物资管理工作内容、程序和制度.docx

一、物资采购管理（一）物资采购管理原则1、确实需要，质量优先，价格合理。2、正确使用，细心保养，物尽其用，厉行节约。3、 计划采购，技术先进，经济合理。4、定点采购，统一结算。（二）物资采购计划的审批1、公司设备、设施维修材料、配件、固定资产的配置、采购、管理由物业管理部负责。2、 所需维护材料由需求人员做出需求计划，交部门经理审核，报分管领导审批，方可安排采购。3、固定资产配置由使用部门提出配置申请，呈报总经理、董事长批准，交物业管理部采购。4、日常维护消耗材料，由各需求单位按月做出材料需求计划，交部门经理审核，经总经理审批后，统一采购。5、物资采购计划的审批权限（1）千元以下的物资采购由部门经理核批申请单，分管领导审批。（2）千元以上五千元以下由主管领导审批采购申请单，总经理审批借款。（3）五千元以上由总经理审批采购申请，董事长审批借款。（三）物资采购1、采购的物质材料、设备等必须是符合要求，质优价廉的商品。2、日常消耗的材料，需选择一家品牌好、信誉好、价格优、服务优的单位合作，定点采购，统一结算。3、零星材料、物品和急需物品可随时采购，但要保证质量、价格合理。4、采购的材料、固定资产要首先验收入库。5、采购人员要熟悉业务，了解市场行情，恪守职业道德。采购的物资质量低劣、价格高，不能正常使用的，责任人应承担赔偿责任。公司给予经济处罚。如给公司正常运作带来重大影响和重大经济损失的，除承担相应责任和经济处罚，公司有权追求其法律责任。 材料采购管理流程：二、物资验收入库（一）物资验收标准1、物资入库验收按材料采购计划、采购清单，逐一核对，帐、物须相符。2、材料的规格型号、质量须符合规定要求，对不符合要求的物资有权拒收。3、材料验收合格后须填写入库单，经部门经理审批后，凭入库单到财务部结算或报销。 （二）验收入库管理流程三、物资出库（一） 物资出库管理规范1、物品出库需填写“物品领用单”经部门经理审核、总经理或分管总经理审批后，方可发放。2、如出现突发事件可先发放物品，但事后第一时间，必须补齐手续。3、固定资产领用需建立固定资产使用管理登记卡，由责任人签字。（二） 物资出库管理流程图：四、物资清查盘点（一） 物资清查盘点管理规范1、资产清查盘点分为物品和固定资产两类。2、固定资产由资产管理人和使用人作初步盘点，资产管理员进行汇总复盘；物品由仓库管理员进行初盘、复盘，做出盈亏平衡表。3、资产管理员汇总资产盘点盈亏平衡表，并作说明，上报公司领导审批。4、财务部根据领导审批结果作资产调整。调整资产帐、卡，保证帐、卡、物相符。（二） 物资清查盘点流程图：五、物资使用（一）公司物业需求的物资使用管理由物业管理部负责。（二）各物资使用单位每月根据实际需求制定材料、配件、物品需求计划。（三）物品领用由使用人或部门填写物品领用单经部门经理审核，分管总经理批准后方可领用。（四）未经公司领导批准，任何人不得使用公司物品，如发生突发事故等特殊情况，可先领用材料或配件，过后第一时间必须补办相关手续。（五）公司设备维修，在保证设备运行良好的前提下，按设备备品备件定额，使用配件，并作好维修记录，定期上报材料消耗报表。（六）设施维修实行使用单位或责任人验收制，维修完成后需填写设备、设施维修工作单注明材料、配件消耗情况，由使用单位或责任人验收签字。并作材料、配件消耗记录。（七）物业管理部经理定期检查或抽查，各单位物资使用情况，发现问题，立即处理并采取改进措施。（八）任何人和单位必须本着节约的原则，合理使用公司的材料、配件、物品。（九）任何单位和个人不得将公司的物资用作他用或送人或转卖谋取私利。（十）如发现有单位或个人人为损失或转送、偷盗公司物资的，除追回物资外，处以500-1000元罚款，情节严重者除名并追究其刑事责任。六、固定资产管理（一）固定资产分类1、固定资产是指单价在200元以上的一般设备，单价在500元以上的专用设备，其耐用时间在一年以上的和不满上述金额的设备而耐用时间在一年以上的大批量同类财产。2、固定资产分为房屋及建筑物，专用设备，家具设备，电器设备，一般设备等大类。（二）固定资产的核算和使用管理1、固定资产的会计核算，由财务部负责。2、实物管理由物业管理部负责。3、日常管理按照哪个部门使用，由哪个部门负责管理的原则进行。4、固定资产的使用管理人要对资产的使用安全负责。如因工作失职，造成资产丢失或损坏，公司将给予相应的行政处罚和经济处罚；如因人为因素，造成资产丢失或损坏，公司除追究经济责任外，还将追究其法律责任。5、物业管理部应对固定资产进行编号登记，并与财务部分别建立固定资产卡片，记录固定资产的名称、规格、数量、单价、总额、购进日期、使用年限等。6、固定资产日常管理，根据使用情况，指定专人负责（如车辆由每位驾驶员各负其责管理，如果共同使用的资产由物业管理部指定专人负责）管理，要保证固定资产的完整，防止损坏与遗失。7、固定资产的日常修理与大修理由各使用部门负责。物业管理部根据公司的修理制度，编制本年度修理计划（计划要说明修理时间、施工单位、费用预算等情况），并将计划报公司领导审批后执行。（三）固定资产增加1、物业管理部正确核定各部门固定资产需要量。购建固定资产时，必须坚持技术先进，经济合理的原则，做到花钱少，技术先进，质量可靠，并能适应公司的现状和发展需要。2、各部门购建固定资产，应写出书面报告，物业管理部签暑意见，报总经理审核批准后，由物业管理部负责购建。3、建设房屋及建筑物，在工程竣工验收后，编报工程决算，由负责建设的部门，填写房屋建筑物交付使用单，报送物业管理部一份，由物业部进行验收、登记。4、政府奖励或其它关系单位馈赠的固定资产，由物业管理部办理审核和交接验收手续，并建立资产卡片。5、负责将相关帐务转交财务部一份。（四）固定资产调拨1、公司在以下几种情形下进行固定资产的调拨。（1）部门经营范围、方式或职能的改变。（2）部门人员人事调整或人员缩减。（3）部门资产配置不合理，使用效率低。（4）公司经营、管理的需要。2、固定资产调拨对，先由须调入或调出部门写书面的调拨申请，经双方面部门领导和公司主管领导签字审批后，由物业管理部办理固定资产调拨手续。建立相关账卡，同时将账转交财务部一份。3、使用部门不得自行处理。（五）固定资产的报废、报损，由固定资产使用部门或物业管理部提出报废，报损申请，填制固定资产报废单详细列明报废、报损固定资产的现有技术和报废、报损原因，经鉴定小组审查和公司领导批准后，由物业部办理报废、报损手续。建立相关帐卡，同时将帐转交财务部一份。（六）固定资产的领用1、固定资产的领用，由资产使用人或维护保养责任人填写领用单，由部门和公司领导批准后，发放给使用人或责任人使用、保管，并由使用人或责任人在固定资产登记卡上签名。2、使用人调离岗位时，应将物品缴回，同时注销帐卡；责任人调离时，应将资产移交新的责任人，并调整资产帐卡。3、负责建立相关帐卡，同时将帐转交财务部一份。（七）固定资产的清查盘点1、固定资产的清理盘点每年进行一次，由物业管理部负责资产的实物盘点，各使用部门要全面配合。物业部将清理盘点结果，填写盘点盈、亏表，报公司领导和财务部。2、物业管理部随时监督、检查各固定资产使用人的资产保管使用情况，发现问题要及时采取措施，并报告公司领导。七、资产管理员工作流程（一）固定资产增加工作流程（二）固定资产调拨工作流程（三）固定资产领用、发放工作流程（四）固定资产报废、报损工作流程（五）固定资产清理盘点工作流程（六）固定资产使用检查工作流程八、仓库管理员工作流程（一）物品入库验收工作流程（二）物品出库工作流程（三）仓库管理工作流程1、检查仓库物品是否齐全，有无丢失和他人进入迹象。2、清理仓库卫生，开窗