效监控。4.2 仓库4.2.1 负责公司办公用品物资的入库检验、保管、定额发放及物资更新换旧管理；4.2.2 按领用部门为统计对象，每月按时建立健全各部门办公用品物资领用情况的记录汇总工作，对不符合规格要求的办公用品不予入库，并及时反馈主管部门及采购部门。4.3 采购部门4.3.1 采购部门根据行政部每月递交的采购申请计划按时落实采购；4.3.2 即时反馈市场上相关的物资价格变动信息，以便行政部及时调整各部门办公用品费用消耗额度（同时协助财务部门修订价格体系），并确保办公用品的采购费用控制在计划价格10%内。4.4 财务部4.4.1 财务部对属成本目标控制指标之一的办公用品费用额度实施即时监控，按期核实当月的各部门办公用品费用额度，以便报备至办公室做相应处理；4.4.2 负责办公用品计划价格体系的正常调整与审核。5 管理内容与要求5.1 依据使用特性与消耗周期办公用品物资分为日常消耗类物资（分可定额类日常消耗物资与非定额类日常消耗物资）与固定消耗类物资（具体明细见固定消耗类办公用品清单）。5.2 日常类消耗物资5.2.1 日常消耗类物资费用支出总额明细由行政部统一制订，各部门在每月申报办公用品需求计划中可根据实际需求情况在额定消费总额内提出物品选配要求。5.2.2 各部门对于超出额定控制总额外（计划外）的领用及采购需求则须报经分管领导审批，同时超支费用额度将视性质（正常或异常）从部门当月工资总额中或下月度办公用品申领计划中予以相应扣除。5.3 固定类消耗物资5.3.1 额度管理由行政部根据各部门实际情况做灵活调整，同时固定类消耗物资将纳入部门日常财产登记保管工作范围内。5.3.2 对于已经到了使用更换期限的固定消耗类物资将统一归口由生产部仓储科负责核对鉴定（依据部门办公用品物资领用记录卡），物资发放坚持“以旧换新”的原则，即部门须交回原残旧的物资方可领用新物资。5.3.3 对于未到规定使用期限而发生遗失或损坏的物资将由仓库按折旧追偿的方式予以扣回损失（折旧残值=原值（1-已使用年限/规定年限）100%）。5.3 非定额类日常消耗物资 非定额类日常消耗物资由各需求部门根据实际需要申请领用,由部门领导审核后交行政部批准后到仓库领用。5.4 办公物资管理交接各部门对离、辞职人员所使用、保管的财产安排交接，由岗位接替人接管，或由部门主管指定专人接管，要办理交接手续。5.5 报表管理5.5.1 各部门于当月25日（遇节假日顺延）将下月办公用品消耗需求统计表统一报备至行政部，逾期者只能作为计划外采购物资（属总额支出外物资，费用将由需求部门自行承担）或挪至下月度执行采购。5.5.2 行政部负责在每月27日前将各部门上报的办公用品需求计划进行分类汇总同时对个别增补需求提出审核意见，最终以办公用品物资采购计划汇总表的形式传递给采购部，同时在次月初时将各部门超支领用明细情况及考核处理意见反馈至行政部。5.5.3 采购部接到采购计划汇总表后须在每月5号前完成对各项办公用品物资的定额采购任务。 5.5.4 仓储科按行政部传递的各部门月度办公用品消耗需求统计表对已经采购入库的物资实施专向定额发放，并对领用情况做相应统计记录。5.5.5 财务部须在每月7号前完成对上月各部门办公用品物资费用额度的统计核实并报行政部。5.5.6 行政部将于每月8号前完成对各部门上月办公用品物资费用额度的奖惩考核。8 激励细则违反本标准按下表（表1）相关规定执行。表1序号内容责任人奖罚标准考核部门1超定额使用使用部门罚全额行政部2节省定额使用部门奖50%行政部3岗位调动或离职未交接交接部门折旧全额人力资源部4发放未按以旧换新手续仓库折旧全额人力资源部附录A（规范性附录）Q/HS 20105B01 固定消耗类办公用品清单序号物料编码物品名称规格牌号价格标准计量单位使用期限用途14007004垃圾桶只3年垃圾处理23006005美工刀把3年裁纸33006001剪刀把5年裁纸43008005文件架只5年放文件夹53007002直尺30/20cm 只5年量具63016001印台个5年盖印章73008001文件夹/盒个5年夹文件83021001计算器只5年统计数据94006017手电筒只5年值班103006002钉书机个8年钉资料113006009起钉器个8年拔钉123006012裁纸刀面8年裁纸132701006白板个8年宣传培训143008006塑料夹板只8年夹文件154008001自行车辆8年内部交通16笔筒个5年办公17名片册本5年办公附录B（规范性附录）Q/HS 20105B02非定额类日常消耗物资清单序号物料编码物品名称规格牌号价格标准计量单位使用期限用途14009007垃圾袋只即时包装2绳索条即时捆绑33011001档案袋只即时档案整理43011002档案盒个即时档案整理53024001不干标签本即时标识6一次性纸杯只即时接待7铅笔刨刀个即时削铅笔8账簿本即时记账93001005记号笔只即时做记号103006006美工刀片片即时消耗112216014双面胶带卷即时封面123012006透明胶带卷即时132216007封箱胶带卷即时包装143001014白板笔只即时教育培训15长尾夹盒即时夹文件163019002电池只即时电子通讯17皮吸个即时生产用18手套双即时生产用附录C（规范性附录）Q/HS 20105B03 月度办公用品消耗需求统计表 部门 序号物资编码物品名称规格牌号单位计划单价消耗定额总值（元）用途备 注13001001水笔黑色0.5支0.8 0.00 3001002红色0.50.8 0.00 3001029黑色0.382.5 0.00 23001004水笔芯黑色0.5支0.5 0.00 3001003红色0.50.5 0.00 3001030黑色0.381.50.00 33001010圆珠笔蓝色支0.4 0.00 3001031红色0.4 0.00 43001011圆珠笔芯蓝色支0.1 0.00 3001032红色0.1 0.00 53001006铅笔HB支0.300.00 63018002橡皮块1.000.00 73020001修正液瓶2.000.00 83024001记事帖本2.500.00 93002020信笺16K本1.500.00 300201532K本1.000.00 103003003软面抄本1.000.00 113003008皮面笔记本本10.0 0.00 123002005打印纸A4包18.000.00 3002004A336.000.00 133002014复写纸32K盒4.000.00 300201348K3.000.00 143017005订书针盒0.700.00 153017003回形针盒0.700.00 163