文书处理与档案管理.ppt

第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理第二节文件归档第三节文件的整理与编目第四节档案管理 主要内容 第七章文书处理与档案管理 电子教案模版配色 1 学习提示 一 学习目标了解文书处理的行文关系及行文方式掌握文书处理的收文及发文程序掌握档案分类的方法能够编制档案目录 二 学习重点文书处理的程序档案的分类与编目 三 学习难点档案的分类与编目 第七章文书处理与档案管理 引入案例 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 一 文书处理的原则1 及时 高效2 准确 周密3 精简 求实4 安全 可靠 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 二 行文关系与行文方式 一 行文关系1 隶属关系 1 同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系 属行政关系 2 同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系 属业务关系 2 非隶属关系 1 同一系统同级单位 部门之间或不同系统的同级单位 部门之间 2 非同一系统的非同级单位 部门之间 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 第七章文书处理与档案管理 二 行文方式 三 文书处理程序 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 三 文书处理程序 一 发文处理程序1 草拟 1 交拟 交拟是指单位 单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务 2 起草 文稿的起草要了解领导交待的事情始末 做好调查研究 认真分析各类情况和需要 然后再起草 2 审核审核又称核稿 是指草拟好的文稿在送出去前 由秘书部门负责人对文稿的内容 文种 用词等方面进行全面的检查 审核主要把好行文关 政策关和文字关 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 3 签发 签发 又称为 会签 是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查 审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日 4 复核复核是发文办理过程中的第二次审核 是在正式的公文印制出来之前 秘书部门对签发的文稿进行复核审查 5 缮印缮印 是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 6 校对校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查 7 用印用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章 8 登记登记 是对准备发出的文件进行记录 以便日后核查 9 分发分发 是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 第七章文书处理与档案管理 发文登记簿 小知识 第一节文书处理 二 收文处理程序签收签收是收文处理的第一个环节 是指秘书部门对收到的文件进行清点确认的过程 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 2 拆封拆封 一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 3 登记需要登记的文件有 1 上级单位的指导性的 参阅性的或需要办理的文件 2 下级单位的请示性 报告性的文件 3 带有密级的重要资料 4 单位内部使用的文件 会议文件和音像文件 不需要登记的文件有 1 领导人的亲启件 2 事务性的通知 便函等 3 一般性的简报 4 公开的和内部不保密的出版物 5 已经被其他综合性质的文件包括的文件 第七章文书处理与档案管理 第一节文书处理 二 收文处理程序4 审核5 传阅6 拟办 秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见 供领导人批办时参阅 7 批办 领导人对来文如何办理 由谁负责办理而做出的决定 8 承办 就是按照领导人的批示意见执行具体的工作 9 催办 就是文秘人员按照承办时限 对承办部门定期进行检查与催促 防止文件处理被延误 10 注办 是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明 第七章文书处理与档案管理 将单位办理完毕的 具有备考保存价值的文件转化为档案 就必须做好文件的归档工作 第二节文件归档 第七章文书处理与档案管理 一 归档文件的鉴定1 文件材料的归档范围 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 第三条规定了机关文件材料归档范围 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 第七章文书处理与档案管理 2 文件材料的不归档范围 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 第七章文书处理与档案管理 文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 1 永久保管的文书档案永久保管的文书档案主要包括 1 本机关制定的法规政策性文件材料 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 第七章文书处理与档案管理 2 定期保管的文书档案 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 第八条规定 定期保管的文书档案主要包括 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关一般性事务管理文件材料 5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 第七章文书处理与档案管理 第七章文书处理与档案管理 微型案例 二 归档文件的整理 一 归档文件的整理原则1 遵循文件材料的形成规律和特点2 保持文件之间的有机联系3 区别不同价值并便于保管和利用 二 归档文件整理的质量要求1 应归档的文件材料必须齐全 完整2 必须注意保持文件之间的有机联系3 归档文件整理必须符合规范 便于保管和检索利用 第七章文书处理与档案管理 三 归档文件的分类与组卷1 年度分类法年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类 年度的处理主要有以下几种情况 1 跨年度的文件处理 通常收文以收到年度为准 发文以文件签发的年度为准 内部文件以定稿时间为准 2 某些文件的形成时间与文件内容涉及的年度不一致 则以文件内容针对的年度为准 3 专业年度的文件处理 如 教育部门在教学活动中是按学年计算 另外 有一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期 对此需要根据文件内容或各种标记等方法 考证和判定文件的准确或近似日期 并将其合理归类 第七章文书处理与档案管理 2 组织机构分类法组织机构分类法就是档案按文件形成或承办的部门来分类 一个机构设置一个类 机构名称就是类名 分类时需注意的事项有 以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中 几个机构联合办理的文件一般应归入主办机构 业务部门起草而以机关或办公厅 室 名义发出的 如果内容属该部门职责或业务 则应归入负责起草文件的机构类中 否则归人办公厅 室 类 第七章文书处理与档案管理 3 问题分类法问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别 其适用范围包括以下几种情况 1 立档单位内部机构不稳定 变动较大且又较为复杂 不宜按组织机构分类 而适用于按问题分类 2 各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起 难以按组织机构分类 从而只能按照问题分类 3 单位在用了组织机构作为第一或第二层的分类法后 由于类内档案数量较多 确实有必要细分 这时就可以结合采用问题分类法 第七章文书处理与档案管理 二 常用的复式档案分类法1 年度一组织机构分类法 即以年度为第一级类目 机构为第二级类目 第七章文书处理与档案管理 某企业按年度 组织机构分类2010年办公室人事部报关部生产部 2011年办公室人事部报关部生产部 微型案例 2 年度 问题分类法 即以年度为一级类目 问题为二级类目 第七章文书处理与档案管理 某农林水利局全宗分类2010年会议类组织人事类生产类品质类 2011年会议类组织人事类生产类品质类 微型案例 3 组织机构 年度分类法这种方法适用于立档单位内部组织机构多年一直不变 或在比较稳定的基础上有所调整的全宗 4 问题一年度分类法这种方法是适用于历史档案和撤销机关档案 对现行机关的档案 不宜采用这种分类方法 第七章文书处理与档案管理 第七章文书处理与档案管理 微型案例 三 归档文件组合1 六个特征 立卷法 1 作者特征 按作者特征组卷 即将同一单位与领导制发的文件组合成一个案卷 2 问题特征 按问题特征组卷 即将内容为反映同一事件 问题 人物 工作活动 案件等文件组合成一个案卷 3 名称特征 按名称特征组卷 即将相同名称的文件组合成一个案卷 4 时间特征 即将针对时间相同的文件组合成一个案卷 5 通讯者特征 按通讯者特征立卷 即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复函件组合成一个案卷 6 地区特征 即将针对或涉及相同地区的组合成一个案卷 第七章文书处理与档案管理 2 其他立卷方法 1 一事一卷 立卷法 这种方法也叫 立小卷法 主要针对150 200页的档案 即 凡是一个问题 一次会议 一项工作 一起案件 一种活动形成的文件材料 不管页数多少 只要保管价值相同 都可以单独组成一卷 2 四分四注意 的立卷法 即 分年度 注意文件内容针对的时间 分级别 注意上下级文件之间的联系 分问题 注意问题的联系 结合运用文件的作者 名称 时间 地区和通讯者特征 分保管价值 注意保持问题的完整性 3 文件类型立卷法 即 根据内容 形式等特点将文件划分为会议文件 综合性文件 规章类文件 计划统计报表及名册 信访文件 非诉讼案件材料 简报和期刊等 再针对不同类型的文件 采取不同的方法立卷 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 一 案卷的规范化整理 一 调整定卷调整定卷是指立卷部门 人员 在档案部门 人员 的指导与帮助下 将平时已归卷的文件 作全面的检查 调整与必要的修补 最后正式组卷的工作 其具体工作内容为 检查归卷文件是否齐全完整 检查案卷质量 检查卷内文件数量 在保持文件之间的联系 以及保管期限大体一致的前提下酌情适当分卷或并卷 第七章文书处理与档案管理 二 卷内文件的排列1 一般文件的排列卷内文件一般按文件的重要程度或形成时间顺序排列 按重要程度排列的一般做法是 1 重要的排前 次要排后 2 上级单位来文排前 下级单位来文排后 3 综合性的排前 专题性的排后 4 方针 政策性的排前 业务 事务性的排后 2 紧密相关的文件材料的排列 1 批复在前 请示在后 2 正件在前 附件在后 3 印件在前 定稿在后 4 重要法规性文件的历次稿件依次排列在定稿之后 5 非诉讼案件卷的结论 决定 判决性文件材料在前 依据材料等在后 6 转发件在前 被转发件在后 7 其他文件材料依其形成规律或特点 按有关规定排列 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 三 拟写案卷题名案卷题名是指揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称 是重要的文件检索信息 也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据 题名基本结构应包括主要责任者 制发机关 问题和文件名称三个组成部分 按时间特征 地区特征和通讯者特征组卷的案卷 题名中还应有表示上述特征的组成部分 案卷题名的拟写要做到简明 确切地反映卷内文件材料的内容与成分 并要做到文字通顺 结构完整 格式规范 第七章文书处理与档案管理 二 案卷的编目 一 编页号编页号也即卷内文件的编号 它是指卷内文件系统化排列后逐页 件 制定流水号 其作用是固定排列顺序 便于文件的保护 统计和检索 二 填写卷内文件目录卷内文件目录揭示了卷内文件的来源 内容 形成时间和成分等 便于对归档文件的查阅和统计 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 卷内文件目录各项目填写 1 顺序号 以卷内文件排列顺序填写 一个文号的文件占一个顺序号 2 文号 填写文件的发文字号 3 责任者 即文件作者 填写制发文件的机关名称 或规范的简称 部门或个人 联合发文的有几个责任者的 一般应同时标出 4 题名 日期 即文件的形成时间 填写方法一般按文件的落款日期填写即可 会议决定或法规性文件 可填通过 批准或公布日期 日期可用阿拉伯数字表示 在年 月的数字右下角加 如 2010 12 10 5 页号 即卷内文件所在之页的编号 填写每份文件的起始页号 最后一份文件填写起始与终止页号 6 备注 填写有必要说明的问题 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 三 填写卷内备考表卷内备考表置于卷内最后一页文件之后 卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间 人员情况以备查考的记录 第七章文书处理与档案管理 四 填写案卷封面1 全宗名称 即立档单位名称 2 类目名称 指全宗内分类方案的第一级类目名称或机构名称或问题的类名 3 案卷题名 将拟写后确定的案卷题名填上 4 时间 指卷内文件所属的起止年月 5 保管期限 按归档鉴定时划定的保管期限填写 6 页数 装订的案卷填写卷内文件的总页数 不装订的案卷填写卷内文件的总件数 7 归档号 文书处理部门向档案室移交案卷时所编的案卷顺序号 8 档号 为固定案卷的排序 在案卷封面上要标识案卷的档号 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 五 装订案卷装订前归档文件材料要去掉金属物 对存在问题的文件要做好补齐页面 修复 折叠等工作 六 编制案卷目录 第七章文书处理与档案管理 表7 4案卷目录 第三节文件的整理与编目 三 以件为单位整理归档文件与编目 一 整理要则1 在最低一级类目内排列文件时 强调了 事由原则 2 从分类开始即将不同保管期限的文件从实体上区分开来 3 文件按排序 装档案盒等具体做法都是为了力求实现 便于保管利用 的目的 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 二 整理步骤和要求1 件的划分 归档文件整理规则 规定 件 是归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正本与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文为一件 一件 是指在实体上装订在一起 编目时也只体现为一条条目的归档文件 2 件的装订即采用符合档案保护要求的装订材料 将归档文件以 件 为单位固定在一起 3 件的排列件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的工作 第七章文书处理与档案管理 第三节文件的整理与编目 4 件的编号 归档文件整理规则 规定 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 件号是反映归档文件在全宗中的位置和排列先后顺序的重要标识 5 盖归档章编号项目确定后 要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上 以明确归档文件在全宗中的位置 第七章文书处理与档案管理 6 编制归档文件目录件号 一件 是指在实体上装订在一起 编目时也只体现为一条条目的归档文件 责任者 填写制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 文号 填写归档文件上的发文的字号 题名 填写归档文件上的标题 日期 填写归档文件的形成时间 即发文时间 文件的落款时间 具体填写日期项时应以八位阿拉伯数字标注年 月 日 数字之间不加任何标点符号 页数 填写一件归档文件的总页数 备注 填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁等等7 装盒 第七章文书处理与档案管理 表7 5归档文件目录 第四节档案管理 档案管理是在机关或单位的文书部门将立卷归档完毕的文件移交给档案部门 档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集 整理 鉴定 保管 开发和提供利用等一系列业务活动 第七章文书处理与档案管理 一 收集与鉴定工作 一 收集工作1 监督文件的形成过程2 督促归档制度的落实3 开展零散文件的收集工作4 指导文书部门的立卷归档工作 第七章文书处理与档案管理 二 鉴定工作鉴定工作的步骤 1 文件立卷归档时 剔除不归档文件 正确划定归档文件的保管期限 2 档案室增收档案时检查其是否属于归档范围及保管期限划分得是否正确 档案室复查期满的档案是否留存 3 档案馆对档案的开放 定级 期满复查进行鉴定 4 档案的销毁 档案室对保管期满 经鉴定确无价值的档案应当编制销毁清册 经机关领导审核批准后销毁 第七章文书处理与档案管理 二 整理与保管工作 一 整理工作整理工作就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案 进行基本的分类 组合 排列和编目 组成有序的体系 档案整理工作的原则第一 充分尊重和利用原有的整理成果第二 保持文件间的历史联系第三 便于保管和利用 第七章文书处理与档案管理 二 保管工作档案保管工作指对库房中档案进行的日常维护和保护性管理工作1 建立和维护档案的存放秩序 档案室 馆 根据档案的来源 载体等特点 建立一套档案入库存放的管理办法 使档案无论是在存放位置上还是在传阅利用中都能够处于一种有序的状态 2 保持和维护档案实体良好的理化状态 档案实体是以物质的形态存在的 而档案实体周围的环境 如温湿度 光线 有害气体 灰尘 生物及微生物等 都会对档案的载体 字迹材料等造成不良的影响 不利于档案的长期保管 第七章文书处理与档案管理 三 检索与利用工作 一 检索工作档案的检索就是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作 常用的检索工具有 案卷目录 分类目录 主题目录