公文规范化与公文写作.ppt

一 公文处理工作的主要内容 任务和基本要求 一 公文处理工作的主要内容和任务 主要内容 1 发文办理 出的一条线 公文起草 会商会签 审核 签发 印制 传递和分发 2 收文办理 进的一条线 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办督办 注结 3 公文管理 横线 收发 保管 归档 清退 销毁 主要任务 1 围绕中心 服务大局 努力为经济社会发展搞好文电服务 2 以文辅政 当好助手 努力为领导搞好服务 3 精益求精 高效运转 努力为政务运行搞好服务 4 热情周到 善待基层 努力为基层单位和群众搞好服务 二 公文处理工作的基本要求 关于公文处理工作的基本要求 国家行政机关公文处理办法 和我省的实施细则都有明确规定 综合起来 主要有以下几点 1 统一管理 2 遵守规则 3 周密细致 4 快捷高效 5 精简文电 6 安全保密 公文处理工作的 三十字守则 科学细研判 审核严把关 急件不过夜 公文不横传 规范加效率 保密重如山 三 认真学习省委 省政府和办公厅领导的指示精神 增强做好文秘工作的责任感和紧迫感1 姜异康书记对做好公文处理和保密工作作出重要指示 2 姜大明省长指出文秘工作是办公厅 室 工作的核心内容 3 王仁元常务副省长关于加强公文处理工作的意见 二 做好公文起草和审核制发工作 一 公文起草总体上应注意的事项1 高度重视公文起草工作 2 讲政治 3 守法律 4 站全局 二 公文起草方法上应注意的事项 1 占有丰富材料 重视模块化建设 2 视情况确定行文方式 依据公文的内容来选定和使用合适的公文文种 使用规范的文种名称 不能随意乱起名称 也不能乱用和混用 必须符合制发机关的身份和权限 3 先思考后动手 设计好文稿的基本框架结构 列出详细提纲 4 尽快写出初稿 5 认真提炼文字 做到文字严密 提高文字感性冲击力 重要文稿要反复征求意见和讨论修改 6 把握公文语言的基本要求 1 准确 概念清楚 逻辑性强 分寸准确 论据与结论一致 2 简练 不讲空话和套话 3 朴实 大众化 切忌口语化 4 庄重 不轻浮和俗气 5 规范 遵守语言的一般规范和公文的特定规范 四 严格遵守行文规则 1 上报公文 不得报送上级领导同志个人 2 上报公文 应使用正式文件电报 不得以 请阅件 呈阅件 和信函报请示性事项 3 凡部门 单位职责范围内的事项和可以协商解决的问题 不要报上级政府 4 不超权行文 不越级行文 联合行文为同级 5 部门 单位间未经协商一致的 原则上不能上报公文 严禁未经协商一致擅自下发公文 五 常用公文文种写作应注意的问题1 通知 起草通知的基本要求 一是内容务必具体明确 便于操作 二是结构要条理清楚 三是文字表达力求简练准确 部署工作性通知 注意 重点放在工作要求 依内容一般分为全面工作部署和专项工作部署两种 全面工作部署除工作指导思想 原则阐述明确外 各项工作要分清主次和轻重缓急 重点突出 专项工作部署除阐明工作指导思想外 一般应突出步骤 方法 措施 贯彻上级指示性通知不要面面俱到 上级文件已明确的指导思想 方针等可以简单叙述 应把重点放在做好上级指示精神与本地实际结合上 切忌照抄照转 制定政策性通知此类通知刚性强 在文字结构 语言表达等方面都要严谨周密 无懈可击 一是要与法律法规和上级政策规定相衔接 不能出现政策冲突 二是要与本机关以往的政策规定相衔接 不能朝令夕改 三是要与其他相关机关的政策规定相衔接 搞好协商和会签 会议通知 首先要明确哪个机关 单位 确定召开什么会议 具体要素 一是会议的主要内容 二是会议时间 地点 三是会议参加人员和邀请人员 四是须知事项 包括是否提交书面发言材料 允否自带交通工具 带工作人员 会议报到方式等 五是会议报名和会务人员联系方式等 印发类通知主要有印发法规 印发类规章性公文 规定 办法等 印发规划 计划 印发会议纪要 印发领导讲话等等 批语不宜过长 必须严肃简短 2 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 起草通报 一是情况要真实 做到严肃慎重 实事求是 二是观点要鲜明 做到是非分明 一目了然 三是典型要选准 着眼于正确导向 四是文风要朴实 不要夸张和渲染 五是详略要得当 注意把握重点 工作情况通报 工作情况通报内容主要 一是要通报工作进展情况 或落实情况 评比检查情况 等 二是指出还存在的问题或不足 并进行分析 三是要对下步工作提出要求 表彰性通报 涉及表彰事项大都用 通报 文种 表彰通报主要有表彰先进事迹 向先进单位授奖 推广典型经验等 主旨是表明制发主体对先进事迹 先进经验等的态度 主要内容 一是为什么表彰 二是表彰的内容 三是提出希望和要求 一般不宜过长 切忌写成事迹报道 3 报告 是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 上报备案 报送材料等使用的公文文种 报告 是阅件 不能和 请示 混淆 起草报告 一是反映情况要真实 二是分析问题要准确 工作报告是报告中最常见的一种 就内容看有综合报告 年度报告 阶段性报告等 一是主要工作情况 可横向表述也可纵向表述 要有典型工作事例 二是工作的特点或体会 要认真进行提炼 三是工作存在的问题和不足 要实事求是 四是今后工作的打算 要体现上级机关和本单位领导的要求 具有前瞻性 情况报告 一般是工作中出现的新情况 新问题 或者有新举措 需要向上级机关报告情况 不同于工作报告 其结构应是某情况 事项 发生的全过程以及处理意见 讲清工作开展情况 或问题发生的原委 事项的起因和经过 说明理由 做法和反映 或取得的成绩和经验 或分析存在的问题及原因 或说明工作做法 或写出群众反映 提出意见 解决问题的建议和办法 以便上级机关了解 回复性报告 主要是针对上级机关明确要求上报某一方面情况或答复上级机关领导人对某一问题批示 指示的办结 处理 情况 要写明本级的重视程度 采取的主要措施和下一步的打算或建议等 4 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 起草时应注意 一是内容要简明扼要 开门见山 二是陈述理由要条理 言之有据而可行 三是语言要恳切 尊重上级 四是行文要规范 特点 一文一事 不得越级请示或横向请示 不应多头主送 一个主送机关 是与制发主体有隶属关系的直接上级机关 可抄送有关部门 有明确的请示要求 只上报不下发等 请示需标注签发人 主要负责人 和联系人及联系电话 5 批复 适用于答复下级机关的请示事项 批复 是对应 请示 而设 批复的制发主体应是上级机关 原则上同级机关 如 往来公文不用批复 特殊情况下 也有经上级机关批准 职能部门代上级机关 批复 的情况 1 行文的针对性 下级机关请示什么事项 上级机关就批复什么事项 一文一事 2 观点要明确 无论审批性批复还是指示性批复 上级机关的态度要明朗 不能太原则 更不能模棱两可 以免使下级机关无所遵循 3 要及时 批复是因下级机关的请示而行文 凡下级机关能够向上级机关行文请示的 说明事关重要 时间紧迫 急需得到上级机关的指示和帮助 所以上级机关应当及时批复 否则就会贻误工作 甚至会造成重大损失 4 行文要言简意赅 要做到言止意尽 庄重周严 以充分体现批复的权威性 6 意见 国务院办公厅关于实施 国家行政机关处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见 国办函 2001 1号 规定 意见 可以用于上行文 下行文和平行文 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 上级机关应当对下级机关报送的 意见 作出处理或给予答复 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 作为平行文 提出的意见供对方参考 上行文 下级机关对重大问题提出的见解 解决问题的办法作为建议 请求上级机关批转 转发 只要本部门制定办法 措施能够解决的 就没必要再向上级建议 只有自身无法解决 本部门 单位的工作涉及其他部门 超出自己职权范围的事项 才在意见中表达清楚 争取上级机关认同 以上级机关名义批准 同意 批转 转发 达到促进工作的目的 平行文 在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位 部门之间表达自己对某一问题的意见 见解 一是提出见解 带有商榷的意思 二是提出解决的办法 带有建议的性质 使用 意见 作文种就比 函 更加灵活 下行文 一般是上级机关对重大问题 重要事项 重要工作提出指导性 指示性的意见 对重要工作部署作出安排 意见 更具有宏观性 指导性 或者说 意见 主要是对新的事项进行部署 7 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 申请函分向不相隶属机关的申请函和向职能部门的申请函 商洽函和征询函建议成份较大 工作主要是发文单位承担 需受文单位进行工作配合 写法上注意将本单位应该负责的事项做得如何写清 需要受文单位配合的事项写清 与申请函不同的是 责任主体不同 责任大小不同 8 会议纪要 适用于记载 传达会议精神和议定事项 会议纪要的一般写法是时间 地点 什么人主持召开了什么会议 对什么问题进行了研究 作以纪要 把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明 六 做好公文审核和制发工作1 公文文稿的审核 把好 五关 行文关内容关政策法规关文字关体例格式关 2 公文的审修对发文文稿把好内容关 文字和格式关 细致细致再细致 周密周密再周密 做到 错的要改成对的 对的要改成精品 在政策 内容 文字 格式上仔细推敲 认真审修 一丝不苟 打造公文精品 3 正确把握公文制发格式公文格式分为版头 眉首 主体与版记三大部分 公文首页版式 上报公文首页版式 公文末页版式 联合行文公文末页版式 联合行文公文末页版式 4 公文的印制和归档 复核要仔细校对要无差错发出要准确归档要完整 三 做好收文办理工作 一 收文办理中容易出现的问题 1 收文即办 不审核把关 2 文秘部门不拟办 3 催办不及时 4 办公部门不掌握公文情况 5 承办单位办理不及时 不反馈办理情况 二 收文审核1 收文接办关2 行文规则关3 政策法规关4 协商会签关5 文种格式关 三 做好收文拟办 当好参谋助手拟办意见包括 来文要点 处理意见 阅批范围三项主要内容 注意 简明 概括 准确 提高来文办文质量 对需办理的来文 在把握文件内容 了解来文单位意图和领导指示精神的基础上 提出切实可行的拟办意见 并提供必要的背景材料 供领导决策 发挥文秘部门参谋助手作用 四 收文办理应遵守程序省政府办公厅收文办理程序国务院来文处理程序 文秘处审核提出拟办处理意见 送分管文秘工作的厅领导阅批 送省政府和办公厅领导阅批 转省政府承办部门办理落实 市政府和省直部门请示类公文运转程序 一般事项 文秘处批转有关部门 主办部门会同有关部门研究提出意见报办公厅 文秘处送分管业务工作的厅领导和分管副省长阅批 答复来文单位 重要事项 文秘处提出拟办意见 分管业务工作的厅领导阅批 分管副省长阅批 必要时报省长阅批 文秘处转办 主办部门会同有关部门研究提出意见报办公厅 文秘处送分管业务工作的厅领导和分管副省长阅批 必要时报省长阅批 答复来文单位 五 搞好催办督办 及时报告办理结果对收文中需要办理的文件 特别是领导的批示件 要建立严格的催办督办制度 要求单位限时办理并反馈结果 对领导的重要批示文件和上级的重要来文实行专人负责 跟踪催办 重点催办和全过程督办 及时逐件报告办理结果 定期集中汇总办理情况并向领导作出书面报告 四 公文管理应注意的事项 一 基本要求 1 集中统一管理 落实管理责任 2 全过程管理 不在任何环节出现疏漏 3 分类管理 密级文件和一般文件分开 4 保密管理 公文定密要遵守规定 绝密文件和密码电报 严禁出现任何失控 涉密文件不得随意复印 不得携带外出 不得在外网上传输 及时清退 销毁涉密文件应登记并履行审批手续 到指定公文监销站监销 5 文档管理 及时归档 二 收文办理中的文件管理 1 及时 清晰对文件各项要素进行全面登记 2 对公文流程全过程控制 3 保留原件 4 有序存放 利于查找 5 合并归档 三 发文办理中的文件管理 1 保存底稿 2 保存会签意见 3 保存签发及审签意见 4 联合发文的保存以主办方为主 5 送印文稿的管理要周密 6 文稿与印成件要合并保存 第二部分会务组织 一 会务工作的基本要求 一 准备充分 二 服务周到 三 组织严密 四 确保安全 二 制定严密的会议方案 一 准确把握会议确定者的意图和指示精神 二 起草详细的会议方案 名称 内容 时间 地点 参加人员 议程 材料 会务分工 经费等 三 按程序报负责人签批 三 做好会议筹备工作大型会