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第七章行政事务应用文 行政事务应用文是指法定的行政公文之外的 在国家机关 企事业单位 社会团体日常行政事务中经常并大量使用的公务文书 也被称为 机关事务文书 行政事务应用文有其自身的特点 第一 制发程序 行文格式无严格规定 第二 行政事务应用文本身不具备法定权威 第三 使用频率高 第一节计划 一 计划的概念计划是对未来一定时期的任务做出预想性安排的文种 二 计划的作用计划具有指导性和指令性 它能够指导工作 明确工作目标和任务 统一思想和行动 三 计划的种类计划可以从不同的角度分为许多类别 按性质分 有生产计划 工作计划 学习计划 科研计划 施工计划等 按范围分 有国家计划 地区计划 单位计划 个人计划等 按时间分 有年度计划 季度计划 月份计划等 按内容分 有综合计划 专题计划等 计划是个广义的概念 它包括诸如重点 要点 打算 规划 计划 狭义的 安排 方案等许多具体种类 四 计划的写法计划的写作可以有多种格式 常见的有文字叙述式 条文式 表格式 有时几者兼而有之 不论采取哪种格式 计划都应具备标题 正文 日期三部分 五 撰写计划的注意事项第一 方向正确 实事求是 第二 要求明确 措施具体 第三 条理清楚 事理严密 第四 语言简洁 用语准确 第二节总结 一 什么是总结总结是对前一阶段的工作进行回顾 反思和分析研究 找出成绩与问题 经验与教训 用来指导今后工作的一种应用文体 二 总结的分类总结可以从不同角度分成许多种类 按内容划分 有工作总结 生产总结 学习总结等 按工作范围划分 有某单位或某部门的工作总结 某一地区的总结等 按时间划分 有年度总结 季度总结 月份总结等 无论哪种总结 又都可以根据表现形式和容量分为全面总结和专题总结 三 总结的写法总结常见的格式包括标题 正文 署名和日期三个部分 全面总结正文包括以下四个部分 第一 基本情况 第二 成绩收获 第三 缺点问题 第四 经验体会 三 署名和日期全文之后要写上单位全称及完整的年 月 日 四 写作注意事项 一 全面收集材料 精心选择 二 要善于总结出经验 三 要安排好全篇的结构 四 内容充分 具体 五 语言要简明 准确 质朴 第三节调查报告 一 什么是调查报告调查报告是人们对某一情况 事件 经验或问题 经过深入细致的调查研究而写成的反映调查结果的应用文 调查报告有两个要点 调查 报告 这两个要点反映了调查报告的写作流程 先调查 后报告 也反映了调查报告的内容构成 二 调查报告的特点 一 具有很强的针对性和明确的目的性 二 用事实说话 观点明确并带结论性 三 叙议结合 以叙为主 三 调查报告的分类根据调查的对象和报告的内容 可将调查报告分为四种类型 一 情况调查报告 二 经验调查报告 三 问题调查报告 四 学术调查报告 四 调查报告的写作要点 一 深入调查 详细地占有材料 二 认真分析 找出事物的规律 三 恰当选材 努力做到观点和材料的统一 第四节规章制度 规章制度是指党政机关 人民团体 企事业单位为了保证生产 工作和学习等顺利进行 根据法律 法令和政策 在自己的权限范围内 制定的大家必须共同遵守的行政法规或行为准则 一 规章制度的种类规章制度是个总称 它包括章程 规程 条例 简章 规则 规定 细则 守则 办法等许多种 根据它们的重要程度大体可分为 1 上级机关制发的 重要的 带有根本性的规章制度 2 一般的 局部的具体的规章制度 3 是机关 团体或企事业单位内部针对某种人员 某项工作或活动的容简要 条文少的规章制度 二 规章制度的作用和特点 一 规章制度的作用规章制度起着规矩准绳的作用 它是统一行动 统一步伐 帮助我们有效地组织生产 做好工作 迅速处理问题 分清是非界限和有秩序地进行一切活动的不可缺少的工具 二 规章制度的特点1 实践性2 强制性3 鲜明性4 严密性 三 制定规章制度应注意的问题制定规章制度需要注意以下几点 1 要符合国家的法令 政策2 要密切联系实际3 必须简明具体 切实可行4 要走群众路线5 要注意稳定性和适应性四 规章制度的写法规章制度一般分标题和正文两个部分 一 标题一般由制定者 事由 文种三要素组成 五 几种常见的规章制度 一 章程 二 条例 三 规定 四 办法 第五节简报 简报就是工作情况的简要报告 它是机关内部向上反映情况或向下 向平行单位通报情况 交流经验 推动工作时经常使用的文体 一 简报的特点它有两个突出的特点 简约 迅速 二 简报的种类简报是个统称 根据不同的内容和需要 可以起不同的名称 如 工作简报 情况反映 动态 快报 内部参考 等 从其反映的内容和所起的作用区别 简报大体上可以分为三种类型 一 业务简报 二 阶段性简报 三 会议简报从反映情况的形式上区别 又可分为一般简报和综合简报 三 简报的写法简报有约定俗成的格式 一般包括报头 标题 正文 报尾四部分 报头 包括简报名称 期数 编印单位 印发日期 密级 编号 四 写作注意事项 一 精心选材 二 材料要准确 三 贵在迅速 四 篇幅短小语言精练 五 注意读者对象 第八章会议文件第一节会议记录 凡是正式会议 都应该有记录 一 会议记录的作用会议记录是会议的正式文件 它有很重要的作用 会议记录的第一个作用是可以作为落实会议精神 检查 督促办理事情的依据 会议记录的第二个作用是查考作用 会议记录的第三个作用是记载作用 可以作为总结工作的参考 会议记录的第四个作用是作为重要的档案材料 二 会议记录的主要内容会议记录是会议情况的具体 全面的反映 一般包括下列各项 一 会议名称 二 会议日期 三 会议地点 四 与会人员或参加人员 五 主持人 六 议题 七 与会者的发言 八 决议三 会议记录的整理 四 做记录的注意事项 一 忠实 准确 二 反应迅速 三 注意保密 第一节会议报告 会议报告是上级机关领导或行政部门的领导在有关的会议上报告工作情况或专门谈某一方面的问题时所使用的一种文体 即领导同志在会议上所作的报告 会议报告具有总结和指导作用 会议报告要总结工作中的经验 教训 指导下级机关和人民群众正确贯彻执行党和政府的方针 政策 通过领导同志的报告 与会代表可以认清形势 明确任务 更好地完成会议提出的各项任务 一 会议报告的特点 一 领导亲自动手 二 集体讨论决定 三 不断修改 二 会议报告的写法会议报告一般由标题 称呼 正文 结束语四部分构成 第九章经济类应用文 经济类应用文是经济工作中用来处理业务 沟通信息 通报情况的实用文体 经济类应用文有以下特点 其一 有很强的政策性 其二 有较强的专业性 其三 内容有较强的定量性 经济类应用文的种类 主要有经济活动分析报告 经济合同与协议书 市场预测 市场调查报告 审计工作报告 招标与投标书 广告 产品说明书等 市场预测报告 市场预测就是人们通过各种渠道对市场一定时期内的供需情况进行调查研究后所作的估计 据此写出的报告就是市场预测报告 简称为市场预测 市场预测是人们经济活动的组成部分 是按照社会需要组织生产的前提条件 因此 搞好市场预测对提高生产和改进经营管理有重要的意义 经营要取得成功 就必须有计划 要做好计划 就要对市场状况有比较充分的了解 对其发展趋势做出恰当的估计 也就是要做好市场预测 一 市场预测报告的特点 一 预见性 二 科学性 三 指导性二 市场预测和调查研究的关系 三 市场预测报告的分类按时间分 可分为短期预测报告 1年左右 中期预测报告 2 5年 长期预测报告 5年以上 按预测的范围分 可分为宏观预测报告和微观预测报告 按预测的方法分 可分为定性预测和定量预测 五 市场预测报告的写法市场预测报告的具体写作要根据调查的资料和企业的要求来决定 一般由标题和正文两部分组成 一 标题市场预测报告的标题有两类 公文式标题和文章式标题 公文式标题由四种成分构成 预测时限 预测区域 预测对象和文种 文章式标题的写法是直接标出预测结果 或提出问题 二 正文一般由前言 市场状况 分析和预测 建议四部分组成 1 前言一般简述市场预测报告的写作目的 主旨和有关情况 有的说明调查与预测的时间 地点 方法 有的概述全文的主要内容 观点以及写作动因 2 市场状况一般包括 1 企业产品的市场需求情况 2 消费者的需求信息 3 企业的生产情况 4 产品的销售状况 3 分析和预测这部分是全文的核心 在这一部分要用科学的方法 对各种资料进行比较 综合 分析 推算未来市场的发展趋势和前景 在写法上 要着重说明预测方法和预测结果 4 建议针对上面得出的预测结果 指出企业应采取什么样的策略 措施才能更好地适应市场的未来发展趋势 怎样才能取得更好的经济效益 四 市场预测报告的写作注意事项 一 恰当地引用数据1 数据要准确可靠 2 引用要得当 3 实事求是 二 语言要朴素无华市场预测分析一要反映事实 二要进行分析 预测 而不需要形象的描写或感情的抒发 因此在语言的运用上就要注意朴素 简洁 多用陈述性语句 而不大用描写 抒情式的语句 第六节产品说明书 产品说明书是解说产品的一种应用性说明文 有些产品说明书随产品发送 生活日用品等说明书有的还粘贴 印刷在商品或其包装物上 这类说明有的又称为商品标签 一 产品说明书的特点和作用 一 产品说明书的特点产品说明书兼有说明文和应用文的特点1 表达的说明性2 知识的实用性3 内容的客观性和规定性 二 产品说明书的作用1 可以介绍产品 帮助人们认识产品 指导消费 2 可以指导人们正确安装 使用 维护 保养产品 3 多数说明书还可以作为一种商品宣传手段 具有一定广告作用 二 产品说明书的分类产品说明书按其写作目的和内容的不同 可以分为技术说明书 安装说明书 使用保养说明书等 三 产品说明书的写法产品说明书没有固定格式 常见的写法包括标题 正文 结尾及其他标志四个部分 一 标题采用直接标题 通常写明说明书的种类 二 正文正文是说明书的主要部分 可包括三方面内容 其一是产品特点 包括原理 用途 性能 结构 技术规格 质料 形状 尺寸 附件等 其二是安装 使用 维护 保养知识 其三是注意事项及其他 有的还附有图解