VKFS-QP-PR04工程采购管理程序.doc

佛山市万科置业有限公司FOSHAN VANKE PROPERTIES DEVELOPMENT CO., LTD.工程采购管理程序编号：VKFS-QP-PR04版号：A/0页码：第 9 页 共 9 页工程采购管理程序编制梁慧玲日期2008-7-22审核许焰林日期2008-8-15审核日期批准唐激杨日期2008-9-1修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 流程要素1.1. 流程目标：确保采购的工程产品或服务符合集团及区域规定的采购要求，提高采购效率。1.2. 流程主要责任部门：采购管理中心1.3. 流程关键业绩指标（KPI）：流程KPI责任部门/岗位数据来源采购及时完成率采购管理中心部门季度考核指标目标成本达成率采购管理中心部门季度考核指标工程、材料验收一次合格率采购管理中心PDC平台信息反馈1.4. 流程关键点：流程关键点关键点说明备注执行采购计划参见5.1.保证及时完成采购供应商评审参见5.2.4.保证采购达到成本要求，所采购产品符合要求评标、封样参见5.2.5.合同条件约谈参见5.3.保证采购达到成本要求2. 适用范围佛山公司所开发项目的工程施工、监理/咨询服务和材料设备供货（含甲指乙供）等工程类采购业务。3. 术语和定义3.1.工程采购：用于工程的材料、设备，以及监理、施工、勘察服务的采购。3.2.供应商：为工程供应材料、设备的供应商；负责施工的承建商及分包商；以及提供监理、勘察等工程服务的专业单位的总称。3.3.采购决策小组：总经理、片区总经理、工程及采购管理部经理、成本管理部经理、项目经理部经理(如涉及该项目)。3.4.零星采购：指不具备招标条件且单项采购金额小于等于三十万元的采购。3.5.集中采购：由集团总部深圳区域佛山公司采购部门负责为保证品质、控制成本、提高效率而进行的采购，一般每种产品或服务确定12家长期合作伙伴，签署集中采购合作协议，协议期不少于1.5年，协议内规定相关产品和服务的范围及单价，还包括合同范本，在协议期内一线公司均直接与集中采购的长期合作伙伴按照协议内的产品范围、合同范本及单价签署采购合同。4. 职责权限4.1. 采购管理中心4.1.1. 负责建筑材料市场调研、信息收集。4.1.2. 负责供应商管理。4.1.3. 负责组织项目经理部、成本管理部、设计管理部确定、更新采购计划。4.1.4. 负责经办单笔金额超过三十万元的工程或材料的招标采购。4.1.5. 负责落实集团、区域集中采购协议。4.1.6. 负责公司集中采购的招标（续约）。4.1.7. 负责经办除政府备案合同以外的协议、合同签署。4.1.8. 负责组织设计管理部进行样板评审、封样。4.2. 成本管理部4.2.1. 负责编制报价要求、工程量清单。4.2.2. 负责编制招标文件中的计价标准、付款方式、结算方式等经济条款。4.2.3. 负责目标成本的预测或编制标底参考造价。4.2.4. 负责审核采购方案。4.2.5. 负责评审经济标。4.3. 设计管理部4.3.1. 负责提供工程采购用图纸。4.3.2. 负责确定设备材料样板的建筑性能、效果。4.3.3. 会同采购管理中心进行样板评审、封样。4.4. 项目经理部4.4.1. 负责组织编制、更新项目开发作业计划，其中包括项目工程采购计划。4.4.2. 负责组织确定工程采购的技术及质量要求、汇总及填写工程采购技术要求及质量要求。4.4.3. 负责经办单笔金额小于等于三十万元的工程或材料的零星采购。4.4.4. 负责工程采购合同履行。4.4.5. 负责供应商履约评估。4.5. 采购决策小组4.5.1负责采购方案审批。4.5.2负责议标采购、直接委托采购申请审批(其中质量监督检验、安全监督、燃气、有线电视、用水、用电、电信、移动电话、邮政等直接委托政府授权或市场垄断的单位的，以效率优先，无须经过采购申请审批)。4.5.3负责合同条件约谈记录审批。4.5.4负责定标审批。4.5.5负责合同签署审批。5. 工作程序5.1. 编制项目工程采购计划5.1.1. 项目经理部负责编制、更新项目开发作业计划，其中包括项目工程采购计划，按公司计划发布程序，以总经理办公室正式发布为准。5.1.2. 项目经理部负责每月20日前向采购管理中心提交下月采购需求。5.1.3. 采购管理中心根据项目经理部提交的采购需求，于每月30日前组织组织项目经理部、成本管理部、设计管理部召开采购例会，确定下月采购实施节点计划，修正项目工程采购计划。5.2. 工程或材料招标采购过程：5.2.1. 设计管理部按照项目开发作业计划时间向项目经理部、成本管理部、采购管理中心提交采购用图纸并确定设备材料样板（材料设备样板应由拟邀请投标单位或合格供应商提供）。5.2.2. 项目经理部根据设计管理部提交的图纸和样板要求编制工程采购技术要求及质量要求，经项目经理部经理或以上领导邮件批准后作为工程采购依据，并按照项目开发作业计划时间要求发采购管理部。5.2.3. 成本管理部根据图纸和工程采购技术要求及质量要求，按照项目开发作业计划时间要求编制经济标书报价要求，并制定采购目标成本或编制标底参考造价。如采用清单招标方式，还须编制工程量清单及报价统一格式明细。5.2.4. 采购管理中心负责评审潜在供应商，从供方名录中邀请供应商参与投标，供应商评审按工程供应商管理程序要求执行。5.2.5. 采购管理中心负责编制采购方案、合同样本、招标文件等采购信息，进行招投标操作，组织评标，编制评审报告，根据综合评审法评定中标单位，封样以及办理中标通知书。招标采购工作按工程招标采购作业指引以及工程采购封样作业指引要求执行。5.2.6. 合同签署按工程合同管理及交底作业指引要求执行。5.3. 工程或材料零星采购过程：按工程议标、直接委托作业指引要求执行。5.4. 计划外紧急且金额30万的应招标而未能招标项目执行5.3.项采购过程，经办部门为采购管理中心。具体按工程议标、直接委托作业指引要求执行。5.5. 集中采购5.5.1.集团、区域集中采购5.5.1.1.采购管理中心在接到总部/区域签署战略协议后一周内，向各项目部发送集中采购协议通知，并在通知中更新集中采购清单。5.5.1.2.采购管理中心在集团/区域集中采购合同履约完毕后组织项目经理部进行履约评估，并将结果反馈至集团/区域。5.5.2.公司集中采购5.5.2.1.采购管理中心通过招投标或议标、直接委托采购方式确定中标的工程供应商，操作方法参照工程招标采购作业指引或工程议标、直接委托采购作业指引，并与之签署区域集中采购、公司集中采购合作协议。5.5.2.2.协议签署后一周内，向各项目部发送公司集中采购通知，并在通知中更新集中采购清单。5.5.2.3.公司集中采购协议期满前一个月，供应商提交续约申请，采购管理中心组织完成履约评估，供应商履约合格，经采购管理中心对相应产品的市场价格、市场竞争、替代产品进行分析后，认为适宜续约的，采购管理中心提交书面报告，经采购决策小组批准后，可以通过直接委托方式续标确定公司集中采购的工程供应商。5.5.3.公司集中采购协议的终止5.5.3.1公司集中采购协议期满，协议自动终止。5.5.3.2公司集中采购供应商违反合作协议或合同内容，符合协议内关于万科有权单方解除协议的条件或双方协议接触协议，由采购管理中心提交报告，报采购决策小组审批通过解除公司集中采购合作协议。5.6. 合同履行5.6.1. 合同履行具体按照项目工程管理程序执行。5.6.2. 供应商管理及评审由采购管理中心具体按照工程供应商管理程序执行。5.6.3. 履行合同过程的工作、验收、移交工作由项目经理部具体按照项目工程管理程序执行。5.7. 工程采购方式5.7.1. 采购范围界定参照工程采购方式及类别分判作业指引执行。5.7.2. 项目经理部与采购管理中心执行采购方式应参照工程采购方式及类别分判作业指引、工程招标采购作业指引、工程议标、直接委托采购作业指引执行。5.8. 非在建项目的工程采购由采购需求提出部门履行项目经理部职责。6. 支持性文件6.1. VKFS-QP-PR05工程供应商管理程序6.2. VKFS-QP-PR06项目工程管理程序6.3. VKFS-WI-PR007工程招标采购作业指引6.4. VKFS-WI-PR008工程议标、直接委托采购作业指引6.5. VKFS-WI-PR006工程采购方式及类别分判作业指引 6.6. VKFS-WI-PR009工程采购封样作业指引 6.7. VKFS-WI-DC006工程合同管理及交底作业指引 6.8. 权责手册7. 相关记录7.1. VKFS-QR-PR04-001月度