档案知识教程.ppt

依法治档 做好企业的档案管理工作 在这欲望急剧膨胀的当今世界 人们对现实的或虚拟的财富和资源的追求 已近疯狂的地步 许多资源和财富在人们的掠夺之下 面临枯竭的境地 但却漠视人类生存所必需的最珍贵的与生俱来的财富和资源 档案 确让人百思不得其解 只有人们为自己的无知和短视付出沉重代价时 才会痛定思痛地来正视档案 题记 第一讲认识档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案法 一 对档案定义的理解第一 档案形成的主体 第二 档案形成的领域 第三 档案是具有保存价值的原始记录 第四 档案是一种历史记录 第五 档案是人们有意识的保存物 第六 对档案认识的误区 二 档案的作用 档案是一种记忆工具 档案是一种管理工具3 档案是一种传承工具4 档案是创新的基础 三 我国档案工作的基本原则统一领导 分级管理国家全部档案 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用 四 档案法规体系档案法律是指由国家最高权利机关制定的档案事业规定性文件 包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范 中华人民共和国宪法 中华人民共和国保守秘密法 中华人民共和国档案法 档案行政法规档案行政法规是指由国务院根据我国宪法和法律制定的关于档案行政管理的规范性文件的总称 档案行政法规的类型主要有三种 一是对档案行政事务作出全面系统的规定的文件 如 国务院关于加强档案工作的决定 中华人民共和国档案法实施办法 二是对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件 如 机关档案工作条例 三是对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件 如 关于开放历史档案的几点意见 档案行政规章行政规章包括部门法规和地方法规 部门规章是国务院各组成部门根据法律和行政法规等在本部门权限范围内制定的规范性文件的总称 这些档案行政规章 都在一定程序上为执行 解释 说明档案法律 包括 档案法 和包含在其他国家法律中的相关法律条文 档案行政法规以及党和政府关于档案工作的方针政策等 提供了便于操作的行为规范 如 中央档案馆接收档案标准 档案馆工作通则 湖北省归档文件整理实施细则 等 第二讲档案管理 一 档案管理的基本任务 建立科学的管理制度 便于对档案的利用 配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施 确保档案的安全 采取先进的技术 实现档案管理的现代化 二 档案管理系统的基本功能 进入 四 档案管理的基本程序 档案的收集 档案收集 即按国家有关规定将应集中保存的档案收进到档案室或档案馆中来的工作活动 档案是依法治档的首要工作 档案必须集中收藏 档案收集的成效决定档案馆 室 的 身价 档案收集工作分为两部分 一是档案室的文件归档工作 二是档案馆的接收和征集工作 档案收集工作要掌握分级管理的原则 归档和进馆的档案应齐全完整 要丰富 优化 突出自我 返回 档案的整理 档案整理工作的基本任务是建立档案实体秩序 使所保存的档案有序化 条理化 为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础 档案整理工作的原则是 尊重和维护档案的本质特征 保持档案之间的历史联系 便于保管和利用 充分尊重和利用原有的整理结果 档案整理工作的内容 全宗的划分和排列 全宗内档案分类 组成基本保管单位 排列与编号 编制目录 入库上架 返回 档案的保管 档案保管的基本任务是 维护档案实体的秩序状态 使档案在存放和使用中始终有序 保护档案实体理化状态 尽量生长其 寿命 档案保管的基本工作内容包括 建立档案实体的目录体系 标注档案实体的标识符号 建立档案管理工作制度 制定应急处理预案 安排库房和选择装具 配置档案保护设备和设施 抢救修复工作 返回 档案的鉴定 档案价值鉴定是在对档案进行科学认识的基础上 对档案价值进行评价和预测 以确定档案的存毁和保管期限 鉴定的方法有 直接鉴定法与选择鉴定法 档案鉴定的主要依据是国家颁布实施的 保管期限表 档案的保管期限主要有 永久 长期 定期三种 返回 档案的统计 档案统计是以表册 指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项工作 它是以档案工作中大量现象为对象 通过从质与量的联系中对数量的观察和分析研究 提示档案和档案工作中的诸多现象的发展过程 现状及发展变化规律的工作 档案统计工作包括 档案统计调查 档案统计整理 档案统计分析 档案工作研究报告 返回 档案的利用 为使档案能有效利用 档案管理人员应为利用者提供一切必要的条件 包括 介绍和宣传档案馆 室 的基本状况和所藏档案的基本情况 介绍档案检索途径和工具 安排布置利用场所 制定档案利用的制度 提供档案利用所需的设备 编研出版档案史料 组织档案史料的展览和陈列 收集并研究档案利用者的反馈信息 研究档案利用者的需求动态和心理状态 返回 第三讲档案管理现代化由于受到现代高新技术和社会发展的影响 档案现代化管理已成为档案管理部门不得不面临的课题 世纪档案管理现代化将如何发展 档案管理现代化将依托哪些技术 电子文件归档与档案管理将如何影响档案管理理论与实践 档案馆的未来发展方向如何 这些都需要我们对于档案管理现代化从理论到技术发展和运用的全方位考察 将是把握档案管理现代化在新世纪里整体发展趋势的基础 档案管理现代化的概念档案管理现代化概念的发展演变过程 档案工作现代化 档案管理自动化 从不同的层面去理解会有不同的含义 技术方法 管理理念 一种状态 一种效应 一种管理环境 一种管理机制 档案管理现代化是由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境 建立这种环境的目的在于比传统管理产生更大的社会效益和经济效益 档案管理现代化的主要特征 系统化 就是整体的各个部分为达到一个总目标 按照统一计划而行动 定量化 就是把复杂系统中的变量及相互关系 用数学形式表示出来 建立数学模型 进行定量分析 信息化 就是广泛应用计算机 对大量有用信息进行收集 分析 智能化 注意开发管理人员的智力 充分调动人的主动性 积极性和创造性 使档案管理实施智能控制 3 档案管理现代化的基本标志档案信息处理与计算机技术实现档案信息的数字化管理 实现档案信息高速检索 实现自动化的连续管理工作 档案信息表现的多元化 档案信息传递与网络技术运用现代通信技术和网络技术 实现档案信息远距离的无障碍传递和交流 第四讲档案的开发利用一 档案利用的法律依据 中华人民共和国宪法 规定 人民享有广泛的民主权力 包括有进行科学研究 文学艺术创作和其他活动的自由 国家对于从事教育 科学技术 文学艺术和其他文化事业的公民的有益于人民的创造性工作 给予鼓励和帮助 中华人民共和国档案法 规定 国家档案馆保管的档案 一般自形成之日起满三十年向社会开放 中华人民共和国公民和组织持有合法证明 可以利用已经开放的档案 二 开放档案开放档案 就是把已满规定保管年限适宜公开的档案向社会各部门和个人提供利用 解除对使用档案的封锁和限制 将保密期满和可以公开的档案向社会开放 使一切公民都有利用国家档案馆档案的权利 一般自形成之日起满三十年向社会开放 经济 科学 技术和文化等类档案向社会开放的期限 可以少于三十年 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案 可以多于三十年 三 利用档案的方式 借阅 是利用者进入档案室向接待人员提出阅档案要求 由工作人员提供档案原件或复制品供其查阅的过程 咨询 是由利用者通过通讯方式向档案室了解有关档案的信息和知识的一种方式 参观 是利用者通过参观档案室或档案室举办的展览获取档案知识的一种方式 上网 通过浏览档案室网页 了解档案室和档案知识的一种方式 四 档案用户需求类型 现实需求 即为解决工作生活中的具体现实问题而产生的档案信息需求 其特点是专指性强 需求目的明确 范围集中 需求具有紧迫感 重时效 学术需求 即为解决学术研究或其它一些问题的需要 要求档案信息系统和全面 文化需求 即为增长知识 接受爱国主义教育 历史唯物主义教育或民族传统教育而产生的需求 第五讲要增强档案意识 一 档案意识的概念档案意识在档案文化中处于深层结构之中 是档案文化的核心部分 档案意识包含人们对档案这一事物的全部认识 是社会对于档案和档案工作的认识和反映程度的整体观念 具体地说 档案意识由档案形成者的思想 观点和方法 档案