《毕业论文排版》PPT课件.ppt

综合实例 论文排版 一 版面规划要作一篇毕业设计时 要先对版面进行规划 比如页边距留多少 在上面装订还是在左侧装订等 1 设置页边距和装订线新建一个Word文档 选择菜单 文件 页面设置 在 页面设置 属性页上选择 纸张 选项卡 在 纸张大小 属性中选择 A4 选择 页边距 选项卡 在 上 下 左 右 四个边距属性中 分别调整为2厘米 并选择 装订线位置 为 左 装订线 设置为1 5厘米 方向 设为纵向 注 如果使用双面打印 建议把 页码范围 设置为 对称页边距 2 设置文档网格一般可以不作这个设置 但是设置网格可以使内容看起来更清晰 另外也显得写得内容多 在 页面设置 属性页上选择 文档网格 选项卡 在 网格 属性中选择 指定行和字符网格 并为 字符 设为每行 40 为 行 设为每页 40 二 正文编辑作完版面规划 接着就是录入内容和编辑了 建议使用 样式 来对正文的内容修饰 而不是 用字体 字号 行距 缩进等操作一点点来完成 在编辑时 建议大家一边录入 一边编辑 而不是所有内容都录入完成以后再作编辑 这样很容易漏掉一些重点内容没有编辑 1 使用 样式和格式 对文档进行编辑 选择菜单 格式 样式和格式 这时在编辑区右侧会出现 样式和格式 的任务窗格 在其中即可设置或应用格式或样式 其中 正文 样式是文档中的默认样式 新建的文档中的文字通常都采用 正文 样式 很多其他的样式都是在 正文 样式的基础上经过格式改变而设置出来的 因此 正文 样式是Word中的最基础的样式 不要轻易修改它 一旦它被改变 将会影响所有基于 正文 样式的其他样式的格式 标题1 标题9 为标题样式 它们通常用于各级标题段落 与其他样式最为不同的是标题样式具有级别 分别对应级别1 9 这样 就能够通过级别得到文档结构图 大纲和目录 有时样式列表中 只显示了 标题1 标题3 的3个标题样式 如果标题的级别比较多 可在 显示 下拉列表中选择 所有样式 即可选择 标题4 标题9 样式 2 规划样式对于文章中的每一部分或章节的大标题 采用 标题1 样式 章节中的小标题 按层次分别采用 标题2 标题4 样式 文章中的说明文字 采用 正文首行缩进2 样式 文章中的图和图号说明 采用 注释标题 样式 规划结束之后 即可录入文字了 3 应用样式首先 录入文章第一部分的大标题 保持光标的位置在当前标题所在的段落中 从菜单选择 格式 样式和格式 命令 在任务窗格中单击 标题1 样式 即可快速设置好此标题的格式 用同样的方法 即可一边录入文字 一边设置该部分文字所用的样式 注意在 显示 下拉列表中选择 所有样式 即可为文字和段落设置 正文首行缩进2 和 注释标题 样式 当所需样式都被选择过一次之后 可显示 有效样式 这样不会显示无用的其他样式 4 定义样式的快捷键在录入和排版过程中 可能会经常在键盘和鼠标之间切换 这样会影响速度 对样式设置快捷键 就能避免频繁使用鼠标 提高录入和排版速度 将鼠标指针移动到任务窗格中的 标题1 样式右侧 单击下拉箭头 单击 修改 命令 在 修改样式 对话框上单击 格式 按钮 选择 快捷键 显示 自定义键盘 对话框 此时在键盘上按下希望设置的快捷键 例如 Ctrl 1 在 请按新快捷键 设置中就会显示快捷键 注意 不要在其中输入快捷键 而应该按下快捷键 单击 指定 按钮 快捷键即可生效 用同样的方法为其他样式指定快捷键 现在 在文档中录入文字 然后按下某个样式的快捷键 即可快速设置好格式 5 修改样式和设置新样式对Word自带的样式不能满意时 我们可以对已有样式进行修改或是自定义新样式 1 修改样式将鼠标移动到要修改的样式 标题1 上 选择右侧下拉菜单中的 修改 在弹出的 修改样式 对话框上选择 格式 会出现一个下拉菜单 上边有8个属性设置 分别是 字体 段落 制表位 等 点选 字体 设置 会打开 字体 属性设置页 我们把 字体 设为隶书 颜色 设为红色 确定 退出 这时 标题1 变为红色隶书 其它设置不变 当对 标题1 样式进行修改后 所有使用此样式的内容也随之变为了红色隶书的新样式 注意 打开 修改 勾选上 自动更新 那么只要对正文任一使用了 标题1 样式的内容进行修改 而不必再打开样式进行修改 那么使用同一样式的内容也就随之改变了 2 定义新样式在 样式和格式 的任务窗格上选择 新样式 会出现 新建样式 的对话框 内容和 修改样式 基本一样 在 名称 中输入自己定义的名称例如 毕业论文 在 样式类型 中选择 段落 在 样式基于 中选择 标题1 这样只要改自己所喜欢的属性就可以了 其余的都按 标题1 的样式 在 后续段落样式 中选择 标题2 这样设置后 在使用了 毕业论文 样式内容后面的内容将直接套用 标题2 的样式 会很方便录入和编辑 6 正文编辑时的注意事项 1 分页符和分节符的使用在作毕业论文时 封面和正文是要分成两页的 很多人会用回车把正文顶到第二页 这样以后修改会比较麻烦 容易出问题 正确作法是在封面内容后插入 分页符 或 分节符 选择菜单上的 插入 分隔符 在对话框上选择 分隔符类型 中的 分页符 或是 分节符类型 中的 下一页 两者都能实现分页的效果 只不过用 分节符 会多一个分节的功能 如果文档中有特殊的页需要纸张方向为 横向 那么利用分节符会很方便 2 不要过多的新建样式Word中提供了很多种样式 可以打开 样式和格式 的任务窗格上的 显示 所有样式 来查看 如有特殊需要 可以修改某种样式 不建议用户自己新建 因为在Word提供的样式中 大都有 大纲级别 的设置 可以在很多关联功能中使用 比如目录 三 查看和修改文档的层次结构选择菜单 视图 文档结构图 在文档的左侧显示文档的层次结构 在其中可快速定位到相应位置 再次选择菜单 视图 文档结构图 可取消文档结构图 四 为不同节添加不同的页眉页脚利用 页眉和页脚 设置可以为文章添加页眉 通常文章的封面和目录不需要添加页眉 只有正文开始时才需要添加页眉 1 先对文章进行分节 2 设置页眉和页脚时 最好从文章最前面开始 这样不容易混乱 按 Ctrl Home 快捷键快速定位到文档开始处 从菜单选择 视图 页眉和页脚 命令 进入 页眉和页脚 编辑状态 注意在页眉的左上角显示有 页眉 第1节 的提示文字 表明当前是对第1节设置页眉 由于第1节是封面 不需要设置页眉 因此可在 页眉和页脚 工具栏中单击 显示下一项 按钮 显示并设置下一节的页眉 3 第2节是目录的页眉 同样不需要填写任何内容 因此继续单击 显示下一项 按钮 4 第3节的页眉的右上角显示有 与上一节相同 提示 表示第3节的页眉与第2节一样 如果现在在页眉区域输入文字 则此文字将会出现在所有节的页眉中 因此不要急于设置 5 在 页眉和页脚 工具栏中有一个 链接到前一个 按钮 默认情况下它处于按下状态 单击此按钮 取消 链接到前一个 设置 这时页眉右上角的 与上一节相同 提示消失 表明当前节的页眉与前一节不同 此时再在页眉中输入文字 例如可用整篇文档的大标题作为页眉 后面的其他节无需再设置页眉 因为后面节的页眉默认为 同前 即与第3节相同 五 在指定位置添加页码从菜单选择 插入 页码 命令插入页码 这样得到的页码 将会在封面和目录处都添加页码 而现在希望封面和目录没有页码 从目录之后的内容再添加页码 并且页码要从1开始编号 这同样进行分节的设置 1 按 Ctrl Home 快捷键快速定位到文档开始处 从菜单选择 视图 页眉和页脚 命令 进入 页眉和页脚 编辑状态 2 在 页眉和页脚 工具栏中单击 在页眉和页脚间切换 按钮 显示页脚区域 3 在页脚的左上角显示有 页脚 第1节 的提示文字 表明当前是对第1节设置页脚 由于第1节是封面 不需要在页脚区域添加页码 因此可在 页眉和页脚 工具栏中单击 显示下一项 按钮 显示并设置下一节的页脚 第2节是目录的页脚 同样不需要添加任何内容 因此继续单击 显示下一项 按钮 4 第3节的页脚的右上角显示有 与上一节相同 提示 表示第3节的页脚与第2节一样 如果现在在页脚区域插入页码 则页码将会出现在所有节的页脚中 因此单击 链接到前一个 按钮 取消 链接到前一个 设置 5 从菜单选择 插入 页码 命令 显示 页码 对话框 采用默认设置即可 单击 格式 按钮 显示 页码格式 对话框 默认情况下 页码编排 设置为 续前节 表示页码接续前面节的编号 如果采用此设置 则会自动计算第1节和第2节的页数 然后在当前的第3节接续前面的页号 这样本节就不是从第1页开始了 因此需要在 页码编排 中设置 起始页码 为 1 这样就与前面节是否有页码无关了 第3节之后的其他节无需再设置页码 因为页脚的默认设置为 同前 而且页码格式默认设置均为 续前节 将会自动为每一节编排页码 六 整理目录1 插入目录要成功添加目录 应该正确采用带有级别的样式 例如 标题1 标题9 样式 1 定位到需要插入目录的位置 2 从菜单选择 插入 引用 索引和目录 命令 显示 索引和目录 对话框 单击 目录 选项卡 3 在 显示级别 中 可指定目录中包含几个级别 从而决定目录的细化程度 这些级别是来自 标题1 标题9 样式的 它们分别对应级别1 9 如果要设置更为精美的目录格式 可在 格式 中选择其他类型 通常用默认的 来自模板 4 单击 确定 按钮 即可插入目录 目录是以 域 的方式插入到文档中的 会显示灰色底纹 因此可以进行更新 2 修改和更新目录当对当前目录不是很满意 想要调整 显示级别 为 2 并将 格式 设为 来自模板 时 还是要打开 索引和目录 中的 目录 选项卡 并将属性调整 然后 确定 此时会出现 是否替换所选目录 的提示 选择 确定 使新的属性生效 当对文档的内容进行了调整 比如某些标题的页码变了 又或是添加了一些标题 此时我们就要更新目录 将光标定位到目录页 在目录上点右键 打开 更新域 并在出现的 更新目录 窗口上选择 更新整个目录 3 关联目录和正文默认情况下 目录生成好以后 就可以利用目录和正文的关联进行跟踪和跳转 但是此时要按住Ctrl再点目录 才能跳到对应的位置 不是很方便 下面讲两种方法可以方便实现跳转 打开菜单 工具 选项 并选择 编辑 选项卡 将其中的 用Ctrl 单击跟踪超链接 前的勾选去掉 单击目录就可以跳转 选择菜单 视图 文档结构图 在编辑区的右侧会出现一个类似于网页中的导航栏的树形目录 可以任意选择要找的位置 而且很方便的在整个文档之中来回切换 七 参考文献的编号和引用 1 光标放在引用参考文献的地方 在菜单栏上选 插入 引用 脚注和尾注 弹出的对话框中选择 尾注 2 点击 选项 按钮修改编号格式为阿拉伯数字 位置为 文档结尾 确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号 并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明 在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献 注意 参考文献标注如果要求用中括号把编号括起来 需要手动添加中括号 在文档中需要多次引用同一文献时 在第一次引用此文献时需要制作尾注 再次引用此文献时点 插入 交叉引用 引用类型 选 尾注 引用内容为 尾注编号 带格式 然后选择相应的文献 插入即可 八 在参考文献后论文情况说明 附录和致谢 1 删除尾注文本中所有的编号 不需要它 因为它的格式不对 然后选中所有尾注文本 参考文献说明文本 点 插入 书签 命名为 参考文献文本 添加到书签中 这样就把所有的参考文献文本做成了书签 2 在正文后新建一页 标题为 参考文献 并设置好格式 光标移到标题下 选 插入 交叉引用 引用类型 为 书签 点 参考文献文本 后插入 这样就把参考文献文本复制了一份 选中刚刚插入的文本 按格式要求修改字体字号等 并用项目编号进行自动编号 3 打印文档时 尾注页同样会打印出来 而这几页是不需要的 可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页 技巧 一 去除页眉上的横线 默认插入页眉后 在页眉中会有一条横线 有时会影响页眉的显示效果 可以用以下方法去除掉它 选中页眉中的文字和段落标记 选择菜单 格式 边框和底纹 选择 边框 选项卡 并将 设置 设为 无 页眉上的横线就没有了 二 图表自动编号向文档内插入图或表后一般要为其添加题注 如果为自动题注的话 编号有时要求包含章节号 例如第一章的图编号格式为 图1 1 将图插入文档中后 选中新插入的图 在菜单中选择 插入 引用 题注 新建一个标签 图1 编号格式为阿拉伯数字 如果不是点击 编号 修改 位置为所选项目下方 单击 确定 后 Word就插入了一个文本框在图的下方 并插入标签文字和序号 此时可以在序号后键入说明 还可以移动文本框的位置 改动文字的对齐方式等 2 再次插入图时题注的添加方法相同 不同的是不用新建标签了 直接选择就可以了 Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号 至此就实现了图的编号的自动维护 当在第一张图前再插入一张图后 Word会自动把第一张图的题注 图1 1 改为 图1 2 文档中的 图1 1 也会自动变为 图1 2 表格编号的作法与图相同 唯一不同的是表格的题注在表格上方 因此应选位置为所选项目上方 表格插入的题注默认左对齐 可使用word菜单达到居中对齐方式 三 在文档中引用图表编号 1 插入题注之后 选中题注中的文字 图1 1 在 插入 菜单选 书签 键入书签名 点 添加 这样就把题注文字 图1 1 做成了一个书签 2 在需要引用它的地方 将光标放在插入的地方 在 插入 菜单选 引用 交叉引用 弹出对话框中引用类型选 书签 引用内容 为 书签文字 选择刚才键入的书签名后点 插入 然后单击 关闭 按钮 Word就将文字 图1 1 插入到光标所在的地方 在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了 不用再做书签 注意 1 书签名最好用图 表 公式 的说明文字 尽量做到见名知 图 2 图 表 公式 的编号改变时 文档中的引用有时不会自动更新 可以鼠标右击引用文字 在弹出的菜单中选 更新域 关闭文档再打开Word会更新所有的域 四 调整编号和文字的距离有时觉得编号与文字距离过大 有两种方法可以调整 1 多级符号法 1 将光标定位在要设置编号的段落内 单