证券公司证券公文管理须知PPT课件.ppt

证券公文管理须知 1 意义 贯彻落实公司08年7月1日印发的 江南证券有限责任公司公文处理管理办法 进一步促进公司公文处理工作的规范化 制度化 科学化 提高公文的处理效率规范公文格式 实现公文标准化 提高公文写作质量完善公司周动态制作 进一步认识动态制作的重要性 2 目录 第一章公文规范化处理第二章公文写作基础 3 公文是指机关 团体 企事业单位根据各自的职权范围 隶属关系制法的具有法定效力和规范体式的文书 公文规范化处理指公文的办理 管理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 根据公司的实际情况 现重点介绍 收文 发文 签报制度 第一章公文规范化处理 4 收文 收文是指对收到公文的办理过程 一般包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 归档等 是行政文秘的重要工作之一 凡送公司公文 从发文对象中可阅 均由行政部统一签收 拆封 登记 分办 5 收文 径送有关部门办理的公文 包括参加会议自带回来的公文 有关部门应按程序先送行政部登记 分办后再办理 除公司领导交待的外 未经行政部登记 分办的公文 有关部门一般不直接办理 应交行政部登记后办理 6 收文 各部门 各营业部要明确专人或兼职人员负责文件 信函等的传送 管理等工作 需要办理的公文 行政部负责人应及时提出拟办意见 尽快送公司领导批示后再交有关部门办理 对内容涉及几个部门的公文 应确定主办部门 紧急公文 应提出反馈时限 7 收文 承办部门要抓紧办理 不得延误 推诿 对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的 应及时退回行政部并说明理由 对重要公文 紧急公文 有时限公文 行政人员应当跟踪督查催办 一般公文应当定期督查催办 防止延误 漏办 8 发文 发文工作一般包括公文的草拟 审核 签发 缮印 用印 登记 分发等 以公司名义印发的公文 按业务归口由经办部门负责拟稿 部门经理审阅并签字 内容涉及几个部门业务的 经办部门要主动与有关部门协商 会签后由行政部秘书核稿 行政部负责人签字后 送公司领导签发 9 发文 审核文稿要层层把关 重点为 是否需要发文 是否符合党的方针 政策及国家的法律 法规 与已发文件有无相互矛盾 抵触 提出的措施 办法 要求是否明确具体 有无含混不清 自相矛盾或难以执行之处 涉及有关部门的问题 是否已协商 行文是否规范 文字表述是否准确 简炼 标点是否正确 文种是否恰当 10 发文 行政部对公文体例格式 主题词标引和文字表述负责进行规范 文件发送范围 份数由经办部门提出 行政部规范 发送部分单位的公文 经办部门要列出具体单位 行政部核稿时 如发现不符合办文程序 内容有不妥之处的文件 应主动与经办部门协商 经办部门要积极配合 及时提出修改或处理意见 11 发文 公司副总裁及以上人员具有文件签发权 其他任何部门和个人不具备对外发文权 公文经公司领导签发后 由行政部按公文性质和发文先后统一标号 缮印 分发 12 发文 按文件内容重要程度可大致分为红头文件与普通文件 红头文件必须走OA系统中的发文流程 统一到公司行政部编号 缮印 用印 普通文件可走重要事项申报流程或用印流程 13 发文 红头文件一般由眉首 主体 版记三部分组成 具体格式见范本 14 发文 眉首部分由发文机关标识和发文字号组成 主体部分由标题 主送机关 正文 附件 成文日期 印章组成 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 页边距的措施解决 不能使正文与印章分处两页 协议除外 公文末页下方是版记部分 由主题词 抄送 印发机关 印发日期等项组成 主题词最少2个 最多7个 词目涵义由大到小 从内容到形式标引 版记可单独置于最后一面 15 发文 普通文件的基本格式见范本标题可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 16 签报 签报是指在公司内部公务活动中 通过纸质文件向公司领导请示 报告和商洽工作 简单地说 签报就是需要领导签字的报告或请示 原则上 公司各项文件的流转应使用OA办公平台 对于一些时间紧急 且特别重要的事项 为尽快得到解决就可与电子流程并行 采用纸质签报的形式 以提高公司执行力 17 签报 签报的程序可参照发文 由呈报部门工作人员拟文 并打印签报单 由部门经理签发后 送至公司行政部编号 分送公司各领导签署意见 签报的内容撰写可参照请示与报告 一般要提出问题 说明原因 同时提出建议 解决方案以供领导参考 18 签报 签报文件经公司领导批示后 行政部复印 原件存档 批示内容涉及多个部门的 分送承办部门办理 签报作为公司内部文件 不得对公司外复印或转送 19 其它注意事项 公司收发文办理 审批 原则上一律通过OA流转 如遇时间紧迫 特别重要文件可经领导签字同意先行发文 但事后要补OA审批流程 需要刊登 张贴或对外宣传的公司文件 须经公司分管领导审批 重要文件须董事长和总裁审批 20 其它注意事项 各部门文职人员和行政部文秘要严格按照程序办理公文 凡拖沓不办 贻误工作造成损失的 要追究承办部门和承办人的责任 严禁 越口批文 21 目录 第二章公文写作基础第一节公文撰写基本要求主题鲜明 观点正确材料真实 讲求实效结构完整 格式规范语言得体 简明生动第二节常用公文写作决定 通知 报告 请示 批复 函 会议纪要 22 第一节公文撰写基本要求 公文撰写 指的是文件的起草工作 它是制发文件的第一个工作环节 文件撰写得如何 对于保证文件的质量 发挥文件效用以及对公司整体形象 都有很大影响 因此公文撰写工作 往往需要经过周密审慎的思考和花费较多的精力与时间 尤其是一些重要的领导指导性文件的撰写 无疑是一种艰苦细致的创造性的脑力劳动 公文属于一种应用文 在写作上同一般文章有某些相同的要求 例如要求文理通顺 便于阅读理解等 但由于它的性质特点和作用不同于一般文章 所以公文的撰写又具有自己的一些特殊要求 概括起来 主要有以下四点基本要求 23 第一节公文撰写基本要求 主题鲜明 观点正确材料真实 典型切题结构完整 条理清晰语言得体 格式规范 24 主题鲜明观点正确 主题 是一个外来词 最早是一个音乐术语 意思是指乐曲中具有特征的 并处于优越地位的旋律 也即主旋律 它表现一个完整的音乐思想 为乐曲的核心 后来 随着文学 艺术的相互渗透与结合 这一术语被移植到文学创作及文章的写作中来 文学作品及文章的基本思想也称为主题 在写作上 主题一旦确定 文章内容的取舍 结构的安排 语言的运用 都需要紧紧围绕主题 突出主题 受主题的支配 25 主题鲜明观点正确 公文的主题是公文中通过具体材料所表述出来的基本思想 说具体一点 就是撰写者在传达政策 发布指示 通知事项 汇报工作和总结经验时 通过全篇公文所表现出来的思想观点和基本意见 26 主题鲜明观点正确 其特殊性表现在 1 意在笔先 一般文章是先有材料 然后提炼出观点主题 而公文的观点往往产生于材料之前 2 遵命色彩浓 公文必须贯彻领导意图或上级某一文件精神 3 构成要素明确 一是政府监管部门的政策方针 二是领导意图 三是具体意见 即方法 措施和办法 27 主题鲜明观点正确 公文的主题在表达上应做到鲜明 单一 鲜明就是要开门见山 开卷见旨 把观点 主张 要求 目的 结论等明白直接地说出来 不能 下笔千言 离题万里 不能曲折隐晦 闪烁其词 令人捉摸不定 单一就是说要主旨单一 一目了然 公文写作要 一文一事 全篇围绕一个中心展开议论 古人云 文主于意 意多文乱 这样 可以防止行文关系错乱 有利于提高办事效率 28 材料真实典型切题 公文写作的材料是指形成和表现主题的客观事实和相关理论 政策 法律 法规等 材料的来源 一是观察社会 二是调查采访 三是积学储宝 四是实践积累 总的来说是直接和间接两条途径 写进公文的一切材料都要是真实可靠的 不能道听途说 偏听偏信 更不能弄虚作假 30 材料真实典型切题 对材料的处理 1 占有 突出 多 2 鉴别 突出 严 3 选择 突出 精 4 使用 突出 活 31 结构完整条理清晰 结构是文章写作的 蓝图 有了它 作者对于写作顺序 如何开头结尾 怎样衔接照应等 便胸有成竹 写起来才会从容顺利 有条不紊 结构也是文章阅读的 向导 文章层次清楚 段落分明 言之有序 就等于为读者提供了理解文章层次和要点的线索 使读者能省时省力地领会文章的内容 32 结构完整条理清晰 公文极强的实用性 决定了它在结构格式上有自己的特点 公文大多有惯用模式 通体开门见山 标题 公文开头 各个部门和段落都应开门见山 直扑主题 不绕弯子 条理清晰明显 按照公文内容可以将其分为几个侧面或阶段 分别加以说明 而不能 一锅煮 使意思混杂不清 33 结构完整条理清晰 公文结构的弊病 1 开篇离题 纵向溯源多 横向生枝多 相陈套话多2 结构松散 缺少红线贯穿 材料疏密不当 例证重复罗嗦3 过渡照应不够 过渡不合理 照应缺乏伏笔 缺乏整体观照 34 语言得体简明庄重 语言 涉及文章的修辞 语法 逻辑等问题 往往有一套较为固定的习惯用语 得体就是指用语要合乎各个文种的要求 合乎行文关系 合乎阅读对象的实际 比如 上行文应谦恭 诚恳 下行文要亲切平和 平行文要敬重友好 35 语言得体简明庄重 简明就是语言表达简洁 明确 公文写作要以最经济的语言表述最丰富的内容 言简意赅 文约事丰 文字要精炼 字斟句酌 去芜存菁 删除一切可有可无的字 句 段 要直陈其事 力戒隐晦繁冗 以求篇幅简短 公文是代表公司发言 是为了办公事 正事 其语言风格应该庄重 36 语言得体简明庄重 公文写作中 语言 的弊病 词义误用 词性误用 搭配不当 用语重复 套话大话 时髦词泛滥 文学语言滥用等等 37 第二节常用公文写作 公司的公文 包括传真 电报 电子邮件 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布规章制度 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 38 第二节常用公文写作 按用途划分 国家行政公文共有13种 结合公司自身实际应用 我们这里只重点学习决定 通知 报告 请示 批复 函 会议纪要七种常用公文的写作 按行文方向划分 分为上行文 主要有报告和请示 下行文 如通知 决定 批复等 平行文是不相隶属机关 含平行机关 之间往来的公文 主要有函 39 决定 决定适用于安排重大行动和事项 奖励 惩戒有关单位及人员 标题按规定一般应标明发文机关名称 事由 正文主要内容 和文种 用介词结构 关于 的 把这三部分连接起来 如 国务院关于加快中西部地区乡镇企业的决定 40 决定 公司公文往往省略发文机关名称或事由 二者不能同时省略 文种在任何情况下都不能省略 如 关于表彰2007年度先进个人 同志的决定 公文标题的写作难点在于如何概括好事由 方法大多采用动宾结构 41 通知 通知是使用单位最多 用途最广的一种公文 主要表现在四个方面 1 要求下级部门办理执行或需要周知的事项 如 关于加强营业部信息系统安全保障工作的通知 2 转发上级机关和不相隶属机关的公文 如 转发中国人民银行办公厅关于严格执行的通知 42 通知 3 印发本单位的规章制度 如 关于发布的通知 4 任免人员 如 关于 等同志职务任命的通知 43 报告 报告和待会要讲的请示是上行文 是对监管部门 中航集团等上级单位的行文 报告种类很多 用途广泛 它包括 1 向上级汇报工作 如进展报告 总结报告 自查报告 2 向上级机关反映某方面情况 某个事件的报告 3 答复上级单位询问事项的报告 结尾可用 特此报告 以上报告如有不当 请予以指正 44 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 结尾惯用说法为 妥否 当否 请批示 请指示 等 请示必须一文一事 不能一文数事 45 请示 请示与报告是两种容易用错的文种 区别如下 1 行文时间不同 事前请示 事后报告 2 发文目的不同 请示是希望得到上级机关的指示和批准 报告是为了让上级机关了解情况 3 内容范围不同 请示只能一文一事 综合性的报告可以汇报全面工作 4 结尾不同 5 上文机关对两者的收文办理也不同 对请示 无论同意与否 都应及时批复 对报告 只需阅知 不必答复 46 批复 批复是用于答复下级机关请示事项时使用的下行公文 有指挥 判断的效能 对请示单位具有约束力 批复只用于答复下级机关的请示 如果是同级或不相隶属机关的询问和请求 或下级机关请示以外的文件 均不能使用批复 一般以 此复 或 特此批复 等作结 也可不写 47 函 函的用途十分广泛 但往往不太敢用 在行文方向上 它是唯一只用作平行文的文种 不仅可以在平行机关之间行文 而且可以在不相隶属的机关之间行文 其中包括上级机关或者下级机关行文 48 函 在适用的内容方面 它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作 询问和答复问题外 也可以向有关主管部门请求批准事项 向上级部门询问具体事项 还可以用于上级答复下级的询问或请求批准事项 以及上级催办下级有关事宜 如要求下级部门函报报表 材料 统计数字等 49 函 函分为去函 复函两种 结尾惯用语分别是 盼予复函 请予函告 和 特此函达 特此复函 等 50 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 包括办公会议纪要和专题会议纪要 会议往往是为了解决当前工作中的实际问题而召开的 把会上讨论研究的问题 形成的决议等整理出来 即可写成会议纪要 其目的有两