第四届校园展会立项策划书.doc

广西国际商务职业技术学院 主办：市场流通系 编写时间：二一年 九月一、办展背景校园综合展会是锻炼和展示学生才能的大舞台，融专业实践教学、校园文化活动于一体。展会从筹备分工、招商引资、展会促销、展会管理、到参展商品的选择、展位的定价、广告宣传、现场服务等，各环节都由学生自行组织、全程参与，通过这一实践不仅可以使学生们体验展会组织的全过程，演练一系列会展策划与管理技能，同时也培养学生们的团队合作精神。简言之，校园综合展会已成为学生们课堂之外锻炼职业技能的一个综合性平台，更是一个扩展学生综合能力的一个大好机会。校园综合展会迄今为止已经成功举办了三届，一届比一届影响大，一届比一届办得成功，现这一活动已成为市场流通系教学实践系列活动的重要组成部分，成为我院校园文化生活一个丰富多彩的节日。在第四届校园综合展会来临之即，特策划本方案，以使活动取得圆满成功。二、 办展目的和宗旨1、办展目的：理论联系实际，加强课堂与社会实践的结合，学以致用，让会展专业的学生多了解多接触会展业的相关工作，提高同学们的学习兴趣，为以后的工作做积累，同时增强班级凝聚力和学生的团队意识。2、办展宗旨：知识扩展 学以致用 三、办展条件分析 举办校园综合展会是学生们发挥创造力、锻炼动手能力的机会，使其能理论与实践结合，更有效的学习。展会本身是一个由学生自行组织，全程参与的活动，这对学生个人而言是极具挑战，极具锻炼性的。它挑战的不仅仅是知识运用，更是社交能力，它锻炼的不仅仅是组织策划合作能力，更是办展策略与手段。而对于学校而言是给学生一个锻炼的舞台，更是进行会展文化传播的平台。1、有利因素 （1）学校作为学生消费的重要场所，秋季新生入学后，我院在校大学生近6000人，庞大的学生消费群体成为办展前提之一。（2）本次展会的参展商与展品都是由学生主动寻找，从而做到卖同学们所需，供同学们所求。（3）前三届展会的成功举办，为本次展会积累了宝贵的经验。（4）学院及系部各级主管部门的大力支持。（5）专业知识学以致用，能够更好地筹备展会、管理展会。2、不利因素 （1）办展期间，学校照常上课，使许多外系外校同学无法参与此活动。（2）展会举办与正常教学时间有一定冲突，在不影响正常上课的同时，又能组织学生积极参加此活动。 （3）展会为期两天，参展商的积极性与热情，难以持续。（4）参展商较多，学生客流较大，难以保证现在活动秩序。四、展会基本框架1、 展会名称：广西国际商务职业技术学院第四届校园综合展会2、 展会主题：展会，让校园更精彩！3、 展会时间：2010年12月2日（星期四）-12月3日（星期五）4、 举办场地：学院升旗广场 5、 活动对象：全院师生、周边高校师生 6、 展会规模：3M*3M标准展位60个五、筹备机构市场流通系主要领导牵头，指导由会展策划与管理专业教师组成的筹备委员会，下设若干项目小组，各小组成员由2009级会展策划与管理班全体同学担任，可邀请2008级部分同学、2010级部分同学配合。 具体组织机构如下：1、筹备委员会领导成员：总指挥：李冬华 副总指挥：陈治年2、第一项目组：组长罗羿寒 玉晓新（1）赞助组：主要负责活动赞助工作。 （2）招商组：主要负责活动招商招展活动。（3）宣传组：主要负责活动宣传工作。（4）财务组：主要负责统筹展会收入与支出问题。（5）物资申请组：主要负责校内物资申请。3、第二项目组：组长翟世阳 姜科（1）现场管理组：主要负责展会现场管理工作。（2）机动组：主要负责展会展前展后协调与后勤工作。（3）开幕式组：主要负责策划、组织开幕式相关活动（4）现场活动组：主要负责活跃展会现场气氛及举办展会相关活动（5）仓管组：主要负责参展商的展品及其他物品管理、仓储。七、展品范围及展位收费展品类别展品范围冬季用品暖手袋、手套、围巾等服饰类服装、袜子、包、鞋子等学习用品文具、书籍等女性用品护肤品、化妆品等日用品洗衣粉、香皂、沐浴露、洗发水等工艺品类首饰、挂坠、手工制作、十字绣、小工艺品、益智玩具等食品饮料进口食品、特色食品、包装食品、饮料等电子产品鼠标、键盘、MP3、MP4、MP5、u盘、耳机等通讯类手机、电话卡等展位配套及收费标准： 所有展位均为3M*3M标准展位，提供帐篷一顶、桌椅一套（含两张桌子、两张凳子）如需配备其他展具另议。A、冬季用品类 100元/2天B、通讯类 150元/2天C、食品饮料类 120元/2天 D、电子产品类 120元/2天E、工艺品类 120元/2天F、女性用品 100元/2天G、学习用品 100元/2天H、日用品 100元/2天 I、服饰类 120元/2天注：以上展位费为最低标准，招展工作开始后可视实际情况适当上浮。七、主要活动初步安排日期活动备注12月2日(周四)9：30开幕式12月2日(周四) 3日(周五)展贸活动图片展促销活动12月3日(周五)18：00闭幕八、筹备工作及进度计划表1、组建团队：在2009级会展策划与管理班中确立各项目组负责人及其成员，并根据团队成员的特点进行工作分配。2、展会策划阶段：撰写展会相关各种策划书，包括会展立项策划书、宣传推广计划、招展策划、招商策划、相关活动策划、会展开幕与现场管理策划、展后评估策划。3、展会实施阶段：布展及会展现场管理工作4、展会总结、评估阶段：各项目对其负责的工作表现进行分析，对参展商、观众进行回访，表示感谢。时间工作安排负责人备注7月31日前会展立项策划书筹备委员会9月6日30日宣传推广计划初稿各项目小组招展方案初稿招商方案初稿相关活动策划初稿开幕式方案初稿展会评估方案初稿10月1日30日策划案定稿各项目小组11月1日30日招展、赞助工作展开招展组、赞助组11月15日12月1日宣传推广方案执行宣传组12月2日开幕式开幕式组12月2日3日展览时间全体项目组12月3日撤展、展场清理全体项目组12月4日6日展会评估全体项目组九、展会经费预算收入项目数量单价（元）总价展位费60100元/个（按最低收费标准计）6000元收入合计6000元支出项目数量单价（元）总价宣传组宣传海报10张2元/张20 元宣传单张3000（份）0.2元/份600元横幅4（条）60元/条240元展板喷绘2（张）100/张200元外校邀请函25（份）1元/份25元24色颜料30瓶1.5元/瓶45元马克笔20支2元/支40元纸张15张1元/张15元开幕式横幅1张60元/条60元背景幕布1块600元/张600元礼花8个15元/个120元气球4袋10元/袋40元瓶装水15瓶1.5元/瓶22.5元透明胶（小）10卷0.5元/卷5元透明胶（大）2卷5元/卷10元双面胶3卷2元/卷6元彩带2卷5元/卷10元彩条10卷2元/卷20元绳子1捆20元/捆20元聘请礼仪人员2人30元/人60元机动组桶装水20桶5元桶100元一次性纸杯10套5元/套50元嘉宾礼品30人10元/人300元其它不可预见费500元支出合计:2608.5元预计盈余合计：3391.5元十、展会服务安排（一）开幕式管理1、开幕当天在校门口设置接待点，主要负责签到、观众咨询。2、接待展商签到并核对参展商的协议书，同时向参展商发送展览现场秩序管理、规章等相关资料和参展牌。 3、引领参展商到相应展位。4、指挥参展商的车辆到指定地点停放（暂定图书馆楼后停车场和3-112后停车场）。5、展会期间，提供专门人员协调现场工作，可为参展商提供展会期间的各种服务，如：电源调试、产品运送、商品保管等。6、提供专门货物储存室，能为参展商在货物运输方面省去一部分支出。7、存货的时候需清点货物并登记同时再以封条进行封仓，出货凭参展牌出货并登记。8、休展期由学校保卫科专门人员对仓库进行看管。（二）现场管理与防范 1、在展览现场设置一个服务点，保证展会进行阶段有人员的值班。 2、分配组员轮班巡场，观察参展商是否按要求规定用电，同时注意其他安全隐患和现场秩序的维护。 3、在现场指定地点摆放垃圾箱，以保证展场的整洁。 4、注意现场音量的控制，展商需要播放音