第四届有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册.doc

第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册 一、工作机构及要求（一）领导组组 长：汪建飞张从军副组长：骆贵排肖 新（二）教师组成员于国宪、刘庆安、周毅、赵建荣、邹海明、吴伟东、肖晴、李飞跃、段立珍、周宝娟（三）学生组成员关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露（四）企业组成员王德生、崔巧云、李毅、宋在靖、王伟龙、余江腾、范冬坡、邢冬冬、张琼、李士林、倪清平（五）司机组成员宋早原、宋全胜、谢家永、王忠民、王振、王道海、于德利二、工作组及其职责（一）接站组刘庆安、赵建荣、苏子武、刘鑫、两位司机（由刘庆安和骆贵排联系确定人选）负责人：刘庆安主要职责：（1）负责在蚌埠火车站等待参会人员。（2）在火车站出口显眼处举牌。（3）事先弄清楚代表姓名、车次等信息，每趟车上大致有多少会议代表，要做到心中有数，便于合理安排调度车辆。例如，某趟车来的代表人数较少，而下趟车到站时间尚早，就可即时发车。（4）如果某趟列车代表较多，可询问参会人员要选择的交通工具。如坐我们的车让他们耐心等待，等到一定人数才发车，需谅解。如坐出租车，详细说明行车路线和所用时间，必要时帮忙打车。（二）登记组段立珍刘玥雯负责人：段立珍主要职责：（1）负责制作好登记表格。（2）主动与代表打招呼，告诉他们会议报到的大致流程。（3）分发登记表格给参会人员。（2）登记参会人员的详细信息（姓名，单位，职务，身份证号，电话号码等）。（三）开票组周宝娟、吴伟东、段晶晶、宋在靖负责人：周宝娟主要职责：（1）向需要交费参会人员收取相应费用。（2）给参会人员开取发票（发票请段立珍于30日找财务处樊处长领取）。（3）向客人发放礼品券、发放餐券，并叮嘱其收好。（4）要事先制作好礼品券、餐券。（四）礼品组李飞跃、余婷、李毅、张琼负责人：李飞跃主要职责（1）向参会客人收取礼品券。（2）向参会客人发放礼品。（3）注意礼品的数目，按券发放，不要丢失礼品。（五）住宿引导组周毅、肖晴、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆负责人：周毅主要职责：（1）在酒店大厅等候领好房间钥匙的参会人员。（2）将住宿的参会人员领向各自的房间。（3）路上向参会人员简介下酒店情况和会议情况，必要时帮忙拿行李。（六）协调联络组肖新、关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露负责人：肖新主要职责：（1）负责与大会会务组的联络协调工作。（2）负责组织各小组的联络工作，随时掌握筹备工作情况并及时向其他工作组反馈信息。（3）负责编制参加洽谈会的总体策划方案和会议期间重要活动方案，报请会务领导组同意后组织实施。（4）负责向大会领导组领取邀请函、纪念品、参会证等物品。（5）及时处理一些紧急情况。（七）交通保障组骆贵排、刘庆安、苏子武、刘鑫负责人：骆贵排、刘庆安主要职责：（1）负责参会人员入住酒店交通。（2）负责会议期间蚌埠凤阳景点之间及参会人员离会时的交通。（八）会务资料组邹海明、王宜鹏、刘雨露、余江腾、邢冬冬负责人：邹海明主要职责：（1）负责及时更新参会代表信息，并汇总代表参会情况。（2）负责收交大会报告人员的资料。（3）会场各种临时资料的打印、编排，发放；要事先安排好电脑、打印机、复印机，复印机与莱姆佳联系，问他们有没有，若有，就在前一天搬到会务组办公室，若没有，再想办法。打印机可以从办公室带；准备好各色打印纸，尤其是红色的。准备好其他文具用品。（4）通讯录的采集、编审、印刷、发放。（5）确保会场各种用电设备的正常运行（电脑、投影机等，要主动与宾馆联系，弄清情况，2日早晨要提前到场调试好所有设备）。（6）负责利用短信平台给各位代表发送问候、消息、通知等，并事先编排好一些问候语和消息，对已有手机号码的代表，要发送问候语和蚌埠天气预报。（7）督促大会参会人员准时到场。（九）产品展示组王德生、肖晴、刘庆安、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆、王伟龙负责人：王德生主要职责：（1）负责编制展板制作方案，报请领导组同意后组织实施。应体现创新原则。（2）负责组织企业的布展、参展工作，将各企业的产品展示。（3）负责将展示的展板、产品根据会场及必经路段的环境合理布置。（4）负责莱姆佳公司产品的展示。（十）摄影宣传组于国宪、刘庆安、骆贵排、余婷、刘鑫负责人：刘庆安主要职责：（1）负责大会宣传的照片及视频片段。（2）负责大会人员的照相工作。（3）以及大会记录资料的摄影。（4）负责撰写新闻稿，投城建学院网站、科技学院网站，莱姆佳网站。（十一）条幅背景组肖晴、关胜学、王磊主要职责：（1）负责大会背景的策划和设计。（2）设计条幅的悬挂位置、内容以及尺寸大小。（3）会场前台场景的布置。（4）与骆贵排保持联系，确定各种条幅背景制作和悬挂的时间。（5）负责各种条幅、标牌的内容设计。（十二）茶歇组周宝娟、张先明、刘玥雯、陆玲、余婷、杨帆、关胜学负责人：周宝娟主要职责：（1）负责会议休息时参会人员的茶水、饮料、点心等食品。（2）负责企业人员跟专家的咨询安排。（3）如交由宾馆办理，负责与宾馆具体负责此项工作的人保持联系。（十三）票务组肖新、关胜学、杨帆负责人：肖新主要职责：（1）联系登记参会人员的回程交通工具，询问是否帮忙订票。记录订票人相关信息，特别是需要定机票一定要详细的身份信息。（2）准确核实各航班和车次的信息，及时提醒客人返回时间。（3）根据与会人员需要购买交通票。（十四）安全保卫、现场管理组骆贵排、赵建荣、苏子武、王磊、张先明、关胜学、王宜鹏、刘雨露责任人：骆贵排主要职责：（1）制定考察区的安全保卫工作方案，维持考察秩序，确保代表人身、财产安全。（2）制定厂区现场管理工作方案，确保会议期间厂区内环境清洁，肥料生产车间场面热火朝天。（3）照应考察代表，在考察过程中，确保没有代表掉队。（4）联系警车开道事宜。（十五）医疗保障组崔巧云、宋在靖负责人：崔巧云主要职责：（1）负责为与会代表提供医疗用药保障。（2）为与会代表提供常规药品、测量血压等。（十六）晚会策划组张开宝、张聪、张从军、汪建飞、肖晴成员见文艺晚会活动方案主要职责：（1）负责制定禾泉山庄专场文艺晚会工作方案，交通组织实施。（2）负责设计节目单，交会务组印刷，带晚会现场发放。（3）负责主持庆祝晚会。三、参观考察本次会议共安排了6个参观考察点，按时间顺序分别是：（1）莱姆佳公司（11月2日16:30-18:00）（2）凤阳小岗村（11月3日08:00-09:20）（3）大明牧业公司（11月3日09:20-10:30）（4）安徽科技学院（11月3日10:30-11:30）（5）鼓楼（11月3日13:00-13:30）（6）狼巷迷谷（11月3日13:30-17:30）参观考察过程中是体现会务组服务水平的最重要时段。服务水平高不高，关键看这一阶段的表现。根据参会人员规模，初步确定6辆客车，人员安排如下：一号车由汪建飞带队，杨帆负责解说二号车由邹海明带队，陆玲负责解说三号车由刘庆安带队，刘鑫负责解说四号车由李飞跃带队，段晶晶负责解说五号车由周宝娟带队，关胜学负责解说六号车由肖新带队，刘玥雯负责解说车窗前的标号、会标设计、制作由（七）会务资料组负责，做好后，交给各车解说员粘贴到车上。杨帆、陆玲要根据考察路线，设计好解说词（包括车上的解说），然后对所有的解说员进行培训，带队也要到场接受培训会务组人员角色与职责接待与后勤：（安排人数视实际会议情况而定，以经销商定位的人挑选担任）1、会场新来人员的接待（引导入座、行李妥善安置等）；2、整个会场的茶水安排；3、随时注意会场的需要，包括会场卫生，新朋友的动态作灵活性地应对处理（如有特殊情况，感觉自己难以应对时就要即时跟会场总监咨询应对方法）；4、按照会场课程的需要，如有需要用到的工具及配合工作的话，就做好事情准备及配合；5、课间或午休时，应注意现场的卫生情况，把东西按原来放好；6、对新来朋友作简短的沟通与引荐，避免冷场情况出现，时常保持应有的热情；7、在会场途中，如有朋友离场，要送客出门；8、在会场开展过程中，如有顾客需要体验服务时，一定要做好相应的配合；9、在主讲嘉宾分享过程中，要做好会议动作，起到配合与带动作用。DJ与后台主持：（通常是一人，以经销商定位的人挑选担任，如有特殊情况再定）1、控制好会场音乐；2、讲会前注意事项及邀请主持人词。（详细请看DJ（后场主持）所负责要做的流程及话术）主持人：（通常是1或2个，主任级以上担任，最好一男一女搭配）1、带动会场气氛；2、根据会议（课程）的内容主题讲解与主讲嘉宾推崇工作；3、要时刻观察会场全场的实际环境情况（如在场目标对象的实际情况、主讲嘉宾临时离场或不到位等情况）而配合会场总监做好相应灵活课程变动工作；4、配合会场总监做好会前准备、会中配合、会后总结等工作。（详细请看：主持人注意事项及流程）会前、会中、会后注意事项：1、会前（会前准备，按现场实际情况配合会场总监作出适当的调整）、了解本次会议的主题和流程；、跟主讲师做好事情沟通（了解每位主讲师是否到位，每位主讲师的情况）、了解本次会议的人数情况（新旧朋友人数情况，新朋友的需求，可以针对性，提高绩效）2、会中（留意会场情况，随时做好带动作用）、时刻留意现场新朋友的实际情况；、休息期间跟讲师和助教商量下一步如何更好的配合；、配合主讲师带动全场气氛（带动学习、回应、点头微笑、自然舒服）3、会后（做好分享总结，会议起最关重要的环节）、带动分享（分享人数按实际情况而定）；、在每位朋友分享完后应该适当做个简短的总结；、围绕本次内容主题做好分享总结。最后销售下次活动（时间、地点、主题），方便更好的跟进工作。会场总监：（通常是1人，经理级以上担任）1、会议（聚会）全程组织安排运作；（详细请看：如何举办会议（聚会）模块）2、做好人员安排，一定要做好带头作用；3、全程监控会场变化。（大原则：注意细节，以不变应万变。）会前、会中、会后注意事项：会前（准备）：1、课程表在一星期前确定；2、会场人员（会务组人员）的安排；3、卫生的安排；4、主讲老师的课件需在3天前做好；5、会议预计到场人员的人数确定。会中（应对）：1、随时确保会场的工作人员（主持、DJ、主讲嘉宾等）是否到位（如没有在场的话，需即时跟其他工作人员做交待，灵活做成人员调动，做成有效性的应对！）；2、根据会场的情况变化，做出相应合理的课程调整与人员变动；3、与工作人员做紧密的沟通，随时注意会场的动态。会后（总结）：(严格按照会后总结流程进行)1、会后对会场的卫生做出安排；2、组织所有工作人员（学员、导师及自己）做会议总结；3、对会前、会中、会后做实际的报告，收集工作人员的总结建议；4、总结出好的方面（日后可以复制的），不好的方面（日后需要注意，加以改善的）；5、对往后的会议（课程）做一下简单的介绍与安排；6、确定好在总结当中安排的工作安排，以层层监督教导方式（总监监督导师们在自定完成的时间内完成负责的工作，导师们负责教导学员做好学习总结，收集学员的建议及问题，以书面报告的形式向产品说明会流程发表时间：2010-04-07 22:07 分类：默认分类 第一部分 产品说明会流程一、筹备阶段流程 1、成立工作小组 成立工作小组，落实各项工作责任。（产品说明会责任分工表附后） 2、确定目标与主题不同的参会人员数量和不同的对象层面，都会有不同的主题目标。并针对目标与主题准备相应的资料与工具。 3、落实费用预算在召开产品说明会之前要根据不同的情况制订费用计划。费用一般包括资料、礼品等（大型或专场的事业说明会还会有场地费）。 4、确定时间与场地产品说明会的召开时间一般选择在周六、周日。场地的选择要根据参会对象的特点、会场环境、设备情况、会场容量、交通的便利性等细节决定。大型或专场的产品说明会可租赁外部场馆，而中小型的可在公司培训中心或职场召开。 5、准备所需工具产品说明会工具多且杂，对于工具的准备要有专人负责追踪落实。（产品说明会物品清单附后） 6、邀请领导、演讲嘉宾、主持人在产品说明会所需工具准备完毕之后，工作小组要提前向被邀请的领导、演讲嘉宾、主持人发送邀请函，并对具体事项进行沟通（目标、时间、内容、着装等）。事业说明会的演讲嘉宾一般为23人（主讲人1人）。在选择主讲人时要注意人选参加保险业前的工作背景、成功经历、演讲水平、并考虑参加产品说明会人员的性别、背景等情况。 7、下发通知及会前宣导 在每次产品说明会召开前要下发通知，通知要附上会议时间、地点、主题等，各营业区要每天通过各种方式向队伍宣导，并将邀请人数目标层层落实到人。 8、持续追踪与落实在产品说明会通知下发之后，要追踪演讲嘉宾报送个人资料，以便制作投影片。落实各营区参加会议人数。根据参会人数确定礼品数量（参会人员表表附后）。9、进行会前彩排产品说明会正式举办前要进行彩排，彩排最好在产品说明会举办的场地进行，主持人与演讲嘉宾均要到场，严格按照产品说明会举办流程将整套程序演练一遍。在彩排时要配以会场音乐及灯光。礼仪人员统一欢迎用语（您好！欢迎光临！您好！谢谢光临！），确定各人站位。10、布置会场产品说明会开始前，会务组相关人员要提前进入会场进行布置。主要内容包括：1、张贴欢迎海报。 2、安排来宾登记处、引导牌、饮水处。3、会场内布置横幅、展板及标语。4、布置讲台、抽奖箱。5、检查音响、麦克及其它辅助设备。重要提示：会务人员在产品说明会开始之前要再次电话联系参会领导、演讲嘉宾会议时间、地点，提醒其准时参加。二、 现场操作流程 1、会前准备产品说明会的当天，会务人员要提前1个半小时到场再次查看各项准备工作的落实情况。（包括：检查各项物品、材料、音响、麦克及辅助设备等）并提前30分钟播放“欢迎滚动投影片”及暖场音乐。 2、迎宾及入场产品说明会的迎宾接待工作主要内容包括：1、礼仪人员为参会领导、演讲嘉宾佩带胸牌、引领入座。2、礼仪人员引导参会人员到签到处签到、进场就座。3、会场其它工作人员负责签到、收取入场券、将抽奖券的副联投入抽奖箱。4、维持入场秩序。（签到表附后） 3、播放FALSH 会前5分钟4、产品说明会开始为了体现公司的专业形象，产品说明会应准时开始，产品说明会正式开始主持人上台时要播放上场音乐。5、主持人主持开场（5分钟）主持要点：欢迎来宾参加产品说明会，介绍会场礼仪要求、介绍参会领导。注意事项：（1）主持人及所有会务人员均应穿深色西装，佩带工作牌。要注意言行，树立专业形象。（2）提前播放“欢迎投影”，同时注意播放上下场音乐。6、公司领导致辞（5分钟）主持要点：介绍领导出场。注意事项：注意播放上下场音乐及“会议流程投影”。7、有奖问答（3分钟，3个问题）8、健康管理讲座（20分钟）主持要点：主持人要注意对出场嘉宾进行“包装”介绍，并注意提示演讲时间。不得超过20分钟。注意事项：注意播放上下场音乐及“会议流程投影片”。9、有奖问答（3分钟，3个问题）10、现场抽奖（三等奖，10位，控制时间不得超过10分钟）现场抽奖可以按照入场券的编号随机抽取，在抽奖的过程中，会务人员要注意会场秩序地维持及音乐地播放。中奖的参会人员由主持人叫上台来由礼仪人员发放奖品。奖品的选择可以是带有公司标志的小礼物，也可以是事先精心策划的特别礼品。重要提示：主持人要清楚的认识到，抽奖的目的是活跃会场气氛，使参会人员留下进行下面的环节。因此在现场抽奖时要注意时间与会场氛围的调节。注意事项：注意播放上下场音乐11、主题：健康与理财（45分钟） 主持要点：主持人要注意对出场嘉宾进行“包装”介绍，并注意提示演讲时间。不得超过45分钟。注意事项：注意播放上下场音乐及“会议流程投影片 9、现场抽奖（二等奖，5位 ，控制时间5