精益行政办公.ppt

精益行政办公 精益概念适用于所有流程和行业 它是实现卓越运营的战略 原理 流程和领导途径 它可实现的结果包括 减少周期时间 产品开发和生产 提高质量减少成本和库存提高潜在产能改善客户服务高水平的员工参与 所有和承诺提高财务回报 什么是精益 精益解释 2 精益的益处 3 随着精益思想成为全球主流的管理思想 精益办公已成为未来办公的模式 通过消除流程中的浪费 创建客户导向的无缺陷的流程 构建激发员工创造力和活力的工作环境 全球商业环境在加速变化 逼迫企业和组织去评估他们的概念和技术以应对商业挑战 通过精益办公 企业和组织可以通过提高业务流程的灵敏性 可控性及透明性来适应高度分化的业务流程 从而增强他们的核心竞争力 精益办公系统是用来帮助企业和组织通过优化内部的流程以达到更有效的结果 有效降低30 的管理成本和周期时间 提高质量达60 精益办公是基于 流动 原则的基础上 提升办公价值流中的信息交易速度和准确性 创建具有良好信息流动的精益办公系统常常比制造业要困难的多 关键是必须目视化信息流程 识别其中可去除的浪费活动 从而向目标状态改进 精益办公即采用行之有效的丰田生产系统原理 在行政和知识工作环境中应用目视管理 连续流动 品质内置和基于团队的快速改进等精益工具 精益办公以变革管理理论为基础 通过流程优化 精益项目管理 精益行政 开放式办公 办公5S与目视化工作开展 结合日常改善激发全员创造力和工作活力 创建一流高效 信息通畅 流程标准 整齐有序并具有活力的世界级办公环境 在办公环境中应用精益原理 能极大地提高业务流程效率 改进服务品质 降低成本 提升响应速度和顾客的满意度 包括内部和外部顾客 员工通过学习在每一价值内识别并消除浪费 来创建快速的价值流动 并以新的视角看待日常工作 精益办公是提升工作效率 缩短响应时间和保持运营竞争优势威力巨大的持续改进系统 此外 我们经常发现企业在实施精益的初期 如能在一线的办公流程中率先推行精益 对整个企业有效推行精益和获得的绩效成果 如员工的士气和财务绩效等方面 都具有倍乘效应 简而言之 在制造业中实施精益办公和不采用精益办公之间的差别是巨大的 我们估计在制造公司中业务流程中实施精益办公获得的收益 例如相应速度 有效性和财务绩效上 相比不采用精益办公的制造商要多出一倍以上 这是因为精益生产和精益办公两者都是基于价值流方式 即重视端对端流程的整体有效性 而不仅仅是个别流程的优化 这就要求办公支持流程也要根据增值工序进行调整 而增值工序则顾客需求的产物 精益办公的内容与特征 一种以原则为驱动 基于工具的哲学体系 其核心是消除浪费 从而使得所有的行为 步骤都能够为客户带来价值 理想的精益办公流程是 精益思想的核心就是消除浪费 精益思想 更高的客户满意度更短的处理时间更高的适应能力更高的质量更低的成本更高的员工满意度 Making Back Officeastrategicadvantage 精益功效的核心观念 通过提高效率来降低成本应该在业务更多的评定 要有一个根深蒂固的想法 利润来自于成本的降低 坚持这种想法 通过改变工作方法来降低成本 目标 使所有的工作方法更有效 更简单 更标准化 为了提高每个系统的效率在行业中的领先性 管理者和领导必须了解他们全部的系统和流程工作 1 2 3 再想成本 工作方法 认识你的系统 去看 管理法则 GenchiGenbutsu 不要仅根据报告作出行动 永远 去看 工作现场 了解真正的问题 办公室 工作现场 Go See 工具帮助你达成目标 原则让你始终实现目标 五条精益原则 产品 服务 信息从流程的一端移到另一端 从客户角度定义价值 以产品 服务的方式表示 直到下游客户表示有需要 否则上游流程不执行任何操作 2映射价值流 3建立流 4实施拉动 5精益求精 达到完美 1指定价值 映射产品 服务采取的用于接触客户的步骤 增加价值和没有增加价值 消除浪费 使所有的活动都为客户创造价值 6 在任何常规运营中 1 10 的活动能够增加价值 五条精益原则 指定价值价值定义为在正确的时间以合适的价格按客户规定向客户提供的能力 从最终客户的立场指定价值询问你当前的产品 服务和流程是怎样未能达到客户价值期望 价格 质量 可靠的交付 快速响应需求的改变 产品的基本定义 浪费 没有增加价值但增加成本和时间的活动七种浪费类型 缺陷生产过量库存过多不必要的动作过度处理运输等待 纯粹的浪费 7 映射价值流 概览全局 改进系统 只要有提供给客户的产品或服务 就有价值流 难点就在于看到这个流 Womack 学会看到 五条精益原则 2 映射价值流 识别将产品从订单移到交付的当前所需步骤挑战每一步骤 为什么需要这一步 如果取消这一步骤 客户是否会认为产品价值更小 许多步骤只因为公司的组织形式和之前对资产和技术的决定才有必要 所有活动 包括增加价值的和没有增加价值的 都需要从原材料 初始化 生产出产品 或提供功能 并交到客户手中 原材料到客户概念到启动订单到现金 价值流 三个主要价值流 8 3 建立流以快速的顺序排列真正创造价值的所有步骤 五条精益原则 需要流程中的每个步骤都是 能力 每次都正确 六西格玛 可用 总是能运行足够 容量能避免瓶颈和投资过度 正确大小的工具 通过事务处理从端到端连续移动产品 服务和信息流看似不切实际 不合逻辑 因为我们被训练为考虑以下各项 部门 部门划分批量 排队效益和积压 批处理 每件一分钟 A B C 周期时间 30 分钟 周 A B c 周期时间 12分钟 连续流 一个接一个移动 拉动 以客户为中心 五条精益原则 4 实施拉动除非上游需要 否则下游不执行任何操作 通过前置时间压缩和正确的价值规定 让客户完全得到他们所要的 在客户 下一流程的拉动中使用信号 看板 一个串联生产和交付指导的系统 在该系统中 除非下游客户表示有需要 否则上游供应商不执行任何操作 供应商 客户 再来一个 好 连续改进 永不停止 五条精益原则 5 精益求精 达到完美流程改进的持续循环 总是有浪费不断改进 带来创新使用根由分析以及时并永久性解决问题使目标可见 当前状态 未来状态 下一个未来状态 原始状态 11 办公中的七种浪费 5S概念 精益改革的基础高业绩环境的流程创造一个安全 舒适 明亮的工作环境确定工作场所的工具 包括需要什么 什么实践需要以及哪里有需要 什么是5S 学会聪明的工作 5S的好处 对员工 对组织 使你的工作更令人满意澄清工作期望 减少查找时间 提供整体操作效率令缺陷带来高质量零浪费带来低成本零延误带来可靠的服务 5S概要 之前 之后 精益前的GE商业金融办公室 应用到办公室 之前 之后 精益前的GE商业金融办公室 应用到办公室 无纸化 文件整理案例 跨部门沟通的平台 九段秘书 结果意识强化 结果定义改变员工行为 基于客户价值的结果定义是执行的起点 部门 质量保证部 区域 办公室 关于质量信息发布的改善 1 改善目的 2 现况及问题点 提高质量信息利用价值 及时发布信息 适时指导生产 1 现场存在大量检验员 由其产生的质量信息一般情况下呈报给工程技术人员 由工程技术人员进行处理 此后质量信信息数据作为考核工人的依据 2 质量信息 特别是后续工序检验发现的信息 经工程技术人员处理之后 并不能及时有效的传达到生产车间的生产工人 信息资源浪费 3 如9月生产缸体 A班21日废46件 A班22日废25件 A班23日废26件 出现不正常 3 主要改善内容 改善前 改善后 内容说明 内容说明 及时统计分析检验信息 通知生产车间 检验 工程技术人员处理问题 考核 产生质量信息 统计分析得出重点信息 产生质量信息 检验 工程技术人员处理问题 信息汇总 考核 信息汇总 质量信息快报 生产车间调整生产 生产车间调整生产 检验员发出信息由工程技术部统计 处理 并通知车间进行调整 生产车间调整生产 新增重点 重复发生问题的信息 由质量部通知车间进行调整 4 改善效果 5 活动感想 1 及时提供质量信息 避免问题累计发生 降低废品发生率 但无法估算 1 提高信息利用效率 质量信息快速反馈 让质量问题快速解决 2 信息公开 透明 让生产人员的及时了解自己所生产产品的质量状况 有针对进行解决 预防 大家共同关注产品质量 努力提高产品合格率 部门 资产财务部 改善人 关于运费代开发票税率的改善 1 改善目的 2 现况及问题点 现况 代开税率为4 3 问题点 支付税款多 销售费用高 减少现金支出 降低销售费用 3 主要改善内容 代开税率由4 3 降为3 4 改善效果 5 活动感想 改善的理念常驻 1 6月份运费为140 8万 推算全年可节省140 8 2 1 3 3 7万从4月份改善后 现已实现1 3万 项目说明 简化CHR 提高可用资源 业务 人力资源 招聘 目标 减少多数据处理 简化录用函的打印流程 当前状态 数据需要CHR根据当天的录用情况输入 而且每周也要输入 我们还需更新录用函邮件合并程序 人工机制涉及重复地将日期键入两个不同的Excel表 从而造成时间和人力浪费 使用一个资源来报告本周要打印的录用函 同时可用数据在两个不同的excel表上 另一个资源需要将该数据键入录用函邮件合并程序 键入这些数据每月估计花费16小时 每月3个资源涉及的成本约4050卢比 未来状态 使用的方法 VA NVA分析 MUDA 5S CHR和录用函 简化 每月节省8 9个小时 减少人力的浪费 3 成本减少 影响的指标 生产力 可用的资源 数据要键入一个Excel 即CHR 邮件合并程序 以应用5S Excel格式提供即时可用的数据以打印录用函 从而避免多次数据输入 在需要时可方便地访问数据 及时打印录用函可节省人力资源 提高时间效率 此流程将打印录用函的TAT时间几乎减少到原来的一半 当前状态每月减少成本2700卢比 好处 70 精益前 精益后 MUDA 人工任务 修复CHR 获取打印录用函的数据 键入准备录用函跟踪系统的数据 240人小时 每年 录用函邮件合并程序 日常CHR 日常CHR和录用函邮件合并 NVA 71 益处分析 72 下载并合并本月所有报表至一个文件 在ET L报表中核实员工的法律实体代码 将每一个法律实体的eT L卷填写到指定格式的报表 Before 结束 根据9标准 将eT L卷及其成本分配到31法律实体 检查成本中心 并检查本月是否有新的成本中心创建 开始 下载并合并本月所有报表至一个文件 再次运行宏填写第二页 结束 复制数据到主要页 运行宏来自动填写入第一页 维护宏模版 开始 LEAN项目最佳实践分享 e T E价值图 MUDA Processing After 10分钟 205分钟 210分钟 用时 20分钟 用时 每年96小时 每年4小时 20分钟 在报表中添加新的成本中心 在模版中添加近400个成本中心 15分钟 在ET L报表中核实员工的法律实体代码 现有流程 从系统中下载并合并eT L报表 核对LE CC并关联到其他文件 MUDA Processing 每年92小时 每月流程 实施Lean之后 自动生成报表 手工填写数据 节省 每年92小时 LEAN项目前 后流程图 根据需要 逐个过滤出30个法律实体和400个成本中心 案例 非生产采购业务流程优化 背景情况 某公司1998年全面实施ERP系统 为落实公司财务四统一的目标 公司决定非生产采购 包括研发物料采购 生产工具设备辅料采购 行政用品采购 一律上ERP系统 半年后公司各部门反映大量问题 1 计算机 文具等办公用品需提前一个月申购 往往45天才能到货 2 公司办公地域广阔 而不