工作分析方法和岗位说明书培训稿.ppt

工作分析和岗位说明书培训 光谷奥源科技股份有限公司2013 11 4 培训的主要内容 为什么要做工作分析什么是工作分析工作分析的过程和方法 职位说明书 的撰写 示例 1 为什么要做工作分析 培训的主要内容 4 管理者经常遇到的困惑 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 5 管理者经常遇到的困惑 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 6 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少工作人员 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 7 我们应该这样做 8 工作分析的概念 工作分析也称职位分析或岗位分析 它是对职位信息进行收集 整理 分析与综合 以确定工作岗位的目的 职责 任务 以及完成工作所需的技能 责任和知识的与方法 其主要成果是为组织内每项工作制定符合组织需要的工作说明书和工作分析报告 9 工作分析的内容 6W1H What 做什么 Where 在哪里做 When 何时做 Why 为什么做 Who 谁来做 1 2 3 4 5 ForWhom 为谁做 6 How 如何做 7 组织改进 职责优化 通过进行系统的工作分析 来理清组织中繁多的交叉职责 特别是这其中的重叠部分系统的工作分析还是一次很好的上下沟通的机会 使管理者有机会倾听下属的改进意见 推动对职位内涵的理解 通过实施工作分析并推广工作分析的成果 将有助于建立管理者和任职者对职位的共同理解 任职者的角度 管理者的角度 二者一致的认可 有力地支持人力资源的其他方面工作 工作分析是人力资源管理所有重要工作的基础 2 什么是工作分析 培训的主要内容 什么是工作分析 一个组织的建立最终会导致一批工作的出现 而这些工作需要由特定的人员来承担 工作分析就是与此相关的一道程序 通过对工作内容与工作责任的资料汇集 研究和分析 可以确定该项工作的任务 性质和相对价值 以及哪些类型的人适合从事这一工作 工作分析的过程主要调研完成工作的要求 周期和范围 并着眼于工作本身的特点 而不是工作者的状况 主要分析 A工作人员做何事 WHAT B如何做 HOW 工作分析的直接结果是职位说明书 工作分析基本术语 任务 指一项具体的工作 例 指派打印一份文件 岗位 指某人须完成的一组任务 有多少岗位就有多少人员 职位 是由许多相同的岗位所组成 这些岗位的性质 类别完全相同 完成工作所需条件也一样 工作分析主要内容 该职位的基本资料 包括职位名称 职等职级 直接上级职位 直接下级职位该职位的本职工作 用一句话说明该职位工作的最终目的 20字以内 该职位的直接工作责任 按照主次列出该职位各项直接责任 频率 重要程度 所占总业务量的比率 直接责任是指不管级别多高 都要自己亲自完成的工作最基层的工作人员也应该列出8条左右 工作分析主要内容 该职位的决策责任 说明该职位需要做哪些决定 几决定将产生的影响 该职位的任职资格 包括学历 经历 专业程度 能力 体力 证照等等 该职位的工作环境 工作地点 光线 卫生 危险性等等 其他内容和工作分析相关的其他内容 可根据实际情况填写 工作分析是什么 总而言之 一个了解任职者应该做什么工作 和为什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程 工作分析 工作分析的目的与作用 确定 修正组织机构及定编定岗 对工作岗位的设置进行重新检讨 确定员工编制之合理度 协助招聘与选拔 在招聘人员时可了解职位所需人员之资格 绩效考核 通过工作分析的大量信息的收集 分析 使绩效考核的结果更具客观性和针对性 录用 帮助新员工进入职业角色 提供薪酬评价标准 可按工作职责繁简核定其薪资高低 提供有关培训与管理发展的资料 可按其工作要求培训所需知能让员工了解工作性质 明确职责和权利 工作分析的目的与作用 那么工作分析在人力资源工作中是什么位置呢 工作分析获得信息之运用 工作分析中应注意的问题 分析职位而不是分析具体个人澄清任职者与其主管的不同角色防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与 双方同意工作分析过程中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款 工作分析绝对不是 一次对个人的分析 一次对人员任免 调整工资的分析 一次绩效评估 工作分析中应注意的问题 3 工作分析的过程和方法 培训的主要内容 本次工作分析对象 本次工作分析对象 公司所有人员 由公司人力资源部组织进行并监督过程 工作分析的原则 工作分析及撰写职位说明书的原则 客观真实 坚决实事求是 语言精确 杜绝模棱两可 表达简练 避免官话套话 内容全面 切勿以偏盖全 责任细化 不能泛泛笼统 精心细致 保证工作质量 工作分析过程 建立项目小组 1 公司建立工作分析的项目小组2 项目小组的组成及分工 一人 由公司总经理担任 一人 由人力资源部主管担任 若干人 各部门主管指定一人 项目组长 项目执行组长 组员 组员 组员 项目小组的职责 执行本小组工作分析计划 完成工作分析 撰写职位说明书 汇总职位说明书 编辑成册 接受公司人力资源部的指导与检查 项目小组的分工 组长 负责本公司工作分析的各项支持 执行组长 负责编写并执行本小组工作分析的工作计划 督导项目小组组员工作 组员 收集各项资料 调查问卷的下发与回收 和工作分析对象的联络及确认工作 资料回收后的汇总工作 职位说明书的编写工作 组织学习确定计划 各部门在接到通知后 须在2日内组织部门成员填写 职位分析调查问卷 并由执行组长组织所有组员学习 工作分析培训资料 结合本幻灯片 注意 此期要求各部门主管共同参加学习 第3日上交 职位分析调查问卷 执行组长提交到人力资源部 工作分析的方法 调查问卷法使用公司人力资源部统一的问卷由实际承担工作的人员主管填写工作分析小组人员进行总结分析 本次工作分析以调查问卷为主 好处 可以在较短的时间内收集到大量的信息工作日记法 工作分析人员 通过分析对象的上级收集或借用其 工作日记 工作日记的内容将是工作分析的重要参考 工作日记法由任职人员自己记录下每天活动的内容可作为工作分析的原始资料 工作分析人员 在 工作分析汇总 时参考 工作日记 关键事件法收集尽可能多的关键事件对关键事件进行归类 在 工作分析汇总 时作为参考 工作分析的方法 工作分析的方法 观察法分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式获得第一手的资料 使信息更加准确 本次工作分析 工作人员应少用或不用此方法 缺点 消耗时间长 往往所得信息不够全面 面谈 电话 法分析人员在得到书面信息后可以通过面谈或电话进行确认 工作分析问卷 如何填写工作分析问卷 1 收集与工作有关的背景资料 包括部门组织图 各部门职责 工作流程图及现有的职位说明书 组织图显示出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系 以及它在整个组织中的地位 它不仅确定了每一职位的名称 而且用相互联结的直线明确表明了向谁汇报 以及同谁进行合作 流程图可以说明现有的工作流程和在流程中的位置 现有的职位说明书 部门职责 或者有关工作的描述性文件 可以作为工作分析的重要参考 工作分析步骤 工作分析步骤 2 选择并确定需要分析的职位名称当需要分析的工作有很多但它们彼此又比较相似的时候 如果我们对他们所做的工作逐一进行分析 必然非常耗费时间 在这种情况下 选择典型的工作进行分析是十分必要的 同一个职位的多个岗位 担任相同职务的多个人 使用同一份职位说明书 例如 对相同工种的很多 生产工人 的工作分析 只需分析其中的一人或几个人 并形成一份共同的职位说明书 3 收集工作分析的信息由分析对象填写 工作岗位分析调查问卷 通过分析对象的上级收集或借用其 工作日记 必要的工作可以到现场观察 请分析对象写出或介绍其工作中的关键事件 面谈或电话确认相关信息 除 工作岗位分析调查问卷 外 其他方法视情况选择使用 4 汇总所有收集到的信息按照 工作分析问卷汇总表 汇总所有信息 汇总时如果有不能确定的项目 及时和其相关专业部门联系确认 工作分析步骤 工作分析步骤 5 同分析对象共同审查所收集到的工作信息通过工作分析所得到的这些信息 只有与从事这些工作的人员 以及他们的直接主管人员进行核对 才能避免出现偏差 核对工作有助于确定工作分析所获得的信息是否正确 完整 同时也有助于 工作分析人员 理解这些信息 此外 这也是一个审查和修改工作描述的机会 6 撰写职位说明书 工作分析的直接结果 职位说明书 工作分析的直接结果 一份完整的职位说明书应该包括 该职位的基本情况 名称 职等职级 所属部门 编制等等 该职位存在的价值和目的是什么 对该职位的要求有哪些要素 如规划 组织 审核 创新等等 如何定义该任职者的责任和权力 该职位需要和外部有什么样的互动关系 该职位需要使用什么设备仪器 需要什么证照 该职位的工作环境和工作地点怎样 该职位的上下级汇报关系如何 服务的相互关系怎样 这份工作需要什么样的素质 技能和经验的人担任 职位说明书的作用 员工的操作指南 公司的管理工具为以下活动提供信息 工作分析员工招聘绩效管理组织架构调整培训与发展 职位说明书的内容 内容包括 基本情况 职位名称 职等 直接上级 直接下级等等本职工作直接工作责任决策责任工作关系任职资格相关信息 如工作地点与环境 仪器工具设备 职位说明书格式 职位名称的确定 参照本职位的工作 进行概括 或按照惯例 参照公司以往的称呼 例如 总监 经理 主管 本职工作 着重于职位所需的最终结果它回答以下问题 为实现该职位责任 主要通过哪些领域获得最终结果 要用一句话 20字以内 直接工作责任 是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任 这个职位为公司整体目标的完成承担了什么 要求 按照主次顺序逐条填写 用词要精确 不能模棱两可 不要官话套话 不能有猜测性的语言 每条工作或责任要说明发生频率 次 日 周 月 季 年 重要程度 和占全业务总量 最基层的工作也应该有10条左右 直接工作责任 要求 原则性的责任应该包括关键动词 管理范围 影响范围 在什么条件下进行以及要达成的目标 直接工作责任 举例 1 严格执行库存现金限额 超出部分必须及时送存银行 不坐支现金 不得以白条抵库或挪用 2 严格审核付款凭证和审批手续 及时准确无误地办理各种应付款项 3 认真编制记账凭证 正确运用会计科目 要做到原始凭证齐全有效 记账凭证与原始凭证事项一致准确无误 4 等等 出纳员 决策责任 该职位要做哪些决定 要对下属的哪些工作或活动负责 所做的决定产生什么影响 注意 只有主管填写决策责任 非主管不用填写 也就是说没有下级的职位不用填写 最终结果主要活动提高下属的工作技能通过提供相应的培训与指导激励下属达到高绩效通过主持绩效辅导会议 为下属清楚地指明职业发展方向确保部门内高标准的工作通过监督工作进展 恰当地奖惩下属实现部门的工作目标通过制订良好的部门计划以符合公司的总体目标 并就部门与员工进行沟通 部门主管的决策责任 举例 职位说明书必须全面 部门预算与相关政府主管部门的关系人力规划招聘培训和发展人事管理 举例 人力资源部经理 部门主管的直接工作责任举例 制订部门的政策和程序 通过有效的计划和控制以求 效益的最大化 草拟 协调各相关计划和预算 确保本部门可以为公司的生产目标做出最大的贡献 审核 确定公司下达的任务安排 使本部门有效地执行议定的计划 并确保其运作的效率 招聘 激励本部门员工 并发展员工的能力 确保部门的工作目标顺利制订并与