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档案 管理培训 周学金 Logohere 归档文件整理方法 今天 我们主要讲文件级整理方法 文件级整理方法 就是将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 主要内容 件的定义 件是指归档文件的整理单位 1 一般情况下每份 单份 文件为一件 2 文件正本与定稿为一件 如定稿过原不易装订 如法规性文件历次修改稿 也可单独作为一件 即正本和定稿各为一件 3 正文和附件为一件 如附件多 并且比较厚 不易装订 也可单独作为一件 即正文与附件各为一件 4 原件与复印件为一件 5 来文与复文为一件 如请示与批复 报告与批示等 虽然是两上不同责任者产生于两个单位的独立文件 但由于其内容相同 又存在因果逻辑关系 利用时需要相互印证 因此不易分散 应作为一件 6 转发与被转发件为一件 此类文件是一份文件的不同部分 前者是贯彻执行要求 后者是具体内容 两者在发挥效力方面难以分割 所以应作为一件 7 正文与文件处理单为一件 文书处理工作比较规范的机关 文件运转过程中一般都附有文件处理单或批办单 发文稿纸 有的还附有领导批示的签批条等 这些表单真实地记录了文件的形成和办理过程 是归档文件不可分割的重要组成部分 所以应与文件作为一件 8 报表 名册 图册 会议记录 期刊等 一册为一件 9 会议文件 一次会议形成几份文件 就是几件 即一份文件为一件 10 干部职工调动介绍信 存根 以一人为一件 11 干部任免 录聘 调资 离退休 津贴补助等材料 如果一人一表或一文的 以一个人的一套材料为一件 若以若干人为一表或一文的 以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件 12 文件的中文与外文为一件 文件的汉文本与少数民族文本为一件 以 件 为单位归档的好处 方便整理 减少手工操作 便于现代化管理 减少案卷题名的题写编制 方便查阅 有利于保密 复制等 文件级整理程序 文件级整理程序 就是指归档文件按文件级整理的步骤 一般情况下 文件级整理大致需要十一道程序 即收集文件 区分归档范围 分年度 分类别 分保管期限 修整文件 装订 排列文件 编制件号 编制归档文件目录 装盒 第一讲 收集 归档文件的 一 收集文件 收集文件 就是根据党和国家的有关规定 通过一定的方式和手续 把散存在机关内部和个人手中的文件材料 加以清交 聚集的工作 1 收集文件的意义收集文件是归档整理工作的首要程序 整理工作的对象是文件材料 应归档文件材料能否收集齐全 完整 直接影响着整理工作的开展 所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础 2 收集工作的原则齐全完整 是收集工作的基本原则 一是全面收集 四个方面 齐全二是重点收集 以 我 为主 三是帐外文件的收集3 检查已归档文件材料的质量 1 收文的正件与附件是否齐全完整 2 收文与收文阅办处理单是否齐全完整 3 发文的定稿与印件是否齐全完整 二 区分归档范围 区分归档范围 就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来 一 归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 二 不归档文件材料的范围1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重要文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来电 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 三 分年度 一 一般文件 归入文件制发年度 指文件最后的落款日期 二 跨年度的文件 归入文件内容所针对的年度1 跨年度的请示与批复 一并归入批复年度 没有批复的 归入请示年度 2 跨年度转发上级机关或批转本机关 包括批转下级机关 的文件 一并归入批转 转发年度 3 跨年度的表彰决定 考评结果 审计结论等文件 归入表彰 考评 审计所专指的年度 4 跨年度的规划 归入规划针对的第一年度 5 跨年度的总结 归入总结针对的最后一个年度 6 跨年度的会议文件 归入会议开幕年度 7 年度工作计划 总结和各种基础数字统计报表 归入文件内容所针对的年度 8 工作计划与总结一般不应写在一起 如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度 9 法规性文件 归入通过 公布或批准生效年度 10 回顾 纪念性文章 归入定稿或发表年度 11 翻印的文件 归入原件的所属年度 12 专业部门使用专门年度所形成的文件 按专门年度立卷归档 如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年 13 为某项工作或会议收集的文件 一般不归档 如确有必要 可归入使用年度 14 非诉讼案件材料 归入结案年度 15 未标示文件形成时间的文件 根据文件的内容 制成材料 制作形成等予以考证后 归入其所属年度 四 分类别 1 组织机构分类法组织机构分类法 就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类 也就是按照立档单位的内设机构 将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法 机关内有几个机构 就设几个类 机构名称 就是类名 2 问题分类法问题分类法 就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法 即将记述和反映同一问题的文件集中 记述和反映不同问题的文件分开 也就是说 不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件 只要是记述和反映同一问题的文件 都归入一个类别内 以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况 五 划分保管期限 保管期限 就是文件材料的留存年限 划分保管期限 就是根据文件材料自身所具有的使用价值 确定文件材料存留的年限 根据 国家档案局8号令 文书档案的保管期限为永久 30年和10年三种 永久 即在正常情况下 无限期地保存 永久保管的文书档案主要包括 确定原则是以我为主 以人为本 六 修整文件 1 修裱破损文件使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱 2 复制字迹模糊或易褪变的文件包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件 常用的复制方法是复印 3 去除易锈蚀的金属物 如订书针 4 超大纸张折叠大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面 要注意尽量减少折叠次数 折痕处尽量位于文字 图表字迹之外 七 装订 一 装订要求 1 归档文件应以 件 为单位逐件进行装订 2 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 批转或转发文件在前 被批转或转发文件在后 收文处理阅办单在前 正式文件在后 来文和复文作为一件时 复文在前 来文在后 汉文本在前 少数民族文本在后 中文本在前 外文本在后 有特殊规定除外 重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后 出版期刊 样本在前 定稿在后 3 装订时 应将 件 内的各页按一定方式对齐 在左上角装订的 左侧与上侧对齐 左侧装订的 左侧与下侧 底边 对齐 二 装订方法1 线装法 根据文件的厚薄 选择粗细适中的棉线进行装订 文件页数较多时 采用 三孔一线 左侧装订 2 对于装订成册不便拆钉的书籍 刊物 由于其金属物已严密封装在其中 拆除有损其原貌 因此也可以不拆除 八 排列文件 1 在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列 即按永久 30年 10年分别排列 不同保管期限的文件不得混在一起排列 2 在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列 类与类之间 类与属类之间的文件排列 要按照分类方案进行 采用问题分类的归档文件 可依据党群工作类在前 行政管理类 业务工作类在后 综合类在前 专题类在后 并结合重要程度排列 九 文件编号 一 件号件号 是归档文件的排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 件号包括室编件号和馆编件号两种 1 室编件号室编件号 即在归档文件整理时编制的件号 其编制方法和要求 1 归档文件排列顺序固定之后 应逐件编写件号 2 在同一年度 同一类别 同一保管期限内 按照归档文件排列的先后顺序 从 1 开始编制件号 3 不得断号 重号 跳号 二 页号页号 是每份归档文件页次的顺序号 页号编写方法和要求 1 以件为单位 逐页编写顺序号 一份文件为一个流水号 归档文件自身已有页码的不再编号 自身无页码的要补编页号 如一份文件由几部分组成 而且每个组成部分各自编有页码的 如 正文和附件 正文和定稿 请示和批复 函与复函 报告与批示 转发件与被转发件 办法与实施细则 收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档 要重新编写页号 即要给这份文件以完整连贯的总页码 2 编写页号 统一在有文字的每页文件正面的右上角 背面的左上角 单面印刷的为一页 编一个号 双面印刷的为两页 编两个号 折叠的大张文字材料或图表 不管折几折 凡是单面有字的为一页 编一个号 双面有字的为两页 编两个号 3 不得重编 漏编页号 三 盖归档章归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置 如此位置有领导批示或收发章等 可加盖在首页上端其它空白处 不要压字迹 尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起 十 编制归档文件目录 归档文件目录设有件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 其填写方法如下 1 件号 填写室编件号 2 责任者 填写制发文件的机关或个人 标明职务 即文件的发文机关或署名者 1 填写通用简称 2 以落款 盖章 单位为准填写 不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写 3 报表的责任者 应填写填报单位 即盖章单位 而不是报表的印制或发送单位 4 联合发文 只填写主办单位 即联合发文的文件字号属于哪个单位 哪个单位就是主办单位 如发文字号较多 则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务 责任者即为这个单位 如本单位也属于联办单位之一 应把本单位也填入责任者内 如为查阅方便 可把所有联办单位全部填入责任者栏内 5 问文与复文作为一件时 请示与批复 函与复函 转发与被转发等 只填写复文单位即可 如在请示 报告原件上批复 批示的 只填写请示 报告的单位即可 3 文号 填写文件的发文字号 即由发文代字 发文年度和发文顺序号组成 如 莱档字 1999 第52号 1 联合发文 填写主办单位文号即可 2 期刊类文件 如简报 信息 动态 杂志等 只填写期刊号即可 3 报告与批示 转发与被转发 请示与批复等 只填写批示 转发 批复件文号即可 如在请示 报告原件上批复 批示的 只填写请示 报告的文号即可 4 题名 填写文件标题 1 凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的 应照原题名填写 不得随意更改或简化 2 文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的 可根据实际情况自拟题名 包括补充和改换题名 外加方括号 填写 原题名只有文种的 应根据文件内容补充拟写文件题名 如市委组织部印发的任免文件 有的题名中仅有 通知 两个字 则必须补充拟写文件事由 加在文种之前 以便查阅 可拟写为 关于干部任免的通知 文件题名中以发文字号代替文件内容的 应据文件内容补充题名 如 关于贯彻执行中发 1985 29号文件的通知 从文件题名中看不出文件的内容 实际上是关于加强档案工作的领导的文件 填写题名时 应补充为 关于贯彻执行中发 1985 29号文件 加强档案工作的领导 的通知 批复不另行文 只在请示件上签批请示意见 可在请示件题名的后面补充 如 关于购买复印机的请示 批复 3 正件与附件为一件时 如附件多 内容比正件