朝阳区创建全国文明城区档案管理工作方案.doc

朝阳区创建全国文明城区工作领导小组办公室朝阳区创建全国文明城区档案指导指挥部办公室朝创建办2010 6 号朝阳区创建全国文明城区档案管理工作方案根据我区创建文明城区整体工作安排和全国文明城区测评体系关于材料审核工作的要求，为使我区在创建活动中形成的档案材料齐全、完整、规范，顺利通过全国文明城区材料审核工作的测评，特制订本实施办法。一、创建文明城区档案材料管理原则创建文明城区档案材料是指全区各单位在创建活动中形成的，朝阳区创建全国文明城区工作组织机构、2010年工作计划、任务分解一览表（试行版）中档案提交材料内容明确规定的，各种纸质、照片、音像、视频、实物等多种形式的档案文件材料。创建文明城区档案材料管理坚持统一领导，分级负责的原则。即我区创建文明城区档案材料工作，由区创建全国文明城区档案指导指挥部负总责，指挥部办公室负责监督和指导，各部、委、办、局、街、乡对本单位档案材料的形成、积累、归档、提交工作负具体责任。二、创建文明城区档案材料管理职责创建文明城区工作领导小组办公室档案材料组，负责对全区各单位创建工作档案材料的形成、整理、归档工作进行培训、检查和指导；负责掌握各单位档案材料形成的情况，对指标体系中应形成的档案材料进行督导和检查，形成检查报告，对不符合档案材料提交要求的单位提出整改要求，并检查其落实情况，确保创建工作档案材料的齐全完整；负责对全区各单位上报的全部创建工作的档案材料，进行登记、分类、汇总、整理和保管。全区各相关单位要严格按照全国文明城区创建工作的责任分工和朝阳区创建全国文明城区工作组织机构、2010年工作计划、任务分解一览表（试行版）中的任务分解及提交档案材料一览表规定的档案材料提交内容，做好本单位、本系统创建工作档案材料的收集、整理、提交等工作，确保档案材料的齐全、完整和规范。三、创建文明城区档案材料管理要求（一）各有关单位要提高认识，加强领导，明确创建文明城区档案工作的主管领导和具体工作人员，并将名单在3月25日之前报送到区创建全国文明城区办公室档案材料组。（二）创建文明城区档案材料管理的具体要求：1.创建工作档案材料的形成，要严格按照北京市国家行政机关实施国家行政机关公文格式印制标准（试行）、北京市实施国家行政机关公文处理办法细则和中国共产党机关公文处理条例的规定形成。2.创建工作档案材料的收集，要按照朝阳区创建全国文明城区工作组织机构、2010年工作计划、任务分解一览表（试行版）中档案提交材料内容的规定，保证档案材料的齐全完整，不得出现缺项、空项和材料内容与项目要求不符等问题。3.创建工作档案材料的提交和整理，为保证档案的安全，创建工作档案材料的提交一般要求为档案原件的复制件，并填写测评材料提交表。创建工作提交的档案材料，要按照创建全国文明城区档案材料报送工作要求进行整理。四、创建文明城区档案材料管理的实施安排（一）工作部署和培训。3月上旬，编制朝阳区创建全国文明城区各单位提交档案材料任务分解表；3中旬，召开工作部署和培训会议，下发朝阳区创建全国文明城区各单位提交档案材料任务分解表，与各单位对接创建全国文明城区提交档案材料的具体工作任务，并进行培训。请各单位主管领导和档案资料员参会，会议的主要内容：一是请创建办和指挥部领导讲话，讲话内容是创建文明城区档案材料的重要性和工作要求；二是培训，内容是档案材料形成的标准、档案材料整理和提交的要求；三是分系统讨论，内容是对分解表的理解、任务是否清楚以及需要解决的问题；四是对会议情况进行总结，对提出的问题进行答疑解惑，进一步明确工作要求。（二）统筹协调，明确任务。4月初，召开邮政、供电、燃气、自来水、银行、公共交通等社会部门的创建工作档案材料协调会，明确提交档案材料工作的内容、任务和标准；召开区级各领导小组、委员会档案材料工作协调会，明确主责单位的职责。（三）督导检查。4月中旬至5月底，档案材料组对重点单位的档案材料形成情况进行督导，检查其形成档案材料是否符合标准，文件材料形成是否齐全。（四）2009年度材料上报和审核。6月，全区各相关单位按照档案材料的上报要求，将2009年度创建工作档案材料上报到创建文明城区工作领导小组办公室档案材料组。档案材料组对各单位上报的材料进行审核，对上报项目内容不齐全、质量不符合要求的单位，进行指导并提出限期整改要求。（五）整理编目。7月，创建文明城区工作领导小组办公室档案材料组，按照全国文明城区测评体系的要求，对各单位上交的2009年度创建工作档案材料进行分类、整理和编目。（六）检查整改落实情况。8月，对档案材料存在问题的部门进行检查和指导，检查其整改任务完成情况；对问题严重、改进不利的单位进行通报，并及时采取措施，确保创建文明城区档案资料的齐全完整。（七）有整改任务的单位上交档案材料。8月底，完成整改任务的单位，上交档案材料，档案材料组审核，并进行整理编目。（八）请专家指导。9月，聘请市文明办有关专家对我区2009年度的创建工作档案材料，进行初步审核指导，根据专家意见，进一步完善补充。（九）总结2009年度档案材料管理工作。10月，对2009年度创建工作档案材料管理情况进行总结，明确存在的问题、采取的措施和下一步工作的重点，召开相关部门工作会议，部署2010年和2011年档案材料管理工作。（十）督导检查。11月至2011年3月，档案材料组对重点单位和邮政、供电、燃气、自来水、银行、公共交通等社会部门的档案材料形成情况进行督导和检查。（十一）2010、2011年度创建工作档案材料上报和审核。2011年4月，全区各单位上报2010和2011年创建工作档案材料。档案材料组对上报材料进行审核。（十二）档案材料组收集邮政、供电、燃气、自来水、银行、公共交通等部门的材料。（十三）整理编目、查遗补缺。2011年5月，创建文明城区工作领导小组办公室档案材料组，按照全国文明城区测评体系的要求，对全部上交的档案材料进行分类、整理和编目。通过分类整理，发现存在的问题，进一步查遗补缺，以保证测评工作顺利通过。（十四）请专家进行审查指导。2011年6月，聘请专家对我区创建工作档案材料，进行审核指导，根据专家意见，进一步补充完善。（十五）编制总目录和待审材料记录，对重点材料进行再审核，完成全部整理工作迎接测评。（十六）表彰评比。2011年12月，对档案材料齐全完整、符合规范要求、做出突出贡献的单位和个人，提出表彰意见。附件：1.创建活动档案材料工作实施计划表2. 档案材料上报审核工作程序3.创建全国文明城区档案材料报送工作要求 二一年三月十五日6附件1.创建活动档案材料工作实施计划表序号计划内容时间1工作部署和培训。编制档案材料任务分解表，召开工作部署和培训会，指标对接。3月2工作协调。召开供电等社会部门创建工作档案材料协调会；召开区各领导小组和委员会档案材料工作协调会4月3督导检查。对重点单位的档案材料形成情况进行督导和检查4-5月4档案材料上报审核。各单位上报2009年度创建活动档案材料，档案材料组进行审核。6月5整理和编目。档案材料组对2009年度创建档案材料进行分类、整理和编目。7月6检查整改。对存在问题的部门检查整改完成情况。8月7上交整改材料。完成整改任务的单位上交档案材料，档案材料组进行审核。8月8专家指导。请市文明办专家2009年创建工作档案材料进行审核指导。9 月9工作总结。总结2009年度档案材料管理工作，明确存在的问题、采取的措施和下一步工作的重点；召开会议，部署2010年和2011年档案材料管理工作。10月10督导检查。对重点单位和邮政、供电、燃气等社会部门的档案材料形成情况进行督导和检查。2010年11月至2011年3月11档案材料上报审核。区属各单位上报2010、2011年度创建工作档案材料，档案材料组对上报材料进行审核。2011年4月12邮政、供电、燃气、自来水等社会部门的材料上报审核。2011年4月13整理编目、查遗补缺。档案材料组按照测评体系的要求，对全部上交的档案材料进行分类、整理和编目，查遗补缺。2011年5月14专家审查指导。请专家对创建档案材料进行审核指导，根据专家意见，进一步补充完善。2011年6月15编写创建全国文明城区待审材料索引表和待审记录表；编制总目录，对重点材料进行再审核，完成全部整理工作。 2011年5-7月16总结表彰评比。总结创建活动档案工作，开展评比，对做出突出贡献的单位和个人进行表彰。2011年12月10附件2档案材料上报审核工作程序1.各单位按照档案材料提交要求上报创建工作档案材料。2.档案材料组，按照朝阳区创建全国文明城区各单位提交档案材料任务分解表和创建全国文明城区档案材料报送工作要求，对各单位上报的档案材料进行审核。3.一次通过档案材料审核的单位，进入下一个环节，办理签收手续，双方签字。4.提交档案内容不齐全、整理不符合要求的单位，填写上报材料不符合要求登记台帐，提出限期整改时间和要求，并履行签字手续。5.档案材料组形成上交档案材料情况报告，向指挥部、创建办和区主要领导，通报上档案材料存在的主要问题和问题单位。附件3.创建全国文明城区档案材料报送工作要求1.各单位按照责任分工，对所承担的测评标准进行认真梳理，填写测评材料提交表（详见测评材料提交表样式），按照测评内容的标准逐项撰写结论性说明，每一项测评标准提交一份表格，提交的文字资料须经过认真整理和总结，不能漏项。2.提交的材料应包括测评材料提交表、归档目录表和档案材料。将纸质测评材料提交表、目录、档案材料和电子版一同上交创建文明城区工作领导小组办公室档案材料组。3.档案材料的整理，要将提交的全部档案材料，按照测评内容编号进行分类，如：-4-、-5-；在每一类下进行排序；在每份文件首页的右上角，用铅笔编写测评内容编号和件号；按类填写朝阳区创建全国文明城区归档文件目录。4.所提供的档案资料一般应是归档文件的复印件，文件上应有归档的档号章，并填写了相关内容。测评材料提交表、文件原件、复印件均须由出具单位盖章（红头文件除外），复印件（每三页）压页盖章。5.档案材料包括文字材料、照片、影像资料等。特别是涉及朝阳区荣获国际、国家、有关部委荣誉称号和成功承办国际、国内大型活动，得到国际、国家、市级有关部门充分肯定两项特色指标，需要提供相应的书籍、光盘等成果性资料。测评材料提交表测评内容编号：提供部门：负责人签字：部门盖章：提交日期：联系人： 联系电话：填写要求：1、按测评标准逐项编号，编号格式如下：-1-。2、涉及数据标准的，如实填写所需数据，提供计算方法和计算结果，并注明数据来源，要求提供两年数据的，分别填写两年的数据，并计算平均值。3、涉及文字描述性标准的，每一个标准作为一个段落，语言表述尽量精炼，紧扣标准。如叙述内容分为几个层次或按照时间顺序分别表述，则注意每个段落要有序隔开。4、以人口为计算基数的数