第七讲办公室事务.doc

企业行政文秘人员职业化训练教程第七讲 办公室事务【本讲重点】n办公室环境的布置 n邮件的收发与传阅 n妥善安排约会一、办公室环境：主要包括以下两个方面：办公室布置的原则 办公室用品的选购与摆放。（一）办公室布置的原则（1） 办公室要布置的整齐清洁，采光良好，使一切显得有条不紊，有朝气。（2） 走道上不要放置任何有碍行走的物品。（3） 办公桌椅、柜架的排列应采用直线对称式，避免不对称、弯曲、成直角的排列。（4） 使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。（5） 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。（6） 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间的恒温状态，湿度宜保持在50%。（7） 办公室的地毯、墙面、桌椅应一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物，会给办公室带来赏心悦目的效果。（8） 办公桌和办公区域要保持清洁。（二）办公用品的选购与摆放选购办公用品的原则 办公用品的基本配备 办公用品的摆放原则 （1） 选购办公用品的原则 一是满足工作要求 二是提高工作效率 三是节约人工费用 四是树立企业公众形象（2） 办公用品的基本配备 办公用纸1）信纸 2）复写纸 3）航空信纸 4）油印纸 5）无碳复写纸 6）备忘录纸 7）问候便纸 8）信封 9）笔记本和便签 其他文具类办公用品1）笔类 2）修正液 3）订书机 4）计算器 5）胶水 6）日历 7）曲别针 8）印泥 9）名片盒 10）文件夹（3） 办公用品的摆放原则一般原则：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观整洁整齐为宜。 办公用品的摆放都有其大概位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，工作流程综合考虑而定。再加上你个人的顺手习惯与品位，便可以创造出一种办公室氛围来。 二、邮件的收发与传阅 邮件收进的程序和要求 邮件的发出1、邮件收进的程序和要求n分类n拆封n登记n分送n阅办资料和邮件的分送 上司亲收件要立即呈送n部门信件交到负责人手中n传阅资料请附上签字单阅办 仔细认真，重点要圈划n长篇要进行摘要n适当提出拟办意见n办毕保管备查2、邮件的发出1）内容校核由行政人员拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确、文句无错意，无别、错、漏字；签名、盖章清晰无误。如有附件，必须收齐勿遗漏。2）信封、封皮查对l 凡寄出的信件和邮件，信封和信皮必须查对。l 信笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损。3）邮件寄发三、 妥善安排上司约会n约会安排的原则 n安排约会需要注意的细节1安排约会的原则（1） 配合上司的时间表 安排约会不能打乱上司的常规工作，要配合上司的工作规律与生活习惯，如上下班时间、休假时间、睡眠时间等。（2） 分辨轻重缓急在上司频繁的约会活动中，要依约会的性质、重要性妥善予以安排。有两种约会特别重要，需要记在卡片上： 一是年度的特殊会议 二是每周的例行会议，如部门会议，每月的例行会议，如高层主管会议；每年的会议，如股东会议。在安排其他约会前，必须先把这些项目记在日程表上。一般来说，重要而紧迫的约会，应安排在最近的时间；不甚重要的约会或礼貌性拜访，可适当插入上司的工作空隙中。（3） 酌留弹性包括两方面： 一是指约会时间要错开，不可太松或太紧 二是远期安排或答应的约会，时间不能太确定。因时日接近时，往往会因情况有变化而更改约会时间。（4）处理好变更的约会 约会一经排定后，除非万不得已，都不应轻易改变。但约会又是约定在未来时间，而未来是难以预料的。若遇上意外情况非变更约会不可时，应尽快通知对方，委婉地说明变更的原因，替上司代为道歉，并通知相关人员取消约会。2安排约会需要注意的细节（1） 以下时间不宜安排约会不要在上司出差回来当天安排约会不要在周末或假日安排约会不要在临近下班时安排约会（2） 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张送交司机，一张自己保存。（3） 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。（4） 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。（5） 约会场所和招待事宜有时也由行政人员负责。（6） 依约会性质，有的行政人员要记录约会内容。（7） 记下那些与自己上司有约会的人的电话号码，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。（8） 随时提醒自己的上司准时赴约。每天早晨应将打印好的日程表放在上司办公桌上。在约会时间将到前提醒上司前往赴约。 虽然上司桌上放着有记号的日程表，但有些上司习惯于他们早上到时，就能在桌上看到一张打印好的一天内的约会安排一览表，因为浏览打印在卡片上的提示，要比阅读写