第六章 公共部门的工作分析与职位评价.ppt

第六章公共部门的工作分析和职位评价 工作分析职位评价是整个人力资源管理和开发的基础 公共部门要实现公职人员的合理配置 除了了解公职人员的个性特点外 还应充分了解公共部门工作岗位的特点 这样才能做到人和事的最佳结合 而要了解各项工作的特性 就要进行认真的工作分析和工作评价 一 工作分析与职位评价概述1 工作分析及其基本概念所谓工作分析是搜索与某一特定工作相关的信息 并确定这一工作所包括的任务及工作承担者成功地完成工作的所需要的技能 知识 能力和责任的活动 工作要素工作中不能再继续分解的最小动作单位 任务 Task 为达到某一特定目的而进行的一项活动 职责 Duty 它是指一个人担负的一项或多项任务所组成的活动 职位 Position 是由部门在一定时期内要求公职人员完成的一项或多项职责所构成 职系由工作性质和特征相同或充分相似 而责任轻重和繁简难易程度却不同的一些职位所构成的系列或群体 职系由工作性质和特征相同或充分相似 而责任轻重和繁简难易程度却不同的一些职位所构成的系列或群体 l工作描述 JobDescription 即有关工作性质及特征的书面说明 描述的内容包括工作识别 工作职责 工作条件等 l工作资格 JobSpecification 又称任职资格 是指担任某一工作的人员所需要具备的最起码的资格条件 包括知识 技能 学历 个性 体格等 l工作评价 JobEvaluation 它是指采用一定的方法对部门中各种工作的价值评判 2 工作分析 职位评价的作用 1 工作分析和职位评价是人力资源规划的基础2 有助于选拔和任用合格人员3 为绩效评估提供了标准和依据4 有助于薪酬公平给付5 有助于设计有针对性的员工开发计划6 有利于确保公职的安全和健康7 有利于人力资源开发与管理的整和功能的实现 二 工作分析的内容与类型 1 工作分析的前提 部门图 所谓的工作和职位都是指特定的部门的 部门图的编制就成为工作分析和职位评价的前提 所谓部门图就是描述和说明某一时期部门结构的图表 就其形式来讲 由五方面构成 1 部门所设的部门 2 部门的指挥线 3 各部门负责人 4 每位员工在部门中的地位 5 向哪一位上级负责 2 工作分析的内容工作分析的内容 基本上包含三部分 一是对所有工作及其关系给予完整与正确的说明 二是对某一工作所包含的全部内容给予完整与正确的说明 三是对胜任该项工作的资格条件给予说明 其中第二部分是工作分析最重要的内容 有人把工作分析的范围概括为 7W 1 谁来做 Who 2 做什么工作 What 3 何时去做 When 4 在何地做 Where 5 如何做 How 6 为什么做 Why 7 为谁去做 ForWhom 工作分析的内容取决于工作分析的目的和用途 有的工作分析是为了规范新工作的内容 有的是为了对现有工作进行调整 从而制定合理的奖惩制度 还有的是为了改善工作环境 提高绩效水平 不同的公共部门要做的工作不同 自身的部门特性也不同 因此工作分析的内容和侧重点不同 但一般意义上说 每一项工作分析都包括两方面的内容 一是工作描述 二是任职说明 3 工作描述工作描述应当具体说明工作的特点和环境背景 主要解决工作内容和特征 工作责任和权利 工作目的和结果 工作标准与要求 工作岗位与条件 工作流程与规范等问题 工作描述包括工作内容的描述和工作背景描述 1 对工作内容的描述广泛层次上的工作内容是指工作的职责和职能 即该职位上公职人员的主要责任范围 2 对工作背景的描述主要包括 报告关系 即该工作在工作部门结构中的地位 也就是说处于哪个层级系统 上下级部门分别是哪些 监督关系 即该工作在部门中所需要接受的监督及进行监督的性质 内容等 职权 即该公职人员在完成该项工作时拥有多少职权 工作条件和物理环境 即工作地点的温度 光线 湿度 噪声 安全条件 地理位置等 社会环境 即工作群体中的人际关系 聘用条件 即公职人员在该部门中的有关工作安置情况 包括工作时数 工资结构 支付工资的方法 福利待遇 该工作的晋升机会 工作的季节性 进修的机会等 例如 海关总署办公室机要处公文管理副主任科员的工作描述 4 任职说明任职说明 又称职务要求 它从事某项职务的公职人员所必须具备的一般要求 生理要求和心理要求 1 一般要求 主要包括 年龄 性别 学历 工作经验 2 生理要求 主要包括 健康状况 体力 运动的灵活性等 3 心理要求 观察能力 记忆能力 理解能力 学习能力 性格 爱好 态度 事业心等 5 工作说明书工作分析的最终目标 是要形成一份准确详尽的工作说明书 即描写某一职位的工作内容 职责 工作环境及任职条件的书面文件 一般说 工作说明书是工作描述和任职说明的综合 包含了工作认定 工作摘要 工作关系 职责 职位权 工作条件 任职资格等项内容 有的工作说明书还包含了绩效标准 三 工作分析的程序与方法程序 工作分析是对该项工作做出全面评价分析的一个过程 这个过程可以分成六个步骤 1 确定工作分析目标 2 组成工作分析小组 3 选择分析对象 选择其中具有代表性的职位进行分析 4 搜集与工作有关的信息 5 相关人员审查搜集的信息 6 编写工作说明书和工作规范 方法 1 资料分析法2 工作实践法3 现场观察法4 面谈法5 问卷调查法6 工作日志法 1 资料分析法就现有的一些文件资料 如责任制文本等对工作的任务 责任 权利 工作负荷 任职资格等 都有粗略描述的 可以从中提供许多有用的信息 另外通过作业统计 对每个公职人员的出勤 工作负荷 工作质量的统计 对工作内容可有更深的了解 人事档案则可提供任职者的基本素质材料 如性别 年龄 文化程度 专业技能等 2 工作实践法就是工作分析人员亲自从事所需要研究的工作 由此掌握工作要求的第一手材料 这种方法的优点是可以准确了解工作实际任务和在体力 环境 社会方面的要求 缺点是工作分析人员由于自身拥有知识和技能的局限性 运用范围极为有限 它只适用于那些短期内可以掌握的工作 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 3 现场观察法是指工作分析调查人员在工作现场运用感觉器官或其他工具 在不影响被观察者正常工作的条件下 观察公职人员的工作过程 行为 内容 特点 性质 工具 环境等 并对结果记录下来 从而获得信息的一种方法 4 面谈法是人力资源管理热人员就某项工作与从事该项工作的公职人员个人或小组 或上级主管 或过去的在岗人员就工作内容或要求进行交流与讨论 5 问卷调查法根据工作分析的目的 内容 事先设计好工作问卷 由被调查者填写 然后分析人员根据回答 来确定工作的重要性 执行的难以程度 从而形成对工作分析的描述信息的一种工作分析方法 6 工作日志法要求任职者将一天中所从事的工作活动如实地记录下来 然后由分析人员根据工作日志的内容来对工作进行分析 职位评价的方法职位评价就是在工作分析的基础上 依据工作分析所搜集的资料信息 对职位 相对价值 进行分等排序的过程 职位评价的方法一般包括 1 排列法2 分等法3 评分法4 因素比较法 排列法将部门内所有职位按责任轻重 复杂程度等因素 由高到低排列出来进行评价的方法 其主要程序是 确定标杆职位 排列其余职位 职位分级 2 分等法就是将职位分成若干等级 然后早每一个等级内选出一至两个关键职位 并附上工作说明和规范 接着评估每一职位 逐一与各级的关键职位相比较 相似的编为同一等级 最后排列出各等级的高低 也称分类法 其程序是 按职位内容进行分类 确定等级数量 确定评价职位重要程度的基本因素 明确等级定义 评价和分等 3 评分法首先依据工作内容的特点确定出所有职位共同的评价因素 然后度量出每项因素对于被评价职位的重要程度和价值 并以分数形式记录下来 以便计算总值和相互比较 每一职位的总分数就是该职位的价值指标 以此作为核定薪酬的标准 4 因素比较法以多个因素为参照系 依次以每个因素为基础来进行多次比较 形成职位评价结果然后将评价结果数值化 得出每一职位的总分 其常用的因素有 智力条件 生理条件 技能条件 职责条件 工作环境等 程序是 选择职位标杆 按因素排列标杆职位 给各因素排列标杆职位 给各因素分配薪资待遇 比较上面两次排列的结果 排列其他职位 案例 这样调动业务干部合理吗 老赵是某区教育巨秘书长的专职档案管理员 十几年来 一直负责全局的档案工作 它经验丰富 每年要完成270卷的文书档案组卷量 并对56个基层单位的业务工作进行指导 老赵热爱本职工作 刻苦钻研业务 每年的归档工作都有新招 使局机关和基层单位的文书档案工作走上了规范化轨道 老赵具有档案管理馆员的中级技术职称 成为全区唯一具有馆员职称的工作人员 老赵除了管理本局的文书档案外 还兼任了局机关的支部书记和工会主席职务 年初 该局基层单位 少年科技指导站的党支部书记职位空缺 局领导没有征求业务主管部门和个人意见 就将老赵调到了少年科技指导站任支部书记 平调 它感到很突然 向领导表示自己的特长是档案管理 担任专职的支部书记似不大合适 希望领导考虑 局领导并未采纳老赵的意见 在此情况下 最后老赵还是服从了组织调配 由谁接替老赵的工作 一时找不到合适的人选 于是局领导临时调某校的语文教师小张老师接替老赵工作 小张来后 听了一下科领导的情况介绍 情绪就不高 过几天就说头痛不适应 要求返回原单位 无奈局领导又将另一个学校的文书档案管理员小许调来 小许虽然在学校是管理文书档案的 但学校档案与这里的档案相比内容单一 门类简单 对工作环境由简单转向复杂一下子适应不了 经常不是找不到文件 就是找不到