账务—厂商货款对账流程.doc

厂 商 请 款 须 知敬启者：为使各供应厂商能迅速请领货款，敬请各厂商依下述流程对账、开票、送票请款：一、明确本公司的付款条件和付款方式1、付款条件（依据“市场推广服务协议书”约定）账期：付款天数结账方式：月结和日结两种方式l 月结：每月1号至月末所有收货的货款起算日均为次月1日l 日结：每次收货的货款起算日为收货的当日2、货款到期日的计算： 货款到期日 = 货款起算日 + 账期3、付款日：每月10号和25号两次。凡货款到期日在每月10号（含）之前者，均于当月10号付款；凡货款到期日在11-25号（含）者，于当月25号付款，依次类推。4、付款方式：网上银行、电汇、支票、银行汇票、银行承兑汇票。二、厂商送货并进行网上对账1、本公司采购经理与厂商谈判确认后，须提交厂商“厂商往来须知”。厂商必须清楚了解其中有关本“厂商请款须知”的各项条款。2、厂商依分店订单要求的时间、品种和数量正常送货（专柜厂商依合同约定的品牌、品项配送）。当厂商确认最近一个账期的应收货款之起算日已到时，即可开始在网上与本公司进行对账，具体方法和步骤如下：进入网页，厂商对账人员录入用户账号、密码和验证码，登陆“江苏时代超市网上对账系统”。新厂商第一次登陆用户账号为厂商代码，密码由采购经理提供，厂商第一次进入时必须且只能修改用户账号和密码（不能进行其他操作），退出后重新登陆才可正常使用该系统。厂商对账人员选中“对账信息商家对帐”模块，选择最近一次“所属账期”，点击“GO”后，系统便自动罗列出“先依店别号由小到大、后依实际交货期先后顺序”排列的本账期期间所有订单，具体订单要素包括店号/店别、档期、订单编号、验收单号、收货日、付款日、订单类型和含税金额。 在“含税金额”栏，退货订单金额、调成本订单金额和专柜货款金额均自动显示本公司系统金额；厂商对账人员只需逐笔输入每一张订单按本公司实际收货数量和确认单价（其中促销订单必须按促销单价）计算而得的含税货款金额，待全部录入完成后， 选择“检查金额后进入下一步”并点击“确定”可能出现两种情况：l 当厂商对账人员录入的该账期所有订单合计含税金额与本公司MIS系统合计含税金额的差异率在千分之二之内（含）时，则系统自动以孰小为准确认对账金额，并直接进入输入发票界面。l 当厂商对账人员录入的该账期所有订单合计含税金额与本公司MIS系统合计含税金额的差异率超过千分之二时，则系统提示“对账有误”；点击“取消”后，则返回输入订单金额界面，并且在“差异”栏显示输入金额有重大差异的订单“值偏高”或“值偏低”，提醒厂商对账人员重新检查计算并修改输入后，再选择“检查金额后进入下一步”直到可进入输入发票界面为止。 厂商对账人员选中“对账信息查询/打印”模块，选择“所属账期”，点击“GO”后，再选择“订单明细”，点击“打印明细”即可打印出“对账确认清单”，厂商须在每一页左下角加盖公章或财务专用章（其他章无效）。 当厂商对账人员录入的该账期所有订单合计含税金额为负数时，原则上等到下次进货可抵后再一起对账；但对多厂编厂商和不合作厂商必需对清时，可联系本公司对口账务会计在对账系统中处理。 月结10天以上的厂商必须提前15天、日结厂商及月结10天以下（含）必须提前7天进入本系统完成对账和发票输入工作，否则，系统会自动延期作为下一付款日的订单对账、付款。三、厂商及时开具增值税专用发票并在对账系统中及时输入发票、保存提交1、厂商依据第二、2条第款打印出的“对账确认清单”中“确认对账金额”扣抵左上角应扣月扣返利后的净额开具增值税专用发票。厂商选择抵扣返利后开票由双方在“市场推广服务协议书”中以选择“票折”支付方式确认。具体开票资料和开票要求如下： 本公司（购货单位）开票资料明细如下： 公司名称：江苏时代超市有限公司 公司地址：江苏省南通市外环东路12号 公司开户银行及账号：建行城东支行 32001642236059666966 公司纳税登记号：320601251878512 公司邮政编码：226007 公司电话增值税专用发票“备注”栏请注明：厂商编号（必须唯一）和已加盖公章或财务专用章“对账确认清单”的页码数。若未注明、注明不全或厂商编号超过两个及两个以上时，造成我公司无法作业，厂商因此无法及时取得货款的责任由厂商承担。 各厂商应尽量依“对账确认金额”扣抵应扣月扣返利后的净额开具一张增值税专用发票。若品项过多，无法在同一张增值税专用发票上列出明细时，请将明细填写在增值税专用发票销货清单上（加盖发票专用章）。但不同税率的品项必须分别开具在不同号码的增值税专用发票上。 本公司只接受订单厂商所开具的增值税专用发票，非订单厂商所开具的增值税专用发票本公司一律不接受。厂商的公司资料若有变更时，请通知本公司采购经理，以便更改厂商主档资料。 厂商开票人员完成开票作业后，请务必按新版增值税专用发票使用规定认真审核所开具的增值税专用发票有无本公司发票异常通知函中所列示的错误情形，如有所列错误，请立即作废该增值税专用发票，否则因此而导致贵公司结款时间滞后，不属本公司延期付款责任。2、厂商对账人员选中“对账信息商家对帐”模块，选择“所属账期”，点击“GO”后直接进入发票输入界面。界面左侧“税率表”为系统对账确认的本账期应开票含税金额，右侧“发票明细表”为需录入的实际开票明细要素，具体包括内容有：发票日期、发票区号、发票号码、税率、未税金额、税额和含税金额。厂商对账人员依据已开好的增值税专用发票录入所有发票的有关信息，主要有：l 发票区号：必须为10位纯数字且不能为空 l 发票号码：必须为8位纯数字且不能为空，不足8位系统自动在左侧补“0”l 含税金额：输入增值税专用发票中的含税金额，系统会自动计算出对应的未税金额和税额，核对税额如有尾差时，选择“+”“”对税额进行微调，直到与增值税专用发票中税额完全一致。点击“NEXT”继续输入下一张增值税专用发票，直到全部录入所有增值税专用发票，此时如出现红色“核对正确”字样，表示实际开具的增值税专用发票与对账应开票金额和税率完全一致，选择“点此保存”即可。此时厂商对账人员可进行下一账期货款的对账。3、全部发票录完后如在下方未有任何信息提示，你会发现左侧税率表中含税金额与右侧所有发票合计含税金额不一致。此时，请厂商对账人员重新检查数据录入或发票开具是否正确，发现错误后及时修改，直到出现红色“核对正确”字样，选择“点此保存”即可。4、如果厂商对账人员在输入发票保存之前发现之前输入订单金额有误，则可向本公司帐务会计申请取消之前所进行的对账步骤，退回输入订单部分重新开始对账，但如果输入发票已保存，则无法更改。5、对账人员选中“对账信息查询/打印”模块，选择“所属账期”，点击“GO”后，再选择“发票明细”，点击“打印明细”即可打印出“发票清单”，厂商须在每一页左下角加盖公章或财务专用章（其他章无效）。6、本公司账务会计在审核贵厂商提交的发票资料时，如发现增值税专用发票开具有错误或收到时已过期等异常情况，此时本公司账务会计将在系统中“取消”已保存的发票资料，厂商可重新开票并再次修改录入系统。四、厂商邮寄（或送达）增值税专用发票，本公司准时支付到期账款。1、厂商发票资料邮寄（或送达） 地址为：江苏省南通市外环东路12号（请勿将发票随货送至各卖场，否则发票遗失本公司概不负责）。厂商发票资料具体包括以下三项：增值税专用发票（含销货清单）已加盖公章或财务专用章的“对账确认清单”已加盖公章或财务专用章的“发票清单”2、月结10天以上的厂商请于付款日前八天之前（日结厂商和月结10天以下的厂商请于付款日前三天之前）将上款所述的全部发票资料邮寄或送达本公司财务处。以方便付款作业，若有延误导致作业不及时责任由厂商自行负责。3、厂商邮寄（或送达）本公司的增值税专用发票若因有误需开具红字增值税专用发票或退回作废重开时，厂商开具的红字增值税发票、重新开具的正确的蓝字增值税发票或已补盖章的增值税发票（均包括销货清单）未能在第四条第二款规定的时间前邮寄（或送达）本公司财务处，则该厂商的货款自动顺延至下个付款日付款。4、遇有厂商提供的进货增值税发票有错误时，本公司将会以“发票异常通知函”（附表五之1）传真告知贵厂商，随后将取得的税务部门出具的开具红字增值税专用发票通知单或错误发票连同“发票异常通知函”寄回贵厂商。5、每月10号（或25号）本公司准时支付厂商到期货款（遇周六和周日顺延到下周一），厂商可选择“付款信息付款查询”模块查询本公司付款时间。若超过5天厂商仍未查询到付款信息，厂商可以电话方式向本