2013年度青岛分公司经营管理流程(201305稿).doc

青岛分公司2013年经营管理办公流程（2013年5月稿）重点内容：1、项目信息跟踪表、标前评审表、标前承诺书的上报。 2、合同审订前评审材料。 3、分包合同签订时所需材料。 4、租赁合同、采购合同签订前注意事项。5、投标前准备材料。6、报表的及时性、准备性。特别注意：手续资料不全，可能影响手续办理进程，望各处注意阅读此稿，不理解处尽早咨询。一、业务联系阶段（一）工程处所做工作：1、领取企业资信材料、画册。2、开具法人委托。3、项目信息跟踪表填报。4、有标前施工协议的提前报分公司审核。5、标前正式履行合同的签订参照合同评审流程。6、做好考察准备工作。（二）注意点：1、领取企业资信材料时要落实项目名称、建设单位名称。2、法人委托人应为工程处经理或经营人员，不准为外单位人开具委托。3、项目考察提前与经营科或办公室联系，需经理出场的提前向经理请示。4、关于项目信息跟踪表：3.1集团公司规定：3.1.1、此表由项目跟踪单位填写，报分公司审核后上集团公司信息平台。3.1.2、同一个项目，有两支以上队伍跟踪时，原则上以先上报者优先。3.1.3、经集团公司审核，如认为该项目不宜跟踪或认为该跟踪人不宜跟踪如此重大项目，则集团公司具有否决或统一调配权。3.2分公司具体实施要求：3.2.1、各工程处经营人员应立即向工程处负责人汇报，将各自所有目前跟踪的项目信息及时上报分公司，上报项目信息跟踪表（需提供电子版）3.2.2、对项目信息跟踪表内容认真填写详细，特别对业主情况作详细了解，包括业主信誉、资金实力，项目的前期手续情况等作详细分析，表格不够，另附页。3.2.3、2013年起，项目跟踪所需开具委托书和盖章资信材料，必须是已上报项目跟踪信息表的工程。否则一律不能办理。3.2.4、分公司经营科统一汇总，如项目跟踪信息填报迟误，可能造成有队伍已登记，影响工程承接，请各工程处及时上报。二、投标阶段（一）工程处所做工作：1、前期准备投标项目经理注册证书、执业资格章、安全生产考核B证、南通三建社保等准备开具有关证明材料（江苏省办开具的市场行为、无在建工程证明，青岛市建管局建造师备案证明等）。2、协助准备前期类似工程业绩、帮忙单位等。3、准备中标项目与业主协商，参与招标公告与招标文件细节协商。4、向分公司上报招标文件。5、填写并上报标前评审表和标前承诺书。6、标书制作，做好商务标、技术标、电子标。同时做好成本分析。7、封标、开标准备及开标。（二）注意点：1、项目经理证件要齐全有效，特别是安全生产考核B证单位、社保要是南通三建。材料提前准备，分公司需联系集团公司市场部开具有关证明。项目经理开具江苏省办证明时，原则上需带注册证原件到海门市建管局审核，请把握时间。2、需资格预审项目要注意类似工程业绩自身能否达到。3、招标公告上要求的材料要自身能全部具备。4、要认真研究招标文件，招标文件上的工期、质量标准、付款方式、材料供应、违约责任等要提前审核，如不合实际会造成备案合同上内容对我公司不利。5、做好成本分析，严禁承接亏本项目。特别注意：（1）清单控制价是否按规定编制，如未按规定编制或明显偏低的，应按当地造价部门规定申请调整。（2）清单控制价双方同意做小的，应为工程量调减小，综合单价不小。（3）清单控制价双方同意做大的，应为综合单价增大，工程量不加。6、标前评审表和标前承诺书在领取招标文件后迅速上报。7、标书制作要严格按招标文件要求，特别要与分公司联系做好电子标书。8、封标要求严格按招标文件要求，并掌握好封标时间。9、开标前要检查所需带的证书原件、委托书、需到场人员，不能有遗漏。10、竞争性投标需做好各企业报价记录。11、标前评审表和标前承诺书具体要求：11.1集团公司规定：11.1.1、须附招标文件或相关文件（合同）及承包人标前承诺书等文字材料（标前承诺书由集团公司提供统一格式）。11.1.2、无项目信息跟踪表，不得进行标前评审。11.1.3、未上报标前评审表或标前评审没有通过的，不得投标，不得签订合同（战略合作单位项目经集团公司领导审批后可免去本流程，战略合作单位名单由分公司每年年初报集团公司审批，战略合作单位要参加招投标的工程也必须上报标前评审表）。11.1.4、已经通过评审的主合同须签订补充协议或500万元以内增项协议，可免去本流程。11.2分公司具体实施要求：11.2.1、各工程处经营人员在投标领取招标文件后及时送交分公司经营科。11.2.2、填写标前承诺书【标前承诺书由工程处经理签字后扫描，粘贴到word文档中，制成word文档】。11.2.3、仔细分析招标文件，认真填写标前评审表。（必须提供招标文件电子版文件，如招标人未提供电子版文件，须将招标文件扫描后制成word文档）11.2.4注意项：标前评审表需在投标前至少5天报分公司，同时无项目信息跟踪表的要迅速同时补办三、承包合同签订阶段（一）工程处所做工作：1、合同初稿及时上报。2、及时上报合同评审材料（书面和电子版）。3、有标前施工协议的提前报分公司审核。4、标前正式履行合同的签订参照本流程。5、合同签订后及时报送分公司正式合同、备案合同原件各二份及中标通知书。（二）注意点：1、为加快合同签订时间，各工程处的合同初稿应提前报分公司经营科进行审核，工程处根据分公司意见与业主进行协商，待基本定稿后，再报分公司和集团公司进行合同评审。避免对业主多轮协商后的合同初稿再作大的修改，增加修改难度。同时分公司不会对有存在问题的合同进行立即签订，请各工程处掌握合同签订时间。2、标前施工协议、标前施工合同同时需要上述注意点第1款要求。3、合同评审材料要及时、齐全，具体要求见下。4.1集团公司规定：3.1.1、所有签订的合同、补充合同、增项补充协议、合同变更、合同中止、标前协议等，不论大小均需上报集团评审。3.1.2、无项目信息跟踪表、无标前评审表，不得签订合同。3.1.3对评审中集团总部提出不能签约的合同，分（子）公司不得签约。如该合同必须要签订，承包人也同意签订的，则要求承包人必须签署相关承诺，提供相应的担保。3.1.4合同应当明确双方的联系方式、联系人、联系地点、往来函件的回复期限等事项，明确公司指定账户帐号和合同签订日期，工程竣工验收后的决算期限等；为保障公司权益，所拟合同文本必须写明一旦发生争议时须由工程所在地人民法院或我公司所在地管辖。3.2分公司具体实施要求：3.2.1、各工程处在每次合同签订前要准备好如下评审材料（重要）：（1）要已上报项目跟踪信息表。（2）要已上报标前评审表、标前承诺书。（3）提供工程处合同评审表（工程处填报、提供电子版）（4）合同主要内容情况表（由工程处填报，提供电子版）（5）项目内部承包协议（工程处提供书面、电子版【填写齐全后由工程处经理每页签字，然后扫描，粘贴到word文档中，制成word文档】，每份合同均需提供）（6）项目利润上缴额流转表（合同盖章前，分公司填写后，由工程处经理签字后交分公司）（7）项目部主要管理人员情况一览表（工程处填报、电子版）（8）、项目部管理人员和项目经理身份证扫描件、上岗证扫描件、养老保险号（工程处提供人员明细电子版【用Execl文件】，证书及身份证电子版【扫描后，粘贴到word文档中，制成word文档】）.特别注意：上报人员必须是转入南通三建社保的管理人员，否则集团公司不予签订合同，未转入的人员请各工程处及时与分公司办公室联系，办理转入手续。（9）承诺书（工程处提供书面及电子版【齐全后由工程处经理每页签字，然后扫描，粘贴到word文档中，制成word文档】，指先开工后签合同项目，或具有部分不合理的霸王条款，多次协商后无法修改的）。（10）项目调查报告（工程处提供电子版：3万平方米或3000万造价以上项目，主要包括业主情况及项目概况，不要太简单）（11）资金评估报告（工程处提供电子版：3万平方米或3000万造价以上项目，主要包括资金使用计划及测算、垫资情况、资金来源、资金分析等，不要太简单）（12）合同电子版（工程处提供）（word文档或扫描件粘贴在word文档中）（13）不管正式合同和备案合同，首次签订时，即需提供上述材料，后一次合同签订时，相同内容就不需提供。3.2.2、不经招投标手续，直接签订合同的项目（特别是装饰、安装、劳务等工程），合同评审正常进行，项目信息跟踪表、标前评审表暂不需。3.2.3上述（1）-（12）正式投标项目均需，无招投标手续的合同需（3）-(6)、（9）、（12）等材料。3.2.3、根据集团公司要求，因今后分公司合同评审必须经各部门流转，因此请各工程处掌握好时间，尽量不造成延误。3.2.4、说明：正式合同、备案合同原件分公司需各留存二份。合同原件及中标通知书及时报分公司。四、项目实施阶段（一）工程处所做工作：1、各类合同的补充协议要签订后归档并上报。2、分包合同的签订。提供分包队伍的营业执照、资质证书、安全生产许可证、入青信用证（如外地）、入区许可证（如需）、材料备案证（如需）等。3、签订安全生产管理协议。4、采购合同及租赁合同的签订。需经工程处经理签字，项目经理签字无效。5、分项目建立分包、采购、租赁合同台帐。6、各类原件的留档。7、指定专人在每月20日前及时上报工程情况统计报表。8、及时收集材价信息，按月（如材价波动幅度较大时可随时）将主要材料（含地材）的市场价汇总并报送经营科。（二）注意点：1、对分包合同的要求:1.1工程处检查与备案合同的范围是否包含此分包项目。1.2对备案合同中包含的分包项目，项目部应督促业主与分包队伍及时签订分包合同，避免在检查前突击签订合同。1.3工程处应提前审核分包方各类资质、法人委托，签订合同时提供盖章的复印件。1.4项目部应把握分包合同条款。绝不能出现不利于公司的条款及优于总包合同的条款。1.5在与分包单位签订二方合同的同时，要尽量签订三方协议，分清各方责任。2、采购合同、租赁合同必须由经营人员或队伍委托的专职材料员办理且合同上由工程处经理签字。3、分包合同签订前项目部应与现场组汇报，提前介入质量安全管理，避免检查受影响。分包合同签订时必须同时签订安全生产管理协议。4、分包、租赁、采购合同严禁非专职经营人员办理，机械租赁、安拆合同先报安全科审核。5、各工程处统计报表指定专人负责，及时上报。所有工程处将所签合同产值情况全部上报。注意各项目形象进度情况尽量正确。6、每个工程处须指定专人负责材价信息的采集上报工作。4、集团公司规定：4.1、所有签订的合同不论大小均需上报集团评审。4.2关于集团公司总承包工程的分包合同文本，必须明确集团公司履行工程款支付义务的时间与发包方履行支付义务的时间保持一致，并且载明只有发包方支付工程款后，集团公司方可向分包方支付工程款。4.3每一个工程必须建立一套完整的档案材料，包括：采购合同、租赁合同、我公司与分包队伍签订的专业（劳务）分包等所有合同，合同评审前已有的资料如标前承诺、标前协议，以及合同履行过程中的所有对内对外协议、函件、工作联系单、会议纪要等由分公司把关并保管，集团公司会定期或不定期检查。4.4合同承办人在合同签订前，应审查对方的法人营业执照、当事人授权委托书及各项资格证明等资料，特别是要审查对方当事人授权委托书的内容、权限范围、有效期限。合同承办人应收集留存上述资料，作为合同档案重要组成部分。4.5项目部以公司名义签订的采购、租赁、专业分包、劳务分包等合同，内容格式要参照集团公司下发的合同范本，经分（子）公司组织合同评审通过后订立。并由分公司指定专人把关，建立健全合同管理台帐。4.6施工合同签订后，项目承包人必须组织项目经理、经营科长、技术质检科长、材料科长、财务科长、预算员及相关工长进行合同交底，合同交底内容：双方承担的责任与义务，合同工期、工程质量、工程价款的确定、支付、结算及违约责任等，并填写合同交底记录，由被交底人员签字，使其熟知合同相关约定，规范管理行为，确保合同履约。4.7项目部必须派专人组织收集、留存和保管合同履行过程中经对方签字确认的各种原始资料、手续（如不是原件，应注明原件的存放处），在合同履行完毕后一并归档，作为合同完整档案的重要组成部分。4.8如合同签约的对方发生兼并、分立、主体变更或其他重大事项变化，项目部应及时组织双方对帐，确认合同效力及双方债权债务。4.9分（子）公司应严格审查分包队伍资质情况及相关的分包合同（包括劳务分包与专业分包）；分包合同必须要经过分（子）公司负责人的审查同意，同时由分（子）公司对分包队伍进行实时监管。5分公司具体实施要求：同集团公司要求。五、结算阶段（一）工程处所做工作：1、结算资料及时收集汇总。2、备案结算资料