企业档案工作规范稿.doc

企业档案工作规范概述企业档案工作规范于2006年9月立题，并组建课题组，随即开展研究制定工作。2008年在全国范围（10个省市和部分中央企业）选择了不同类型和规模的企业开展试点，到2009年11月正式颁布，2010年1月1日实施，历时3年多。规范是在全面总结建国以来我国企业档案工作的基础上，汇集了国家有关档案工作的法规、规范和技术标准，并采用了国际标准ISO15498档案管理和国外先进标准的原则、理念、方法、内容与要求等，第一次全方位对企业的档案工作以标准的形式提出要求，为企业档案工作提供了指南。一、我国企业档案工作的发展我国企业档案工作的发展历程是曲折的，从总体发展情况来看，共经历了五个时期：一是企业档案工作的建立和迅速发展时期（建国后-66年），从对技术档案的探索、建立，到开始对企业的文书档案、技术档案（多数人的认识是技术资料）、人事（职工）档案的管理和制度上的逐步规范。那时，人们对档案的认识普遍都有着一种神秘的色彩；二是企业档案工作停滞并受到严重影响时期（66年-78年），管理和制度都遭到严重破坏，工作停滞不前；三是企业档案工作恢复整顿并重新开始发展时期（78年-86年），十一届三中全会拨乱反正，企业档案工作纳入企业的恢复整顿工作中限期进行整顿、建立，必须验收合格。通过整顿、验收，企业档案工作得以恢复并重新发展；四是企业档案工作快速发展和规范管理时期（87年-09年），在这一时期，国家档案局颁布了国营企业档案管理暂行规定，提出了企业档案和企业档案工作的概念，开展了企业档案工作升级达标活动和企业档案工作目标管理活动，集中统一管理的原则得到很好的落实，企业档案工作得到快速发展，企业档案管理更加科学和规范，具备了依法管理和实现标准化、规范化、信息化管理的良好基础；五是企业档案工作依法管理并实现标准化、规范化和信息化管理时期，从现在起，我们将在过去工作的基础上，通过规范的实施，依法开展档案工作，实现企业档案工作的标准化、规范化和信息化。二、企业档案工作规范的特点（一）规范是国内经验的总结提升和国际先进经验借鉴的典范规范是在全面总结建国以来企业档案工作经验的基础上，汇集了国家有关档案工作的法规、规范和技术标准，以及国家对企业档案工作的基本要求，全面运用管理八项原则（以顾客为中心，领导作用，全员参与，过程方法，系统管理，持续改进，以事实为决策依据，互利的供方关系），并采用了国际标准ISO15498档案管理（适用于除档案馆以外的所有机构）和国外先进标准的原则、理念、方法、内容与要求等，针对我国现代企业档案工作的实际需要，提出了新的要求和规定，并对过去企业档案工作中的一些常用术语和习惯做法进行了重新界定和统一规定。例如，对四同步的提法 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。（表达不准确并与第三条在意思上有重叠）四同时：见7.1.3企业下达项目计划任务同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定 项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。（二）规范具有很强的指导性、可操作性和适用性规范涵盖面广，内容完整，要求全面，针对性强，对企业档案工作具有很强的指导性、可操作性和适用性。具体体现在以下6个方面：1、档案工作原则规定符合企业实际规范首次明确了企业档案是企业资产的重要组成部分，开展企业档案工作应当以企业资产为纽带。并从企业档案的集中统一管理、资源建设和开发、规范管理和服务，以及档案的信息化建设工作等方面对企业档案工作提出了原则要求，非常符合当前乃至今后企业发展对档案工作的实际要求。规范简明扼要，使人一目了然，阅后能够帮助企业领导和相关人员迅速获知国家对企业档案工作领域的最基本的要求。2、档案工作体制规定详尽，职责明确在档案工作体制部分，规范针对企业工作实际，从企业档案工作的组织系统，工作职责，岗位职责以及档案人员的要求等方面作了详尽的划分和规定，清晰地勾勒出了企业档案工作的组织体系，线条清楚，职责明确，责任落实，要求合理，符合企业实际，对企业建立和健全档案工作体制具有很强的指导作用。3、档案工作制度层次划分清楚，指导性强规范首次将企业档案工作制度划分为工作规章、管理制度和业务标准三大类，规定了档案工作制度的制订程序，明确了档案工作制度的基本内容和要求，对企业具有很强的示范和指导作用，为企业建立和完善档案工作制度提供了依据。4、档案业务工作规定具体，操作性强档案工作业务建设是档案工作的重要内容，为了规范企业档案业务建设工作，规范高度综合了国家有关档案工作的业务标准和规范的要求，对企业文件材料的形成积累、归档范围、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等方面都作了详细而具体的规定，使条款内容易理解和掌握，具有较强的原则性、适用性、可操作性和技术指导性。 5、档案信息化引导企业档案工作的发展方向为了提高企业档案工作管理水平，使档案工作能够适应企业和社会发展的需要，规范对企业档案的信息化建设工作作出了明确的原则规定，提出企业档案工作要以信息化为发展方向，要求企业在档案管理工作中积极采用先进的方法和现代技术，使档案工作充分适应企业生产、经营和管理发展的需要。规范的颁布实施将对企业档案信息化工作的开展起到积极的引导、促进和规范作用。6、档案工作设施、设备配置的规定有利于企业规范和改善档案工作条件规范从适用、规范和安全的基本要求出发，对不同规模企业档案工作用房的选址要求和设备的配置等提出了可参照的标准。（三）对企业档案工作的整体建设提出了系统管理标准长期以来，在企业档案工作中只有单项业务技术标准，没有管理标准。规范在国家对企业档案工作基本要求的基础上，总结了建国以来企业档案工作中的经验，特别是总结了企业档案工作升级达标和企业档案工作目标管理活动的经验，借鉴了国际标准的管理理念，对企业档案工作的整体建设提出了一个系统管理的标准，结束了我国在企业档案工作中只有单项业务技术标准的历史，为现代企业档案工作管理（企业，档案部门和涉及档案工作和文件形成的有关部门）和建设提供了依据和标准。（四）体现了“法规遵从”的要求规范虽然是推荐性标准，但它是国家有关档案管理法律法规的要求和国际标准管理理念的集中体现，符合管理的全面性和系统性，有利于企业市场竞争地位和企业自身的管理，贯彻实施规范，是企业依法管理档案、达到“法规遵从”的捷径，就能够体现企业的生产经营和管理是符合“法规遵从”的要求的，也能有效地维护企业的合法权益。三、企业档案工作规范的主要内容规范共分为9章和附录A、B。第一章，范围：按照标准的格式要求，明确和介绍了标准的适用范围：大中型工业企业，其他类型企业和事业单位可参照。企业类型是多种多样的，按资产形式可以分为国有、民营、股份、合资、外资企业等，按规模可分为大中小型企业，按类型可分为生产型、服务型企业等，还可以按行业划分等等。虽然规范主要是依据工业企业档案工作的实践来制定的，但是，规范中提出的关于企业档案工作原则、档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备等方面的方法和技术指南等，则是多年来国家对企业档案工作要求的汇集和企业档案工作经验的总结，具有普遍的指导意义，因此，其他类型的企业和事业单位可参照执行。第二章，规范性引用文件：列举了标准中所引用的相关标准和规范性文件。第三章，术语和定义：列举并解释了本标准中使用的但档案工作基本术语没有纳入的术语。企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。（企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料）对比：突出了在市场经济下现代企业的特点：产品研发；改变了传统对企业档案管理的观念：企业档案以自身需求为主。企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。（用科学的原则和方法管理档案，为企业的各项工作服务的工作）对比：突出了对企业依法管理档案的内涵要求；定义也更精准。第四章，档案工作总则：对企业档案与企业档案工作的性质和作用重新进行了准确定位（4.1），提出了企业档案工作的管理体制和应遵循的基本原则（4.2），明确了企业档案工作任务和目标（4.3）以及企业依法管理档案的责任（4.4）。总则的4个条款内容，即是我国企业档案工作经验的总结和高度概括，也是市场经济体制下特别是我国加入WTO后，国家法规（对各类企业）的一致性要求的体现。第五章，档案工作组织：明确了企业档案工作的组织系统建设、企业管理职责、企业（相关）部门职责、档案部门职责和档案人员要求。规范采用了国际标准的管理原则、理念和方法，首次以管理标准的形式明确了企业档案管理的组织构架和企业档案工作体系，明确界定了企业应履行的法律责任和企业相关部门、档案部门在档案工作中的职责，提出了企业档案人员的素质要求。充分体现了企业责任和全员参与的现代企业管理原则和理念，将企业档案工作纳入到相关法规的环境中来开展，彻底改变了过去档案工作中只对档案部门和档案人员提要求的情况。第六章，档案工作制度：规范明确了企业应当制定的工作规章、管理制度和业务规范。规范首次将企业档案工作制度划分为工作规章、管理制度和业务标准三大类：企业档案工作规章是企业依据国家有关法律法规的规定，结合企业实际以企业名义制定的基本制度（见6.1.1-6.1.4）；企业档案管理制度是企业档案部门按照国家和企业的规定和要求制定的，要求企业相关工作和环节必须遵守的规定（见6.2.1-6.2.8）；企业档案业务规范是企业档案部门依据国家的有关规定和企业具体情况制定的具体操作指南（见6.3.1-6.3.4）。规范明确了档案工作制度的基本内容和要求，通过对照规范中对档案工作制度建设的有关要求，我们能够清楚地了解和掌握企业档案工作中需要制定哪些基本的规章制度才能保证工作的正常开展，应该怎样制定档案工作制度，才能达到有效地控制档案工作关键环节的目的，对企业具有很强的示范和指导作用。规范从建立完善企业档案工作制度的角度，对企业档案工作提出了一个比较完整的制度体系和制定制度的程序，改变了以前在企业档案工作制度中只有档案业务制度的局限，为企业建立和完善档案工作制度提供了依据。第七章，档案业务工作：明确了文件材料形成、积累、归档、收集、整理的责任与方法以及档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体要求。这部分内容主要涉及一些具体的业务要求，这里不作展开。第八章，档案信息化建设：明确了企业档案信息化的目标和原则，对电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及电子档案的安全与保存提出了要求。第九章，档案工作设施设备：对企业档案工作中应当配备的的设施、设备提出了要求。规范根据国家有关规定和企业档案工作的具体要求，从适用、规范和安全的基本要求出发，对不同规模企业档案工作用房的选址和功能布置，库房结构、荷载、消防、安全和光源、柜架的选择，以及各种设备的配置等等提出了可参照的标准，对引导和推动企业建设和改善档案工作环境具有非常重要的指导作用。附录A、B：是标准的资料性附录，附录A是产品生产型企业通常应归档文件的基本范围和保管期限参照表，是为企业提供的参考，不同类型的企业应当根据本企业的主体业务活动，参照附录A来制定本企业的文件材料归档范围与保管期限表；附录B（表格式样）是规范中引用文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格，这些表格式样的通用性较强，可以适用于各类企业和事业单位。四、贯彻企业档案工作规范应注意的问题规范的制定虽然主要是基于产品生产型企业的档案管理实践，但是它确是60年来国家对企业档案工作要求和企业档案工作经验的高度总结和概括，同时，规范还采用了国际标准的管理原则、理念、方法、内容与要求等，是针对我国现代企业档案工作的实际需要提出来的，因此规范具有很强的通用性和可参照性，对各类企业、包括事业单位的档案工