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管理档案发展现状与趋势研究 韦仕爱贵州省安龙县档案局 摘要：随着信息化大时代的到来，用于记录对象基本信息的载体档案也越来越显得重要，如何将这些信息量庞大的记录存进档案并安全有效地进行管理是现今信息化时代下需要引起重视的课题。本文通过对档案管理工作现状的分析，进一步探讨其发展的趋势，以便对档案的管理工作有更好的了解。 关键词：档案管理发展现状趋势研究 一、档案管理概述 具有管理性、服务性与政治性的特征就是档案管理工作的基本性质和主要作用。档案管理工作不产生物质财富，它是一种用于专门负责管理各部门记录的历史文件，因此具有管理性质。由于国家的经济利益与政治利益与档案的内容密切相关，所以每个国家对档案的管理都具备一定的保密措施，且机密档案不会对外开放，有部分档案会因需要在规定时期满后开放。因此机要性是档案管理工作的性质体现。 档案管理要遵循国家档案集中统一的管理、确保档案完整安全、方便利用的原则。国家会将所有的档案分配在各个不同部门的档案保管机构，并进行集中保存，依照制定的统一法规准则进行管理，这就是所谓的集中统一。维护档案完整性要做到以下两点：第一，要保证档案数量齐全，没有残缺现象；第二，要保持档案之间有机联系，不可随意分散或随意堆放。维护档案安全要做到以下两点：第一，确保档案本身完好无损，以延长档案使用寿命；第二，杜绝恶意破坏档案行为，防止档案机密被盗窃。档案管理工作的最终目的是便于利用，是档案管理工作质量的衡量标准之一。档案具有不可修改或篡改性，其反映的是历史事实，所以档案的原貌不容破坏。维护档案的真实性，是档案管理工作遵循的重要原则之一。 二、档案管理发展现状 传统的档案是以纸张形式存在的，这样的档案在安全保存，保密管理，调阅以及信息便利使用等诸多方面存在弊端，且成本高，查询工作繁重，提取信息困难，严重影响了档案管理工作的效率。随着社会现代化的推进，无纸化办公等事物的出现，档案的产生方式也发生了很大变化。这一转变，意味着档案管理工作人员将要对更多的信息化档案进行管理。档案信息内容是广大使用者所关心的，且不同的档案。档案工作者需将档案信息经过综合并系统地提取出来，及时提供有价值的档案信息。必须有一个筛选的过程，使得信息化档案信息具有真实性、系统性、有价值性，才能让用户体验完善的服务。依此看来，档案信息的电子化将是档案管理工作发展的趋势所向。 三、目前档案管理存在的问题 1.现代化管理缺乏统一性。导致档案信息管理工作的不协调，无法快速展现信息成果的原因在于档案部门使用不同型号的计算机，规格不同，管理的软件直接兼容性差，没有一个统一性，可供档案信息检索与管理的计算机软件系统，档案信息电子化的发展进程也会因此受阻。 2.档案管理基础工作的标准与规范需改进。基础工作的规范化与标准化是档案信息管理电子化的前提。在历史的背景下，馆藏档案的业务没有基础，案卷质量低下，尤其是各类档案之间的相容性太低，系统软件的兼容性差，移植困难；没有统一标准的档案自动化工作，档案管理系统的单一性，针对性，使其无法全面实施、推广，这阻碍了档案信息工作电子化。 3.档案管理的技术标准有待更新。档案管理软件的计算机技术标准没有得到及时的更新和维护，更多的是依赖于归档“文件资料”的是磁盘、光盘，且传统的分类方法、档案和有关规定已不再适应发展现状。 4.档案管理工作者综合素质需提高。实现档案信息的电子化，首先要具备现代化的档案管理人员，管理人员要有较高的知识水平与先进技术水平，不能仅仅满足于简单的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更是人烟稀少，大部分档案人员现代技术水平不高，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍无法充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。 四、管理档案的发展趋势 1.发展趋势分析。第一，只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的各种局限，使档案管理部门从封闭中走出来，从档案的保管与利用职能向信息采集、服务与管理职能转变，实现档案信息资源的合理分配、科学管理，为社会提供优质、高效的服务。第二，档案信息化管理可用详实的档案信息支持决策和管理。完整、可靠的信息和快速的综合分析能力是管理措施得当与决策及时准确的保证。因此，档案信息化具有独特的优势，能够发挥重要的作用。第三，档案信息化管理可为知识普及、科学研究等提供智能化服务。档案信息化，能够一次投入，并多次利用，远程服务资源共享；还可缩短编著二次文献信息的时间，提高档案信息时效性；可提供充足的具有地方特征的知识等。第四，档案信息化管理可防止出现“时空黑洞”。随着计算机与网络技术的迅速发展和普及，电子政务与电子商务等将大量运用。档案工作人员要管好档案，要具备管理电子文件的能力，以管理档案的方式管理电子文件的有用信息，使信息利用发挥最大的效益。 2.信息化发展方向。档案管理出现数字档案馆也是发展中的产物，数字档案馆与相对传统档案馆来讲，具有管理计算机化、信息多媒体化、存贮多载体化与信息传输网络化等特点。数字技术的完善充分发挥了档案馆的职能，使档案原件保护与利用之间产生的矛盾得到妥善解决，提升了珍贵的档案原件的保存时间；数字档案检索系统既方便又快捷，不但大大满足了利用要求，而且利用者不局限于时间、地点，档案的查找可以随时、随地完成。有了网络的交互方式，利用者可以通过数字档案馆得到更加专业、更加便捷、更具特色的档案检索服务，提高了档案服务的质量，避免档案馆信息“孤岛”的形象。数字档案馆的优势为档案工作提高了更加有利的条件，档案服务质量将得到本质的提高，必将大大强化档案的信息需求。 3.档案信息化理论支持。发展至今的档案信息化建设，由技术引领需求，需要先进理论作为基础。档案信息化建设的开始，大家都尝试把传统档案管理的基本理论运用到信息化建设的实践中，随着实践不断深入、范围不断扩大，目前我国在档案信息化建设遇到的“瓶颈”，由于缺乏相应的基础理论，导致标准不配套，法规不健全，研究方向着力点不明，管理对象不明确，出现了信息化建设的低水平、重复开发等现象。对于数字档案馆、档案信息利用体系、电子文件中心、档案信息服务体系、档案信息安全保障等档案信息化建设的前提，都需要基础理论的支撑。档案信息化理论研究要立足行业特点、探索规律、借鉴创新、联系实际，构建系统化、健全的档案信息化理论体系。 综上所述，在信息化时代的背景下，档案工作者要跟紧时代步伐，担负起时代赋予的光荣使命和责任，不畏惧新的挑战、牢牢把握机遇，档案信息化发展将因此跨入一个新的台阶。在数字化理论体系还未完善，相关管理政策未落实到位，信息化技术有待不断提升的背景下，切实做好档案的数字化实践尤为重要。把握其发展特点，顺应社会发展需求，充分发挥数字化的优势，使其技术日趋成熟，实现档案数字化管理的社会化。在做好档案数字化的同时，档案管理工作的效率也会随着提升。因此，档案管理要紧跟信息化时代的步伐，朝着更有效、更安全、更规范的方向发展。 参考