档案管理 (2).ppt

档案管理 课堂导入 档案是事业发展的第一手宝贵历史资料 本报讯日前 在陕西省档案局省级机关档案工作年检小组对陕西省委宣传部档案工作进行年检时 省委宣传部办公室负责同志向年检工作小组同志介绍说 省委常委 宣传部长胡悦多次在部务会议上强调档案工作的重要性 胡悦指出 档案工作是我省宣传思想文化工作的真实历史记录 是我们事业发展的第一手宝贵历史资料 宣传部一定要提高思想认识 认真做好档案管理工作 为贯彻落实部务会议精神 省委宣传部在部机关成立了由省委宣传部常务副部长 省文明办主任晏朝任组长 部办公室主任张琳任副组长 部办公室副主任卢尚义及各处室负责内勤工作的同志为成员的部机关档案工作领导小组 在部领导班子的关心支持和高度重视下 档案管理工作在该部有序开展 形成了良好的档案工作氛围 一是积极向广大干部职工宣传有关档案工作的法律法规 组织新进部机关工作人员学习档案管理的有关文件和会议精神 提高各处室工作人员的思想认识 二是部办公室不定期在部务会议上通报各处室应缴归档文件目录及收缴情况 督促各处室干部自觉配合档案管理工作人员提交有关文件材料 信息等 有效扩展归档文件信息收集渠道 三是部办公室分管档案工作的同志在每年的工作述职中 都要针对档案管理工作采取的具体措施 取得的工作效果等作出明确说明 从档案管理的源头上提高做好档案工作的主动性和规范化程度 经过陕西省档案局省级机关年检工作小组认真细致地检查 年检工作小组从领导重视档案工作 档案工作制度建设 档案收集与整理 档案安全保管 档案编辑研究 档案工作围绕中心服务大局等方面充分肯定了省委宣传部近年来档案工作取得的成绩 通过检查 陕西省委宣传部档案工作年检获得优秀等次 原载于 中国档案报 2011年12月30日总第2250期第一版 档案管理遭遇新问题 读者周女士打来电话反映 她是一个来自农村的农民子弟 来到北京以后 边打工边学习 首先取得了自学高考学历 之后在2000年通过了律师资格考试 周女士原本以为经过自己的努力 终于可以从事职业律师工作了 但是 当她去律师事务所办理律师实习时 律师要经过实习才能取得从业资格 一件令她意想不到的事情阻止了她的律师之路 原来 在律师事务所实习要有人事部门的档案 周女士由于是农村户口所以根本没有建档案 因此不能备案实习 她找了档案管理部门 但是他们说因为国家没有这样的政策没法解决 因此她向我们反映了情况寻求帮助 记者在了解了周女士的情况后 采访了负责档案管理的北京市人事档案社会管理中心的邓丹宇主任 咨询有关档案方面的政策 邓主任介绍说 目前像周女士的这种情况是比较多的 但是国家还没有正式出台相应的政策解决这类问题 其实 这类问题是新的职业资格认证和旧的人事档案关系不相适应而产生的 我国的人事档案制度规定 大学毕业生在毕业后取得干部资格 建立人事关系档案由人事部统管 而城市居民被单位招工录用后建立人事关系档案由劳动部统管 因此 农村的居民就没有建立档案关系 从事律师职业的是干部资格 要具备人事档案由人事部负责 但是 律师执业资格考试却没有参加考试的条件 非城镇户籍不能参加的限制 这样像周女士情况的人在通过律师考试后 因为没有人事档案关系而不能从事律师工作的问题就出现了 现在 国家也没有正式的解决这类问题的办法和政策 周女士告诉记者 据她了解 她身边的一些和她情况相同的人 利用假证明和假人事关系来通过备案 周女士认为这种做法显然不太合理 自己本身就是学法律的也不能这么做 之后记者又询问了负责律师人事档案管理的北京市司法局律师管理处 他们的回答很让记者意外 律管处的工作人员介绍 这类没有建档案的问题不难解决 周女士只要由原籍户口所在地的乡政府开出一个身份的证明材料 就可以到律管处办理建立档案手续 再由户籍所在地派出所出具一个无不良犯罪记录的证明就可以办理律师实习备案了 在采访中记者另外了解到 除了律师资格考试以外 注册会计师资格考试的通过者 没有人事档案关系的 实行分开建档 给没有人事档案的通过者建立一个业绩档案 就是从通过注会考试后开始登记记录有关的个人档案 周女士这样农村出身通过努力获得律师资格是多么不容易的事情 却由于档案问题被这点并不算大的问题耽误了两年的时间 因此有关部门应尽快出台一些相关的改革政策和办法 思考 你是否曾经参建立过自己的档案资料 你认为档案管理工作是否重要 其重要性体现在哪些方面 案例分析 华闰房地产公司有属于自己的设备比较齐全的档案室和档案工作人员 王总经理平时很重视档案的保管工作和利用工作 他经常叫秘书到档案室取一些档案元件作为凭证和参考 他也他也鼓励下属多去档案室查阅资料 有一天 他急需查看一份档案 但是秘书外出办事去了 他只好亲自去档案室一趟 到了档案室 工作人员非常热情 很快就找到了总经理要的那份档案 经理刚说完谢谢 工作人员就笑着说 总经理 你拿回办公室看吧 看完了让您的秘书送过来就行 她要是还没回来 您就打个电话下来 我们上去取 王总经理问道 不用登记一下吗 不用 不用那么麻烦 我们都记着呢 总经理面带不悦 问道 管理制度上怎么说的 拿来我看看 那人听见这话 才反应过来 说 恩 我们还没有成文的管理制度呢 平时来的人不多 我们心里都有数 所以也就没管那么多 还是想在提供利用上给大家方便嘛 总经理摇摇头 叹息了一声 回到办公室之后 总经理立刻打电话 严厉地批评了负责档案管理制度的主管 负责其立刻建立档案管理工作 并要求以后一律按照档案管理制度来管理权公司的档案 分析思考 1 上述公司的档案管理工作者犯了什么错误 应该怎么纠正他的错误呢 2建立档案管理制度的必要性有哪些 一份完整的档案管理制度应该包括哪些内容 要点分析 无论是在国家机关还是中小企业 档案室都是保管档案的重地 不是任何人可以随便进入的地方 处于安全和保管的多方面原因 一定要建立合理的档案管理制度以配合档案管理各个环节的工作 才能保证档案管理工作的质量 下面是一个信息中心建立的文秘工作与档案管理制度 可以供大家参考 文秘工作与档案管理制度为规范我局公文处理工作 提高办公室效率和质量 根据 某某省 国家行政机关公文处理办法 实施细则 特制定本制度 一 公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 二 公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 三 公文处理必须严格执行国家保密法律 法规和其他有关规定 确保国家秘密的安全 四 局办公室是公文处理的管理机构 主管本机关的公文处理工作 五 一般性发文由办公室起草制发 业务性发文由具体负责该项目工作的科 股 室起草 局办公室负责审核把关 登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发 六 打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后 由办公室印刷 装订 发放 存档 七 积极推进办公自动化 除公文和大型综合材料外 一般性简单材料尽可能由各科室自己承担 八 凡需打印的材料 须经各业务主管局长同意 明确印制数量 完成时限后 交办公室主任转签微机室工作人员办理 并做好登记 微机室工作人员不直接接收需打印的各种材料 九 收到上级机关或交办的公文 由办公室提出拟办意见 报局长批示 按照批示意见送有关领导或责任部门办理 十 办公室负责催办 做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 十一 公文办理完毕后 由办公室根据我国 档案法 及其他有关规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 十二 办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查 并建立督察制度 十三 文书人员在办公室主任的具体领导下 全面负责文秘工作 业务工作的同时接受政府办 档案局的监督 指导和检查 十四 收受文件后 一般性文件由办公室主任签批 重要文件由主管常务副局长签批 然后按签批顺序传递 承办 十五 文件收受及传阅要及时 一般性文件两天之内必须传阅完毕 两天之后文件未传完的 文书可直接向传阅人催要 特殊急办文件 办公室必须当时送达相关领导 及时落实 十六 日常文件处理做到收 发 传 归及时 准确 科学 有效 十七 严把印信使用关 发文时必须由分管局长同意 然后由局长签批后才可打印并使用公章 平时使用公章 必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用 并做好公章使用登记 介绍信使用必须由办公室主任签批 十八 文书要严格执行借阅 保密等规章制度 十九 除署名信外 公务信件均由文书拆阅 重要信函由主任或主管常务的副局长签转 二十 一般业务性工作档案 各科自行建档保管 重要档案需送办公室统一管理 办公室要将重大活动 事件 奖励等事宜主动进档 统一管理 二十二 年末文件归类做到科学 及时 有序 各类卷分类科学 有利用价值 第四部分居民健康档案管理 1 加强档案的管理和收集 整理工作 有效地保护和利用档案 健康档案要采用统一表格 在内容上要具备完整性 逻辑性 准确性 严肃性和规范化 2 乡镇 社区 卫生服务机构要建立专人 专室 专柜保存居民健康档案 居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律 确保居民健康档案安全 居民健康档案要按编号顺序摆放 指定专人保管 转诊 借用必须登记 用后及时收回放于原处 逐步实现档案微机化管理 3 为保证居民的隐私权 未经准许不得随意查阅和外借 在病人转诊时 只写转诊单 提供有关数据资料 只有在十分必要时 才把原始的健康档案转交给会诊医生 4 健康档案要求定期整理 动态管理 不得有死档 空档出现 要科学地运用健康档案 每月进行一次更新 增补内容及档案分析 对辖区卫生状况进行全面评估 并总结报告保存 5 居民健康档案存放处要做到 十防 即防盗 防水 防火 防潮 防尘 防鼠 防虫 防高温 防强光 防泄密 工作 6 达到保管期限的居民健康档案 销毁时应严格执行相关程序和办法 禁止擅自销毁 居民健康档案建档制度一 居民建档率要符合市卫生局的要求 设立健康档案资料室 以户为单位 一人一档的原则为家庭和居民建立健康档案 二 健康档案要集中档案室保管 按行政村名和编号顺序存放 档案专柜存放 保持整洁 美观和规范有序 逐渐实行计算机化管理 三 居民健康档案应由全科医师负责填写 责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人 儿童 孕产妇 慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记 档案盒要设目录和分类信息登记 四 定期开展随访工作 按疾病分期随访病人 结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检 以及儿童预防接种和体检 孕产妇系统管理和常见妇女病检查 临床诊断治疗 职业体检和健康随访服务等资料内容 及时记录在健康档案中 对体检和随访发现的健康问题 进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预 五 资料管理人员及责任医师 应及时登记已经获取的各种信息 并进行分析统计 及时反馈 居民健康档案信息管理制度一 加强信息化建设 及时准确收集 整理 统计 分析管理相关信息 鼓励利用计算机管理健康档案 二 公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册 报表及其他相关资料 按要求上报的各种统计数据和信息 不得拒报 迟报 虚报 瞒报 伪造或篡改 三 建立健全居民健康档案信息登记 统计制度 做好统计汇编 遵守各种信息资料的保密制度 计算机化健康档案 要在技术上加强用户权限和密码管理设计 使所有操作和使用者在获得认可后 才能登陆 四 根据统计指标 定期分析工作效率 工作质量 及时总结经验 发现问题 改进工作 五 逐步健全网络信息系统 做好数据录入及整理工作 六 严格执行计算机操作规范 定期对计算机进行保养 维护及数据备份 建立居民健康档案岗位责任制度一 负责健康档案文本保管 资料微机输入 保持微机内的记录与文本记录一致 并做到同步更新及动态变更 管理有序 二 居民健康档案由乡镇 社区中心 站 保管 应保证居民信息资料的完整性与可利用性 三 非档案资料管理人员 不得随意翻阅已经建好的各种档案资料 未经档案资料管理人员同意 任何人不得调出 转借各种档案资料 凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生 以便纳入该居民本人的健康档案 凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案 出院后继续交由社区责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案 四 责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人 对填写健康档案的责任医生应进行培训 按统一的规范来描述记录 内容要真实可靠 符合逻辑 不得随意涂改 如有改动 责任医生必须签字 以示负责 做到字迹清晰 格式规范统一 五 对各科室 站 查阅 使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限 保证信息安全 调阅或更新档案必须有登记 六 熟练运用各种卫生服务管理软件 保证信息渠道通畅 每月有资料汇总 统计 分析 主要数据上墙 做好信息的开发利用工作 慢性非传染性疾病管理制度1 设专 兼 职人员管理慢性病工作 建立辖区慢性病防治网络 制定工作计划 2 对辖区高危人群和重点慢性病定期筛查 掌握慢性病的患病情况 建立信息档案库 3 对人群重点慢性病分类监测 登记 建档 定期抽样调查 了解慢性病发生发展趋势 4 针对不同人群开展健康咨询及危险因素干预活动 举办慢性病防治知识讲座 发放宣传材料 5 对本辖区已确诊的二种慢性病 高血压 糖尿病 患者进行控制管理 为慢性病患者建立健康档案 实行规范管理 跟踪随访 详细记录 6 建立相对稳定的医患关系和责任 以保证对慢性病患者的连续性服务 城乡居民健康档案管理服务规范 一 服务对象辖区内常住居民 包括居住半年以上的户籍及非户籍居民 以0 6岁儿童 孕产妇 老年人 慢性病患者和重性精神疾病患者等人群为重点 二 服务内容 一 居民健康档案的内容居民健康档案内容包括个人基本信息 健康体检 重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录 1 个人基本情况包括姓名 性别等基础信息和既往史 家族史等基本健康信息 2 健康体检包括一般健康检查 生活方式 健康状况及其疾病用药情况 健康评价等 3 重点人群健康管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0 6岁儿童 孕产妇 老年人 慢性病和重性精神疾病患者等各类重点人群的健康管理记录 4 其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊 转诊 会诊记录等 5 档案终止 移交 封存记录 二 居民健康档案的建立1 辖区居民到乡镇卫生院 村卫生室 社区卫生服务中心 站 接受服务时 由医务人员负责为其建立居民健康档案 并根据其主要健康问题和服务提供情况填写相应记录 同时为服务对象填写并发放居民健康档案信息卡 2 通过入户服务 调查 疾病筛查 健康体检等多种方式 由乡镇卫生院 村卫生室 社区卫生服务中心 站 组织医务人员为居民建立健康档案 并根据其主要健康问题和服务提供情况填写相应记录 3 已建立居民电子健康档案信息系统的地区应由乡镇卫生院 村卫生室 社区卫生服务中心 站 通过上述方式为个人建立居民电子健康档案 并发放国家统一标准的医疗保健卡 4 将医疗卫生服务过程中填写的健康档案相关记录表单 装入居民健康档案袋统一存放 农村地区可以家庭为单位集中存放保管 居民电子健康档案的数据存放在电子健康档案数据中心 三 居民健康档案保管1 健康档案由居民常住地的社区卫生服务机构 乡镇卫生院 村卫生室保管 每一居民健康档案的卷宗应为文件夹形式 初期内容仅为本规范附件2 3 4部分 居民健康档案封面 个人基本信息表 健康体检表 其余内容应在事件 服务 实际发生后 逐一插入 应避免档案卷宗插入大量空白 无用图表等 2 每一居民的健康档案应集中一处 一夹 袋 保管 以便于保管查阅 重点人群管理部门则制作重点人群健康档案一览表 内容包括姓名 性别 住址 档案号等 以便于重点人群档案的归档 调阅等 3 其他医疗卫生机构提供的服务记录 档案 原则上应移交居民健康档案保管机构 主要手段是实现信息共享 纸质档案的移交 保管办法另发 4 死亡者档案归类后长期保存 四 居民健康档案的使用1 已建档居民到乡镇卫生院 村卫生室 社区卫生服务中心 站 复诊时 应持居民健康档案信息卡 或医疗保健卡 在调取其健康档案后 由接诊医生根据复诊情况 及时更新 补充相应记录内容 2 入户开展医疗卫生服务时 应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单 在服务过程中记录 补充相应内容 已建立电子健康档案信息系统的机构应同时更新电子健康档案 3 对于需要转诊 会诊的服务对象 由接诊医生填写转诊 会诊记录 4 所有的服务记录由责任医务人员或档案管理人员统一汇总 及时归档 五 居民健康档案的终止终止缘由为 迁出 失访 死亡等 均需记录日期 迁出管辖区域 记录迁往地点基本情况 档案交接记录 孕产妇死亡和5岁以下儿童死亡填报 居民死亡医学证明书 及副卡 医院院内死亡以及开展全人群死因监测区域填报 居民死亡医学证明书 存档 未开展死因监测区域的医院外死亡 在档案封面记录死亡时间 死亡者档案归类后长期保存 三 服务流程 一 确定建档对象流程图 二 居民健康档案管理流程图 四 服务要求 一 乡镇卫生院 村卫生室 社区卫生服务中心 站 负责首次建立居民健康档案 更新信息 保存档案 其他医疗卫生机构负责将相关医疗卫生服务信息及时汇总 更新至健康档案 各级卫生行政部门负责健康档案的监督与管理 二 健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则 在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私 建立电子健康档案的地区 要注意保护信