第七章应收款管理.ppt

第七章应收款管理系统 本章学习要求 系统学习应收系统初始化的一般方法及应收款项的形成 收回 坏账 转帐等的处理过程 要求掌握往来款的操作技能 与其他会计子系统之间的数据联系 本章主要内容 1 应收管理系统概述2 应收管理系统初始化3 应收系统日常业务处理4 应收管理系统期末处理 本章难点 1 应收款的核销2 转账处理3 坏账处理4 制单处理 第一节应收管理系统概述 应收款管理系统以发票 费用单 其他应收单等原始单据为依据 记录销售业务及其他业务所形成的往来款项 处理应收款项的收回 坏账 转账等情况 同时提供票据处理功能 系统根据对客户往来款项核算和管理的程度不同 提供了两种应用方案 若企业的往来款项较繁杂时 在应收系统核算客户往来款项 若企业的往来款项较简单时 在总账系统核算客户往来款项 一 应收款管理系统与其他系统的主要关系 应收款管理系统的业务流程 应收款管理系统的业务处理 二 系统基础设置系统初始设置选项设置存货分类和存货档案期初余额单据设计单据编号 基础设置 选项设置在 账套参数设置 中有三个选项卡常规凭证权限与预警 基础设置 选项设置 常规应收款核销方式 系统提供了两种应收款的核销方式 按单据和按产品 按单据核销 是指在收款时 系统将满足条件的未结算单据全部列出 由操作员选择需要结算的具体单据进行核销 按产品核销 是指在收款结算时 系统将满足条件的未结算单据按产品列出 由操作员来选择需要结算的产品进行核销 单据审核日期依据 在应收款管理系统中 因为单据审核后记账 因此单据审核日期依据将决定业务总账 业务明细账 余额表等的查询期间取值 系统提供了两种依据 单据日期和业务日期 以 单据日期 为依据是指在单据处理功能中进行单据审核时 系统将自动将单据的审核日期 入账日期 作为该单据的单据日期 使用这种依据 月末结账时单据必须全部审核 因为下月无法以单据日期为审核日期 在使用过程中 可以随时将依据由按单据日期改为按业务日期 以 业务日期 为依据 是指在单据处理中进行单据审核时 将单据的审核日期 入账日期 作为当前业务日期 在使用中 如果需要将依据由按业务日期改为按单据日期 则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已经结账的月份的单据 如有 则不能修改 否则可以修改 汇兑损益方式 包括外币结清和月末处理两种方式 使用 外币结清 汇兑损益方式是指在计算汇兑损益时 界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据 使用 月末处理 汇兑损益方式是指在计算汇兑损益时 界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据 坏账处理方式 坏账处理方式有应收余额百分比法 销售收入百分比法 账龄分析法和直接转销法 按会计制度规定一般不选择直接转销法 在账套使用过程中 如果当年已经计提过坏账准备 则坏账处理方式参数不可以修改 只能下一年度修改 代垫费用类型 设定从销售管理系统传递的代垫费用单在应收系统用何种单据类型进行接收 系统默认为其他应收单 用户也可在单据类型设置中自行定义单据类型 然后在系统选项中进行选择 该选项随时可以更改 应收账款核算模型 包括两种模型 简单核算和详细核算 系统默认为详细核算 详细核算指应收账款可以对往来进行详细地核算查询 控制分析等 在使用过程中 可以随时将详细核算改为简单核算 但只有在系统启用或没有进行任何业务处理和数据录入时 才可以从简单核算改为详细核算 基础设置 选项设置 凭证 选项卡受控科目制单方式 包括明细到客户和明细到单据两种方式 非控科目制单方式 包括明细到客户 明细到单据和汇总方式三种 控制科目依据 包括那客户分类 按客户和按地区三种依据 销售科目依据 包括按存货分类和按存货两种依据 不同的是一个按不同的存货分类 一个按不同的存货来设置不同的销售收入和应交增值税科目 基础设置 选项设置 单据设置单据设置的功能包括单据头栏目和单据体栏目的增加 删除和布局 首次进入单据设置功能时 显示系统默认的单据格式 单据设置可分为专用发票 普通发票和应收单三种 初始设置设置科目坏账准备设置账龄区间设置报警级别设置单据类型设置 初始设置 设置科目 设置科目是为了将应收款系统中所处理的各种单据制单并生成凭证 在传递到总账系统中时自动带入其生成凭证对应的会计科目 包括基本科目设置 控制科目设置 产品科目设置和结算方式科目设置 基本科目设置 应收科目 预收科目 银行承兑科目和商业承兑科目都应该是总账系统中设置为 客户往来 核算的会计科目 控制科目设置是按照选项参数设置时选择的控制依据 本例选择的是按客户 即为每一个客户录入相应的应收 预收科目 产品科目设置是按照选项设置里确定的按存货还是按存货分类设置产品科目 为每一存货或存货分类设置销售收入科目 应交税金科目和销售退回科目 结算方式科目设置是为各种结算方式设置科目 在发票和收付款单的填制时 系统根据各种结算方式 选择币种并查找对应的结算科目 在制单时自动显示 初始设置 坏账准备设置 坏账准备设置是指用户定义坏账准备的提取比率和录入坏账准备期初余额 只有用户在账套参数设置时 选择备抵法 才能够在此对坏账准备进行设置 第一年使用应收系统 坏账准备期初余额可以直接录入 以后年度由系统自动生成 初始设置 账龄区间设置 账龄区间设置指定义应收账款或收款时间间隔的功能 它的作用是便于用户根据自己定义的账款时间间隔 进行应收账款或收款的账龄查询和账龄分析 清楚了解在一定期间内应收款的发生及其收款情况 初始设置 报警级别设置 报警级别设置是指用户根据客户欠款余额与信用额度的比例设置报警级别 方便用户掌握客户的信用情况 初始设置 单据类型设置 单据类型设置指用户将自己的往来业务与单据类型建立对应关系 系统提供了发票和应收单两大类型的单据 如果使用销售系统 则发票类型单据名称包括销售专用发票 普通发票 销售调拨单和销售日报 如果单独使用应收系统 则单据名称不包括销售调拨单和销售日报 发票是系统默认类型 不能修改删除 初始设置 存货档案设置 存货设置 包括存货分类 计量单位和存货档案设置 1 存货分类当用户的存货较多需要按照类别进行核算时 可以设置存货分类 存货分类主要设置分类编码 分类名称 工业企业的存货分类可以分为三类 原材料 产成品 应税劳务商品企业的存货分类可以分为二类 商品和应税劳务 2 计量单位本功能主要用于设置对应存货的计量单位组和计量单位信息 先要设置好计量单位组才能设置计量单位 1 计量单位组 系统提供的计量单位组有无换算 浮动换算 固定换算三种类别 每个计量单位中有一个主计量单位和多个辅助计量单位 可以设置主辅计量单位的换算率 无换算计量单位组 在该组中的所有计量单位都以单独形式存在 各计量单位之间不需要输入换算率 浮动计量单位组 在该组只能包括一个或两个计量单位 其中一个为主计量单位 一个为辅计量单位 固定计量单位组 选择固定换算率时 才能包含两个以上 不包含两个 的计量单位 而且每一个辅计量单位对主计量单位的换算不能为空 如果存货只有一种计量单位 则可将这些存货的计量单位都归为一组 该组的类别应设为 无换算 例 40G硬盘的包装规格 盒17寸显示器的包装规格 台 如果同一种存货需要有多个计量单位来核算 则应将该存货的所有计量单位都归为一组 该组的类别可根据需要选择是 固定换算 或 浮动换算 例 PIII芯片的包装规格 1盒 2片 2 设置计量单位计量单位编码 录入 必填 使用后不可修改 保证唯一性 计量单位名称 录入 当输入了计量单位的情况下必须输入计量单位名称 计量单位组编码 根据当前计量单位所在的计量单位组显示 不可修改 对应条形码中的编码 最多可输入30位数字或字符 不允许有重复的记录存在 可以随时修改 可以为空 3 存货档案存货编码 存货编码必须唯一且必须输入 可输入最多30位数字或字符 可以用数字0 9或字符A Z表示 但 禁止使用 存货代码 存货代码必须唯一 可输入最多30位数字或字符 可以用0 9或字符A Z表示 但 禁止使用 存货名称 存货名称必须输入 可以用0 9或字符A Z表示 最多可写30个汉字或60个字符 但 禁止使用 计量单位组 最多可输入20位数字或字符 主计量单位 根据已选的计量单位组 显示或选择不同的计量单位 税率 指该存货的增值税税率 存货销售时 此税率为专用发票或普通发票上该存货默认的销项税税率 存货采购时 此税率为专用发票 运费发票等可抵扣的进项发票上默认的进项税税率 税率不能小于零 这里的税率小数位是根据数据精度确定 是否折扣 即折让属性 若选择是 则在采购发票和销售发票中录入折扣额 该属性的存货在开发票时可以没有数量 只有金额 或者在兰字发票中开成负数 存货属性 系统为存货设置了六种属性 分别是销售 外购 生产耗用 自制 在制 应税劳务 初始设置 期初数据录入 当初次使用应收系统时 要将启用应收系统时未处理完的单据都录入到本系统 以便于以后核销处理 当进入第二年度处理时 系统自动将上年未处理完的单据转为下年度的期初余额 在下一年度的第一个会计期间里 可以进行期初余额的调整 应收款管理的期初数据录入 要根据单据的的类型输入 一般分为 销售专用发票 销售普通发票 其他应收单 应收款期初数据录入完成后 还可以利用系统提供的 对账 功能与总帐中的 应收账款 进行对账 实验书P125 分别输入三种类型的单据注意 1 单据有正向和负向之分 2 单据日期必须小于该账套的启用日期 第二节应收款管理系统的日常处理 应收单据处理收款单据处理核销处理票据管理转账处理坏账处理汇兑损益制单处理单据查询 日常处理 应收单据处理 应收单据处理指用户进行单据录入和单据管理的工作 可以对单据进行审核 查询 核销 制单等功能 应收单据录入 中上下翻页查找的单据为本系统录入的应收单 发票 包括已审核 未审核单据 已作过后续处理如核销 转账 汇兑损益 坏账处理的单据则需要到 单据查询 中进行查询 录入应收单据实验P1261 2004年12月2日 销售部售给华宏公司计算机10台 单价6500元 台 开出普通发票 货已发出 填制销售普通发票 2 2004年12月4日 销售部售给精益公司17英寸显示器20台 单价2500元 台 开出增值税专用发票 货已发出 同时代垫运费5000元 填制销售专用发票和其他应收单 应收单据的修改或删除若已经填制了凭证 必须删除凭证 然后在 应收单据审核 中 先弃审 再进行修改或删除 此处要注意查找你所要修改或删除的应收单据时 单据日期一定要非常准确 日常处理 收款单据处理 收款单据处理主要是对收款单进行管理 包括收款单的录入 审核 收款单包括应收单和预收单两种 收款单据录入是将已收到的客户款项 录入到应收款管理系统 收款单据审核 录入收款单据实验P1263 2004年12月5日 收到华宏公司转帐支票一张 金额65000元 支票号ZZ001 用于归还前欠货款 填制收款单 录入预收单据 也是在收款单录入中 改变款项类型为预收单即可 实验P1265 2004年12月9日 收到华宏公司转帐支票一张 金额10000元 支票号ZZ003 作为预购订金 填制预收单据 日常处理 核销处理 单据核销是解决收回客户款项 核销该客户应收款的处理 建立收款与应收款的核销记录 监督应收款及时核销 加强往来款项的管理 系统提供了两种核销方式 手工核销与自动核销 手工核销手工核销指由用户手工确定收款单核销与它们对应的应收单的工作 通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据 然后手工核销 加强往来款项核销的灵活性 自动核销 演示版不支持 自动核销指由用户确定收款 付款 单核销与它们对应的应收 应付 单的工作 通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据 然后系统核销 加强往来款项核销的效率性 1 完全核销应收单例如P126 第3题2 部分核销应收单 其余形成预收款 例如P126 第4题3 全部形成预收款 例如P126 第5题 日常处理 票据管理 票据管理的功能是对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理 同时记录票据详细信息 记录票据处理以及查询应收票据 包括即将到期且未结算完的票据 在票据管理中 可以单击 计息 贴现 转出 结算 背书 等 按钮对该票据进行计息 贴现 转出 结算 背书等 处理 如果要进行票据科目的管理 必须将应收票据科目设置为应收受控科目 日常处理 转账处理 在日常业务处理中 可能发生应收款和应付款相抵消的情况及红字发票与蓝字发票对冲的情况 这些都是可以用转账处理的功能进行处理 转账处理可分为应收冲应收 预收冲应收 应收冲应付和红票对冲四种情况 每一笔应收款的转账金额不能大于其余额 应收款的转账金额合计应该等于预收款的转账金额合计 1 应收冲应收例如P126 第6题2004年12月10日 将精益公司高17英寸的应收款58500元转给昌新贸易公司 注意 转帐日期应该与业务日期一致 2 预收冲应收例如P126 第7题2004年12月11日 将华宏公司10000元订冲抵期初的应收款 3 应收冲应付 4 红票对冲 发生退回时 用红字发票对冲蓝字发票 假设2004年12月2日 销售部出售给华宏公司计算机10台 单价2500元 台 开出专用发票 货已经发出 2004年12月9日 由于某种原因 华宏公司退回该批计算机10台 红票对冲前 先在应收单中输入红票 即单据的方向为负向并审核制单 红字票据中的总金额不能大于0 日常处理 坏账处理 坏账处理指利用坏账准备设置的参数 进行坏账准备的计提 坏账发生 坏账收回的处理等功能 计提坏账的方法主要有销售收入百分比法 应收账款百分比法和账龄分析法 计提比率只能在初始设置中修改 计提坏账 系统自动算出当年度应收账款总额 并根据计提比率计算出计提金额 发生坏账的处理 指应收款项符合坏账核销条件 应在坏账准备中核销的处理 坏账收回 指已经作为坏账核销的应收款项又收回的处理 当收回一笔坏账时 应首先在 收款单据录入 中录入一张收款单 金额为收回坏账的金额 否则在坏账收回操作中的结算单将无法选择 坏账查询 可查询坏帐准备的期初余额 计提 发生 收回及期末余额等 发生坏账的处理例如P126 第8题2004年12月17日 将精益公司5000元运费作为坏账处理 坏账收回的处理若收回作为坏账精益公司5000元运费 首先在 收款单据录入 中录入一张收款单 金额为收回坏账的金额 否则在坏账收回操作中的结算单将无法选择 日常处理 汇兑损益 汇兑损益是指有外币业务发生的用户进行汇兑损益的处理 系统提供了两种方式 即外币余额结清时计算和月末处理两种方式 外币余额结清时计算 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益 在计算汇兑损益时 界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据 月末计算 即每个月末计算汇兑损益 在计算汇兑损益时 界面中显示所有外币余额不