EXCEL 表格应用技巧.doc

EXCEL 表格应用技巧 EXCEL 表格应用技巧 前言前言 EXCEL2000EXCEL2000 的界面介绍的界面介绍 2 第一小节 如何进入 EXCEL2000 的窗口 2 第二小节 EXCEL2000 的窗口的组成 2 第一部分第一部分 EXCELEXCEL 文件的加密文件的打开及保存 加密方式 文件的加密文件的打开及保存 加密方式 3 第一小节 EXCEL文件的打开 3 第二小节 EXCEL文件的加密 4 第二部分第二部分 单元格使用技巧单元格使用技巧 4 第一小节 在 EXCEL中输入人名时使用 分散对齐 4 第二小节 快速选定 EXCEL区域与快速调节所有行高列宽一样 5 第三小节 换行命令 5 第四小节 文本类型的数字输入 5 第五小节 EXCEL XP 单元格 合并与拆分的技巧 6 第六小节 用下拉列表填写 EXCEL表格 7 第七小节 在单元格中插入所需对象 8 第八小节 让单元格自动选择输入法 8 第九小节 快速输入相同特征或有特定规律的数据 9 第一种 使用 excel 中的填充炳 9 第二种 使用自定义单元格格式 11 第三部分第三部分 三个常用函数公式的使用 三个常用函数公式的使用 SUM AVERAGE 及排及排 名函数名函数 RANK 12 第四部分第四部分 EXCELEXCEL 中的图表功能中的图表功能 14 第一小节 什么是 EXCEL图表 14 第二小节 图表示例 14 第五部分第五部分 控制打印结果控制打印结果 23 第一小节 较为普通设置 页边距 页眉页脚等 23 第二小节 几种较难技巧 25 第一种 每页打印同一标题设置 25 第二种 在打印时显示第一页 共几页等 26 第五部分第五部分 部分快捷小技巧的收集部分快捷小技巧的收集 26 EXCEL 表格应用技巧 前言前言 EXCEL2000EXCEL2000 的界面介绍的界面介绍 第一小节 如何进入 EXCEL2000 的窗口 在 WINDOWS 操作系统中 依次选择 开始 程序 Microsoft Excel 命 令 便可以启动 EXCEL2000 电脑屏幕上将出现 EXCEL2000 的窗口如下图一所示 第二小节 EXCEL2000 的窗口的组成 EXCEL2000 的窗口是由工作表 单元格 名称框 行号和列标 状态栏 编辑 栏 工作表标签 标签滚动钮等 如下图 第三小节第三小节 经常使用到的工具栏快捷图标简介经常使用到的工具栏快捷图标简介 讲到这一点 就要先说说各项工具栏快捷图标的快速调出法了 你只要在任何一条工具栏上 点击鼠标的右键 便会出现一个下滑菜单 下滑菜单中前面打勾的部分就是已显示出来的 快捷图标条了 全选按钮 EXCEL 表格应用技巧 常用常用 工具条 格式格式 工具条 绘图绘图 工具条 第一部分第一部分 ExcelExcel 文件的加密文件的打开及保存 加密方式 文件的加密文件的打开及保存 加密方式 第一小节第一小节 Excel 文件的打开文件的打开 有两种方式 打开 我的电脑 图标 找到自己要编辑的文件 然后再双击 EXCEL 中有一个自动记录前 3 到 5 篇最近编辑的文件 或用文件命令中 的打开命令打开文件 第二小节第二小节 Excel 文件的加密文件的加密 当我们不想让他人打开自己制作的 Excel 文件时 可采用在保存时加密的方法实 现 即在单击 保存 命令后 调出 另存为 对话框 在该框中输入完文件名 再 单击 选项 按钮 将 保存选项 对话框打开 输入自己的密码 再按 确定 当重新打开文件时就要求输入密码 如果密码不正确 文件将不能打开 第二步 EXCEL 表格应用技巧 到此便大功告成了 建议大家打上 建议只读 的勾看看 有什么作用 第二部分第二部分 单元格使用技巧单元格使用技巧 第一小节第一小节 在在 Excel 中输入人名时使用中输入人名时使用 分散对齐分散对齐 在 Excel 表格中输入人名时为了美观 我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距 按空格键是一个办法 但是我们这里有更好的 我们以一列为例 将名单输好后 选中该 列 点击 格式 单元格 对齐 在 水平对齐 中选择 分散对齐 最后将列宽调整 到最合适的宽度 整齐美观的名单就做好了 第二小节第二小节 快速选定快速选定 Excel 区域与快速调节所有行高列宽一样区域与快速调节所有行高列宽一样 1 在 Excel 中 要想在工作簿中快速选定某块区域 只需单击想选定的区域的左上角单元格 前言中图 示的选中所有那个位置 同时按住住 Shift 键键不放 再单击想选定的区域的右下角单元格即可 另 按住按住 Ctrl 键键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域 2 用鼠标选定最最左上角的单元格 可一次选定整个工作表中的单元格 这时还有一个小 技巧 在选定所有单元格后用鼠标调节任一单元格的行高与列宽 全部单元格均会更改为 一样 第三小节第三小节 换行命令换行命令 自动换行 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时 可以要求自动换行 行高随之改变 步骤 1 选中欲设定自动换行的单元格或范围 EXCEL 表格应用技巧 2 选中格式菜单单元格命令 3 在 单元格格式 对话框中选中 对齐 标签 4 确认 自动换行 复进框并确定 强行换行 同一单元格内 有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐 方法是光标移到在 需要换行的位置上同时按下 Alt Enter 键 使用强行换行时 系统会同时选择自动换行功能 第四小节第四小节 文本类型的数字输入文本类型的数字输入 证件号码 电话号码 数字标硕等需要将数字当成文本输入 常用三种方 法 一是在输入第一个字符前 键入单引号 二是先键入等号 并在数字 前后加上双引号 三就是在单元格格式中选择文本文本格式 请参考以下例子 键入 027 单元格中显示 027 键入 001 单元格申显示 001 键入 3501 单元格中显示 3501 前后加上三个双撇号是为了在单元格中显 示一对双引号 键入 9 30 单元格中显示 9 30 第三种如图 试一试 你搞定了吗 还可以试试数值 日期 时间 分数等有何作用 EXCEL 表格应用技巧 第五小节 ExcelExcel XPXP 单元格单元格 合并与拆分的技巧合并与拆分的技巧 合并数据合并数据 示例 要将 毕业院校 和 专业 两列中数据合并为 毕业院校及专业 有 真 假 两种合并方法 所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中 而假合 并表面上看是合并为一列了 实际数据还是存在于两列中 具体操作跟我一起来看看吧 方法一 真合并法 利用 运算符 利用 运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串 运算方式同 等运算方式一样 如图所示 方法二 假合并法 我们也来一个 瞒天过海 吧 呵呵 在对单元格设置边框时 利用工具栏中的 外 部框线 将两个单元格框在一起 这样两个单元格中数据就在一个表格中了 打印出来后 保证不留一点 作假 痕迹 此招对付较少单元格效果不错 要应付大量的单元格 奉劝 你还是来点 真 的吧 否则够你忙的了 拆分数据拆分数据 合并方法掌握了 拆分也不难 拆分的方法与前面介绍的合并方法相 似 先将 XLS 文件另存为 TXT 文件 再对 TXT 文件进行编辑 将需要拆分的数 据用 Tab 键或空格分开 然后再用 Excel 重新打开编辑后的 TXT 文件 这样 原来在一起的数据就被拆分开了 第六小节第六小节 用下拉列表填写用下拉列表填写 Excel 表格表格 如果您从事文字处理工作 想来一定会遇到这样的情况 一些使用频率比较高的 数据 总是需要重复录入 如果能将原始数据提供下拉列表 以供选择那就方便多了 Excel 2003 能帮您解决这个难题 只要从 数据 菜单选择 有效性 在有效性 条件栏中选择 序列 然后在来源栏中输入原始数据 数据源之间以半角逗号隔开 如 下图所示 就解决了 EXCEL 表格应用技巧 将 Excel 表格数据行列互换 当您设计好一个表格 并填充好内容后 发现效果不是很好 要是能将行列进行 互换的话显示效果会更好一些 怎么办呢 难道还要重新输入一回数据吗 有没有好 的方法可以解决呢 Excel 可以帮到您 首先选择要复制进行转换的数据 在需要放置的单元格上执行 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 然后在 选择性粘贴 对话框的 粘贴 选 项区域中选择 全部 选项 在 运算 选项区域中选择 无 并选择 转置 复选 框 完成后单击 确定 按钮即可 第七小节第七小节 在单元格中插入所需对象在单元格中插入所需对象 有时我们会碰到这种情况 在 excel 中制做数据后 发现版块太小 将整个表显示出来 不美观也不好排版 怎么办呢 而 excel 中的插入对象是一项比较简单且易用的方式 还 可以插入 office 中的每一项组件的文件 如在 word 中插入 excel 文件 ppt 文件等 如 插入一个已经存在的 Excel 的表格 打开 插入 菜单 单击 对象 命令 单 击 从文件创建 选项卡 下图 单击 浏览 按钮 从文件列表中选择要插入的文 件 单击 插入 按钮 单击 确定 按钮 文件就作为一个对象插入到 Word 中来了 EXCEL 表格应用技巧 图中 显示为图标 的主要是用于更改所插入文件的显示图标与图标文件名的 第八小节第八小节 让单元格自动选择输入法让单元格自动选择输入法 1 选中需要使用某种输入法 如全拼输入法 的单元格或单元格区域 激活全拼输入法 2 单击菜单中的 数据 有效性 命令 打开 数据有效性 对话框 点击 输入法模式 选 项卡 在 模式 下拉列表中选择 打开 最后单击 确定 按钮即可 如图 1 所示 3 经过以上设置 只要你选中已设置全拼输入法的单元格 不管你正使用的是什么输入法 全 拼输入法就会自动激活 第九小节第九小节 快速输入相同特征或有特定规律的数据快速输入相同特征或有特定规律的数据 第一种第一种 使用使用 excelexcel 中的填充炳中的填充炳 在开始自动填充之前 需先认识 Excel 的填充柄 选择单元格或区域后 选定的 区域出现一个粗线型的矩形框 在该矩形框的右下角有一个小黑四方块 这就是填充 EXCEL 表格应用技巧 柄 如图 1 当把鼠标指向填充柄后 它变成一个黑十字 此时表示可以向任何方向 拖拉并填充数据了 图 1 使用自动填充功能 按住填充柄拖拉 当释放鼠标按键后 所选区域的单元格会 自动填充某个值 这一般取决于第一个单元格中的内容 重复值填充重复值填充 在需要重复填充的第一个单元格中输入希望重复的文本或数字 然后按住填充柄 开始拖拉 只能向一个方向进行拖拉 则选中的单元格自动填充上第一个单元格相 同的内容 如图 2 图 2 在要重复填充数值的起始单元格 可多个单元格 中输入各单元格的数值 然后 按住填充柄并同时按下 Ctrl 键开始拖拉 则选中的单元格自动填充起始单元格对 应的数值 如图 3 本例中先输入了三个单元格的数值 2 4 5 EXCEL 表格应用技巧 图 3 序列值填充序列值填充 在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值 然后按住填充柄并同 时按下 Ctrl 键开始拖拉 则该序列从第一个单元格开始每个单元格加 1 如图 4 图 4 在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值 在第二个单元格中输 入序列的第二个值 然后选中这二个值 按住填充柄开始拖拉 只能向一个方向拖拉 则该序列从第二个单元格开始填充 每个单元格加上第一个单元格和第二个单元格 值的差 如图 5 EXCEL 表格应用技巧 图 5 第二种第二种 使用自定义单元格格式使用自定义单元格格式 我们可以先输入共同的部分 如 zjsx 然后用填充柄工具填充到其他要输入的单元格中 再 输入后面的数据 不过 这样仍然很麻烦 其实我们可以通过自定义数据格式 让系统自动添 加数据共同的部分 下面以我们服务厅一项表为例 前面都是 zjsx 来设置 1 选定要输入共同特征数据的单元格区域 点击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 设置单元格 格式 命令 打开 单元格格式 对话框 也可单击菜单中的 格式 单元格 命令打开 2 点击 数字 标签 选中 分类 下面的 自定义 选项 然后在 类型 下面的文本框中 输入 zjsx 注意 必须在英文状态下输入 点击 确定 按钮即可 如图 2 所示 EXCEL 表格应用技巧 3 现在在单元格中只需输入数字 如 zjsx6101 只要输入 6101 系统就会自动在数据前 面添加 zjsx 另外也可以先输入数字 再选中单元格区域设定数据格式 可以得到相同的 效果 第三部分第三部分 两个常用函数公式的使用 两个常用函数公式的使用 SUM 与与 AVERAGE SUM 指自动求和 而 AVERAGE 就是求平均数 使用法则基本相同 使用函数的方法比较简单 点击 插入 命令中的 函数 命令 就能看到如图所示界面 选中其中的 SUM 函数即可 一个示例 如图 我们要在 C18 单元格中显示 C3 到 C17 单元格的总和 几种简单的建立方式 1 先选取 C18 单元格 然后选择插入函数中的 SUM 命令 出现如下图示 EXCEL 表格应用技巧 再点击下图中的圆圈的图标 回到工作表中 按住鼠标左键不入选中 C3 C4 直到 C17 即 可 这样做是较麻烦的 会的同事就会这样认为 实际上这就是微软发布的最标准使用方 法 2 只要熟悉一点之后 我们就要用技巧了 其实我们只要在先选取 C18 单元格 然后在 图中所示上面圈中的地址中 直接输入 SUM C3 C4 C5 C17 为何示例中只输入 SUM C3 C17 简单讲 冒号就是一个特别的符号 用了它就等于选择连贯指定开始 和末端中所有的单元格 当然有时我们会只统计 C3 C5 C7 的单元格总和 这时我们同样就 要用到公号 了 你可以在地址中输入 SUM C3 C5 C7 试试 就能发现了 大家可在输入时将 SUM 换成 AVERAGE 又可以试试 利用利用 RANK 函数排名次函数排名次 众所周知 在 Excel 中可以很方便地按工作表中一列数据的大小进行排序 其 结果是所有的行 记录 的次序可能被打乱 在某些排序问题中 如在学生成 绩汇总表中按各门课程成绩或总成绩排列名次时 必须仍按学号从小到大的次 序排列 不允许将行的次序打乱 而仅仅是在名次一栏中填入适当的数 这时 一般可采用如下的做法 第一步 按某一门课程成绩的降序排序 第二步 在该课程名次一列中依次输入 1 2 然后利用拖曳自动填充柄的方 法输入以后的名次 第三步 按学号的升序排序 重复第一步和第二步 可对其他课程成绩和总成绩排名次 但用这种方法排名次主要有以下缺点 1 必须有一个能刻划记录的原始次序的列 如学号 如果没有的话 必须人 为地加上一列 否则无法恢复到原来的次序 EXCEL 表格应用技巧 2 这些名次没有 自动重算 的功能 对成绩数据进行修改后 必须用上述的 手工方法重新排名次 3 如果学生姓名和课程成绩因打印的需要必须分两栏存放的 就不能直接使 用这种方法 使用统计函数类中的 RANK 函数 并结合其他技巧 可以很好地克服上述缺 点 用本文所介绍的方法 不但可以对不同列中的数据排名次 还可以对任意 区域中的数据 甚至来自不同工作表中的任意区域中的数据排名次 RANK 函数返回的是一个数在一组数中的排位值 其语法为 RANK number ref order 其中 number 为需要找到排位的数 ref 为包含一组 数的数组或引用 ref 中的非数值型数据将被忽略 order 为一指明排位方式的数 order 为 0 或省略时按降序排位 order 不为 0 时按升序排位 例如 如果区域 A1 A5 中分别含有数字 7 5 4 1 和 2 则 RANK A2 A1 A5 等于 2 而 RANK A2 A1 A5 1 等于 4 现在我们通过一个实例来说明如何使用 RANK 函数 假设在 Sheet1 上有一个包含 50 名学生的语文 数学成绩的排名表 因考虑 到要在 A4 纸上打印 必须分成两栏 其中 A2 A26 和 F2 F26 存放学生姓名 B2 B26 和 G2 G26 存放语文成绩 D2 D26 和 I2 I26 存放数学成绩 C2 C26 和 H2 H26 存放语文名次 E2 E26 和 J2 J26 存放数学名次 使用 RANK 函数对学生的语文 数学成绩排列名次 方法及步骤如下 第一步 选取一张空的工作表 比如是 Sheet2 在 Sheet2 的 A1 中输入公式 Sheet1 B2 在 B1 中输入公式 Sheet1 D2 用拖曳自动填充柄的办法将这两个 公式复制到 A2 B25 在 A26 中输入公式 Sheet1 G2 在 B26 中输入公式 Sheet1 I2 用拖曳自动填充柄的办法将这两个公式复制到 A27 B50 这一步是能否根据 Sheet1 中的数据自动重算的关键 如果不需要自动重算 可 只复制 Sheet1 中有关区域的内容 第二步 选定 Sheet1 中的 C2 单元格 输入公式 RANK B2 Sheet2 A 1 A 50 0 通过 复制 粘贴 的办法将该公式复制到 C3 C26 和 G2 G26 第三步 选定 Sheet1 中的 E2 单元格 输入公式 RANK D2 Sheet2 B 1 B 50 0 通过 复制 粘贴 的办法将该公式复制到 E3 E26 和 J2 J26 于是 所有的名次就全都自动排好了 当成绩变动时 所有名次都会自动重算 几点说明 1 当 RANK 函数中的 number 不是一个数 例如某学生缺考 时 其返回值为 VALUE 影响美观 另外 Excel 有时将空白单元格当成是数值 0 处理 造成所有成绩空缺者都是最后一名 看上去很不舒服 此时 可将第二步中的 公式 RANK B2 Sheet2 A 1 A 50 0 改为 IF ISNUMBER B2 RANK B2 Sheet2 A 1 A 50 0 当然 第三步中的公式也要作相应的改 动 2 RANK 函数中的 ref 只能是一个矩形区域 如果需排位的数据分布在几个不 同的矩形区域中 甚至是在不同的工作表上 可以将有关单元格引用的公式不 重叠地分别填写在同一工作表中 多余的空白单元格或非数值单元格不影响排 位 3 如果 RANK 函数中 ref 所引用的区域中有重复数 则函数返回相同的排位 数 但重复数的存在将影响后续数值的排位 例如 在一列整数里 如果整数 EXCEL 表格应用技巧 10 出现两次 其排位为 5 则 11 的排位为 7 没有排位为 6 的数值 这与一 般的排名方法是一致的 第四部分 EXCELEXCEL 中的图表功能中的图表功能 第一小节第一小节 什么是什么是 Excel 图表图表 我们生活的这个世界是丰富多彩的 几乎所有的知识都来自于视觉 也许无法记住一连串 的数字 以及它们之间的关系和趋势 但是可以很轻松地记住一幅图画或者一个曲线 因 此由于使用图表 会使得用 Excel 编制的工作表更易于理解和交流 Excel 2000 版具有许多高级的制图功能 同时使用起来也非常简便 在本章中 我们将 学习到建立一张简单的图表 再进行修饰 使图表更加精致 以及如何为图形加上背景 图注 正文等等 在 Microsoft Excel 中图表是指将工作表中的数据用图形表示出来 例如 将各地区每 周的销售用柱形图显示出来 图表可以使数据更加有趣 吸引人 易于阅读和评价 它们 也可以帮助我们分析和比较数据 第二小节第二小节 图表示例图表示例 图表在数据统计中用途很大 我们拿一个例子来讲吧 这是一个市场调查表 显示了几种品牌的饮料在各 个季度的销量百分比 我们来做一个表示第二季度的几种商品所占比例的饼图 打开 插入 菜单 单击 图表 命令 打开 图表向导 对话框 第一步是选择图表的类型 我们从左边的 类型 列表中选择 饼图 从右边的 子图表 类型 列表中选择默认的第一个 单击 下一步 按钮 EXCEL 表格应用技巧 出现步骤 2 的对话框 这个对话框中要为饼图选择一个数据区域 单击 数据区域 输入框中的拾取按 钮 对话框缩成了一个横条 选中 二季度 下面的这些数值 然后单击 图表向导 对话框中的返回按钮 回到原来的 图表向导 对话框 从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了 单击 下一步 按钮 现在要设置图表的各项标题 因为饼图没有 X Y 轴 所以只能设置它的标题 设置它的标题为 二 季度 单击 下一步 按钮 EXCEL 表格应用技巧 这一步是选择生成的图表放置的位置 选择 作为其中的对象插入 单击 完成 按钮 饼图就完成了 这样一张图表就做好了 自定义图表类型自定义图表类型 如果你总是设置同样一种类型的图表的话 完全可以自定义一个图表类型 到时候直接套用就行了 在这个图表的空白区域单击右键 从菜单中选择 图表类型 命令 打开 图表类型 对话框 单击 自定义 类型 选项卡 在 选自 栏中选择 自定义 项 单击 添加 按钮 打开 添加自定义类型 对话框 在 名称 输入框中填上我们定义的图表类型名 季度饼图 单击 确定 按钮返回 图表类型 对话框 这样我们就建 立了一个自定义的图表类型 EXCEL 表格应用技巧 单击 取消 按钮 回到编辑状态 我们再来插入一个图表 打开 插入 菜单 单击 图表 命令 在 图 表类型 对话框中 选择类型为我们刚才定义的 季度饼图 直接单击 完成 按钮 我们就可以插入一个 和上面一模一样的饼图了 不信 自己就试试吧 图表的修改图表的修改 我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图 这种图的做法是 单击这个圆饼 在饼的 周围出现了一些句柄 再单击其中的某一色块 句柄到了该色块的周围 这时向外拖动此色块 就可以把 这个色块拖动出来了 同样的方法可以把其他各个部分分离出来 EXCEL 表格应用技巧 把它们合起来的方法是 先单击图表的空白区域 取消对圆饼的选取 再单击任意一个圆饼的色块 选中整个圆饼 按下左键向里拖动鼠标 就可以把这个圆饼合并到一起了 我们还经常可以见到这样的饼图 把占总量比较少的部分单独拿出来做了一个小饼以便看清楚 做这 种图的方法 打开 图表 菜单 单击 图表类型 命令 打开 图表类型 对话框 单击 标准类型 选项卡 从 子图表类型 列表中选择 复合饼图 单击 确定 按钮 图表就生成了 如果图中各个部分的位置不太 符合要求 来调整一下 首先把图的大小调整一下 然后把右边小饼图中的份额较大的拖动到左边 同时 把左边份额小的拖到右边 饼图就完成了 有一种三维的饼图也经常会用到 我们还是用这个图来改变一下 打开它的 图表类型 对话框 在 子图表类型 列表中选择 三维饼图 单击 确定 按钮就行了 如果觉得生成的图表不好看 可以适当修 改 打开 图表 菜单 单击 设置三维视图格式 命令 打开 设置三维视图格式 对话框 在这里 可以修改三维图形的仰角 旋转角度以及高度 直到你满意 柱形图的生成柱形图的生成 柱形图是一种较常用的图形 我们还用第一节的例子 先选中一个数据单元格 然后单击工具栏上的 图表向导 按钮 打开 图表 向导 对话框 选择要建立的图表类型为 柱形图 的 簇状柱形图 单击 下一步 按钮 现在选取数据区 这里 Excel 所默认选择的数据区是正确的 从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度 中所占份额的对比 而我们希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比 于是我们将 序列产生在 选择 为 行 单击 下一步 按钮 输入图表的标题为 各产品在不同季度所占份额统计 分类 X 轴为 季度 分类 Y 轴为 比率 单击 下一步 按钮 这次我们选择 作为新工作表插入 项 后面的输入框中的内容改 EXCEL 表格应用技巧 为 柱形图对比 单击 完成 按钮 在工作簿中就多出了一个 柱形图对比 工作表 在这个工作表中保存 着我们刚才生成的图表 这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴 分别是 X 轴和 Y 轴 我们经常看到的 Y 轴坐标经常是在两 个大的标记之间会有一些小的间距标记 这里我们也可以设置 双击 Y 轴 打开 坐标轴格式 对话框 单 击 刻度 选项卡 去掉 次要刻度单位 前面的复选框 在后面的输入框中输入 0 005 把次要刻度的间距 设置为 0 005 然后单击 图案 选项卡 在 次要刻度线类型 栏中选择次要刻度线的类型为 内部 单击 确定 按钮 现在左边的坐标线是不是变成我们刚才说的那种格式了 柱形图表的格式设置柱形图表的格式设置 EXCEL 表格应用技巧 现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下 使我们的图表更漂亮 在中间的方形区域中单击 右键 单击 图形区格式 项 打开 图形区格式 对话框 选择颜色为 绿色 单击 确定 按钮 在图形区 的外面单击右键 单击弹出菜单中的 图表区格式 命令 单击 填充效果 按钮 选择 单色 将下面的滑 块向右滑动到大约三分之二处 单击 颜色 下拉列表框 从中选择 浅黄 单击 确定 按钮 选中 阴影 前的复选框 单击 确定 按钮 图表的底纹就设置好了 同样把图例的底纹像前面一样设置好 这样 这 个图表就漂亮多了 我们还可以把这里的坐标线换个颜色 选中 Y 轴 打开它的 坐标轴格式 对话框 单击 图案 选项卡 在 坐标轴 一栏中选择 自定义 选择颜色为 桔红 选择一种较粗的线 并把主要刻度线类型设置为 交 叉 然后单击 确定 按钮 现在这条线就设置成了这个样子 同样可以把网格线也设置好 方法是 选 中网格线 打开格式菜单 单击网格线格式命令打开对话框 依次进行设置就可以了 添加系列添加系列 如果我们得到了第四季度的统计数据 需要把它加入到这个表中 我们希望在加入到表格中后在图表 中也看到第四季度的数据 方法如下 首先把数据添加进去 然后转换到前面建立的 柱形图对比 工作表中 打开 图表 菜单 单击 数据源 命令 打开 源数据 对话框 单击 数据区域 选项卡 把 系列产生在 选择为 列 然后再 EXCEL 表格应用技巧 单击 系列 选项卡 单击 系列 列表框下面的 添加 按钮 添加一个系列 现在 系列 列表中选中的就是 新添加的系列 单击 名称 输入框中的拾取按钮 对话框变成了一个长方形的条 单击标签栏中的 产品信息 标签 从这个工作表中选择 四季度 这个单元格 单击 源数据 名称 对话框 中的返回按钮 回到 源数据 对话框 单击 值 输入框中的拾取按钮 选择 产品信息 工作表中的 四季度 单元格下面的数据单元格 返回 源数据 对话框 单击 数据区域 选项卡 再把 系列产生在 选择为 行 从预览框中可以看到这正是我们想要的结果 单击 确定 按钮就可以完成这个序列的加入了 在这里我们转了个弯 因为对同一个图表来说 数据产生在行或列所对应的系列是不同的 因此我们 在增加这个第四季度的系列时多了一步数据产生的行 列转换 讲起来很繁琐 其实这些图表的插入都是很简单的 都是那么几步 只是不同的图表要用在不同的地 方而已 如果需要 我们还可以随时把完成的工作转换成其它的图表形式表现出来 自己多练习练习 就 会找到规律和技巧 EXCEL 表格应用技巧 第五部分 控制打印结果控制打印结果 第一小节第一小节 较为普通设置 页边距 页眉页脚等 较为普通设置 页边距 页眉页脚等 提到打印 建议大家在打印前一定要用下打印预览工具 有两个方式可以打开 1 直接 点击 常用 工具条上的 图标 2 使用下拉菜单下的文字 打印预览 也可使用 进 入后就可看到如下介面 在此说说上图中几个按钮菜单的功能 下一页 即预览本篇文档中的下一页 上一页 不说了 缩放 将窗口中显示的文档缩小或放大 打印 一般是最后全部设置好了才使用 因为点击此处就会进入打印的介面了 打印界面 中有几点在此说明 在此需要文字说明下选定区域打印的好处 有时一篇文档很多页 一页也很大 而我们只 其中 C1 到 C10 的单元格内容打印出来就可 这时就可以先用鼠标选定 C1 到 C10 的单元 格 再单击上图中的选定区域选项 就可实现只打印所选部分了 如果不打勾就 会先将第一页 全部打印完 再打印第二份 只打印本篇文档中的其中几页就可在此定义 EXCEL 表格应用技巧 有个问题不知大家有没有碰到过 有此时候为什么将页边距 页眉页脚全部设置为有个问题不知大家有没有碰到过 有此时候为什么将页边距 页眉页脚全部设置为 0 了 了 还是不能将所要打印内容打印到一整页上 还是不能将所要打印内容打印到一整页上 这种问题是常见的 大多的同事也是向上所说的将页边距等设置为 0 有时可能就可以 了 如果还是多出比较多我们就可以用用 设置 按钮了 这时出现如下界面 此处就是将当前要打印的文档直接的在打印时缩小至百分之多少进行打印 所以将打印内 容缩小到适当比例后 你的文档还会不能打印在一张纸上吗 页边距 我们页面设置中可以以数字式的去设置页边距 我们在此更可以直观的用鼠标去 调整我们所需的页边距 分页预览 在一篇文档有多页时 就可直观的看到第几页上显示什么内容了 第二小节第二小节 几种较难技巧几种较难技巧 第一种 每页打印同一标题设置第一种 每页打印同一标题设置 先看下图 EXCEL 表格应用技巧 此对话框从下拉