汽车经销商内控制度管理办法

汽车经销商内控制度管理办法编制：2014-02-02 目 录第一章 总则2第三章 制度编写规则及要求4第四章 制度的立项、编写及审议7第五章 制度的审批8第六章 制度的发布与宣贯9第七章 制度的执行与监督9第八章 制度的归档、立卷、销毁9第九章 附则10第一章 总则第一条 目的为逐步建立、完善集团内部控制体系，规范内部控制行为，防范企业风险，制定本办法。第二条 名词解释本办法所称内控制度，泛指集团范围内要求全体员工共同遵守的业务活动规程、管理规范等。具体表现为条例、办法、规定、流程、业务指南、议事规则、管理手册、考核办法等。第三条 范围本办法适用于集团各职能部门、各地区公司、各门店。第四条 职责4.1 集团内控部门：根据集团的发展战略、业务规划、组织及业务模式的变化、内部控制等要求，负责牵头组织、推动建立和完善集团内控规范体系，进行专项监督检查，对结果进行通报。4.3 集团各部门：是内控制度的具体建设、维护、实施部门,负责组织各自业务范围内的制度建设、宣贯并实施，确保内控制度的有效运行。对于过时不适用的制度及时进行修改完善，对于业务范围内的制度空白点和盲区及时增补内控制度。44 各地区公司：负责集团内控制度在本地区宣贯、组织实施、反馈执行情况，确保内控制度的有效运行，及时反馈存在的问题，接受上级部门对内控的监督检查；在集团内控制度下结合本地区的情况可做适当调整，但需在集团内控部门进行备案。第五条 原则所有内控制度的撰写、下发等需遵守本办法。根据公司组织架构和管理模式，集团各部门在各自权利范围内拟定制度，严禁越权拟定制度。第二章 制度编写规则及要求第七条 制度编写、编号规则及文本格式要求7.1 制度编写规则7.1.1 制度一般由标题、正文、附件、制发单位和日期等部分组成；7.1.2 标题构成形式：公司字号+内容+文种，如利丰汽车+档案管理+制度； 7.1.3 正文的写法是分为总则、分则、附则；7.1.3.1 总则的内容为原则性的要求，主要为：设立制度的目的、依据、范围、基本原则、名词解释等；7.1.3.2 分则的内容是具体行为规范的部分，如制度中机构、职责、管理办法、规定、要求、措施、流程、责任、考核、奖惩等；7.1.3.3 附则的内容包括术语解释、解释权的规定、废止以前相同内容的规定、施行日期的规定等。7.1.4、正文的“章条款项式”的写法：7.1.4.1 “章”一般按照统一序数连贯排列，用“第一章”、“第二章”表示，依次类推。7.1.4.2 “条”是组成制度规范的基本单位，一个制度都是由若干条组成的，每一条表示一项完整的规则。不能把一个内容分散到几个条文中加以规定，也不能在一个条文中规定几个具有不同内容的规范。条的数目的书写应使用中文，按序数连贯排列，用“第一条”、“第二条”表示，依次类推。 7.1.4.3 “款”是“条”的组成部分，每一款都是一个独立的内容或是对其前一款内容的补充表述。“款”的表现形式为条中的自然段，每个自然段为一款，“款”前冠以阿拉伯数字点的形式对列举的内容进行排列。如1.1、1.2、1.3等。款与款之间用句号。7.1.4.4 “项”的表现形式是自然段，是以列举的形式对前段文字的说明。“项”的前面冠以阿拉伯数字点的形式对列举的内容进行排列。如1.1.1、1.1.2 、1.1.3、1.2.1、1.2.2、1.2.3等。项与项之间用分号（或句号），最后一项用句号。“项”的内容应该是排斥关系，不能相互包容、交叉。7.1.5 附件、制发单位和日期的用法：7.1.5.1 附件，是为了突出正件的表达效果而附在正件之后的相关材料，如表格、流程图、统计表等，它是制度内容的有机组成部分。附件应标识在正件的内容结束之后，落款之前，即在正文下空一行、左空格两字并标明“附件”，后加冒号和附件名称。若附件只有一件，可标识为：附件：XXX；若附件有两件以上，可标识为：附件：1、XXX2、XXX7.1.5.2 制发单位和日期，一般在正文的下方注明制发单位名称和日期，相当于公文落款的地方。7.1.6 制度使用纸张为A4幅面。 7.3.2 示例：LCJ行001.012014.04 集团使用流程制度行政部001号制度01号流程2014年04月版。7.4 制度文本格式即制度编写样本详见附件5。第八条 制度编写需符合的要求8.1 合法性；8.2 规范性；8.3 制约性；8.4 承接性及关联性。第九条 制度中流程与相关表格的编写9.1 流程作为制度的重要组成部分，与制度一同编写并以附件的形式出现；9.2 相关的审批表格作为制度的重要组成，与制度一同编写并以附件的形式出现；9.3 流程编写说明和流程编制表样（见附件2）。第三章 制度的立项、编写及审议第十条 制度立项各制度责任部门按内控部门的要求编写 (见附件3)，经部门分管领导签字同意后报内控部门审核，内控部门据审核后的编制制度汇总表报分管领导（领导小组）审批，经批准的制度即为立项制度。包括新建制度和修订制度两部分，内容包括制度名称、主要内容或提纲、起草部门和起草部门责任人、起草进度计划等。第十一条 编写按照业务和管理职能的归口范围，新建和修订的制度草案由相关部门按照确认的时间点负责组织编写，并经部门分管领导审核后提交内控部门组织审议。内容涵盖交叉时，由内控部门会同相关部门根据各自业务范围及管理职能涵盖的范围大小确定一个部门为制度编写的责任部门，其他相关部门应积极协助编写，并提供相关资料。第十二条 初审各部门编写的制度草案由内控部门初审，初审的主要内容包括：12.1 制度草案是否符合国家法律、法规以及集团发展战略、业务规划；12.2 制度草案与公司现行制度是否协调，如果要改变现行制度，理由和依据是否充分；12.3 新编制度条款变更时，需有一个对比说明 ，以附件的形式附加（制度修订对照表详见附件4）；12.4 制度草案的体系结构、条款、文字等是否符合本办法的编写规则和编写要求。第十三条 审议13.1 对初步审查通过后的制度草案，由内控部门在3个工作日内组织制度工作组成员进行审议。13.2 审议的方式有：召集制度工作组成员集体会议讨论或通过邮件向制度工作组成员（或相关部门和人员）征求意见。制度工作组负责收集汇总审议意见并反馈给制度起草部门，由制度起草部门根据反馈意见对制度草案做进一步的修改完善。第四章 制度的审批第十四条 会签制度工作组审议完毕并经修改后的制度草案，由集团内控部门根据制度体系的归口，组织相关部门的分管领导以及制度建设工作领导小组成员会签，具体为起草部门负责人-分管领导-内控制度建设工作组（组长）-制度建设工作领导小组成员。会签文档采用电子版加纸质版会签。、见附件6、附件7。14.1 起草部门按照内控组织要求提报会签，内控部门负责监督会签进度及发布的及时性。集团内控部门接到拟会签制度后，在1个工作日内将会签制度电子版发到参与会签人员邮箱，同时告知制度起草部门将会签制度的纸质文档及时呈报会签人签署意见。每位会签人应在接到会签制度的2个工作日内签署完毕。如遇出差，应通过邮件提出会签意见，尽量缩短会签时间。14.2 制度起草部门收集会签意见，在3个工作日内修改完毕并将电子版报内控部门。如终止或延期，需以邮件的形式告知内控部门。第十五条 审批集团内控部门组织制度起草部门将修改后的制度及意见汇总表以纸质文档呈报总裁或董事长进行签批。第五章 制度的发布与宣贯第十六条 制度署名为“*汽车有限公司”。第十七条 集团行政部负责将签批完毕的制度及时在集团内部网站发布。第十八条 集团行政部门组织推动集团近期发布的内控制度及流程的宣贯工作，宣贯按照制度起草部门制作的宣贯提纲进行。集团各职能部门、地区公司、各门店，应利用晨夕会、例会、小组讨论会等时间及时组织员工认真学习贯彻集团近期发布的制度及流程，自觉遵守集团内控制度，任何人不得随意更改或歪曲制度。第六章 制度的执行与监督第二十条 各部门、各地区负责其管辖范围内的制度的有效执行，做好日常监督检查，确保制度执行的效率和效果，控制风险。第二十一条 内控监察部门对各部门、各地区公司制度的建设与执行情况进行监督，发现问题，及时提出改进建议，对结果进行通报。第二十二条 对于无故阻挠或不正确执行集团制度的部门、门店，对集团内控监察部门发现违反制度的情况，将根据奖惩办法等相关内控制度追究相关责任部门、责任人的责任。第七章 制度的归档