人事档案系统用户使用手册.doc

中国石化人力资源管理信息系统中国石化人力资源管理信息系统 人事档案系统及辅助工具人事档案系统及辅助工具 使用手册使用手册 中国石化集团公司 股份公司 人事部 中国石化股份公司信息系统管理部 北京市银河天鸿科技有限公司 二 七年三月 目 录 1系统简介与安装方法 1 1 1系统简介 1 1 2环境要求 1 1 3安装方法 1 1 4注册组件 3 2系统功能与使用 4 2 1系统登录 4 2 2系统功能 4 2 3档案管理 4 2 3 1人员库 5 2 3 2日常处理 6 2 3 3批量处理 12 2 3 4打印输出 14 2 3 5档案转递 17 2 3 6查 借 阅提醒 18 2 3 7导出到 excel 19 2 4机构管理 19 2 5统计报表 20 2 6综合管理 20 2 6 1档案员管理 20 2 6 2基础设施及设备 21 2 6 3目标管理 21 2 6 4计划管理 21 2 7系统维护 21 2 7 1信息集维护 21 2 7 2代码维护 23 2 7 3数据备份 24 2 7 4数据结构备份 25 2 7 5数据恢复 25 2 7 6修改密码 25 2 7 7人员库设置 26 2 7 8调整档案编码规则 26 2 7 9借阅天数设定 27 2 7 10按末级机构查询 27 3辅助工具使用 29 3 1以表汇表工具 29 3 1 1功能概述 29 3 1 2操作方法 29 3 2人档匹配工具 30 3 3机构同步工具 32 3 4数据迁移工具 33 3 4 1功能概述 33 3 4 2数据库连接设置界面 33 3 4 3数据迁移工具主界面 34 3 4 4迁移前准备工作 34 3 4 5数据库连接设置 36 3 4 6读档案库 37 3 4 7信息项对照 37 3 4 8导入数据 39 3 5数据采集工具 39 3 5 1采集模板使用说明 39 3 5 2模板中包含的表 41 3 5 3模板中的关键字段 41 3 5 4关联关系 41 3 5 5填写方法 42 3 5 6数据来源 42 3 5 7模板校验 43 3 5 8数据采集工具 44 4附件 46 4 1人事档案系统信息结构一览表 46 4 2人事档案系统信息码表目录 48 人事档案系统及辅助工具使用手册 1 1系统简介与安装方法系统简介与安装方法 1 1 1 1系系统统简简介介 为规范和加强人事档案管理工作 加快人事档案信息化建设 进一步提高人事档案管 理水平 集团公司统一组织开发了人事档案管理信息系统 以下简称人事档案系统 人事 档案系统是 ehr 系统重要组成部分 单机运行 人事档案系统由以下程序和模板文件组成 程序部分 1 人事档案系统 2 辅助工具 a 以表汇表工具 b 人档匹配工具 c 机构同步工具 d 数据迁移工具 e 数据采集工具 模板文件 1 档案数据采集模板 2 excel 目录材料模板 1 3 excel 目录材料模板 2 4 人档匹配及机构同步模板 5 批量修改档案编号模板 1 1 2 2环环境境要要求求 计算机硬件要求 最低配置 cpu piii 700mhz 以上 内存 256m 以上 硬盘剩余空间在 500m 以上 推荐配置 cpu piv2 4g 以上 内存 512m 以上 硬盘剩余空间在 2g 以上 计算机软件要求 操作系统 windows 2000 或 windows xp 或 windows 2003 office 支持 office 2000 或 office 2003 不建议使用 office 2007 1 1 3 3安安装装方方法法 在 人事档案系统 光盘中 双击 出现如下画面 人事档案系统及辅助工具使用手册 2 在此操作中 点击 下一步 出现以下窗口 选择 我同意以上条款 然后再点击 下一步 出现以下窗口 在此操作中 安装路径及安装文件名是可以修改的 但不建议修改 点击 下一步 后 出现以下正式安装界面 人事档案系统及辅助工具使用手册 3 当安装进度条指示到 100 时 则提示 安装完成 点击 关闭 按钮后 程序已经 正常安装到您计算机中了 注意事项 本程序已在瑞星 诺顿 卡巴斯基杀毒软件测试通过 绝无病毒 请放心注意事项 本程序已在瑞星 诺顿 卡巴斯基杀毒软件测试通过 绝无病毒 请放心 使用 其他杀毒软件 如使用 其他杀毒软件 如 mcafee 在安装过程中报 在安装过程中报 发现病毒发现病毒 属误报提示 属误报提示 1 1 4 4注注册册组组件件 首次使用前请先点击程序组里面的 注册 程序 提示 注册成功 字样后 主程序 则可正常使用 人事档案系统及辅助工具使用手册 4 2系统功能与使用系统功能与使用 2 2 1 1系系统统登登 录录 运行桌面或程序组的 人事档案系统 程序 出现如下登录界面 系统默认初始用户名 admin 密码 1 密码修改方法 请参照系统维护模块中的 密码修改 2 2 2 2系系统统功功能能 人事档案系统功能分为 档案管理 机构管理 统计报表 综合管理 系统维护五个 部分 主界面如下图 2 2 3 3档档案案管管理理 档案管理模块是系统中最重要的部分 该模块功能包括 人员库分类 人员信息及档 案信息维护 人员及档案信息查询 人员排序 目录排序 人员移库 花名册 导入 excel 目录 人员信息批量修改 档案子集信息批量追加 导入 excel 目录材料 更新档案编号 档案接收 档案转出 打印标签 打印目录 打印通知单 数据导出等功能 点击 进入档案管理主界面 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 5 2 3 12 3 1人员库人员库 人事档案系统使用分库维护方式 用户可以通过各库之间的切换来维护不同人员的数 据 系统目前定义了十个人员库 一般干部 中层干部 党组管理干部 工人库 内退库 离退库 代管库 其他库 sw 库 死亡库 转出库 如下图所示 用户可以直接在不同人员库内录入人员信息 并进行日常维护操作 在系统中 我们定义一个人为一条记录 用户可以直接对当前人员的记录进行修改 挂有码表的信息项通过码表选择码值 如下图所示 人员主集 人员子集 人事档案系统及辅助工具使用手册 6 档案编号具体输入方式见有关说明 用户可以选择快捷方式按钮 在不同机构下维护人员的数据 如下图所示 显示机构列 的功能是控制是否显示 机构名称 机构名称 在选中 显示机构列 后自动出现 只能在 机构管理 模块中进行修 改 工作单位及部门 可以根据需要手工维护 也可以使用 机构同步 工具实现自动 更新 说明 机构名称 填写到本单位下管一级 工作单位及部门 内容向下延伸到人员 所在的末级机构 原则上二者是统一的 2 3 22 3 2日常处理日常处理 该模块主要用于维护人员的主集及子集信息 常用功能包括 人员移库 查找 综合 查询 花名册 导入 excel 档案目录等 1 1 人员移库人员移库 功能 主要对不同身份人员进行不同人员库之间的移动操作 选择需要移库的人员 可以多选 单击 日常处理 菜单 点击 人员移库 选择 需要将人员及其档案所要移动的库即可 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 7 2 2 查找查找 功能 在当前库中逐条定位与查找内容相符的每一条记录 单击 日常处理 菜单 点击 查找 或者通过鼠标右键选择 或者点击快捷方式按 钮 如下图所示 进入查找界面 如下图所示 选择需要查找的信息项 填入查找内容 连续点击 下一个 按钮 系统自动逐条查 找与内容相符的每一条记录 支持模糊查找功能 3 3 综合查询综合查询 功能 将符合查询条件的信息项全部列出 单击 日常处理 菜单 点击 综合查询 进入综合查询界面 如下图所示 选择需要查询的信息项 然后点击箭头 列入已选指标列表 可以切换不同备选 人事档案系统及辅助工具使用手册 8 信息集并选择不同信息项 如下图所示 系统对查询范围提供三种选择 选择 当前人员库 时 系统只对当前人员所在数据 库进行查询 选择 所有人员库 时 系统对所有人员库内数据进行查询 选择 不含转 出库 时 系统对除转出库外的所有人员库内数据进行查询 系统同时支持比较灵活的关系式模式的查询模式 为并且 为或者关系 关 系式中根据需要还可以通过增加括号改变运算顺序 并设置复杂的条件关系式 如下图所 示 4 4 删除记录删除记录 用户选择需要删除人员的整条记录时 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 9 点击右键的 删除记录 或者点击快捷方式按钮 即可删除 删除主集信息 时 主集信息和子集信息会一并删除 用户如果想恢复删除的记录 点击快捷方式按钮即可 注意 执行撤销删除操 作时 子集信息无法恢复 5 5 插入记录插入记录 功能 可以在任意一条人员基本信息记录或人员子集记录前插入空行 方便用户进行 数据维护 如下图所示 在鼠标选中的任何一条记录前插入一条空白记录 点击右键的 插入记录 或者点击 快捷方式按钮都可 6 6 人员排序人员排序 功能 系统可以根据人员主集信息对人员进行排序 单击 日常处理 菜单 点击 排序 再选择 人员排序 进入人员排序界面 如 下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 10 选择备选指标 然后点击箭头 列入已选指标列表 指标默认为升序 双击指标 可以修改排序方式 然后点击 确定 按钮 即可按照选择的方式进行排序 7 7 目录排序目录排序 功能 针对人员档案的 目录及零散材料接收子集 进行排序 选择要排序目录的人员记录 可以多选 如下图所示 单击 日常处理 菜单 点击 排序 再选择 目录排序 系统按照选择的排序类 号和默认的 目录及零散材料接收子集 制成日期进行排序 如下图所示 8 8 花名册花名册 功能 主要是根据用户的需要 按照查询结果 将档案系统中用户所关心的信息项以 人事档案系统及辅助工具使用手册 11 excel 的方式导出 点击新建 可以新增花名册 在弹出界面中选定统计指标项 如下图所示 花名册的使用可分为两种方式 1 直接选定花名册名称 则统计花名册中所有人员的规定指标项 选中人员库后 直接双击需要使用的花名册名称 系统会按花名册预定内容和格式显示当前人员库中所有 人员的信息 2 选择 综合查询 功能 按照查询指标项进行查询 然后再选择花名册名称 则 会按照花名册预定内容和格式显示查询结果 9 9 导入导入 excelexcel 档案目录档案目录 功能 用于将企业按规定格式制成的档案目录 excel 直接导入系统 选择需要导入档案目录的人员 不可多选 人事档案系统及辅助工具使用手册 12 单击 日常处理 菜单 点击 导入 excel 档案目录 或者点击右键的 导入 excel 档案目录 进入导入 excel 档案目录对话框 如下图所示 点击 浏览 按钮选择需要导入的档案目录文件 点击 开始导入 按钮 系统将根据选择的文件自动导入 点击 取消 按钮 系统返回到档案管理主界面 2 3 32 3 3批量处理批量处理 在日常维护时用户可以对人员各信息集中的信息项进行批量维护 以减少重复性操作 减轻工作量 1 批量修改 批量修改 功能 主要针对人员基本信息项相同数据进行修改 选择需要批量修改信息的人员 单击 批量处理 菜单 点击 批量修改 进入修改界面 如下图所示 选择需要修改的信息项 在下方输入修改后的内容 如果信息项挂有码表可以直接在 码表中双击选择 如下图所示 点击 确定 按钮后 即可更改相关人员的信息项 2 批量追加子集记录 批量追加子集记录 人事档案系统及辅助工具使用手册 13 功能 主要针对某项子集内容信息项相同数据进行追加记录 选择需要修改档案子集信息的人员 可以多选 选择需要修改信息的子集 单击 批量处理 菜单 点击 批量追加子集记录 进入修改界面 选择需要修改的 信息项 输入修改后的内容 如果信息项挂有码表可以直接在码表中选择 如下图所示 点击 确定 按钮 系统自动为当前选中人员的子集批量新增记录 点击 取消 按钮 系统返回档案管理主界面 3 导入 导入 excel 目录材料目录材料 功能 用于将选定人员的 目录及零散材料接收子集 材料 excel 导入到系统中 单击 批量处理 菜单 点击 导入 excel 目录材料 先选择两种校验方式的其中 一种 如下图所示 点击 浏览 按钮选择需要导入的目录材料 点击 开始导入 按钮 系统将根据选择的文件自动导入 点击 取消 按钮 系统返回到档案管理主界面 说明 模板文件中 excel 目录材料模板 1 为第一种导入方式 excel 目录材料模板 2 为第二种导入方式 4 更新档案编号 更新档案编号 功能 在用户批量更新档案编号的时候使用 系统根据姓名 性别和出生日期来判断 并批量更新档案编号 该功能使用的 excel 模板如下 人事档案系统及辅助工具使用手册 14 单击 批量处理 菜单 点击 更新档案编号 弹出下面的对话框 选择要更新的 excel 模板文件 点击开始更新 该功能可在以下情况中用到 初始采集数据时 系统外已存在档案编号 而初始数据 ehr 中无档案编号 可以利用 该功能导入档案编号 两个单位合并的时候 档案编号需要发生变化 可以利用该功能更新档案编号 当档案编码规则发生变化的时候 可以利用该功能批量修改档案编号 2 3 42 3 4打印输出打印输出 1 1 标签标签 选择需要打印标签的人员 可以多选 如下图所示 单击 打印输出 菜单 点击 标签 即可预览或直接打印当前选中人员的档案袋标 签 如下图所示 说明 在预览状态下可以将标签保存成 excel 文件到本机 打印方式可以分为 1 张纸 1 份 1 张纸 4 份 1 张纸 6 份三种打印方式 2 2 目录目录 单击 打印输出 菜单 选择 目录 即可预览或直接打印当前选中人员的 目录及 零散材料接收子集 档案目录 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 15 预览预览 点击 预览 按钮 即可预览当前人员选中子集的目录 进入预览界面后 点击 保存 按钮 将当前目录保存成 excel 文件到本机 如下 图所示 点击 返回 按钮 直接返回到档案管理主界面 打印打印 点击 打印 按钮 弹出 打印目录 复选框 选择需要打印的目录 可以多选 如 下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 16 分类打印 按目录类别逐页进行打印 连续打印 将多个类别打印到同一纸张 类别中间自动产生空行隔开 注意 用户在进行目录打印操作前 必须先对档案目录及零散材料接收子集内容进行 排序 否则会影响预览和打印结果的正确性 打印时 每页默认打印二十行 3 3 通知单通知单 功能 档案在转递过程中 用户使用通知单通知档案转出单位及接收单位 选择需要打印通知单的人员 可以多选 单击 打印输出 菜单 点击 通知单 选择 设置 进入通知单回执地址设置界 面 如下图所示 输入档案室名称及通讯地址后 点击 确定 按钮即可 单击 打印输出 菜单 点击 通知单 选择 打印 进入通知单界面 如下图所 示 人事档案系统及辅助工具使用手册 17 点击 打印 按钮 系统对当前通知单进行打印 点击 保存 按钮 将当前通知单保存成 excel 文件到本机 点击 返回 按钮 直接返回到档案管理主界面 注意 通知单打印之前必须先进行 档案转递 操作 规范填写 档案去处 和 转 递编号 等内容 操作完毕后 再从 转出库 中选择人员 进行通知单打印操作 2 3 52 3 5档案转递档案转递 1 1 档案转出档案转出 功能 用于将要转出的档案人员进行档案转出操作 进入需要档案转出的人员库并选择人员 可以多选 如下图所示 单击 档案转递 菜单 点击 档案转出 或者点击右键的 档案转出 进入档案 转出界面 填写转出信息 如下图所示 点击 浏览 按钮 选择档案转出数据文件的存放位置 人事档案系统及辅助工具使用手册 18 在文件名称处输入转出档案的文件名 点击 确定 按钮 转出人员及其档案自动从 当前人员库内转移到 转出库 内 同时系统会自动在指定的存放位置生成后缀为 dat 的 数据文件 说明 新生成文件较大 建议用户在传输前先进行压缩 2 2 档案接收档案接收 功能 接收转入人员的档案电子信息 先进入需要接收人员档案的人员库 然后单击 档案转递 菜单 点击 档案接收 或点击右键的 档案接收 如下图所示 进入档案接收界面 维护档案接收的各项信息 如下图所示 点击 浏览 按钮 选择需要接收的后缀为 dat 的文件所在路径 点击 测试 按钮 系统针对接收文件的格式进行校验 如不符合 将不允许导入 测试通过后 点击 开始导入 按钮 系统将需要接收的人员及其档案一并导入到相 应人员库中 说明 接收后的人员档案编号要根据实际情况手动进行维护 点击 取消 按钮 系统不进行操作直接返回档案管理主界面 2 3 62 3 6查 借 阅提醒查 借 阅提醒 功能 当档案查 借 阅时间超过规定时间 在系统主界面右上角会显示当前超过规定 时间的档案份数 用户可以根据此记录查看相应报表数据 用户可以根据查 借 阅情况灵活设置归还时间 具体操作参见 在系统主界面右上角查看是否有档案借出超过规定时间的人员记录 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 19 点击红字部分 进入到档案查 借 阅情况报表界面 如下图所示 点击 保存 按钮 将当前报表保存成 excel 文件到本机 点击 返回 按钮 直接返回到档案管理主界面 2 3 72 3 7导出到导出到 excelexcel 本功能只在鼠标右键的功能菜单中显示 选择导出主集信息时 则将全部人员的主集 信息导出 选择导出子集信息时 则根据选择的子集导出当前人员该子集内的全部信息 2 2 4 4机机构构管管理理 功能 主要针对本单位机构的各项基本信息进行新增 修改 排序和删除等操作 从主菜单中选择进入到机构管理主界面 如下图所示 在左侧机构树上选择需要增加下级单位的本级单位名称 点击右键 新增下级单位 按钮 系统弹出对话框要求用户输入新增单位名称 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 20 点击 确定 按钮 新增机构 点击 取消 按钮 返回机构管理界面 用户可在右侧维护机构的各项信息 左侧机构树与右侧机构信息同步更新 左侧机构 可以实现自动更新 用户可以根据不同情况自行调整排序码以改变机构树顺序 也可用鼠标选中后上下拖 动 如下图所示 用户选择需要删除的机构 点击右键 删除 按钮 如果当前待删除机构下存有下级 机构 或末级机构存在档案信息时 系统会提示 不能删除 说明 机构管理的 机构名称 和档案管理模块中的 机构名称 完全一致 此处修 改机构信息后 档案管理模块中的 机构名称 自动更新 2 2 5 5统统计计报报表表 根据档案管理工作的需要 统计报表功能设置了 5 张统计报表 其名称和功能分别如下 1 人事档案管理人员基本情况统计表 用于统计档案管理员信息 2 干部人事档案目标管理情况统计表 用于统计档案目标管理和计划信息 3 人事档案基础设施情况统计表 用于统计档案基础设施及设备信息 4 人事档案管理数量统计表 用于统计档案数量信息 5 干部人事档案查 借 阅情况登记表 该报表可按时间段统计档案查 借 阅情 况 选择 统计报表 进入到统计报表主界面 单击 报表 菜单 点击需要查看的报表 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 21 说明 档案室名称的修改在 档案管理 模块 通知单设置 中修改 2 2 6 6综综合合管管理理 档案综合管理模块包括 档案员管理 基础设施及设备 目标管理以及计划管理 四 个模块组成 2 6 12 6 1档案员管理档案员管理 功能 主要是对档案管理员的基本信息进行新增 修改及删除等操作 点击 档案员管理 按钮 用户可以在综合管理界面直接对档案员信息进行维护 如 下图所示 删除人员时 用户需要选择所删除人员整条记录 单击右键 选择 删除记录 按钮 即可删除选中人员及其信息 如下图所示 2 6 22 6 2基础设施及设备基础设施及设备 功能 主要是对当前所管辖档案机构设备的管理 进行设备新增 修改及删除等操作 操作方法与档案员管理步骤相同 不再赘述 2 6 32 6 3目标管理目标管理 功能 主要实现对所管辖档案机构等级目标实现情况的维护 操作方法与档案员管理步骤相同 不再赘述 2 6 42 6 4计划管理计划管理 功能 主要实现对所管辖档案机构等级目标计划实现年限情况的维护 操作方法与档案员管理步骤相同 不再赘述 人事档案系统及辅助工具使用手册 22 2 2 7 7系系统统维维护护 系统维护是档案系统中对系统功能进行设置的地方 建议用户在使用初期仔细阅读这 部分内容 系统维护包括 信息集维护 代码维护 数据备份 库结构备份 数据恢复 修改密 码 人员库设置 调整档案编码规则 借阅天数设定和按末级机构查询 界面如下图所示 2 7 12 7 1信息集维护信息集维护 系统目前已定义十三个信息集 并可对各信息集的指标项进行维护 系统还设置了自 定义档案业务信息集功能 用户可以自行定义适合本企业的档案信息集及指标项 如下图 所示 1 1 信息集维护信息集维护 新增 在左侧信息集列表中单击右键 点击 新增档案子集 按钮 弹出信息集新增界 面 输入新增信息集信息 点击 确定 按钮即可 如下图所示 修改 选择需要修改的信息集 单击右键 点击 修改 按钮可对信息集名称和显示 顺序进行修改 排序 选择需要进行排序的档案子集 单击右键 点击 档案子集排序 按钮可特别 对各档案子集进行排序 用户直接修改 显示顺序 列里的数字即可改变子集顺序 点击 保存 按钮后 信息集左侧档案子集顺序同步更新 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 23 删除 选择需要删除的自定义信息集 单击右键 点击 删除 按钮即可 说明 系统定义的信息集不要删除 否则程序出错 2 2 指标维护指标维护 在左侧信息集列表中选择需要维护指标的信息集 在右侧指标列表中单击右键 点击 新增 按钮 弹出指标新增界面 如下图所示 点击 关联代码 项右侧的 选择 按钮 系统弹出 选择指标 对话框 用户可以 在代码列表中选择相应指标 如需要取消关联代码 点击 置空 按钮即可如下图所示 输入指标各项信息 点击 保存 按钮 当用户选择新增或修改指标 在 人员库 选择中 不指定具体人员库名 则默认在所 人事档案系统及辅助工具使用手册 24 有人员库中使用 2 7 22 7 2代码维护代码维护 功能 对各信息项使用的代码指标进行维护 实现代码及其指标的新增 修改和删除 等操作 系统允许新增同级指标或下一级指标 1 1 信息项维护 信息项维护 在左侧代码列表中单击右键 点击 新增 按钮 弹出大代码新增界面 如下图所示 输入代码信息 点击 确定 按钮即可 点击 取消 按钮 系统返回到代码维护主界面 选择需要删除的代码 单击右键 点击 删除 按钮即可 2 2 代码项维护 代码项维护 在左侧代码列表中选择需要维护指标的代码 在右侧代码列表中单击右键 首次新增子代码时要先点击 新增下级指标 按钮 弹 出指标新增界面 如下图所示 在右侧代码列表中单击右键 点击 新增同级指标 按钮 可以新增同级指标 也可以点 击 新增下级指标 按钮 可以在本级指标下新增下级指标 输入指标信息 点击 确定 按钮即可 点击 取消 按钮 系统返回到代码维护主界面 选择需要修改的指标 单击右键 点击 修改 按钮可对指标名进行修改 选择需要删除的指标 单击右键 点击 删除 按钮即可 2 7 32 7 3数据备份数据备份 功能 将系统数据手动备份到用户指定位置 人事档案系统及辅助工具使用手册 25 点击进入数据备份界面 如下图所示 点击 浏览 按钮选择数据备份路径 用户在文件名称处填写备份文件名 点击 开始备份 按钮 系统将自动将整个数据全部备份到指定文件路径 点击 取消 按钮 系统返回到系统维护主界面 建议建议 采取按月备份机制 以防止数据丢失的情况发生或计算机病毒对数据的破坏 2 7 42 7 4数据结构备份数据结构备份 功能 此项只对数据结构进行备份而不备份档案数据 点击进入库结构备份界面 如下图所示 点击 浏览 按钮选择需要备份结构的文件路径 点击 开始备份 按钮 系统将自动生成数据结构备份文件到指定文件路径 点击 取消 按钮 系统返回到系统维护主界面 2 7 52 7 5数据恢复数据恢复 功能 可以将系统已备份数据恢复到当前系统中 点击进入数据恢复界面 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 26 点击 浏览 按钮选择需要恢复的文件 点击 开始恢复 按钮 系统将根据选择的文件自动还原数据备份数据 点击 取消 按钮 系统返回到系统维护主界面 说明 如果选择恢复库结构 则系统中全部内容将会清空 2 7 62 7 6修改密码修改密码 功能 实现对当前用户重新设置密码的功能 点击进入密码修改界面 如下图所示 输入原密码 两次输入新密码 点击 确定 按钮即可 点击 取消 按钮 系统返回到系统维护主界面 2 7 72 7 7人员库设置人员库设置 点击进入到人员库设置界面 如下图所示 为了统一管理的需要 人员库设置由总部统一确定 目前不可做新增 删除等操作 人事档案系统及辅助工具使用手册 27 2 7 82 7 8调整档案编码规则调整档案编码规则 功能 可以根据企业实际需要更改档案编码长度 点击弹出调整档案编码对话框 如下图所示 用户在 档案号总长度 位置输入档案编号的总长度 手工设置长度 功能主要对档案编号需要手工录入的长度进行限制 增加档案号方式 功能包括插空和追加两种方式 用户选择档案编号插空方式录入人 员信息时 系统先顺序补充档案编号中空缺编号 然后在最大编号后顺序增加档案编号 用户选择档案编号追加方式录入人员信息时 系统直接在最大编号后顺序追加档案编号 系统也支持档案编号完全手工输入方式 但受定义的长度限制 点击 确定 按钮 系统使用新的档案编号录入方式 点击 取消 按钮 系统返回到系统维护主界面 2 7 92 7 9借阅天数设定借阅天数设定 功能 可以根据用户实际需要限制档案归还天数 点击弹出归还天数设定对话框 如下图所示 如果在查借阅子集中没有设定归还天数 此选择 归还天数 设置 系统定义为全部 人员按照此时间进行归还提醒 如果在查借阅子集中设定了归还天数 此项将失效 2 7 102 7 10 按末级机构查询按末级机构查询 功能 适用于档案管理的人员数量在 5000 人以上的档案室 用户可以根据选择 按末 人事档案系统及辅助工具使用手册 28 级机构查询 来分别显示各末级机构内人员数据 否则系统默认按顶级机构显示全部人员 数据 点击弹出 是否按末级机构查询 对话框 如下图所示 当选择按末级机构查询 并点击 确定 按钮时 用户在档案管理界面里只能选择末 级机构才能看到本机构相应人员数据 如下图所示 当不选择按末级机构查询 并点击 确定 按钮时 用户在档案管理界面可以直接看 到所有人员数据 当用户管理的档案人数比较多时 选择 按末级机构查询 功能可以提高系统性能 人事档案系统及辅助工具使用手册 29 3辅助工具使用辅助工具使用 3 3 1 1以以表表汇汇表表 工工具具 3 1 13 1 1功能概述功能概述 实现人事档案数量统计表的逐级汇总 3 1 23 1 2操作方法操作方法 人事档案管理系统安装完成后在安装路径下会生成 以表汇表工具 文件夹 如下图 在 reportfile 文件夹下有如下两个文件 文件夹内存放的是档案系统中需要统计的报表文件夹及报表统计模板 下面 以人事档案管理数量统计表为例详细说明以表汇表工具的相关功能 1 各单位需要在档案系统中通过统计报表功能将 人事档案管理数量统计表 导成 excel 文件 报表汇总人员要将各单位的 excel 文件统一存放到 人事档案管理数 人事档案系统及辅助工具使用手册 30 量统计表 文件夹中 如下图 2 运行以表汇表工具 进入工具主界面 选择需要汇总的报表 在右侧的 选择 项上用 标记即可 3 单击 生成 excel 表 按钮将弹出提示框 正在处理数据 请稍候 弹出框 消失后即可生成汇总后的 excel 表 excel 表不可以直接保存 需另存到用户的 本机上 单击 退出 按钮 将退出以表汇表工具 3 3 2 2人人档档匹匹配配 工工具具 功能 主要是为核对 ehr 系统与人事档案管理信息系统之间人员数据的差异 如下图 所示 由 ehr 管理员将 ehr 系统中的工作单位及部门 姓名 性别 出生日期四项导成 excel 表 管档人员将 excel 表中的内容粘贴到 人档匹配及机构同步模板 中 人事档案系统及辅助工具使用手册 31 点击 浏览 按钮 选择名称为 人档匹配及机构同步模板 的 excel 表 在统一下 发的模板文件中 然后点击 导入 按钮 将数据导入 如下图所示 点击 ehr 中多出人员 按钮 系统自动将导入的 ehr 系统的人员数据与档案系统数 据库 简写为 gfm 内的人员数据进行比较 并将 ehr 系统中存在而档案数据库内不存在 的人员数据显示在列表中 如下图所示 点击 gfm 中多出人员 按钮 系统自动将导入的 ehr 系统的人员数据与档案数据库 简拼为 gfm 内的人员数据进行比较 并将档案数据库内存在而 ehr 系统中不存在的人 员数据显示在列表中 点击 ehr gfm 人员 按钮 系统自动将导入的 ehr 系统的人员数据与档案数据库 简拼为 gfm 内的人员数据进行比较 并将 ehr 系统与档案数据库内完全匹配的人员数 据显示在列表中 用户可以将数据导出成 excel 文件保存到本地 点击界面下方导出文件路径的 浏览 按钮 选择文件导出路径 用户填写文件名称后 点击 导出 按钮 将文件导出到指定路径 点击 退出 按钮 退出人档匹配工具 人事档案系统及辅助工具使用手册 32 3 3 3 3机机构构同同步步 工工具具 功能 实现档案管理模块中的 工作单位及部门 一列和 ehr 中机构信息同步更新功 能 操作方法 1 由 ehr 管理员将 ehr 系统中的工作单位及部门 姓名 性别 出生日期四项导 成 excel 表 2 管档人员将 excel 表中的内容粘贴到 人档匹配及机构同步模板 中 在统一下 发的模板文件中 3 点击 浏览 按钮 选择人档匹配及机构同步模板 然后点击 更新 按钮 系统将自动更新匹配档案系统中 工作单位及部门 一列 更新完成后系统会 提示 更新完毕 匹配不上的未更新人员会在列表中显示出来 如下图所示 4 用户可以将未更新的人员数据导出成 excel 文件保存到本地 点击界面下方导出 人事档案系统及辅助工具使用手册 33 文件路径的 浏览 按钮 选择文件导出路径 5 命名一个文件名称 点击 导出 按钮 将文件导出到指定路径 6 点击 退出 按钮 退出机构同步工具 7 导入成功后档案管理模块中的 工作单位及部门 一列将会自动更新 说明 本工具对档案管理模块中 工作单位及部门 一列进行自动更新 用户可以根据 工作需要不定期使用 如个别人员 工作单位或部门 信息发生变化 管理人员也可以手 工维护 档案管理模块中 机构名称 一列是通过 机构管理 模块来维护的 不能通过 机构同步工具进行更新 3 3 4 4数数据据迁迁移移 工工具具 3 4 13 4 1功能概述功能概述 功能 实现将人事档案系统中人员档案目录及相关子集信息导入到 ehr 系统的数据库 中 该工具的使用流程 主要分为以下步骤 1 数据库连接设置 2 读取档案库 3 信息项对照 档案系统与 ehr 系统 4 导入数据 人事档案系统及辅助工具使用手册 34 3 4 23 4 2数据库连接设置界面数据库连接设置界面 3 4 33 4 3数据迁移工具主界面数据迁移工具主界面 3 4 43 4 4迁移前准备工作迁移前准备工作 配置 odbc 数据源 配置方法如下 打开 控制面板 管理工具 数据源 odbc 人事档案系统及辅助工具使用手册 35 在 系统 dsn 标签中点击 添加 按钮 弹出如下界面 选择 microsoft access driver mdb 点击 完成 按钮 弹出如下界面 人事档案系统及辅助工具使用手册 36 在 数据源名 中填写数据源名称 java 点击 数据库 下的 选择 按钮 选择档案系统目录下的数据库 即档案系统安装目录下的 gfm 文件夹下的 filemanager mdb 文件 点击 确定 按钮 在 系统 dsn 标签中可以看到新建的数据源 点击 确定 按钮 完成 odbc 数据源设置 3 4 53 4 5数据库连接设置数据库连接设置 点击 开始 程序 中石化人事档案管理信息系统 辅助工具 数 据迁移工具 启动档案数据迁移工具 弹出数据库连接设置界面 依次输入 服务器名称 ehr 系统企业 sql server 数据库所在服务器 ip 地址 数据库名称 ehr 系统企业 sql server 数据库名称 用 户 名 ehr 系统企业 sql server 系统名 默认为 sa 密 码 ehr 系统企业 sql server 系统密码 人事档案系统及辅助工具使用手册 37 点击 确定 按钮进入数据迁移主界面 点击 退出 按钮将退出该程序 3 4 63 4 6读档案库读档案库 单击主界面中的 读档案库 弹出 选择信息集 对话框 在备选信息集中 选择需 要迁移的信息集 不能多选 选中后底纹呈蓝色 单击 确定 按钮 将弹出等待提示框 提示 正在处理数据 请稍候 提示框 消失即表示数据读取完成 弹出提示信息 成功读入 xx 条信息 点击 确定 按钮即可 3 4 73 4 7信息项对照信息项对照 主要功能是完成档案系统中各列和 ehr 系统中相应信息项关联的操作 单击主界面中的 信息项对照 进入信息项对照界面 单击 退出 按钮 将退出信 息项对照界面 在信息项对照列表中 模板中信息项目 显示档案系统中需要迁移的信息项 双击每 人事档案系统及辅助工具使用手册 38 一行将在 ehr 中信息项 弹出对应的 ehr 信息集中所有信息项 在弹出的信息项列表中 双击选中所需信息项 实现信息项的对应 其中姓名 性别 出生日期三项不需要对照 对照完毕后 必须点击 确定 按钮才能保存对照的信息 对照关系未全部对应时 系统会弹出提示信息 xx 信息项没有对应 请选择对应项 如下图 须根据提示信息完成信息项对照关系 给出提示信息的同时对照关系仍能成 功保存 对照关系选择重复时 系统会弹出提示信息 对应的 ehr 中的信息项出现重复 参 考第 x 与 x 行 如下图 根据提示的行数检查修改对照关系 可以双击选中需要重新对应的信息项所在行 进行重新对应 也可以点击 取消 按 钮 取消该信息项的对应关系后再重新双击对应的信息项所在行 进行重新对应 对照关系检查正确后 点击 确定 按钮 保存信息项对应信息 成功保存 提示 定制信息保存成功 说明 首次使用时必须进入 信息项对照 仔细检查对照关系 并点击 确定 按钮 人事档案系统及辅助工具使用手册 39 才能保存对照关系 3 4 83 4 8导入数据导入数据 主要功能是完成将已对照好的信息项迁移到 ehr 系统中 单击主界面中的 导入数据 进入导入数据界面 单击 退出 按钮 将退出导入数 据界面 导入数据界面自动列出所选信息集需要导入人员的姓名 性别 出生日期 可以通过 单选 多选或全选三种导入方式进行导入 选中人员信息后 单击 导入 按钮 将弹出提示框 正在处理数据 请稍候 提示框消失 弹出导入结果信息 成功导入 x 个人 x 条信息 姓名 性别 出生日期与 ehr 系统不一致的 将无法导入系统中 导入操作完成后将 仍显示在导入界面中 供用户核对人员信息使用 点击 导出 excel 按钮 可将未导入 的人员姓名 性别 出生日期以 excel 方式保存到本机 3 3 5 5数数据据采采集集工工具具 数据采集工具的功能将用户录入好的 excel 模板内数据导入到当前系统中 本工具主 要是给初次使用本系统的档案人员初始化数据使用 以便能够更方便 快捷地将所需要的 数据录入到系统中 数据采集主要分为两个部分 即 模板采集 和 数据导入 3 5 13 5 1采集模板使用说明采集模板使用说明 模板采集 需要用户手动将模板所需要的人员基本信息 单位基本信息以及一些子 集信息录入到模板中 数据可从一些现有的系统中导出 如 ehr 系统 hrp 系统或企业正 人事档案系统及辅助工具使用手册 40 在使用的系统 只要符合模板填写要求都可以录入到模板中 采集模板在 档案管理系统 目录下的 模板文件 夹中 如 c 人事档案管理信息 系统 模板文件 在 模板文件 中包含两个档案数据采集模板 分别为 二级单位 和 直属单位 直属单位需将数据采集到直属单位模板中 二级单位需将数据采集到二级单 位模板中 采集模板实质上就是一个 excel 表 使用采集模板时会弹出如下对话框 选择 启用宏 即可进入到采集模板的主界面 如下 若不出现提示 则是 excel 中宏的安全性过高 需要手动设置宏的安全性 设置方法 如下 在打开的 excel 表的菜单栏中点击 工具 宏 安全性 如下 人事档案系统及辅助工具使用手册 41 在 安全级 中 将安全级设置为 中 点击 确定 后 再重新打开 excel 模板即 会出现 启用宏 的消息框 说明 启用宏是为了能够显示校验栏 当模板全部录入完成后需要按照校验栏内容设 置逐项验证数据录入是否规范 3 5 23 5 2模板中包含的表模板中包含的表 1 单位基本情况 2 人员基本情况 3 目录及零散材料接收子集 4 档案查借阅子集 5 档案转递子集 6 档案整理子集 7 缺失材料登记子集 8 材料转递子集 3 5 33 5 3模板中的关键字段模板中的关键字段 单位基本情况 必填字段 id 单位层次码 单位名称 排序码 人员基本情况 必填字段 id 单位编码 人员库 含代码表字段 性别 籍贯 档案类别 说明 若要在模板中录入子集信息 则 pid 一列为必填字段 3 5 43 5 4关联关系关联关系 单位编码 人员基本情况 id 单位基本情况 人员库 人员基本情况 库号 库结构中 pid 档案子集 id 人员基本情况 说明 1 人员基本情况表中 单位编码 与 单位基本情况表中 id 为多对一关 人事档案系统及辅助工具使用手册 42 系 即相同的人员 单位编码 在 id 单位基本情况 中只需录入一 个 2 pid 与 id 是包含于的关系 pid 号所代表的人员必须存在于人员基本情况 的 id 中 3 5 53 5 5填写方法填写方法 1 人员基本情况 人员基本情况 id 不能重复 可以手工录入 也可以导入 ehr 系统中人员的 id 机构名称 采集到本单位下管一级 工作单位及部门 采集到末级单位及部门 档案编号 为人员的档案编号 是人员的唯一标识 如无档案编号可用劳动合同号 代替 单位编码 由 ehr 系统的 c s 中的打包解包模块导出 档案类别 应在码表中选择 存放位置 需手工录入 死亡时间 需按实际情况手工录入 人员库 应在码表中选择 2 单位基本情况 单位基本情况 id 与人员基本情况的 单位编码 一致 单位层次码 由 ehr 系统的 c s 中的打包解包模块导出 排序码 应手工录入 按照单位层次进行排序 其余各列要求与 ehr 一致 3 档案子集 档案子集 各子集的 pid 值应与人员基本情况中的 id 值对应 其余的子集信息正常填写 有挂码 表的应在码表中选择 3 5 63 5 6数据来源数据来源 1 从 从 ehr 中导出中导出 可以从 ehr 中导出人员和机构的部分信息 粘贴到档案模板中 子集信息无法从 ehr 中导出 ehr 中导出信息项方法 用股份或存续管理员用户进入到中国石化人力资源管理信息系统维护中心 选择 打 包解包 选择 机构 人员数据 在工具栏中选择 导出 导出到 excel 具体导出信息项见下表 模板子集模板中的信息项ehr 中信息项需要导入模板的信息项 id导出时自动生成a0100 单位编码a01102a01102 机构名称导出时自动生成ctb0100 工作单位及部门a01102cta01102 人员基本 情况 姓名a0101a0101 人事档案系统及辅助工具使用手册 43 性别a0107cta0107 出生日期a0111a0111 籍贯a0114cta0114 身份证号a0177a0177 个人身份a0131 id导出时自动生成b0100 单位层次码dwjbdwjb 工作单位b0105b0105 单位基本 情况 地址b0140ctb0140 勾选相应信息项后在 信息项对应信息值的数据导出方式 中选择 两者都显示 需要说明的是 根据 a0131 个人身份 在模板中可用筛选的方法筛选出是工人的划 分到工人库中 干部的划分到一般干部 中层干部 党组管理干部中 根据 lb 人员类别 在模板中可用筛选的方法筛选出是 40 离退人员 41 离休 42 退休 划分到离退 库中 57 死亡 划分到死亡库中 50 其他人员 51 调出 54 开除 55 除名 56 参军 59 其他 划分到其他库中 说明 a0131 和 lb 两列是为方便用户划分人员库而导出的 2 从 从 hrp 系统或其它档案管理系统中导出系统或其它档案管理系统中导出 可以从 hrp 系统或其它档案管理系统的人员基本情况 单位基本情况以及其它子集的 信息导成 excel 表 将 excel 表整理后录入到模板中 通过数据采集工具导入到档案系统 中 3 手工录入 手工录入 按照填写方法 将人员 单位的基本情况以及各子集信息手工录入到模板中 再通过 数据采集工具导入到档案系统中 3 5 73 5 7模板模板校验校验 所有数据录入完成后 应对录入的信息进行关联和有效性验证 在 excel 工具栏下有 一行校验栏 如下图 包含以下几种校验 1 单位排序码验证 检查单位基本情况表中的排序码一列是否有空记录 2 主集单位关联验证 检查人员基本情况中的 单位编码 在单位基本情况的 id 列中是否存在 3 主集编号唯一性验证 验证人员基本情况的 id 号及单位基本情况的 id 号是否 有重复 4 主子集关联验证 验证子集的 pid 号在人员基本情况的 id 中是否存在 人事档案系统及辅助工具使用手册 44 5 日期格式和人员库规范性验证 验证日期格式是否为 年 年 月 年 月 日 格式 验证人员库一列的信息是否是人员库码表信息 日期格式验证可选择要在哪个工作表内验证 如下图 选择要验证的工作表 点击 检查日期格式 开始校验 说明 由于日期校验比较复杂 系统工作时间比较长 所以采取这种分表校验的方式 避免机器的长时间不响应 建议每次只选择一个表进行校验 日期格式有错误的会用 颜色标识并在最后一列用 号标注 6 档案编号长度验证 点击此验证会提示设置本单位档案编码长度 设置后会根 据手动设置的长度验证档案编号是否小于或等于设定长度 说明 校验结果有错误数据会用颜色标识并弹出对话框提示 3 5 83 5 8数据数据采集工具采集工具 数据导入 是通过档案系统中的一个 数据采集工具 将模板中内容导入到档案系 统中 安装好档案系统后 在 开始 程序 中石化人事档案管理信息系统 辅助工具 下 有 数据采集工具 打开 数据采集工具 如下图所示 人事档案系统及辅助工具使用手册 45 点击 浏览 按钮选择需要采集的模板文件 采