综合档案归档管理规定(416).doc

Wuhan Kaidi Holding Investment Co Ltd 综合 档案 归档 管理规定 编编 号 号 KDKG PK 102 版版 本 本 A 0 2009 年 12 月 31 日发布 2009 年 12 月 31 日实施 武汉凯迪 控股投资 有限公司 发 布 武汉凯迪控股投资有限公司 目目 录录 1 目目 的的 1 2 范范 围围 1 3 定定 义义 1 4 职职 责责 1 5 程程 序序 1 5 15 1 综合档案类目设置综合档案类目设置 1 5 25 2 综合档案形成与收集综合档案形成与收集 2 5 35 3 综合档案整理综合档案整理 2 5 45 4 综合档案归档综合档案归档 3 6 相关文件相关文件 4 7 记记 录录 4 综合档案归档资料分类标准综合档案归档资料分类标准 5 1 1 目目 的的 为加强公司档案标准化管理 保证档案归档的及时性 完整性 以更好地服务于公司 生产和经营管理需要 特制定本规定 2 2 范范 围围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司 以下简称控股公司 及各系列公司 以下 简称系列公司 综合档案的归档 立卷 整理工作 3 3 定定 义义 综合档案 是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和 其构成是以科学技术档 案为主体 包括计划统计 经营销售 物资供应 财务管理 劳动工资和党 政 工 团 工作等方面档案 4 4 职职 责责 4 1 综合档案管理员 a 负责依据国家及行业综合档案相关法规 标准 结合公司实际情况制定 完善综合 档案分类标准 b 负责对归档工作进行指导和监督 督促各部门按规定及时办理归档移交手续 c 负责控股及各系列公司科技档案的验收 立卷 排架 编目等全过程工作 d 负责对异地公司 各电厂档案管理的培训 指导及监督检查工作 4 2 控股公司各中心 部门 各系列公司相关部门 a 负责按本规定要求完成本部门 项目 业务所涉及档案资料的收集和归档工作 b 部门 项目 负责人是本部门 项目 档案资料归档完整性 及时性的第一责任人 c 各部门 项目 应指定一名专 兼职档案管理员负责文件资料的搜集和归档 并对 其归档文件材料的完整性 准确性 系统性负责 5 5 程程 序序 5 15 1 综合档案类目设置综合档案类目设置 5 1 1 公司档案一级类目参照 电力工业企业档案分类规则 设置 共分 10 大类 其 中 0 至 5 大类为综合档案 6 至 9 大类为科技档案 综合档案一级类目包括 0 党群工作档案 1 行政管理档案 2 经营管理档案 3 生产技术管理档案 4 会计档案 5 人事档案 5 1 2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围 对 0 至 5 大类在各专业进行进一 步细划 形成各专业归档资料分类标准 包括 实体分类原则 分类方法 类目标识和类 目设置 归档份数 保管期限 责任部门等 5 25 2 综合档案形成与收集综合档案形成与收集 5 2 1 综合档案是公司档案的重要组成部分 各职能部门应严格按照综合档案归档范围 进行过程资料的收集和保管 5 2 2 综合档案管理员应积极跟踪档案形成过程 主动指导 督促各部门做好文件材料 的整理 并按时归档 5 35 3 综合档案整理综合档案整理 5 3 1 归档要求 a 各部门资料管理人员应按附表 综合档案归档资料分类标准 对文件资料进行分类 组卷 保证文件资料的完整性和系统性 b 归档文件材料原则上应为原件 作为凭证作用的必须为原件 对外来文件无原件的 以最初接收的文件视为原件 c 归档文件材料应字迹清楚 签字盖章手续完备 文件载体和书写材料应达到永久性 保存的要求 书写不得使用圆珠笔 铅笔及纯蓝墨水 d 文件整理应遵循文件形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保 管和利用 e 归档文件材料主要以件为单位进行整理 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿 为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 来文与复文可为一件 f 密不可分的文件材料可装订在一起 排列一般正文在前 附件在后 复文在前 来 文在后 g 归档文件采用 保管期限 年度 问题 分类法进行分类 即先将文件按保管期限 分类 再在保管期限下面按年度分类 5 3 2 案卷编目 a 立卷后 每个案卷内应附有卷内目录 见 KDKG PG101 03 卷内备考表 见 KDKG PG101 04 和案卷脊背 案卷封面不做填写 b 卷内目录 卷内备考表应采用 A4 幅面 长 宽为 297mm 210mm 70g 以上白色 书写纸制作 案卷脊背用 A4 纸打印后粘贴 c 档案编号执行 档案编号管理规定 KDKG PK 104 5 3 3 页号的编写 卷 件 内文件必须使用 HB 铅笔或打码机在有书写内容的页面编号 页号从 1 开 始 单面书写的文件页号在右上角 双面书写文件的页号 正面在右下角 背面在左下角 卷内目录 备考表不编写页号 5 3 4 案卷装订 装订应统一在左侧 用棉线或不锈钢钉 同时保证整齐 牢固 装订时要剔除金属物 然后装入档案盒 5 3 5 案卷装具 采用国家档案管理部门规定的卷盒 卷夹等形式 卷盒的外表尺寸为 310mm 220mm 厚度为 20 30 40 50mm 卷夹的外表尺寸为 310mm 220mm 厚度一 般为 20 30mm 文件资料一般使用硬式档案盒 蓝图一般使用档案袋 卷盒 卷夹应采用 无酸产品 5 45 4 综合档案归档综合档案归档流程流程 5 4 1 各部门专 兼职资料员负责过程档案的日常收集 整理 参照附表 综合档案归 档分类标准 所列归档内容要求建立部门级资料清单 以保证归档资料及时 完整 5 4 2 各部门专 兼职资料员按照附表 综合档案分类标准 要求及时归档 填写 归 档文件材料移交清单 见 KDKG PG101 01 经部门负责人审核后 将归档资料 归档 文件移交清单 电子版 纸质版各 1 份 移交信息中心档案管理部 5 4 3 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料 完成归档验收工作 5 4 4 信息中心档案管理员进行案卷整理 排架 编制 档案检索目录 档案检索目 录 表式附后 5 4 5 综合档案一般于次年一季度归档 公司资质 荣誉证书等实物档案及重要申报材 料即时归档 归档时间 责任人执行 附表 综合档案分类标准 5 4 6 归档部门按照 保密法 及有关规章制度的要求 对需划密的文件材料 填写 归档文件密级登记表 KDKG PG102 01 注明密级 保密期限 连同归档文件一同交 档案管理部 6 6 相关文件相关文件 6 1 档案管理程序 7 7 记记 录录 7 1 综合档案归档资料分类标准 归档文件归档文件密级登记表密级登记表 归档资料 描述 表格编号KDKG PG102 01 归档数目 共 件 其中文字材料 件 图纸 件 记录编号 立卷人立卷部门清单页数共 页 第 页 审核人审核人意见 接收人接收部门接收日期 序号档号密级文件材料名称及描述密级 保密 期限 份数页数 综合档案归档资料分类标准综合档案归档资料分类标准 归档份数归档份数 保管保管 期限期限分类分类 号号 科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 电 子 正 本 副 本 图 纸 重要一般 归档时间归档时间 归档部归档部 门门 责任责任 人人 0 0 党群工作党群工作 0101 党群工作综合党群工作综合 0202 党务工作综合党务工作综合 党委综合性工作 1 长期短期 党委会 1 长期短期 020 党务工作 其他事务性工作 1 长期短期 次年 3 月末 之前 归口管 理部门 负责人 0303 组织工作组织工作 组织建设 1 长期短期 党员干部管理 1 长期短期 党费管理 1 长期短期 030 组织工作 其他事务性工作 1 长期短期 次年 3 月末 之前 归口管 理部门 负责人 0404 纪检工作纪检工作 040 纪检工作纪委工作安排 计划 总结 1 长期短期 次年 3 月末 之前 归口管 理部门 负责人 0505 工会工作工会工作 050 工会工作职代会 工作记录 劳保福利 文体活动等 1 长期短期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 0606 共青团工作共青团工作 060 协会工作各专业学会 协会工作 1 长期短期 次年 3 月末 之前 归口管 理部门 负责人 1 1 行政工作行政工作 1010 行政管理综合行政管理综合 1111 董事会 股东会 监事会工作董事会 股东会 监事会工作 董事会决议 会议纪要 1 永久 长 短 期 110 董事会工作 董事会相关工作形成的资料 1 永久 长 短 期 股东会决议 会议纪要 1 永久 长 短 期 111 股东会 股东会相关工作形成的资料 1 永久 长 短 期 监事会决议 会议纪要 1 永久 长 短 期 112 监事会 监事会相关工作形成的资料 1 永久 长 短 期 次年 3 月末 之前 董事会 秘书 1212 行政事务行政事务 行政工作计划 总结 通知 规定 办法等 1 永久 长 短 期 120 各公司 部门工作计划 总结 公司内部整顿形成的相关资料 1 永久 长 短 期 总经理办公会纪要 1 永久 长 短 期 次年 3 月末 之前 总经部 负责人 121 会议纪要 决定 各专题会议纪要 协调会 1 永久长 短 期 次年 3 月末 之前 122 技术资质申报资料 1 永久 长 短 申报工作结 经办部 分类分类 号号 科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归档部归档部 门门 责任责任 人人 电 子 正 本 副 本 图 纸 重要一般 期 年检资料 1 永久长 短 期 束后 1 周内 资质证书 1 永久长 短 期 办结后 2 个 工作日内 门负责 人 注册资料 1 永久 办理完毕 1 个周内 公司章程 验资报告 1 永久 营业执照 1 永久 组织机构代码证 1 永久 123 工商管理 国 地税证 1 永久 办结后 2 个 工作日内 经办部 门负责 人 诉讼案件资料 1 永久长 短 期 124 法律事务 法律事务相关的资料 1 永久长 短期 办理完毕 1 个周内 经办部 门负责 人 政府 外单位来文 重要函件 1 永久长 短 期 公司的对外发文 重要函件 1 永久长 短 期 机要保密工作 1 永久长 短 期 125 文秘机要工作 用印记录 1 永久长 短 期 次年 3 月之 前 126 公司大事记 1 永久长 短 期 每季度最末 月前 总经部 负责人 1313 外事工作外事工作 外事活动的计划 1 长期短期 13 外事工作 外事工作管理工作 1 长期短期 次年 3 月末 之前 经办部 门负责 人 1414 资产 140 土地管理土地买卖及相关资料 1 永久 141 房产管理房产买卖及相关资料 1 永久 办结后 2 个 工作日内 142 设备管理设备台帐 明细 1 永久长期 次年 3 月之 前 经办部 门负责 人 1515 公共关系公共关系 150 重要领导视察资料 1 长期短期 151 重要客户 相关方考察资 料 1 长期短期 152 重大庆典资料 1 长期短期 153 媒体报道 宣传 1 长期短期 154 公司宣传画册 录像 1 长期短期 159 其他 1 长期短期 次年 3 月末 之前 经办部 门负责 人 1616 审计 监察工作审计 监察工作 监察工作计划 总结 1 长期短期 次年 3 月末 之前 监察会议纪要 记录 1 长期短期 160 监察工作 案件处理材料 1 长期短期 161 审计工作 各专项审计工作 包括审核过程记录 审计 报告 1 长期短期 次年 3 月末 之前 审计中 心 1717 后勤福利 分类分类 号号 科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归档部归档部 门门 责任责任 人人 电 子 正 本 副 本 图 纸 重要一般 170 后勤福利工作后勤福利相关规定 决定 1 长期短期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 2 2 经营管理经营管理 2020 经营管理综合经营管理综合 2121 经营决策经营决策 规划战略 重要战略决策 1 长期 公司中 长期规划 计划 1 长期短期 年度计划 1 长期短期 210 重大经营战略决策 各项专业发展计划 1 长期短期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 211 公司改革公司改革相关资料 1 长期短期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 212 经营目标管理 1 长期短期 213 年度预算 资金计划 1 长期短期 214 各类经营统计报表 1 长期短期 次年 3 月末 之前 经营部 门负责 人 2222 物资管理 项目除外 物资管理 项目除外 220 物资管理工作年度采购 分配计划 1 长期短期 次年 3 月末 之前 招标 投标 1 长期短期 合同 协议 1 长期短期 221 物资供应 来往函件 1 长期短期 招标或合同 签订后 1 周 内 222 供应商 分包商供应商 分包商名单及考察评价记录 1 短期 次年 3 月末 之前 招标采 购部门 负责人 2323 营销管理营销管理 营销计划 总结 1 长期短期 230 销售管理工作 营销管理的规定 通知 1 长期短期 231 市场信息及推广市场分析 用户调查 1 长期短期 次年 3 月末 之前 销售合同 协议 函件 1 长期短期 232 营销工作 投标 招标 议标的商务文件 1 长期短期 投标或合同 签订完 2 周 内 售后服务 1 长期短期 233 销售相关工作 统计 报表 1 长期短期 次年 3 月末 之前 市场部 门负责 人 2424 投资项目开发 未核准项目 投资项目开发 未核准项目 投资项目开发管理计划 总结 1 长期短期 240 投资项目开发管理 投资项目开发管理的规定 通知 1 长期短期 次年 3 月末 之前 项目立项申请资料 请示 报告 1 长期短期 投资开 发部门 负责人 241 投资基础信息 投资环境及技术基础信息 1 长期短期 242 委托咨询招标及合同招标 议标记录 合同 1 长期短期 243 咨询报告及批复 1 长期短期 投资项目终 止后 1 周内 249 其他 1 长期短期 次年 6 月之 前 2525 与其他企业相关投资方面资料 3 3 生产技术管理生产技术管理 3030 生产技术管理综合生产技术管理综合 分类分类 号号 科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归档部归档部 门门 责任责任 人人 电 子 正 本 副 本 图 纸 重要一般 3131 生产管理生产管理 生产协调会 计划 总结 1 短期 310 生产管理工作 项目检查 1 短期 311 其他短期 次年 3 月末 之前 项目或 生产管 理部门 3232 技术管理技术管理 技术管理工作的规划 计划 1 长期短期 320 技术管理工作 重要的通知 文件 1 长期短期 次年 3 月末 之前 321 合同 协议 具体项目入科研档案 1 长期 合同签订完 1 周内 部门负 责人 322 技术创新申报材料及认定证书 1 长期 323 技术引进 1 长期 部门负 责人 专利申报材料 1 长期 324 专利申报 专利证书 1 长期 325 学术论文 1 长期 办理完毕 1 周内 经办人 3333 安全环保安全环保 安全环境管理的计划 总结 通知 1 短期 330 安全环境管理 安全教育培训 取证 1 短期 331 劳动保护 1 长期 次年 3 月末 之前 332 安全环境事故调查 处理 1 长期 处理完毕后 1 周内 333 环保及污染治理 1 长期 334 统计报表 1 长期 339 其他 1 长期 次年 3 月末 之前 业务主 管部门 负责人 3434 质量管理质量管理 质量管理的计划 总结 通知 1 短期 340 质量管理工作 质量管理培训 取证 1 短期 341 计量及设备检定 1 短期 次年 3 月末 之前 342 产品及工程创优 1 永久 活动结束后 2 343 质量回访及反馈 1 长期 次年 3 月末 之前 业务主 管部门 负责人 344 QC 小组活动 1 长期 345 质量事故调查 处理 1 长期 处理完毕后 1 周内 346 统计 报表 1 长期 349 其他 1 长期 次年 3 月末 之前 业务主 管部门 负责人 3535 标准化管理标准化管理 350 标准化管理工作标准化管理工作的计划 总结 通知 1 长期 351 管理标准各公司 部门管理标准 1 长期 352 技术标准各公司 部门技术标准 1 长期 353 体系内审及监督 1 长期 次年 3 月末 之前 业务主 管部门 负责人 分类分类 号号 科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归档部归档部 门门 责任责任 人人 电 子 正 本 副 本 图 纸 重要一般 354 外审及认证 1 长期 359 其他 1 长期 3636 信息工作信息工作 360 信息管理工作信息管理工作的计划 总结 通知 1 长期短期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 361 信息化 立项请示 批复 1 长期 项目结束后 1 个月内 部门负 责人 招 投标 合同 1 长期 招标或合同 签订后 1 周 内 招标采 购部门 负责人 需求分析报告 1 长期 验收报告 1 长期 3510信息系统项目实施 操作手册及使用说明 1 长期 项目结束后 1 个月内 部门负 责人 设备清单 1 短期 故障处理记录 1 短期 数据备份 1 短期 3511信息系统运行维护 系统信息安全问题记录 1 短期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 3512软件资料1 长期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 档案管理标准 1 长期 档案工作的计划 总结 1 长期 鉴定申请 报告 鉴定清册 1 长期 销毁审批表及销毁记录 1 长期 档案基本情况 统计表 1 长期 3513档案工作 归档移交清单 1 长期 3514图书资料工作1 短期 3515情报工作1 短期 3519统计1 长期 次年 3 月末 之前 部门负 责人 4 4 财务管理及财务审计财务管理及财务审计 4141 财务审计综合财务审计综合 4242 财务管理财务管理 420 财务管理工作财务管理制度 规定 办法 通知 1 长期 流动资金核定 结算 1 长期 固定资产的新增 报废 调拨 1 长期 财务收支计划 利润 年度决算