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Word高级应用行政管理篇 王敏 工作任务和目标 工作任务 拟定符合GB要求的行政公文制作公司组织结构图组织会议 完成相关会务组织工作工作目标 了解行政管理工作的性质 职能及岗位要求 为工作或求职做准备掌握对文档进行精确设置的方法 养成良好的工作习惯 提高工作效率学会制作组织结构图的方法了解会务组织流程 加强服务意识 任务一 了解行政管理岗位 行政管理的重要性 企业需要具备四大功能 研发 市场 销售 服务 企业要实现这四个功能必须具备几个保障 人 财 物 信息 这些保障主要来自三个部门 人力资源部门 财务部门 行政部门 行政部门担负着企业的管理工作 业务工作 生产 销售 研发 资金等 事务性工作 行政管理 公司工作 企业发展的根本 推动和保证着企业几大块业务的顺利 有效进行和相互之间的协调 行政管理岗位职责 1 负责贯彻公司领导指示 做好上下联络沟通工作 及时向领导反映情况 反馈信息 搞好各部门间相互配合 综合协调工作 对各项工作和计划的督办和检查 2 负责总经理的日常活动和外出活动的安排3 负责起草年度工作计划 年度工作总结和其他重要文稿 牵头或协助公司的规划研究 4 组织制定行政管理规章制度及督促 检查制度的贯彻执行 5 组织安排公司办公会议 或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动 做好会议记录和整理会议纪要 6 负责公司来往信函的收发 登记 传阅 批示 做好公文的拟订 审核 印刷 传递 催办和检查 及文书档案资料的归档立卷管理的工作 7 负责公司总务工作 做好后勤保障 主要是水电 办公设施的管理 安全门卫 公司车辆管理等 8 负责公司保密工作和法律事务 9 负责客人来访迎送等招待工作 10 完成总经理交办的其他任务 行政管理岗位要求 熟练的公文写作 阅读能力 优秀的外联与公关能力 具备解决突发事件的能力 较强的分析 解决问题能力 思路清晰 考虑问题细致 熟练使用办公软件 办公自动化设备 做事客观 严谨负责 踏实 敬业 具有很强的人际沟通 协调 组织能力以及高度的团队精神 责任心强 任务二 拟定符合GB要求的公文 情景描述 青岛市要筹建一所软件职业技术学院 一切准备就绪后 要向山东省政府请示 需要拟定一份请示文件 领导把这个重大任务交给了小王 小王公文写作能力不错 又熟悉整个筹办过程 公文很快拟定完毕 领导也非常满意 但是 呈给上级的请示文件有非常严格的规定 排版不容有任何差错 否则会因小失大 任务分析 按发文与收文对象之间关系的不同 可将公文分为上行文 下行文和平行文 国家质量技术监督局根据国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理办法 的有关规定对颁布了GB T9704 1999 国家行政机关公文格式 对公文各部分作出了详尽的要求 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号和签发人 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间和公章 附注 主题词 抄送印发机关和印发时间 任务分解实现 任务一 设置符合GB要求的公文页面 版心 纸张 A4 210mm 297mm 页边距 上 37mm 左 28mm右 26mm 下 35mm页码距 28mm文档网格 每页22行 每行28字 仿宋 3号 上边距即天头 37 左边距即订口 28 210 156 225 297 右边距即翻口 下边距即地角 1 页面设置 对话框2精确控制页面行数和字数3速调页边距的方法 鼠标拖动 任务二 设置上报公文的眉首1设置 发文机关标识 字号 22mm 62磅字符宽度调整 15 22 0 68 字体 对话框控制标识段前留空 80毫米 可以直接录入对齐方式 段落 对话框 1磅 0 353毫米1毫米 2 835磅 2录制发文字号 插入 符号 插入 特殊字符 符号 工具栏3精确定位直线 格式 边框和底纹 选项按钮 任务三 设置上报公文的正文1标题行距 二号字高度加二号字高度的7 8 1 7 8 22磅 41 25磅2段落缩进 段落 对话框3成文日期 word自动提示插入日期 插入 自动图文集 插入 日期和时间 自动更新 复选框快捷键 shift Alt D shift Alt T修改默认日期格式 时日和时间 对话框 默认 按钮 任务四 设置公文的版记标准公文中版记都位于整个公文的最后一页 版记的最后一行要素位于公文最后一页最后一行 1主题词2抄送缩进的设置3印发机关和日期Tab键 制表位 对话框 4直线使用直线工具shift键设置 设置自选图形格式 对话框5快速生成特殊线条可以通过 边框和底纹 对话框删除 任务五 制作标准公文页码1 插入 页码 2设置页码字号 四号3设置页码位置奇偶不同页图文框 25字符 1字符 页码本身占2个字符28 2 1 25 任务六 制作联合发文的发文机关标识1双行合一 格式 中文版式 双行合一 2表格制作 格式 工具栏上的 分散对齐 按钮 表格和边框 工具栏上的 边框 按钮3艺术字制作 艺术字 工具栏上 单词调整 命令 绘图工具栏 绘图 对齐与分布 垂直居中 4文本框制作 格式 调整宽度 职业快餐 公文种类主要有 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 二 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 四 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 五 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 十 批复适用于答复下级机关的请示事项 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 拓展训练 1拟定一份山东省政府对青岛市政府请示的批示2拟定一份某学院的聘任通知书 任务三 制作公司组织结构图 情景描述 小王大学毕业初到拓谱软件公司工作 半个月后 办公室领导找到他 你来公司也一段时间了 对公司各部门职能熟悉了吗 这里有有一份公司的各部门设置及职能描述 你做一个公司的组织结构图吧 要放到公司网站上 他该如何接招呢 任务分析 组织结构图 OrganizationChart 是最常见的表现雇员 职称和群体关系的一种图表 它形象地反映了组织内各机构 岗位上下左右相互之间的关系 组织结构图是组织结构的直观反映 也是对该组织功能的一种侧面诠释 根据职能描述充分分析各部门各岗位之间的关系 画出草图绘制组织结构图对组织结构图进行调整和美化 任务分解实现 任务一 绘制组织结构图 插入 图示 F4 重复插入任务二 调整组织结构图样式自动版式字体 填充 尺寸 形状文字方向连接线任务三 自动套用格式 职业快餐 组织结构图的作用1 可以显示其职能的划分 2 可以知道其权责是否适当 3 可以看出该人员的工作负荷是否过重 4 可以看出是否有无关人员承担几种较松散 无关系的工作 5 可以看出是否有让有才干的人没有发挥出来的情形 6 可以看出有没有让不胜任此项工作的人担任的重要职位 7 可以看出晋升的渠道是否畅通 8 可以显示出下次升级时谁是最合适的人选 9 可以使各人清楚自己组织内的工作 加强其参与工作的欲望 其他部门的人员也可以明了 增强组织的协调性 组织结构图与企业服务理念总经理在上 所有的部门经理对总经理负责 在这种结构中只有总经理关注客户满意度 企业内的其他职员只关心上级对他们的满意度 总经理在下 知名国际企业虽然有着不同的经营理念 但无一例外地都表达出了服务客户 支持员工的经营哲学 也就是说在他们的经营过程中贯彻了如图所示的组织结构运作 始终把客户置于顶层 把员工置于次上层 只有执行这样的组织结构图 才能将企业从内部导向转变为顾客导向 才能给员工正确的心里暗示 使员工从上级满意度导向转变为顾客满意度导向 拓展训练 青岛某一优秀教育单位 最高的管理机构是董事会 具体职能由院长执行 下设各个处室包括 督导室 教务处 学生处 国际业务处 公共事业处 招生办 办公室 其中教务处设有助理1名 软件教研室 外语组 电子组 基础组 物流组等教研组 机构设置严谨 分工详细 请按照上面内容设计其单位组织结构图 任务四 会务安排和组织 情景描述 乐山市人民政府要组织第二节乐山大佛节开幕式 并就环境保护等有关问题开展研讨会 邀请各届人士参加 请你组织本次活动 进行相关安排和文字资料的准备 任务分析 会务组织和安排是行政最常见的事务性工作 包括内部会议的组织和会议纪要 相关外联活动和会务的组织 邀请函确定参会人员会务标识 标语会议或活动议程安排组织会议宣传资料设计等外联会议或活动的组织 从一定程度上反应了该公司或部门的水平 每个细节都要考虑到 不要因小失大 江泽民案例 任务分解实现 任务一 制作带flash的可以自动回复的电子邀请函1创建word 并进行页面设置 页面背景 艺术字 文本框2添加电子邮件链接3插入flash 控件工具箱 shockwaveflashobject控件属性设置 movi embedmovie playing loop 小技巧 如何让漂亮的字体异地重现1将自定义安装的字体嵌入到文档中 工具 选项 保存 选项卡2粘贴为图片全选 ctrl A复制 crrl c 编辑 选择性粘贴 任务二 使用邮件合并功能发送邀请函 工具 信函与邮件 邮件合并 任务三 确定参会人员 制作名单1绘制文字的下划线 格式 字体 格式 边框和底纹 段落缩进2绘制表格四法 常用 工具栏 插入表格 按钮 插入表格 对话框 表格 菜单 表格和边框 工具栏 表格和边框 工具栏 绘制表格 命令自动更正 通过键盘上的 号 3轻松改变表格行列橡皮擦 轻松删除表格线合并 拆分 表格属性 对话框 精确改变列宽行高鼠标拖动 拖动表格线 拖动游标 选中单元格拖动快速增加删除表格行列 表格 插入 常用工具栏 插入表格 常用工具栏 插入行 列 4绘制斜线表头 表格和边框 工具栏 表格 绘制斜线表头 5按姓氏笔画排序 表格 排序 任务四 准备会务标语 标识1禁烟标志2禁止喧哗标志3座位示意图文字方向的设置 小技巧 创建自己的工具栏将图形加入 自动图文集 选中图形 ALT F3 输入名称创建空白工具栏 工具 自定义 新建命令将图像添加到工具栏 拖动将工具栏上的图形改成按钮 工具 自定义 右键单击工具栏中的图形 更改按钮图像 命令 编辑按钮图像 粘贴按钮图像 任务