档案的保管与保护.ppt

档案的保管与保护 第八章档案的保管与保护 重点 阐述档案保管和保护工作的条件 要求 方法等内容 档案的保管与保护 第一节概述 一般了解 一 档案保管与保护的含义 一 档案保管1 含义 档案保管是根据档案的成分和状况对档案采取的存放和保护措施 第一节概述 一般了解 2 内容 档案保管主要包括两方面 一是档案的库房管理 二是档案的安全防护 第一节概述 一般了解 二 档案保护1 含义 档案保护是对档案实施的技术方法和手段 第一节概述 一般了解 2 内容 主要包括 档案材料的分析 保管条件与保护方法的研究 技术标准的制订 修复方法的研究与应用以及数字技术在信息转换中的应用 第一节概述 一般了解 二 档案保管与保护的工作原则 一 档案保管的工作原则1 以管为主 管用并举 2 加强重点 兼顾一般 3 建立应急预案 有备无患 第一节概述 一般了解 二 档案保护的工作要求1 以防为主 防治结合 2 积极吸收相关学科的成果 理论与实践相结合 研以致用 实现档案保护的良性循环 3 重点加强对现有档案的保护 第二节档案保管 1 2 3 档案库房 库房设施 档案装具 一 档案的保管条件 一 档案的保管条件 一 档案库房注意事项 1 档案库房必须专用 不能与办公室合用 也不能同时存放其他用品 2 档案库房选址 一 档案的保管条件 二 库房设施1 温湿度监控调节装置 1 温湿度表 2 吸湿 加湿 设备 3 空调设备 可以调节库内温度和除湿 一 档案的保管条件 二 库房设施2 防火防盗监控装置3 空气净化装置 用来除尘 灭菌 去异味 一 档案的保管条件 三 档案装具常见的档案装具有 1 档案柜2 档案架 800公斤 1200公斤 平方米 3 专用档案装具底图 胶卷 底片 磁带 磁盘等具有特殊要求 要用特殊装具 如 底图柜 照片柜 防磁柜 二 档案库房的规范化管理 一 制定库房管理规定1 档案保管制度2 安全保密制度3 档案借阅制度4 档案销毁制度在档案室进行综合管理过程中 此四项制度应上墙 二 档案库房的规范化管理 二 编号和排架库房中档案架的排列要求 1 空间适度 1米至1 2米之间 不应靠墙 2 避光通风 3 统一编号 从左至右 从上而下 二 档案库房的规范化管理 三 档案实体的保管1 档案排架的原则和要求 1 便于管理 2 相对稳定 3 要有益于档案的保密和保护 二 档案库房的规范化管理 2 档案排列的方法目前我县乡局级立档单位采取 年度 保管期限 二 档案库房的规范化管理 四 建立全宗卷1 全宗卷的内容 档案收集中产生的文件材料如 交接清册 在档案整理工作中形成的文件材料如 档案升级检查报告档案复查检查报告档案管理制度 档案价值鉴定工作中产生的文件材料如 鉴定报告 档案销毁清册等 在档案保管工作中形成的文件材料如 档案安全检查报告 记录 档案统计工作中产生的文件材料如 档案统计年报表综合档案室室藏档案结构数量统计表综合档案室统计年报表等 二 档案库房的规范化管理 2 全宗卷的性质和特点不是固定地保存在形成全宗卷的档案馆 室 而是随着全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆 室 3 全宗卷的管理 全宗卷的建立是在管理全宗的过程中逐步形成的 它由少到多 由简到繁 在对档案全宗的日常管理活动中应随时注意全宗卷的积累 全宗卷的整理方法做好卷内文件排列 编制简要的卷内目录 全宗卷内文件目录全宗号 盒号 五 档案的安全检查1 档案定期的安全检查2 档案不定期安全检查 三 档案的保管方法 一 调控档案保存环境的温湿度 二 防止档案有害因素的危害 三 防止水灾 火灾及其他重大事故对档案的破坏 加强灾害中纸质档案的抢救 四 进行档案的修复与保护 第三节档案保护 思考 档案在形成阶段应怎样从档案保护方面加以重视 在档案字迹蜕变 纸张破损前 怎样有效保护档案 一 档案库房的保护技术 档案库房的保护有八防要求 防虫 防鼠 防潮 防尘 防污染 防盗 防火 防光 一 档案库房温湿度的控制与调节 1 档案库房温湿度标准 温度应控制在14 24 相对湿度在45 60 纸质档案 2 摆放温湿度记录仪注意事项 1 不要放在窗口 2 太阳直射地方 3 加湿器去湿机上方 4 不要放在办公室 3 如何调节库房温湿度 1 密封 重点 门窗 2 降温 洒冷水 机械通风 自然通风 空调设备等 3 减湿 4 通风 通风时需注意问题 通风中应注意防尘 防有害气体 库外温湿度高于库内温湿度时不宜通风 防虫 防鼠 防止库内温湿度剧烈波动 二 保护档案的具体措施 1 防光库内照明最好用白炽灯 即普通的钨丝灯泡 紫外线较少 2 防污染与灰尘 门窗密封 作好库房的清洁卫生工作 3 防虫和防霉 放置防虫 防霉药 二 保护档案的具体措施 4 防火 电器设备等 5 防盗 库房在一层有条件的要安装防盗门窗 6 防鼠 一般采用放置老鼠夹 定期投入鼠药 7 防高温 在夏季高温时 库房门窗要密闭 有条件的要利用空调为库房降温 二 档案保护技术 一 档案形成时的保护 二 档案接收时的保护 三 档案保存中的保护 四 档案利用中的保护 一 档案形成时的保护 1 选择优质的档案原材料2 采用科学的工艺 运行良好的档案存储方式和设备3 形成档案的外部条件要科学合理 二 档案接收时的保护 1 检查档案的状况与数量档案员在交接档案的过程中 要对档案的质量和数量进行清点 发现问题及时处理 2 填写工作记录单交接完成 要对档案的质量 数量 保护方面的信息等做好记录 以备日后查考 三 档案保存中的保护 1 创造保存档案的适宜环境2 库房的科学管理与安全 四 档案提供利用中的保护 1 档案利用中的保护档案库房不对利用者开放 严格控制利用者的一次阅卷数量 在还取档