照片档案的管理（PPT 57页）.ppt

照片档案的管理一 概念介绍1 照片档案国家机构 社会组织及个人在社会活动中直接形成的 有保存价值的以感光材料为载体 以影像为主要反映方式的历史记录 2 常规照片档案用一般照相机和普通胶片 采用可见光使胶片感光的照片档案 二 照片档案管理现状国家关于照片档案的管理规范国家技术监督局2002年批准发布国家标准 照片档案管理规范 GB T11821 2002 苏州市出台的相关文件苏州市档案局档发 94 21号文件 关于国家标准的贯彻意见 苏州档案局档发 98 16号文件 关于加强对机关照片档案管理的意见 照片档案存在的问题 1 收集不全 2 整理凌乱 3 装具混乱 尤其是收集不全的问题特别突出 a材料不全b底片不全c照片说明不全 三 照片档案的作用1 历史记录的真实见证 2 维护单位利益的旁证 3 基建维修的依据 四 照片档案的收集1 范围 七个方面 a本单位各种重要工作会议的照片 b党和国家领导人 人民代表 上级机关领导等视察检查本地区本单位的工作时的照片 c本单位重要外事活动照片 d记录本单位重大事件活动的照片 反映主要工作职能 工作成果 e本单位获得各种荣誉的照片 f与其它载体档案有密切联系的照片 文书档案 基建档案的补充 g其它具有保存价值的照片 2 归档时间a随时归档b阶段性工作结束归档c年底归档 3 归档要求 a底片 照片 说明三者齐全b底片与照片影像相符c注意画面形象d有选择性的归档 五 照片档案的整理 1 照片档案的整理原则 有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 便于利用的原则 照片档案分为照片和底片两大部分 底片应单独整理和存放 照片和说明一同整理和存放 2 照片档案的组卷方法分专题 混年度组卷法分年度 混专题组卷法 3 照片底片档案的装具式样 照片档案的案卷格式1 封面 芯页 内封面 2 内封面的填写 档号 案卷题名 编制单位 编制时间 保管期限 3 卷内目录的填写 照片号 底片号 照片题名 拍摄时间 备注 4 照片说明a符号说明b文字说明 六要素 事由时间地点人物背景摄影者文字说明的编写要求a概括揭示照片反映的全部信息b文字简洁 语言通顺 一般不超过200字c用阿拉伯数字表示时间 年 月 日用 来表示 即1999 10 25 5 照片背脊标签编制方法 标签格式及填写方法 案卷背脊粘贴标签 上部贴四线格标签 底片的整理1 底片可不分类 2 底片的组卷 3 底片按时间先后排列编号 4 底片芯页 大张照片 底片的整理大张照片 底片与其他照片 底片一同整理 单独存放 一般卷放 大张照片的文字说明 写在相应的案卷内 并在卷内目录中注明 大张 数码照片的管理平时存放在电脑硬盘中 设置相应的目录夹 归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘 给一个光盘顺序号 每次活动设一子目录 选几张代表性的 冲印成照片做成照片档案 数码照片分辨率最起码要达到1280dpi 960dpi以上 采用光盘介质bmp或jpg格式 数码照片参照底片管理 数码照片做在照片档案中时 在底片号一栏填写 光盘号 目录顺序号 照片号 比如 GP 1 2 3其中GP指数码照片刻录成的光盘 1指某一年度 2指该年度中的第二次活动 比如职代会 3是指照片号 该活动中的第三张照片 编制数码照片检索指南编号填写 光盘号 目录号标题 即每一次活动的时间 人物 事件名称 照片 底片 档案整理要求 1 要组成保管单位 即组成案卷 数码照片要刻录成光盘 2 案卷题名要大致概括卷内照片的基本主题 3 编号要规范 准确 清晰 不得出现重复 漏编或空号 4 说明格式正确 项目齐全 能准确揭示照片内容 反映整理情况 5 装订美观 卷内目录 备考表填写完整 6 有完整 符合标准格式的案卷目录 会计档案管理一 定义会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 二 新会计档案管理办法出台1 1984年6月1日财政部 国家档案局出台 会计档案管理办法 2 1998年8月21日财政部 国家档案局下发文件 新的 会计档案管理办法 自1999年1月1日起实施 三 会计档案管理1 会计档案收集归档 a归档范围 四部分 会计凭证 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 会计账簿 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 财务报告 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 其他 银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 b不归档范围会计管理 预算计划等财务管理方面的文件材料不属于会计档案归档范围 c归档时间当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 2 会计档案的分类 四大类会计凭证类会计账簿类财务报告类其他类 3 会计档案的组卷组卷工作由会计部门负责 分三步 核算单位 年度 类型4 组卷方法 会计凭证 会计凭证 会计账簿 会计报表 5 编目编号按核算单位 年度编一个流水号 从第一本凭证开始为1 连着帐簿 财务报告到其他类结束 一个年度流水号 一个核算单位编制一本案卷目录 给定一个目录号 6 移交归档手续a内部移交 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 个别需要拆封重新整理的 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 b单位之间移交会计档案应当编制会计档案移交清册 列明应当移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度等内容 交接会计档案时 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接 并由交接双方的单位负责人负责监交 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构按照归档要求 负责整理立卷 装订成册 并编制会计档