药厂设立办事处工作手册.ppt

办事处工作手册二零零三年 第一章总则 办事处权力 办事处做为XXXX公司营销中心的驻外代理机构 负责营销中心在办事处所在地的一切业务的开展与延续 受XXX制药营销中心销售部直接管辖 总则 办事处的建立 1 营销中心根据整体营销计划 在相应地区设置办事处 2 办事处设置初期 不建立固定办公地点 当办事处所负责地区销售回款达到10万元人民币 月 可以租用办公地点 总则 办事处规模 1 办公地点 租用两室一厅或两室两厅 或面积相当 的民房或写字楼 租金不超过2000元 月 北京 上海 广州及经济特区 租金不超过3000元 月 2 人员 每办事处常设地区经理一名 医药代表若干 根据医院开发情况设定人数 根据发展需要 可设办事处销售内勤一名 总则 办事处固定资产 可租用固定办公地点的办事处 配备台式电脑一台 喷墨打印机一台 胶片幻灯机一台 传真机一台 费用标准按营销中心相关规定执行 所有固定资产的所有权均为XXXX公司 总则 办事处财务 1 办事处不专设财务人员 由办事处经理或办事处内勤人员暂代 2 为便于办事处在当地展开业务 可在办事处所在地银行设置专用帐户 办事处设置日常费用流水帐 由负责人员根据日常资金流量进行记录 同时保存有效票据 总则 办事处货物 原则上办事处不储存货物 仅留存部分样品以备工作之需 特殊情况特殊申请 办事处人员不得私自销售产品 总则 办事处人员薪金 1 地区经理 根据地区及个人条件 按相关规定执行 2 医药代表 分为初级代表 中级代表 高级代表 特级代表 主管级代表 月薪金分别为800元 1000元 1200元 1500元 1800元 试用期 试用期1 3个月 试用期发放80 的基本工资 总则 备用金 1 金额 为正常开展销售工作 办事处一次性给予各级人员相应数额备用金 具体金额如下 地区经理10000元人民币 医药代表3000元人民币 2 用途 用于地方必须文件的取得 如物价报备 医院开户费用的初步使用 办事处初期办公及销售费用的支出 3 领取 备用金领取以个人借款方式支出 总则 4 使用 地区经理备用金使用必需上报使用计划 报销售部经理审批后 医药代表备用金使用必须报地区经理审批后 签批后按个人借款执行 5 报销 备用金使用完成 如任务按计划完成 由使用人提供有效票据报销平账 如任务未完成 则由上级主管择情予以签批报销金额 总则 办事处费用 总则 营运费用及固定营运标准营运费用 1 每个代表每月最高不超过1000元2 每个经理每月最高不超过2000元3 办事处控制不超过全年回款额的1 总则 1 每项费用计划必须事先计划申请 签准批后执行 2 营运费用包括 差旅 医院维护 日常交际 邮寄 个人办公 区域管理会议及培训等费用 3 由地区经理控制分配报全国经理审批 总则 固定营运 包括每月固定的电话及市内 外部交通费用1 代表 500元2 地区经理 1000元 其中北京地区800元 3 大区经理 1500元 适合管理两个以上地区的大区经理 4 销售部经理 根据具体情况实报实销5 营销总监 根据具体情况实报实销 总则 市场费用以及标准 MPP 1 无税回款额的25 做为额度具体数据支持管理见办事处管理制度 总则 学术活动 由市场部控制调配 全国额度控制在无税回款的5 以下 以上标准执行期限从2003年4月1日至2003年9月31日止 如有变动 再另行标准 总则 业务提成 见销售部奖励计划 第二章相关管理制度 第一节日常销售费用报销制度总则 第一节日常销售费用报销制度总则 一 日常销售费用包括 办公费 开户费 临床费 业务交际费及其他销售费用 二 用车 除总部领导及高级专家 活动聘请顾问 其他人员原则上不报销出租车费 但因公需及特殊情况除外 三 费用审批 所有费用由专人签批 其他人无权代签 地区申请可以传真方式执行 第一节日常销售费用报销制度总则 四 报销单据的填写要求 报销单据必须填写报销日期 事由 经办人姓名及签字 详细注释费用发生的具体情况 报销单据必须粘贴平整 牢固 左上角对齐 附件单据不得超出报销单封面范围 认真清点和填写附件张数 五 逾期未报费用 需作特别说明 无正当理由财务部有权拒绝报销 第一节日常销售费用报销制度总则 六 发现虚报 假报 涂改等不法行为的报销单据 按该笔金额的10倍予以罚款 票据遗失一般不予以报销 确因特殊原因丢失单据 需详细说明原因 请证明人签字并上报各级主管批准 七 报销时间规定 当月费用当月报销 不得跨月报销费用 每月25日 本月最后一日为报销期限 第二节报告及费用申请核销程序 一 普通申请汇报程序 1 地区经理按公司要求提出申请及汇报 传真至营销中心销售行政 2 销售行政按公司相关规定初审 3 初审通过后 交销售部经理签批 4 销售部经理签批后 交营销总监审批 5 营销总监签批后 转销售行政 6 销售行政存档后 交相关部门具体执行 包括地区办事处 第二节报告及费用申请核销程序 二 医院开户费用申请程序1 医药代表填写医院开户费用申请表及医院档案 呈地区经理审批 2 地区经理签批后 传真至总部销售行政初审 3 销售行政确认相关项目填写完全 呈销售部经理审批 第二节报告及费用申请核销程序 4 销售总监签批后 交营销总监审批 5 营销总监签批后 转销售行政 6 销售行政存档后 制作销售费用签批表 传回申请地区 7 申请地区根据签批及财务拨款具体程序执行 第二节报告及费用申请核销程序 三 市场维护费申请程序 1 每月30日前 地区经理根据地区情况 制作下月市场维护费用申请表 传真至销售行政 2 销售行政初审后呈销售总监审批 3 销售总签批后 交营销总监审批 第二节报告及费用申请核销程序 4 营销总监签批后 转销售行政 5 销售行政备档后 传真至地区办事处 6 地区办事处根据签批执行 7 在执行过程中 如有超出预算及特别变化 由地区经理按以上程序特别申请 第二节报告及费用申请核销程序 四 医院MPP用申请及使用程序 1 医药代表在每月27日前将MPP计算结果 包括物流商业月结单 医院药剂科统方结果及医生费用分解 报至地区经理处 2 由地区经理核实后 报公司销售行政 3 公司销售行政初审后交报销售总监审批 第二节报告及费用申请核销程序 4 销售总监签批后交营销总监审批 5 营销总监签批后转销售行政 6 销售行政备档后 传地区办事处 由地区经理协助医药代表按财务借款程序具体执行 7 医院通过商业回款后 逐级审批 由营销中心财务部向集团公司核销借款 第二节报告及费用申请核销程序 五 开户费核销程序 1 医院进货后 由地区经理取得商业出货单据 2 地区经理及医药代表在商业出货单据上共同签字 传真至营销中心销售行政 3 销售行政报销售总监及营销总监签批后将原件存档 同时将审批后的复印件交营销中心财务部 4 公司财务部凭以上资料核销该药品医院开户费用 5 凡无审批批准及未开发成功的费用将不予核销 特殊情况 视情节轻重由销售部个案处理 第三节医院管理制度 一 医院开发管理 1 投入及核销原则 针对性 投入应针对目标医院 目标科室 关键环节 关键负责人高效率 把握投入与产出的关系 杜绝投入浪费 是医院开发费用能高效率使用成功原则 财务核销采用借款核销方式 以开发成功为最终目标 总额控制 销售部将根据本年度财务预算及市场开发进度进行投入计划及费用核准 第三节医院管理制度 1 开发程序 1 审批程序 按开户费审批程序执行2 申请程序 按开户费审批程序执行3 核销程序 按开户费核销程序执行 第三节医院管理制度 二 医院推广管理 1 为建立与个已开发的目标医院客户之间的良好协作关系 提升医院目标用量 公司将拨出部分市场维护费用于医院上量的推广活动2 费用额度 实际回款扣税 增殖税 后的5 第三节医院管理制度 3 申请程序 由各地区经理协同医药代表按月填写目标医院推广活动计划表及医院推广活动日程安排表 经地区经理签准后交销售部核准 销售部核准后的费用将于使用其费用的当月打如各区中 第三节医院管理制度 4 将发生回款的地区办事处 可按预期回款相应比例以借款形式申请此笔费用 当月按销售回款额度予以核销 未完成部分 计入地区经理个人借款 5 目标医院推广活动计划表及医院推广活动日程安排表留存销售行政存档 第三节医院管理制度 6 核销 由使用者粘贴报销单句 填写市场维护费使用及核销表 经地区经理审核签字后 交销售部 经销售部经理签字后 转财务审核 进行相关的财务处理 7 凡无申请的推广费 交际费 及使用而未完成回款任务的费用将不予核销 特殊情况 视情节由销售部个案处理 第四节代理商 商业 选择标准和程序 选择标准1 商业公司的性质 国营 集体 个体 应以选择国营或集体性质的具有较大规模的医药公司为主 原则上选择纯个体性质的医药商业或个人承包性质的营业规模偏小的商业代理公司 2 代理商业应三证齐全 药品经营企业许可证 药品企业合格证 营业执照应经过验证 第四节代理商 商业 选择标准和程序 3 代理商业公司应有一定规模的固定资产 应通过各种形式查询所有新开商业客户的固定资产 以预防货款不能收回时通过法律手段索赔 4 商业客户经营规模 在重点省会城市及销售量较大的大城市选择较大经营规模 年营业额最低不低于2000万元 的商业客户 在地市级城市也应选择有一定规模 年营业额不低于1000万元 的商业客户 一般不选择县级商业客户而尽量用地市级以上的商业去覆盖县级医院 严禁用个体或个人承包性质的规模较小的商业作为地区总代理商 第四节代理商 商业 选择标准和程序 5 信誉与偿还能力 选择的商业公司必须有较好的商业信誉 并具有较大的流动资金 以保障货款及时返还 最低限度也应保证压批付款 即第二批货物到达前必须把上批货款偿还清 严禁选择严重亏损 信誉不佳不能及时返款的商业客户 不论性质及规模 第四节代理商 商业 选择标准和程序 6 市场覆盖面 选择商业公司要注意以尽量少的商业去覆盖更多的医院 即选择的商业公司应有较大的市场覆盖面 通过协调商业公司关系可协助我们更快的进入医院 也避免了因商业公司过多而使协调商业关系任务过大的问题 但应注意 当业务量快速增长 一家商业压批付款能力受到限制时 要注意适当增加商业客户从而减轻付款压力 防止呆死帐的发生 第四节代理商 商业 选择标准和程序 7 注意商业客户管理人员的个人素质和修养 组建通过促销和必要的协调活动提升产品在商业客户各种品种中的地位 使商业公司重视产品并协助市场开发和保证回款 8 对上述有关商业客户的各种情况咨询清楚后开始洽谈合作事宜 并按公司规定洽谈让利 折扣和付款事宜 同时按公司规定填写商业客户开户申请表 逐级审批并经销售总监签字同意后进一步签订购销协议书和合同 从而使该商业公司成为产品在该地区的代理商 第四节代理商 商业 选择标准和程序 9 公司规定自营品种严禁直销医院 特别是对社会办医个体医院 县级以下医院 经营状况不好欠款严重的医院 对于调拨品种采取现款现货方式开发直销医院 由地区经理或地区会计负责收款 严禁医药代表收取直销货款 10 各种申请表 购销协议书 协议书均以原件为准 不以传真件签字生效 对紧急情况下需传真签字批复者亦应将原件立即寄回公司签字审批后存档 第四节代理商 商业 选择标准和程序 确认程序 1 商业公司由营销中心授权地区经理洽谈 严禁医药代表和本地区其他人员洽谈商业公司 2 洽谈商业公司严格按公司价格政策签订 3 签订商业协议后将协议原件寄回营销中心 第五节销售协议管理制度 总则 销售协议 以下简称协议 是保证供需双方经济活动顺利进行而签订的具有法律效力的经济契约 为加强协议管理 避免或减少经济损失 提高工作效率 特制定本制度 第五节销售协议管理制度 签订 1 协议签订 必须遵守国家法律 法规 政策的有关规定 必须贯彻 平等互利 协商一致 等价有偿 的原则 2 协议签订 必须是持有法人委托书的授权签约人 授权签约人必须对公司负责 在授权范围内行使签约权 超越代理权和非法人授权人均无权对外签约 第五节销售协议管理制度 3 合同签订前 签约人必须了解对方当事人的情况 包括 是否具有法人资格 是否有经营权及经营范围 履约能力及资信情况 对方签约人是否为法定代表人或法人委托人 以及法人委托人的代理权限等 确保合同有效 顺利履行 4 协议签订一律采用公司统一协议文本 协议内容填写要求完整 清楚 不得随意删改已定协议条款内容 第五节销售协议管理制度 5 对方当事人以函件 电报 电传等书面形式要货达成协议的 应妥为保管这些资料 然后按订立协议的程序签订协议 不接受任何口头协议 6 签订协议 双方必须加盖合同印章 合同专用章或公章 不得使用财务章或业务章等不合格印章 7 授权签约人必须以维护公司合法权利和提高经济效益为宗旨 不允许假公济私 谋取私利 违者依法从严惩治 第五节销售协议管理制度 审批 1 协议审批权限 所有协议审批权限均在营销中心 第五节销售协议管理制度 2 协议审批要点 A 协议的合法有效性 包括 当事人有无签订 履行该协议的权力能力及行为能力 协议内容是否符合国家法律 政策和本制度规定 当事人的意思表达是否真实 一致 权利 义务是否平等 订约的程序是否符合法律规定 B 协议的严密性 包括 协议应具备条款是否齐全 当事人双方的权利 义务是否具体 明确 文字表达是否确切无误 C 协议的可行性 包括 当事人双方特别是对方是否具备履行协议的能力及条件 以及取得的经济效益和可能承担的风险 协议非正常履行时可能受到的经济损失 第五节销售协议管理制度 3 根据法律规定或实际需要 协议还应当或可以呈报上级主管机关见证 批准 或报工商行政管理部门鉴证或请公证处公证 第五节销售协议管理制度 履行 1 协议依法成立 具有法律约束力 一切与协议有关部门人员都必须本着 重协议 守信用 的原则 严格执行协议的约定条款 确保协议全面实际地履行 2 协议履行完结的标准 应以协议条款或法律规定为准 没有协议条款或法律规定的 一般以物资交清 价款结清 无遗留交涉手续为准 第五节销售协议管理制度 3 协议履行程序 A 总部销售服务部负责协议的接收及协议送审 根据已审定的协议办理货物发放 有物流部门负责 B 物流人员严格按照所下达的货物发放单据发货 并将有关发货单据交至或邮寄到对方客户或指定办事处 同时建立发货台帐 第五节销售协议管理制度 C 办事处协助客户及时提货 并督促客户将相关单据签字后交回办事处及公司 D 客户服务部负责接收相关单据 正本送交财务 复印件随协议存档 并核销销售发货台帐 E 医药代表 地区经理负责催促对方依约给付协议货款 对于超过协议付款期30天 货款尚未结清的 公司应向法律顾问咨询 并采取相应措施 第五节销售协议管理制度 变更 解除 1 变更 解除协议 必须符合经济合同法的有关规定 并按公司规定程序办理有关手续 变更 解除协议应从维护本公司的合法权益出发 权衡利弊而做出决定 2 变更 解除协议 一律采取书面形式 包括当事双方的信件 电传 传真等 口头形式无效 第五节销售协议管理制度 3 变更 解除协议的协议未达成或批准前 原协议仍然有效 仍必须履行 4 协议实际履行中确有不可克服的困难 需变更或解除协议时 应在合理 合法的原则下与对方当事人进行协商解决 因变更 解除协议而使当事人的利益损失的 应在变更 解除协议的协议中写明 第五节销售协议管理制度 5 以变更 解除协议为名 进行以权谋私 损害公司利益的 一经发现依法从严处理 6 变更 解除协议的手续 应按本制度规定的审批权限和程序执行 7 经上级主管机关见证或工商行政机关鉴证的协议 在达成变更 解除协议后 应报原机关备案 8 经公证机关公证的协议 在达成变更 解除协议后 必须报公证机关备案 并由公证机关出具证明 交总部销售服务部存档 第五节销售协议管理制度 纠纷处理 1 协议履行中 如与对方当事人发生纠纷 应按照经济合同法有关规定及本制度规定 妥善处理 2 协议纠纷有业务负责人及地区经理具体负责到底 重大问题应及时报告公司负责人 以确定纠纷解决的方式 第五节销售协议管理制度 3 处理协议纠纷的原则 A 以事实为基础 以法律为准绳 B 以维护公司合法权益为基本出发点 C 以友好协商 互谅互让为主导思想 4 经友好协商 解决协议纠纷的 须作好谅解备忘录 并按所达成协议严格履行 第五节销售协议管理制度 5 对于无法协商解决的纠纷 应提交法院裁决 有关人员应向公司提供以下证据材料 A 协议文本 包括变更 解除协议的协议 及与协议有关的附件 文书 往来函件 传真等 B 送货 提货 托运 收货证明等 C 发票 银行托收凭证及有关财务对帐单等 其他有关违约的证据材料 6 协议纠纷处理或执行完毕后 应及时通知有关单位 并将有关资料汇总归档 以备查考 第五节销售协议管理制度 档案管理 1 协议及相关资料由客户服务部负责保管 A 空白协议管理 统一由办事处财务人员管理 并对公司负责 B 建立协议档案 协议采用连续编号 不得遗漏 凡作废协议 要求返回公司统一备案 C 建立协议管理台帐 其中内容包括 序号 协议号 签约人 审批人 签约日期 协议标的价金 对方单位 履行情况及备注等 台帐应逐日填写 作到准确 及时完整 第五节销售协议管理制度 违反的处罚 1 凡违反本规定 并给公司造成死 烂 坏帐及给公司造成其它经济损失者 由有关责任人承担经济责任 行政责任 法律责任 2 未取得授权或超越代理权而签订协议的 扣发当月薪酬 造成经济损失的 须赔偿全部经济损失 3 与个人签订协议 未及时清结而给单位造成货款损失的 扣发3个月提成 并须赔偿全部经济损失 第五节销售协议管理制度 4 未审查对方资信情况 致使协议被诈骗 造成公司损失的 扣发3个月提成并须赔偿公司全部经济损失 5 擅自调货 未经审批 手续不清帐目混乱的 扣发2个月提成和工资 造成损失的 并赔偿公司全部经济损失 6 签订的协议原件 收货人签收的收货证明及财务对帐单 传真 电报 函件等资料未及时归档的 扣发当事人当月浮动工资和奖金 协议纠纷出现后 为及时向主管领导报告 造成工作失职的 扣发当事人当月奖金 第六节物流管理制度 销售协议一 调查商业资信 签订合作协议二 认真执行协议 保密有关内容三 修补协议程序 办事处 销售总监 营销总监 第六节物流管理制度 销售合同一 销售协议签订后 每次发货均需签订销售合同 二 认真填写合同内容 三 现款现货或先款后货的合同 先将货款汇入公司指定帐号 待有关付款凭证传真至销售部确认后方可发货 四 每月5日前分品种汇总合同订单传真销售部核对合同执行情况 第六节物流管理制度 新开户一 先调查 后申请 审批后方可执行 二 地区经理填写商业客户档案表及商业开户申请 三 逐级审批 地区经理 销售总监 营销总监 四 未经同意不予发货 调货 借货 不得签定合同或协议 第六节物流管理制度 货物发运程序 留存凭证实施细则 一 销售合同 发货单据 的管理 1 销售部根据合同正本或传真件执行合同 2 每月首个工作日销售部对已执行或正在执行的进行原件回收统计工作 3 合同正本未寄销售部的在接到销售部催收原件合同通知时1周内速将合同原件寄销售部 销售部每月8日将收到的合同原件并列清单进行统计存档 第六节物流管理制度 二 调拨单的管理 每日工作结束的次日 销售部负责将执行合同原件或复印件 调拨单收集存档 三 货运包裹单及公路运输回单的管理 销售部将收到办事处