第十一章采购与付款循环审计.ppt

审计学 第五版 中国人民大学商学院宋常 第11章采购与付款循环 11 1概述11 2采购与付款循环的内部控制11 3采购与付款循环的控制测试11 4采购与付款循环的实质性程序 11 1概述 11 1 1采购与付款循环涉及的凭证与记录11 1 2采购与付款循环涉及的主要业务活动 请购单 订购单 订货合同 验收单 卖方发票 退货 或折让 通知单 付款凭单 支票 采购日记账 现金和银行存款日记账 材料采购明细账和总账等 采购与付款循环涉及的凭证与记录 采购与付款循环的主要过程 采购与付款循环涉及的主要业务活动 1 请购商品和劳务 2 编制订购单 3 验收商品 4 存储已验收的商品 5 编制付款凭单 6 确认并记录应付款项 7 付款 8 记录现金 银行存款支出 采购与付款循环涉及的主要业务活动 涉及的主要业务活动 购买商品或劳务 1 请购商品或劳务企业仓库管理部门和商品或劳务的使用部门均可以提出购买商品或劳务的申请 请购须填写请购单 2 订购商品采购部门根据审批后的请购单编制订购单 订购单必须经授权审批人员审批之后才能发出 3 验收商品订购的商品到达之后 应由验收部门进行验收 验收完毕之后 验收部门应按规定编制验收单或验收报告 作为会计记录的依据 4 储存商品经过验收合格的商品交仓库管理部门储存 是保证资产安全 完整的重要措施 商品验收后入库时 仓库保管人员应编制入库单 5 编制付款凭单货物验收入库或交付使用之后 应付凭单部门应在核对订购单 验收单和购货发票基础上 确认负债 编制付款凭单 并将经审核后付款凭单 连同每日的凭单汇总表一起 送交会计部门 作为会计部门编制记账凭证和登记有关明细账和总账的依据 储存商品 6 记录资产和负债会计部门首先检查购货发票的内容与订购单 验收单以及运货单是否一致 并验算购货发票金额的计算是否正确 然后根据已审批的付款凭单及时地编制记账凭证 登记有关资产和负债明细账和总账 并由稽核人员定期进行账证 账账核对 记录购货业务 支付货款和记录支出 7 支付货款会计人员应根据审批后的付款凭单 供应商的付款条件以及本企业的资金状况 采用适当的结算方式合理地安排付款 凭证 现金支票 转账支票等 8 记录现金 银行存款支出会计部门应根据付款原始凭证编制付款记账凭证 并据以登记现金或银行存款日记账和应付账款等账簿 并由稽核人员独立检查现金 银行存款明细账和应付账款明细账的金额一致性 11 2采购与付款循环的内部控制 11 2 1采购循环的内部控制11 2 2付款循环的内部控制11 2 3固定资产的内部控制 1 适当的职责分离2 信息传递程序控制 1 授权程序 2 文件和记录的使用 3 独立检查3 实物控制 采购循环的内部控制 内部会计控制规范 购货与付款 1 企业应按照有关货币资金内部控制的规定办理采购的付款业务 2 企业财会部门应严格审核相关凭证的真实性 完整性 合法性及合规性 3 企业应建立预付账款及定金的授权批准制度 4 企业应加强应付款项的管理 5 企业应建立采购商品的退货管理制度 6 企业应定期与卖方 供应商 核对应付款项 预付款项等 付款循环的内部控制 在企业的业务循环划分中 固定资产业务可以归属于采购与付款循环 在内部控制方面 它与一般商品采购有其共性 但因不经常发生且往往金额较大而有其特性 因此有必要进行单独讨论 1 固定资产2 在建工程 固定资产的内部控制 1 固定资产预算 2 授权批准 3 账簿记录 4 职责分工 5 区分资本性支出和收益性支出 6 固定资产的处置 7 固定资产的定期盘点 8 固定资产的维护保养及定期检修 固定资产内部控制的有关制度 1 岗位分工与授权批准 2 工程项目决策控制 3 工程项目概预算控制 4 工程项目价款支付控制 5 工程项目竣工决算控制 6 工程项目监督检查 在建工程的内部控制 11 3采购与付款循环的控制测试 11 3 1采购循环的控制测试11 3 2付款循环的控制测试11 3 3固定资产的控制测试 通常 根据内部控制的性质 审计人员比较容易地确定控制测试的类型 审计人员索取采购业务的各种文件资料 依照采购业务的正常程序追踪 进行相关的检查与验证 检查 观察 询问相结合 采购循环的控制测试 审计人员需检查与验证的内容 1 核对请购单与订购单是否一致 请购单是否经过适当的授权人批准 订购单是否连续编号 2 核对采购合同上确定的价格 付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致 3 检查合同是否经过有关部门审查 核对卖方发票上所购物品的数量 规格 品种与合同是否一致 4 抽验部分付款凭单 检查是否附有请购单 订购单 验收单 付款凭单和验收单是否连续编号 验证验收环节的有效性和计算的正确性 5 核对采购合同 卖方发票 验收单与入库单是否一致 6 检查购入材料的计价是否正确 当被审计单位采用永续盘存制核算时 则应复核计价的正确性 审计人员在了解付款循环的基础上 可以抽查部分付款业务 以测试付款循环的内部控制 检查付款循环控制环节的设置与执行情况 通过抽查应付款项偿付业务 审计人员可以查明其付款的依据是否正确无误 付款及记录 过账是否及时 对应账户是否正确 有关现金折扣的处理是否符合规定 付款循环的控制测试 付款循环控制测试的主要内容 1 了解应付款项记录 付款业务是否分开 了解有关凭证的传递过程等 2 抽查应付款项明细账 检查应付款项各明细账向银行存款 或现金 日记账和向总分类账的过账情况 检查原始凭证的合法性 正确性以及一致性 3 审核货款结算手续 检查应付款项明细账上金额与订购单 验收单 卖方发票是否完全一致 4 检查签发的支票是否有被授权人的签字 支票中各个项目与卖方发票是否一致 5 追查材料采购账簿 原材料账簿与银行存款日记账或应付款项账户的过账是否正确 6 审查现金折扣的合理性 CPA教材 以内部控制目标地为起点的控制测试 1 请购 订购 验收 应抽取请购单 订购单 验收单 2 编制付款凭单 确认与记录负债 应抽取订购单 验收单 和采购发票 3 付款 应抽取付款凭证 审计人员在实施固定资产控制测试时的注意事项 1 8 审计人员在实施在建工程控制测试时的工作内容 1 6 在固定资产控制测试的基础上 审计人员应明确本业务循环的审计目标 并围绕审计目标收集充分 适当的审计证据 从而需要实施采购与付款循环的实质性程序 固定资产的控制测试 采购与付款循环控制测试案例 基本案情 ABC公司产品销售以仓库为交货地点 注册会计师于20 7年10月25日至11月10日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解 测试 在审计工作底稿吕进行如下记录 2005 1 对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单 对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单 每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准 2 采购部收到经批准的请购单后 由其职员E进行询价并确定供应商 再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单 订购单一式四联 经被授权的采购人员签字后 分别送交供应商 负责验收的部门 提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门 3 验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收 完成验收后 将原材料交由仓库人员存入库房 并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认 验收单一式三联 其中两联分送应付凭单部门和仓库 一联留存验收部门 4 应付凭单部门核对供应商发票 验收单和订购单 并编制预先连续编号的付款凭单 在付款凭单经被授权人员批准后 应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门 并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中 会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证 并登记原材料和应付账款账簿 案例分析 第 1 项 第 1 项没有缺陷 理由 仓库负责对列入清单的货物填写请购单 同时如果没有列入存货清单 则可以由其他部门根据需要填写 但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准 第 2 项 第 2 项有缺陷 由采购部的职员E进行询价并确定供应商 理由 询价与确定供应商是不相容的岗位 第 3 项 第 3 项没有缺陷 理由 对于验收单应当是一式多联 而该单位根据实际情况制定三联是正确的 第 4 项 第 4 项有缺陷 会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理 理由 如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款 而不需同时核对验收单和订购单 会计部门将无法核查材料采购的真实性 从而可能记录错误的存货数量和金额 改进建议 第 2 项建议 询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施 第 4 项建议 应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单 订购单和供应商发票送会计部门 会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单 订购单和供应商发票后记录存货和应付账款 2006五 综合题2 Y股份有限公司 以下简称Y公司 主要经营中小型机电类产品的生产和销售 采用手工会计系统 产品销售以Y公司仓库为交货地点 C和D注册会计师负责审计Y公司2005年度会计报表 于2005年12月1日至12月15日对Y公司的购货与付款循环的内部控制进行了解 测试与评价 要求 3 针对资料二第 1 至第 2 项 假定不考虑其他条件 请逐项判断Y公司上述资料控制程序在设计上是否存在缺陷 如果存在缺陷 请分别予以指出 并简要说明理由 提出改进建议 4 针对资料二第 1 至第 2 项 请指出哪一项与 已发生的购货业务均已记录 这一控制目标相关 并确定针对该控制目标的测试程序 资料二 C和D注册会计师在审计工件底稿中记录发所了解的有关购货与付款循环 销售与收款循环的控制程序 部分内容摘录如下 1 采购原材料由请购部门编制请购单 采购部门审核请购单后发出预先连续编号的采购订单 采购的原材料经采购人员验收后入库 仓库人员收到原材料后编制预先连续编号的入库单 并交采购人员签字确认 2 应付凭单部门核对供应商发票 入库单和采购订单 并编制预先连续编号的付款凭单 会计部门在接到经应付凭单部门审核的上述单证和付款凭单后 登记原材料和应付账款明细账 月末 再与仓库核对连续编号的入库单和采购订单后 应付凭单部门对相关原材料入库数量和采购成本进行汇总 应付凭单部门对已经验收入库但尚未收到供应商发票的原材料编制清单 会计部门据此将相关原材料暂估入账 参考答案 3 答案 1 存在缺陷 采购部门的人员不能验收商品 理由 采购与验收是不相容的岗位 建议 验收商品应当由验收部门的人员进行验收 2 没有缺陷 4 答案 第一项与已经发生的购货业务均已记录这样控制目标相关 控制测试是 检查订货单连续编号的完整性 检查验收入库单的完整性 要求 5 针对资料三第 1 第 2 项 请分别指出这些事项主要与存货和应付账款的什么认定相关 6 针对资料三第 1 第 2 项 假定不考虑其他条件 请逐项指出上述事项是否相关内部控制得到有效执行 如果表明相关内部控制未能得到有效执行 请简要说明理由 并提出改进建议 资料三 C注册会计师负责购货与付款循环的内部控制实施测试 并在审计工作底稿中记录了测试情况 部分内容摘录如下 1 应付凭单部门在9月末编制了已验收入库但尚未收到供应商发票的原材料清单 会计部门据此将相关原材料暂估入账 并在10月1日全额冲回 上述原材料清单显示已入库甲原材料1000公斤 单价为每公斤1300元 以核对批准发出的采购订单和入库单 数量和单价均相符 但C注册会计师注意到Y公司另需向运输单位支付该原材料的运费100000元 财务人员解释 由于原材料运费是与运输单位另行结算的 因此在原材料暂估入账时未予考虑 并且 在10月8日收到运输单位的运费发票时 Y公司已将运费计入该原材料的采购成本 C注册会计师在甲原材料明细账中找到了上述100000元运费的记录 计价和分摊 未有效 2 原材料明细账显示 Y公司在11月27日购入乙原材料694公斤 金额为70000元 不含增值税 C注册会计师注意该原材料采购订单所列数量为700公斤 单价为每公斤100元 不含增值税 但相应的入库单所列数量为694公斤 财务人员解释 上述数量差异是运输途中损耗所致 按照Y公司原材料采购管理规定 乙原材料允许的入库检验差异率为 1 存在 有效 参考答案 5 答案 第 1 项主要与存货和应付账款的计价和分摊认定有关 第 2 事项与存货和应付账款的存在认定相关 6 答案 资料三 1 表明相关内部控制未得到有效执行 理由 因为对于运费部分即使是另行结算的 也是要将该部分的支出包含在材料的暂估价里的 建议 将相关的运费支出计入到暂估材料的成本中 2 表明相关内部控制得到有效执行 11 4采购与付款循环的实质性程序 11 4 1实质性分析程序及细节测试11 4 2应付款项的审计11 4 3固定资产的审计 实质性分析程序中审计人员的工作内容 1 5 下页 细节测试 需要执行的情形 实质性分析程序及细节测试 实质性分析程序中审计人员的工作内容 1 了解被审计单位的经营活动 供应商的背景沿革以及行业惯例 确定应付账款和费用支出的期望值 2 将本期的应付账款余额组成与以前期间交易水平及预算相比较 确定采购商品和应付账款可接受的重大差异额 3 识别需要进一步凋查的差异 并调查异常数据关系 诸如零余额的主要供应商 与周期趋势不符的费用支出等 4 通过询问管理层和员工 调查实质性分析程序得出的重大差异额是否表明存在重大错报风险 是否需要设计恰当的细节测试程序以识别和应对重大错报风险 5 判断和分析实质性分析程序是否能够提供充分 适当的审计证据 或需要对交易和余额实施细节测试以获取进一步的审计证据 1 交易的细节测试 1 从被审计单位业务流程层面的主要交易中选取样本 检查其支持性证据 2 对主要交易实施截止测试 2 余额的细节测试 1 复核供应商的付款通知 与供应商对账 获取发票遗漏 未计入正确的会计期间的证据 2 在特殊情况下 审计人员需决定是否应通过供应商来证实被审计单位期末的应付款项余额 细节测试 应付款项的审计目标审计人员的工作内容1 审计人员应检查应付款项期末余额 抽查应付款项明细账 2 审计人员应函证应付款项 被审计单位或审计人员应相应地调节应付款项数额 3 审计人员应查明被审计单位未列报或未入账的应付款项 检查披露的正确性与恰当性 应付款项的审计 应付账款审计案例 基本案情 20 8年2月1日 注册会计师在审查ABC公司20 7年 应付账款 明细账时 发现10月13日34 凭证记录应付账款增加117000元 而10月14日36 凭证又记录偿还该笔应付账款117000元 支付货款如此迅速 审查人员怀疑其中有问题 决定进一步对其进行审查 注册会计师首先调阅了10月13日34 记账凭证 其会计分录如下 借 原材料100000应交税费 应交增值税 进项税额 17000贷 应付账款 D公司117000该记账凭证所附单据为供货单位发票一张 注册会计师检查了相应的合同一份 发现 合同规定付款期一个月 如果在10天内付款 给予2 的现金折扣 注册会计师又调阅了10月14日36 记账凭证 其会计分录为 借 应付账款 D公司117000贷 银行存款115000库存现金2000该记账凭证所附原始凭证为转账支票存根和现金收据两张 一笔货款为什么采用两种结算方式 而且根据合同规定 ABC公司应享受2000元的现金折扣 但在其账务处理中却没有关于享受现金折扣的记录 反而将折扣金额用现金支付 为了进一步查清问题 注册会计师向D公司进行了函证 回函证实D公司仅收入115000元转账支票一张 注册会计师又询问了ABC公司的出纳员 了解到由会计领取现金并签发支票用于货款结算 注册会计师又调出现金收据进行仔细检查 发现现金收据纯属伪造 ABC公司的坏账准备按年末余额1 计提 存在问题 ABC公司会计人员利用该公司财务制度不严和职务之便 贪污现金折扣2000元 审计建议 注册会计师应提请该公司责成会计人员退回赃款 并作调账处理 调整分录 1 调整财务费用和其他应收款借 其他应收款2000贷 财务费用2000 2 调整坏账准备借 资产减值损失 坏账准备20贷 其他应收款 坏账准备20同时调整财务报表的其他项目 固定资产的审计目标审计人员的工作内容 1 检查固定资产的分类及变动趋势2 审查固定资产的入账价值及其正确性3 审查固定资产的增减变动及结存情况4 审查固定资产折旧的适当性与正确性5 审查固定资产的减值准备情况 固定资产的审计 2009四1资料二 A注册会计师从固定资产明细账的期初余额中选取样本 检查采购合同和发票等原始单证 以获取与固定资产原值的期初余额相关的各项认定的审计证据 逆查 针对资料二 假定不考虑其他条件 就答题卷第9页给出的与固定资产原值的期初余额相关的认定 1 逐项指出A注册会计师实施的审计程序是否可以获取充分 适当的审计证据 2 如果不能获取充分 适当的审计证据 指出针对这些认定应当实施的一项主要实质性程序和审计路径起点 将答案直接填入答题卷第9页相应的表格内 有的能证明一部分 答题卷第9页相应的表格 固定资产审计案例 基本案情 注册会计师在20 8年2月20日审查20 7年度ABC公司固定资产时 发现一张转账凭证 其会计分录为 借 营业外支出 非常损失600000累计折旧100000固定资产减值准备100000贷 固定资产800000 同时 注册会计师注意到 该固定资产报废时净额占固定资产原值比例高达75 其中可能有问题 决定进一步审查 于是调阅了该固定资产卡片 发现该固定资产实际使用寿命只有一年 经多次询问ABC公司有关人员 得知该固定资产在购入后不久因公司转产而被闲置 公司于20 7年11月5日将其变卖 变卖价款50万元归入公司 小金库 存在问题 1 根据企业会计准则 固定资产报废应通过 固定资产清理 科目核算 因此该转账凭证上反映的会计处理不合规 2 该公司隐瞒固定资产变卖价款 将其归入公司 小金库 违反了财经法规的规定 审计建议 注册会计师应提请ABC公司收回固定资产变卖款 存入公司开户银行 并调整会计处理 调整分录 如固定资产变卖款已存入公司银行账户 则调整分录为 借 货币资金 银行存款500000贷 营业外支出500000同时调整财务报表的其他项目 累计折旧审计案例 基本案情 20 8年2月11日 注册会计师在审计ABC公司20 7年12月 固定资产 和 累计折旧 项目时 发现下列情况 1 12月15日购入管理用复印机2台 价款38000元 预计使用寿命10年 预计净残值2000元 12月计提折旧300元 2 12月2日交付外单位大修管理用的仪器一台 ABC公司未对该仪器计提折旧 该仪器采用年限平均法计提折旧 11月该仪器计提折旧1000元 3 11月15日购入不需安装的管理用设备一台 当月投入使用 该设备使用寿命10年 预计净残值为0元 年限平均法计提折旧 价款 含税 为1170000元 运杂费36000元 ABC公司所作的会计分录为 借 固定资产1170000管理费用36000贷 银行存款1206000 存在问题 1 该公司12月15日购入的管理用复印机 本月不应计提折旧 应从20 8年1月份开始计提折旧 2 该公司12月大修理的固定资产未计提折旧 不符合业会计准则规定 3 购建固定资产运杂费应计入固定资产成本 该公司将其计入管理费用 不符合企业会计准则规定 若为09年 税不能计入成本 审计建议 注册会计师应提请该公司调整会计处理 调整分录 1 调整固定资产和管理费用借 固定资产36000贷 管理费用36000 2 调整累计折旧应补提的折旧 1000 36000 10 12 300 1000 元 借 管理费用 折旧费1000贷 固定资产 累计折旧1000同时调整财务报表的其他项目 固定资产减值准备审计案例 基本案情 注册会计师在审计ABC公司20 7年度财务报表时 了解到该公司部分管理用固定资产有关资料及会计处理情况如下 1 A设备20 7年末 账面原值为400万元 累计折旧为20万元 减值准备为30万元 20 7年末可回收金额为370万元 ABC公司冲回减值准备20万元 2 B设备采用年限平均法计提折旧 使用年限12年 无残值 20 6年末 账面原值120为万元 累计折旧为20万元 20 6年末计提减值准备50万元 ABC公司本年末计提提旧10万元 3 C设备20 7年末 账面原值为30万元 累计折旧为3万元 已提取减值准备为2万元 该设备未发现减值迹象 大华公司从谨慎性原则出发 本年末计提了减值准备2万元 存在问题 1 对于A设备 20 7年末增值200万元 该公司冲回已计提减值准备20万元的会计处理 不符合企业会计准则的规定 2 对于B设备 20 7年计算折旧时 没有将已提减值准备B设备的折旧在未来期间作相应调整 而仍按10万元计提折旧 不符合企业会计准则的规定 3 对于C设备 如果企业的固定资产无任何减