第三章 工作分析.ppt

1 第三章工作分析 2 警察的任职资格拥护党的路线方针有良好道德品质大专或大专以上文凭年龄25岁以下通过国家公务员考试身体健康 某黑社会团伙成员的任职资格必须有命案当过兵或坐过牢者优先绝对服从命令年龄不限通过射击考试身手敏捷 开篇示例 官兵抓强盗的启示 3 内容提要 一 什么是工作分析 工作分析的意义何在 二 工作分析的核心环节是什么 三 如何进行工作分析 四 一个规范实用的工作说明书是什么样的 4 一 工作分析概述 一 工作分析的概念工作分析 也称职务分析 职位分析 岗位分析 JobAnalysis 是指获取并分析组织中某个特定工作职务的相关信息 以便对该职务的工作内容和任职资格等作出明确规定的过程 工作分析的成果是职位说明书 5 如何理解工作分析 回答两个问题 某一职位应该做什么 工作描述和 什么样的人来做最适合 工作规范 6 工作描述 一个具体化的过程 职位 职位使命和主要职责 职位职责的分解 4 0 1 0 2 0 3 0 1 1 1 2 1 3 1 4 2 1 2 2 2 3 3 1 3 2 3 3 3 4 4 1 4 2 4 3 4 4 4 5 7 具体化 即研究一个职位包括的具体工作内容和责任 着重对这一职位的工作内容及有关因素做全面的 系统的描述和记载 界定本工作与其他工作的差异 8 案例 如果你是麦当劳的卫生保洁员工作职责之一 保持大堂的清洁 请问 你对自己的这项工作职责是否清楚了 9 麦当劳的店铺检查表 C 大堂 3 检查纸巾及吸管箱 是否内外清洁 是否需要维修保养 是否有足够供应 4 检查大堂地下 有否垃圾 是否清洁 是否定时用地板保养剂溶液及热水拖地 是否每星期最少刷地一次 楼梯台级是否清洁 是否需要维修保养 墙脚是否清洁 是否需要维修保养 5 检查桌椅 包括儿童椅 是否底面清洁 请多留意缝隙 桌脚 凳脚等 是否需要保养 桌椅是否用不同抹布清理 抹布是否整洁地放在不显眼处 清理食物后 是否用消毒液 两加仑半用水配一包专用消毒粉 喷射处理桌面 7 检查垃圾桶 是否内外清洁 有否异味 是否维修 是否满袋 10 工作规范 提出工作人选的最低要求 工作规范要说明对承担某一项工作的员工在教育 经验 知识和能力等特征方面的最低要求 而不是最理想要求 11 二 工作分析的意义工作分析是人力资源管理的平台 工作分析 招聘选拔 培训开发 人力资源规划 绩效评价 工作设计 工作评价 薪酬管理 12 人力资源管理活动 技术 人力资源管理的环境 13 来自组织的反映 大家都缺乏职业意识 工作的权责不等 工作职责相互重叠 大家都在扯皮 招聘的职员无法胜任工作的要求 绩效评价缺乏统一明确的标准 主观性 随意性太强 因此只好流于形式 而无法真正发挥作用 分配不公正 大家工作情绪不高 甚至有怠工现象 工作分析的意义 14 我们的员工缺乏职业意识 缺乏规矩 我们的组织缺乏的是规范管理 缺乏基础管理 我们的社会缺少的是责任感和献身精神 我们缺什么 扎实的工作分析是职业意识 职业责任感的基础 15 二 工作分析的常规程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 确定用途 确定工作内容及其相关资料对于组织的用处 成立工作分析小组 专家 人力资源专业人士 搜集工作的背景信息 了解组织的结构 经营以及工作 选择需要被分析的典型工作确认和选择搜集工作内容及相关信息的方法 方法选择 为必要的和合乎逻辑的工作分析步骤安排时间表实际搜集工作分析信息 职位调查表 共同审查所获得的工作信息归纳总结出工作分析的必需材料和要素 核实工作描述 编写工作说明书修订工作说明书 形成最终的工作说明书 16 三 工作分析的常用方法 访谈法非定量问卷法定性方法观察法工作日志法职位分析问卷法PAQ功能性工作分析方法 FJA 定量方法关键事件法 工作分析的综合方法 需要多种方法的结合 17 1 访谈法及其类型 与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法 主要类型 1 个别访谈法工作之间有明显差别时使用 时间比较充分的情况下采用 2 群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用 18 访谈时提出的典型问题 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业执照 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 19 访谈法优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 20 2 观察法 观察法是指由分析人员实地观察员工的工作过程 记录分析有关数据 通常借用人的感觉器官 观察仪器或计算机辅助系统描述实际工作活动 并用文字 图表和流程图等形式表现出来 目前常用的观察方法有参与性观察与非参与性观察两种主要形式 所谓参与性观察是指观察者在所观察的活动中是正规的参与者 即观察者本人具有工作者和观察者的双重身份 通常观察者的身份是保密的 非参与性观察是指观察者不参加团体的活动 观察者只有一个身份 职务分析中通常用非参与性观察的方法 观察中分析人员应尽量避免引起被观察者的注意 防止干扰被观察者的工作 21 优点 工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求 适用 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如 装配线工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分较高的工作 处理紧急情况的间歇性工作 如 律师 教师 急救站的护士等等 22 让员工本人填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责 一种情况是设计出一张结构及其完备的问卷 问题主要由封闭性问题构成 要求员工回答是或者否 如果是 再注明在每件工作中所化的时间 另一种极端的情况下是完全设计成开放式问题 要求员工回答诸如 描述你的主要的工作任务 之类的问题 最好的问卷都是届于两者之间的 3 问卷法 23 问卷法优缺点 优点 能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 24 问卷法优缺点 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 25 职位分析问卷法是一种结构严谨的工作分析问卷 是目前最普遍和流行的人员导向职务分析系统 它是1972年由普渡大学教授麦考密克 E J Mcomick 珍纳尔和米查姆设计开发的 设计者的初衷在于开发一种通用的 以统计分析为基础的方法来建立某职位的能力模型 同时运用统计推理进行职位间的比较 以确定相对报酬 目前 国外已将其应用范围拓展到职业生涯规划 培训等领域 以建立企业的职位信息库 职位分析问卷法 PAQ PositionAnalysisQuestionaire 26 PAQ包括194个项目 其中的187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征 另外7项涉及薪酬问题 PAQ中的所有项目被划分为6个部分 第一部分 包括工人在完成任务过程中使用的信息来源方面的项目 第二部分 工作中所需的心理过程 第三部分 识别工作的 产出 第四部分 工作与其他人的关系 第五部分 完成工作的自然和社会环境 第六部分 其他工作的特征 27 PAQ项目分类 28 使用方法 1 计分方法 在应用这种方法时 职位分析人员要依据6个计分标准对每个工作要素进行衡量 给出评分 这6个计分标准是 信息使用程度 工作所需时间 对各个部门以及各部门内各个单元的适用性 对工作的重要程度 发生的可能性 以及特殊计分 2 使用PAQ时 用6个评估因素对所需要分析的职务一一进行核查 核查每项因素时 都应对照这一因素细分的各项要求 按照PAQ给出的计分标准 确定职务在职务要素上的得分 具体示例见下表 29 職位分析問卷範例 很重要 30 PAQ的实施程序 问卷法实施的一般程序包括 被调查者的选取 发放问卷 回收问卷 分析问卷及结果处理 一般有两种发放和回收方式 一种是现场发放 集中做答 现场回收 另一种则是先发送到各个部门 再另找时间做答 第一种方式的回收和做答效果最好 但操作时由于受时间 场地等诸多条件制约 往往较难实现 31 第二种方式最为常用 但操作时须注意 将问卷发放到各部门时 应首先召集各部门的各级主管进行动员和培训 培训内容包括调查目的 如何消除员工疑虑 常见问题及解答等 建议HR工作者带着主管人员先浏览整个问卷 然后由部门主管负责组织本部门员工集中填答 员工填完后 须交由主管审核签字 以确保数据的准确性 问卷回收后 HR工作者首先必须检查是否填写完整 并仔细查看是否有不清楚 重迭或冲突之处 若有 便需决定是否约此任职者或其主管进行面谈 以确认数据收集的准确性 32 职位分析问卷 PAQ 的优点 同时考虑了员工与工作两个变量因素 并将各工作所需要的基础技能与基础行为以标准化的方式罗列出来 从而为人事调查 薪酬标准制定等提供了依据 大多数工作皆可由5个基本尺度加以描绘 因此PAQ可将工作分为不同等级 由于PAQ可得出每一 或每一类 工作的技能数值与等级 因此它还可以用来进行工作评估及人员甄选 PAQ法不需修改就可用于不同组织 不同的工作 使得比较各组织间的工作更加容易 也使得工作分析更加准确与合理 33 职位分析问卷 PAQ 的缺点 1 由于问卷没有对职位的特定工作进行描述 因此 职位行为的共同性就使得任务间的差异较模糊 2 可读性不强 只有具备大学文化水平的人才能理解其中的项目 使用范围产生限制 3 花费很多时间 成本很高 程序非常繁琐 187 5 935个评定过程 34 4 工作日记法 一般由工作者本人按标准格式 及时详细地记录自己的工作内容与感受 然后在此基础上进行综合分析 优点 可以准确地了解工作的实际任务和在体力 知识 经验等方面对任职者的要求 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 35 FJA由美国训练与就业署开发 FJA所依据的假设 每一项工作的功能都反映在它与资料 人和事三项要素的关系上 故可由此而对工作进行分析 做法 从资料 数据 信息 人和事三个方面分析 评估一项工作 并对这项工作在每个方面所涉及的事项的按重要性排序 数值越小 等级越高 数值越大 等级越小 各项工作都可以得出数值 由数值决定薪酬 待遇 5 功能性工作分析法 FJA Functionaljobanalysis 36 1 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 说明工作的复杂程度P1692 普通教育水平 GED 分6个等级3 具体职业培训 SVP 分9个等级4 体力 PA 分8种类型5 兴趣 适应工作的职业兴趣6 性格因素 与职业对应的性格 功能性工作分析方法应用实例 37 生产总监的资格要求教育水平GED 6职业培训 SVP 8体力 PA S56兴趣 265性格 459711环境条件 EC5 功能性工作分析方法应用实例 38 6 关键事件记录法 关键事件法是一种工作分析的方法 主要任务是确定关键的工作任务以获得工作上的成功 弗拉纳根认为 Flanagan 1954 关键事件记录法要求观察者清楚地制定工作的任务和目标 并要求对工作人员进行定期观察 从而在进行6 12个月的观察基础上写出有效和无效工作行为的工作分析报告 因此要对主管 同事 下属和顾客就观察者观察到的工作的关键要求进行面谈 关键事件法的目的是识别关键的工作任务和任职资格 39 关键事件记录法的优缺点 优点 能找出使有效行为和无效行为产生区别的因素 有效绩效是指这样一种工作行为 当你看到它发生时 你希望所有员工在相似环境中会采取同样的行为 无效绩效 是指这样一种工作行为 如果它在特定环境中重复发生或仅发生一次 就会使你怀疑员工个人的能力 缺点 花费很多时间 人力和物力 费用比较高 40 四 职务说明书 职务说明书是工作分析的成果 它包括两个部分工作描述 又称工作说明 说明有关工作的特征 解决 某一职位应该做什么 的问题工作规范 又称任职说明 说明对从事工作的人的具体要求 解决 什么样的人来做最适合 的问题 41 工作描述是关于一种工作中包含的任务 职责以及责任的目录清单 工作描述的基本内容包括 1 工作描述 AccountabilityStatements 42 清楚 工作描述应当清楚地描述出职位的工作情况 不能与其它工作描述分不清 指明范围 在界定职位时 要确保指明工作的范围和性质 还要把所有重要的工作关系也要包括进来 专门化 选用最专门化的词汇来表示 1 工作的种类 2 复杂程度 3 技能要求程度 4 可能出现的问题的标准化程度 5 任职者对工作的各方面所负的责任大小 6 责任的程度与类型 运用表示动作的词汇简单化 最后 检查一下工作说明书是否囊括了工作的所有基本要求 问问你自己 如果一位新员工读了这份工作说明书 他或她对这份工作是否会有所了解 工作描述的原则 43 履行职责书写的不良格式 X负责预算工作 X负责培训工作 X负责仓库保管工作 X负责保卫工作 44 履行职责书写的正确格式 准备 监督和控制 制订和实施 部门年度预算 培训计划和方案 以保证开支符合业务计划要求 以确保管理者及员工掌握必要的技术和经验 以取得出色业绩 动词 做什么 对象 对什么 对谁 结果 什么结果 与人力资源部门配合 有计划地培训 训练 所属人员 以提高其工作能力和素质 妥善存储 整理及保管 所有待销的商品 以确保出仓商品的优良质量 45 职位名称 维修技师工作概要 负责在一定工作区域内运转的所有机器设备的维护和修理工作 其中包括公司车辆 销售设备以及工作场所中所使用的机器设备的养护服务 关键职责一 40 设备保养 保持对机器设备所做保养的所有记录 根据保养时间要求更换零部件以及添加润滑剂 定期检查机器设备上的量器和负荷指示器 以发现可能表明设备出现问题的不正常现象 根据要求完成非常规性保养任务 还有可能包括对执行维护任务的操作工进行有限监督和培训的任务 关键职责二 40 设备修理 要求对设备进行检查并提出报废或修理某一零部件的建议 如果设备需要被修理 则需要采取任何必要的措施来使该零部件恢复正常工作 其中包括使用各种手工工具和设备来对该零部件进行部分或者全部的重组 最主要的是内燃机和水压机的全面大修以及故障排除 工作描述举例 维修技师 2 1 46 关键职责三 10 测试与批准 确保所有要求完成的保养和维修工作均已完成 并且必须是按照设备生产商所提供的说明书来进行的保养和维修 批准或否决某设备已经达到在某工作中被使用的条件 关键职责四 10 库存保持 保持设备保养和维修所需要的库存零部件 负责以最低的成本采购令人满意的零部件 非关键职责上级分配的其他任务 工作描述举例 维修技师 2 2 47 2 工作规范 任职资格 是一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识 技能 能力以及其他特征的一份目录清单 包括人们的工作经验 知识 能力 态度 素质等解决 什么样的人来做最适合 的问题 48 工作规范的意义 它向我们显示了 什么样的人可以被录用来从事此项工作 对于招募来的人应当进行哪些方面的素质或者能力测试 任职资格可以提供关于做好该工作所需的知识和技能的信息 从而为分析从事新工作的雇员的培训需求提供了前提 这有利于提高整个培训活动的效果和效率 任职资格对于确定企业的人力资源需求 特别是人员需求的质量 做好人员规划也有十分重要的意义 指明承担这项工作的人员必需具备的知识和能力 也便于职业生涯规划 49 举例 工作说明书样本 工作分析的评价 对工作分析的评价 可以通过对工作分析的信度 效度与成本收益的权衡 来说明 工作分析的信度 是指不同的工作分析人员对同一个工作的分析所得到的结果的一致性和同一个工作分析人员在不同的时间对同一个工作的分析所得到的结果的一致性 工作分析的效度 是指工作分析结果的精确性 这实际上是将工作分析结果与实际的工作进行比较 工作分析的成本效益权衡 工作分析 工作越细致 所需要花费的成本就越高 51 工作说明书的监督与审查 将一个新员工填补到工作岗位上的时候 当生产的产品或产出发生重大变化时 当新设备 新方法或新程序被引入工作场所时 当工作单位出现重组时 在开始执行新的薪资制度的时候 当工作被赋予新的职责的时候 至少每年一次由人力资源管理人员负责在正式绩效评价之前的60天 52 谁需要它 职位说明书的作用 53 中外运 敦豪国际快件公司招聘广告 例 工作分析在招聘中的运用 54 职位名称 人力资源经理 分公司 职责 确保所有的人力资源战略和政策都能够与公司的业务发展相匹配 确保对员工进行有效的培训以提高员工的质量 通过对下属的甄选 培训 激励以及开发确保他们能够胜任当前以及未来的职责 任职资格 大学及大学以上教育程度 人力资源领域五年以上工作经验 两年管理经验 对国家政策和规章制度有全面了解 良好的英语和计算机应用能力 中外运 敦豪国际快件公司招聘广告 1 55 职位名称 销售经理 分公司 职责 通过有效的销售活动确保公司的销售目标能够达成 确保将公司的销售战略和政策传达到所有的销售代表并且进行跟踪 通过培训和激励合适的销售人员来确保销售代表达成最优的绩效 任职资格 大学及大学以上教育程度 销售领域五年以上工作经验 两年管理经验 优秀的沟通技巧和人际关系能力 良好的英语和计算机应用能力 中外运 敦豪国际快件公司招聘广告 2 56 小结 工作分析的概念工作分析的流程工作分析方法 6种工作说明书 工作描述 工作规范 57 问卷填写的讨论 大约多长时间填写完问卷 八个项目中哪个项目填写最难 为什么 填完问卷后你对你的工作有新的认识吗 58 员工的基本职能 DPT 59 信息通过观察 调研 解释 具体想象和心理创造 对数据 人 物获得的资讯 知识和感念 书写时以数字 词语 符号形式出现 其他数据为思想 概念和 口头表达 功能性工作分析方法应用实例 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 60 0 综合 把对数据的分析进行综合 以发现事实和 或建立知识 概念或解释 1 协调 以对数据的分析为基础 来确定操作或行动的时间 地点 顺序 执行决定和 或报告发生的事件 2 分析 对数据进行检查和评价 并参照评价结果提出替代行动建议 3 汇编 积累记录下来的资讯进行信息分类 功能性工作分析方法应用实例 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 61 4 计算 进行算术运算并据此报告 5 抄录 转抄 登录或公布数据 6 比较 对比标准解释易于观察到的数据 人和物的功能 结构或组成上的特征 7 没有使用 8 没有明显的关系 功能性工作分析方法应用实例 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 62 人0 咨询 与个人交往 根据其品格 个性 人格给他们忠告 咨询和指导 以使他们可依照法律 规律 原理等解决问题 1 交涉 与他人交流思想 资讯和意见 以使制定方针政策 工作计划和 或共同决定 结论或解决办法 功能性工作分析方法应用实例 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 63 2 教学 通过说明 示范和有指导的实习给别人以知识或技能 依据科学 技术提出建议 3 指导 对一组工作人员确定或解释工作步骤 给他们安排具体工作任务 使他们维持协调的工作关系并提高工作效率 4 娱乐 使他人娱乐 功能性工作分析方法应用实例 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 64 5 说服 影响他人采用某种产品 服务或接受某种观点 6 讲话 与人讲话或发出讯号 以传达或交流资讯 包括给助手安排工作或发出指示 不包括日常交谈 7 服务 照顾人或动物 以满足他们的需求 包括明确或含蓄的愿望 8 没有明显的关系 功能性工作分析方法应用实例 工作职能与数据 人和物的关系 DPT 65 功能性工作分析方法应用实例 66 教育水平6级推理能力1 会应用逻辑的或科学的思考于广泛的理论和实际问题 2 会运用非文字的符号 公式 方程式 图象等 于最困难的场合 3 会处理各式各样抽象的变量 理解最深奥的概念 功能性工作分析方法应用实例 67 教育水平6级数学能力1 会应用高等数学和统计技术 2 会应用许多理论的数学概念 3 会创造性地运用数学方法解决问题 功能性工作分析方法应用实例 68 具体职业培训程度的估算水平时间1短期示范即可230天以内 超出示范的任何形式330天以上至3个月43个月以上至6个月56个月以上至1年 功能性工作分析方法应用实例 职业能力培训 SVP 69 职业培训分类与折算1 大学的学位教育 每2年折算1年的职业培训 2 研究生教育 每1年折算1年的职业培训 3 职业学校 按实际授课或操作