档案的检索.ppt

第八章档案的检索 8 1档案检索概述8 2档案检索工具8 3档案著录8 4档案标引 8 1档案检索概述 8 1 1档案检索的含义和一般过程8 1 1 1含义档案检索是对答案干信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作 8 1 1 2档案检索的一般过程 著录标引 编制检索工具 确定查找内容 查找 存储 查检 8 1 2检索效率 8 1 2 1含义检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性的程度 这是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标 8 1 2 2指标设置检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量 1 查全率 检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比 与之相对应的是漏检率 其公式 查全率 x100 2 查准率 检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比 其公式 查准率 x100 检索出的相关档案 检索出的相关档案 检索出的相关档案 检索出的相关档案 例 在一次检索中 共检出档案100篇 经过专家判定 其中与提问相关的为60篇 其余的40篇为误检档案 那么 另外 后来发现 检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出 漏检 请计算这次检索的查全率和查准率 查全率 60 60 90 x100 40 查准率 60 60 40 x100 60 8 2档案检索工具 8 2 1档案检索工具分类按照编制方式分 检索工具可以分为目录 索引和指南 按照载体分 可分为书本式检索工具 卡片式检索工具 缩微目录和机读目录 按检索范围分 可分为全宗检索工具 若干全宗检索工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具 按功能分 可分为馆藏性检索工具 查找性检索工具和介绍性查找工具 8 2 2按编制方式分的检索工具 8 2 2 1目录是将所著录的条目按照一定次序编排而成的检索工具 主要有 1 案卷目录2 全引目录3 归档文件目录4 全宗目录5 分类目录6 主题目录7 专题目录 8 2 2 2索引将档案的某一部分分特征以及出处著录出来 并按照一定秩序编排的检索工具 主要有 1 文号索引2 人名索引3 地名索引 8 2 2 3指南以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工具 主要有 1 档案馆指南2 全宗指南3 专题指南 8 3档案的著录 8 3 1概述8 3 1 1含义档案著录时档案馆 室 编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 两个步骤 第一步 按一定规则 将每份文件的内容和形式特征记录下来 由若干著录项组合成一个个条目 第二步 将许多条目 按照一定方法 组织成一个有机体系 形成档案检索工具 8 3 1 2档案著录原则1 客观性原则2 力求内容准确 形式一致 符合标准化 8 3 2档案著录格式 有两种类型 表格式和段落式 根据 档案著录规则 主要采用段落式 段落符号式条目格式式例 分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名 并列题名 副题名及说明题名文字 文件编号 责任者 附件 稿本 文种 密级 保管期限 时间 载体类型 数量及单位 规格 附注提要主题词或关键词 8 3 3著录项目 8 3 3 1题名与责任说明项1 正题名 一般指单份文件的题目 须照原文著录 几种情况 1 单份文件没有题名的 依据内容拟写题名 并加 2 单份文件题名不能揭示内容的 原题名照录 再据内容另拟题名附后 加 3 单份文件题名过长 在不丢失重要信息和损伤原意情况下 可删除冗余部分 节略部分用 表示 4 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的 一般重新拟写著录 2 并列题名 是以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名 与正题名一并著录 前加 号 3 副题名及说明题名文字 副题名是从属于正题名的另一题名 照原文著录 正题名能够反映档案内容的 副题名不必著录 说明文字是指在题名前后对档案内容 范围 用途等的说明文字 必要时照原文著录说明文字 副题名及说明文字前加 4 文件编号 包括发文字号 科研实验报告流水号 标准规范文件的统编号 图号等 除年度号用 外 其余照原文抄录 其前加 若著录多个文件编号 用 隔开 5 责任者即作者 只有一个责任者时 照原文著录 其前加 多个责任者 著录居首责任者 被省略的用 等 表示 6 附件 只著录附件题名 其前加 号 多个附件的 应逐一注明 各附件前均加 号 附件过长 可节略 节略部分用 表示 自拟附件题名前加 8 3 3 2稿本与文种项1 稿本 依据实际情况著录为草稿 定稿 手稿 草图 原图 底图 蓝图 正本 副本 原版 试行本 修订本 影印本 各种文字本等 其前加 2 文种 依实际情况著录为命令 决议 指示 通知等 其前加 8 3 3 3密级与保管期限项1 密级 根据 GB7156 1987文献保密等级代码 对已升 已降 解密文件 应著录新密级 公开级 国内级可不著录 密级前加 2 保管期限 分永久 定期 30年 10年 其前加 若已改 应著录新的保管期限 8 3 3 4时间项分为文件形成时间 卷内文件起止时间等 其前均加 1 时间项一律用8位阿拉伯数字 历史纪年照原文著录外 还需附公元纪年 加 标注 2 没有形成时间的 应据内容 形式特征考证出时间著录 并加 3 文件时间不完整的 仍注原时间 不清楚部分以 口 补之 将考证出的时间附后 并加 4 考证不出时间的 著录为 口口口口口口口口 也可注首问世间 审核时间 印发时间 但应在附注项中说明 5 起止时间注法 用 连接 8 3 3 5载体形态项1 载体形态 分为甲骨 金石 简牍 纸 唱片 胶片 磁带 磁盘 光盘等 纸张载体不予著录 其它载体据实著录 其前加 2 数量及单位 数量为阿拉伯数字 单位如 页 张 片 盒 米 等 其前加 3 规格 指载体的尺寸和型号等 其前加 8 3 3 6附注和提要项1 附注 此项著录需要解释和补充的内容 依各项目顺序著录 每一条附注均以 分隔 2 提要 对文件和案卷内容的简介 应反映主要内容和重要数据 附注后另起一段写 一般不超过200字 8 3 3 7排检与编号项1 分类号依据 中国档案分类法 和GB15418 1994的有关规定著录 2 档案馆代号 依据 编制全国档案馆名称代码实施细则 的代码著录 3 档号档号中各号之间以 相隔 4 电子文档号为管理电子文档所设的一组符号代码 5 缩微号是档案馆赋予档案缩微制品的编号 6 主题词或关键词按照DA T19 1999 中国档案主题词表 及本专业 单位的规范化词表进行标引 另起一行 齐头著录 各词之间空一个汉字位置 一个词不得分两行写 示例 GE5 15410102 53 107 846 94转发国务院批转国家教委关于改革高等院校毕业分配制度通知的通知 京 1989 56号 北京市人民政府 国务院通知 国家教委报告 市计委 市高教局实施意见 副本 通知 内部 永久 19890702 8页 260mmx184mm 教委报告不全 市计委 市高教局 市人事局实施意见全无国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见 国务院通知要求各地区部门制定改革措施 北京市有关单位提出实施意见 毕业生分配高等院校教育改革制度通知 1 文件级条目的著录 12 5cm 7 5cm I108042D0011212 6 34576 2江口市各县干部教育情况报告 永久 19821205 19830201为提高干部文化水平 1982年市属各县教育局举办业余大学5所 业余学校10所 技术学校7所 入学人数达53000人 干部教育业余大学业余学校技术学校 2 案卷级条目著录 8 4档案标引 8 4 1含义是指在档案著录中 对档案内容进行分析和选择 并赋予其规范化检索标识的过程 其中赋予主题词的过程为主题标引 赋予分类号的过程为分类标引 8 4 2分类标引 8 4 2 1分类标引的依据 中国档案分类法 是进行档案分类标引的基本依据 8 4 2 2程序和方法1 熟悉 中国档案分类法 和 档案分类标引规则 等规范化文件 2 深入分析文件或案卷的主题内容 分类标引的结果应能充分揭示档案主题内容 3 将文件或案卷归入恰当的类目 给予恰当的分类号 4 认真审核校对标引结果 8 4 3主题标引 8 4 3 1主题标引的依据主题标引的依据是 中国档案主题词表 8 4 3 2程序和方法1 阅读档案原件 了解主题内容 2 分析主题 选定主题概念 3 查表选词 进行主题概念的转换 4 认真校对