文件级档案的整理-PowerPoint演示文稿.ppt

文件级档案的整理 文件级档案的整理 国家档案局 归档文件整理规则 青岛市档案局 归档文件整理规程 文件级 依据 文件级档案的整理 概念1 文件材料 指企事业单位在生产 经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录 包括各种文书 图表 图纸 照片 影片 录音 录像等 其中不但有文字材料 而且还包括非文字材料 本讲所涉内容为纸质文件材料 2 文件级档案 是档案的一种保管形式 即以文件为保管单位的档案 它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式 文件级档案的整理 提示采用文件级档案整理方法的单位 对原有的档案原则上不进行重新整理 文件级档案的整理 一 文件归档1 归档范围 企事业单位在筹备 建设 运营以及产权变动过程中形成的 直接记录和反映本单位活动的 具有依据和参考作用的文件材料 文件级档案的整理 文件级档案的整理 提示 各单位应根据本单位的主要职能活动情况 制定本单位的文件材料归档范围 档案工作指南 18 92 文件级档案的整理 制定本单位文件材料归档范围可参照 2 归档要求 文件级档案的整理 质量 1 字迹清晰 材料耐久 2 归档的文件应为原件或具有凭证作用 3 归档的文件应齐全 完整 准确 齐全是指文件材料不同的版本 稿次要全 完整是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面 准确是指文件材料是实际的真实反映 图物相符 文事一致 文件级档案的整理 数量 1 归档文件材料一般为一份 重要的 利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数 2 具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件 应制成一套相应的纸质文件一并归档 文件级档案的整理 时间 1 管理类文件一般应在办理完毕后 第二年上半年归档 2 产品 科研 基建项目文件在项目结束后三个月内归档 周期长的项目可分阶段 分单项归档 文件级档案的整理 3 外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档 4 会计文件在会计年度终了后 由财务部门整理保存一年 次年上半年归档案室保存 文件级档案的整理 5 下列文件应随时归档 A 变更 补充的文件 B 基建 设备的维修文件 C 产品 设备更换的新零部件文件 D 机构变动和职工调动 离岗等留在部门或个人手中的文件 E 本单位人员外出参加公务活动形成的文件 文件级档案的整理 文件级档案的整理 二 组件 文字文件 一般一份文件为一件必要时也可按问题特征组件 将归档的文件组成档案基本保管单位 图样文件 一套为一件或数件 一套图样文件数量多时 可按结构 专业 工序 性质 名称等特征分别组成数件 文件级档案的整理 数件 档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 主要包括 全宗号 1 类目号 2 年度号 3 保管期限号 4 件号 文件级档案的整理 三 编写档号 1 编写方法 1 类目号 一级类目 采用类目中两个有代表性文字的大写声母作为代号 文件级档案的整理 管理类 GL 产品类 CP 科学技术研究类 KY 基本建设类 JJ 设备仪器类 SB 会计类 KJ 文件级档案的整理 一级类目名称与代号 文件级档案的整理 二级及二级以下类目 采用阿拉伯数字 1 9 或 01 99 表示 亦可采用型号或项目代号表示相应级类目 文件级档案的整理 2 年度号 用阿拉伯数字编写年度号如 二00五年用 2005 表示 永久 50年以上 1 长期 15 50年 2 短期 15年以下 3 文件级档案的整理 3 保管期限号 提示确定归档文件材料保管期限参考依据 A 档案工作指南 归档文件整理规程 附录AB 档案工作文件选编 财会字 1998 32号 会计档案管理办法 国档发 1988 4号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 文件级档案的整理 4 件号 管理类档案 同一年度内按三个不同保管期限分别编写件号 档案数量较少的单位 同一年度可编写一个起止件号 科技类档案 分别按其最低一级类目编写件号 文件级档案的整理 会计档案 一册为一件分别按二级类目编写件号 编写方法有所不同 文件级档案的整理 财务报告采用大流水形式编写件号 即按财务报告形成的年度顺序自 1 始编写件号 一个年度占有一个件号 文件级档案的整理 其他二级类目分别在年度内编写件号 即一年一个起止件号 文件级档案的整理 文件级档案的整理 2 档号示意 1 GL2002 1 016 第16件 管理类档案2002年永久保存的第16件 永久 2002年 管理类 2 JJ1 2 3 7 1 01 第1件 2号办公楼采暖通风空调竣工图 2号办公楼 办公设施 基建 文件级档案的整理 竣工图 暖风空调 永久 文件级档案的整理 3 KJ3 2002 001 第1件 会计凭证2002年第1本 2002年度 凭证 会计档案 在每份归档文件材料的首页右上角空白处加盖档号章 并按已确定该文件材料的档号填写有关内容 文件级档案的整理 3 加盖并填写档号章 档号章式样 文件级档案的整理 GL2002 1 016 16 提示作为一件的图样材料 应分别折叠成A4幅面 在每张图纸首面的右上角加盖档号章并填写同一档号章内容 在其右下角逐一填写页号 文件级档案的整理 文件级档案的整理 1 固定归档文件工具 1 三角袋 2 不锈钢装钉 3 塑料拉杆 4 细线绳 5 其他 四 档案装盒 三角袋式样 底边 210mm直角边 260mm 文件级档案的整理 文件级档案的整理 2 将已固定的归档文件材料按档号顺序 小号在前 大号在后 装入档案盒 装满为止 3 填写 备考表 文件级档案的整理 1 说明 填写盒内文件材料的缺损 修改 补充 移出 销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同 并另行保存的档案保管单位的档号 互见号 2 整理人 档案整理人员签名 3 检查人 归档文件质量审核人 各部门 项目负责人或档案管理人员 签名 文件级档案的整理 文件级档案的整理 4 填写档案盒脊背 类目号 盒内归档文件分类号年度号 盒内文件形成年度代号保管期限号 盒内文件保管期限代号部门 内容 盒内文件的处理部门或主要内容 起止件号 盒内文件的起止顺序号 5 在档案盒正面加盖立档单位横排印章位置 档案盒正面上方中央印章离档案盒上端约10厘米 文件级档案的整理 提示不同年度或不同保管期限或不同项目的归档文件材料一般不应放入同一档案盒 文件级档案的整理 五 档案排列 大类排列顺序 管理档案 科技档案 会计档案科技档案 产品 科研 基建 设备 大类之间不得交叉 文件级档案的整理 1 管理类档案 按年度 期限 机构 时间顺序排列 2 科技档案 各大类内按性质 项目 一个产品 一台设备 一项工程 一个课题 阶段或系统排列 3 会计档案 财务报告 会计帐簿 会计凭证在各二级类目内分别按年度顺序排列 文件级档案的整理 文件级档案的整理 六 填写 档案分类目录 序号 日期 位置 序号 填写档案在大类中的排列顺序号 日期 用八位阿拉伯数字分上下两排填写 位置 填写档案存放位置的代号 文件级档案的整理 提示文件级档案整理的具体方法 档案装具与用表格式请按照 档案工作指南 中有关规定执行 文