如何利用EXCEL简化会计工作.doc

如何利用EXCEL简化会计工作摘要：在计算机行业发展的带动下，会计电算化软件的发展也随之日趋成熟起来，但并不是所有的公司都具备购买能力和使用的能力。会计电算化软件成本费用较高，还需配置专业人士使用，在人员配置和费用投入上都不太符合一些中小企业公司。在本文中介绍的是无论大公司还是中小型公司都可以广泛采用的会计工作辅助办公软件Excel，特别是对小型企业来讲，Excel可以发挥其更大的作用，即从复杂的手工记账方式解脱出来，同时还降低了办公成本。本文首先介绍了Excel 在会计工作中制作会计报表、汇总报表、网上合并工作表的应用，然后阐述了Excel在手工会计核算中的妙用，如在期初余额的录入、明细账的登记、总账的登记中的体现，最后分析了Excel计算固定资产折旧时、货币时间价值时、投资决策分析时的使用方法。Excel具有制表功能强大，函数运算快捷等特点，是会计日常工作的好帮手，而且界面直接明了，操作者不需要有高深的电脑专业知识，通过简单操作，就可以解决很多工作中遇到的实际困难，提高工作质量和工作效率，它一定会是会计工作中最得利的助手。关键词：Excel；会计工作；应用；引言 随着社会的不断进步，经济的不断发展，会计工作也随着发生了巨大的改变。网络联结了整个社会体系，电脑的使用已经达到了普及化。在会计日常工作中，从原本复杂、繁琐的工作转变为电脑系统化操作，进而提高工作较率，减化工作步骤。专业化的电算化会计软件成本费用较高，一些小公司无力独立使用专业的电算化软件。会计工作本身计算业务量较大，而且大部分工作都是对表格进行计算、处理。Excel是一款非常人性化的电子表格软件，它以其优越的超强大功能成为了我们日常办工中最常用的办公软件，它除了可以编制各种电子表格、数据图表等，还可以进行企业的管理和对企业事项的决策分析。Excel在会计工作中的应用也是方方面面的，它的使用专业型较低，操作简单易行，实现的功能较为全面，这些都能够为会计工作者的在实际工作中提供不可缺少的有利帮助。一、 Excel 在会计工作中的应用 会计工作的报表编制较多，数据比较分散、繁杂，将总表分成多个分表或是将多个分表汇总至一个总表内。数据是相对动态的，总表与分表之间须要建立必要的关联，让表与表之间起到关联性带动。（一） 制作会计报表编制会计报表是会计工作中最常见又是最繁重的手工劳动，其具有编制工作量大，易出错等特点。会计报表分为动态报表和静态报表两类，从时间上又分为月报、季报、年度报表，还有单位会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表等类型，根据企业的不同标准进行分类填制，因此，尽管市面上有许多财务软件，但具体到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企业难以承受。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需要。利用Excel软件编制会计报表的方法，一般先将“Excel工作表”的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入标题，字号选择“2024号字或小初至二号字”，字体一般采用“宋体字”并加粗；第二行留作填写“编制单位、日期”等项目，其日期的写法可先设置好单元格格式，每次制表时，只须输入相应阿拉伯数字即可，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。 资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格的底部或右侧选择一个空单元格，在其中输入“=资产总计数据单元格-负债和所有者权益总计数据单元格”，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为“0”，如是其他数字，就要及时查找原因和更正。（二） 汇总报表汇总报表是编制的下一步骤，上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作，使用Excel进行汇总一定会使你事半功倍，大大提高工作效率。首先根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选择“工具”菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框。单击“常规”标签，在“新工作簿内工作表数”的数值框内输入想要的工作表数目(在一个工作簿里最多可包含255个工作表)，“确定”后点击“新建”，工作簿即出现想要的工作表，我们可将第一个空白工作表标签改为“00”，制作好会计报表表样；将下属单位依次编号为“01，02，0320”(假设有20个单位)，并相应更改其工作表标签名称。然后按下述方法进行操作：1.打开被复制的工作表(即“00”工作表)；2.按“Ctrl+A”或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制命令；3.单击第一个空白工作表标签(“01”工作表)，按住“Shift”键点击最后一个工作表标签(“20”工作表)，即选中所有要复制的工作表；4.单击要复制工作表的第一个单元格，使用“粘贴”命令，即复制出多个相同内容的工作表。在“00”(汇总)工作表中汇总的第一个单元格中输入“=SUM(01:20！B5)”，后面的“B5”指单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式：选中该存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式的复制。（三）网上合并工作表 汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入，算得上半自动化吧。如果各个单位都已联网，那么报表的朝夕汇总就只在了。 首先打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击“工具”菜单中的“共享工作簿”选项；在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡；选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框；单击“高级”选项卡，在“修订”栏中选定“保存修订记录”单选按钮，然后在文本框中输入天数，单击“确定”按钮；然后单击“文件”菜单中的“另存为”选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份，并为每个备份取不同的名字，发往下属单位，由下属单位在自己编号的工作表中填写数据；为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他单位(编号)工作表设为保护(全部)状态；最后收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享工作簿，单击“工具”菜单中的“合并工作簿”，此时会出现提示保存共享工作簿；在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框的文件列表中，将下属单位报送的报表备份选中(按住Ctrl或Shift键依次单击各个文件名)，单击“确定”按钮后，所有的工作即自动完成。二、Excel在手工会计核算中的妙用（一）期初余额的录入期初余额（借方）有明细科目的总账科目（或二级科目）所对应的期初余额（借方）的编制方法，我们以事业单位会计核算为例，因事业单位会计账中，期初余额（借方）必定在资产类账户中，为节省编制公式过程，我们可以只对资产类账户中、有明细科目的总账科目的期初余额（借方）进行编制。对于期初余额（借方）列中没有明细科目的总账科目，或者是总账科目最下的明细科目的表格，直接填入上年的接转数据即可；对于期初余额（贷方）列中没有明细科目的总账科目和最低级明细科目表格，也是直接填入上年的接转数据即可。（二）明细账的登记编制明细账表，是本表编制的核心，会计核算的最终结果正确与否，首先取决于你编制的明细账表是否正确。明细账表（试算平衡表），在A2中输入试算平衡B2中输入公式 “=C2+E2+G2-D2-F2-H2”C2中输入公式“=SUM(SUMIF($A$4:$A$500, 521,C$4:C$500)”选中C2单元格直接拖动复制到D2:H2单元格区域中。表头设计，A3中输入“科目号”B3中输入“科目名称”C3中输入“期初余额（借方）”D3中输入“期初余额（贷方）”E3中输入“累计发生额（借方）”F3中输入“累计发生额（贷方）”G3中输入“累计余额（借方）”H3中输入“累计余额（贷方）”。（三）总账的登记打开工作簿双击Sheet4工作表标签命名为“总账”在A1单元格中输入表标题“总账”。如没有Sheet4工作表，可将光标移到工作表标签位置处右键单击，然后在快捷命令菜单中单击“插入”命令，即可添加下一个新的工作表，再进行命名。表身的编制稍嫌复杂，原因是我们所设置的会计总账科目（即一级科目），有的设置了二级甚至三级科目，有的却不用设置明细科目，对于设置了明细科目的总账科目，其公式的编制会复杂些，希望大家在编制前，先将公式的意思及其应用搞清楚，这样，你在编制表身的公式时就会比较快捷和不会出错。有明细科目的总账科目（或二级科目）所对应的累计发生额（借方）和（贷方）公式的编制，可以直接将本科目的对应的期初余额公式直接复制过来即可。累计发生额借方或贷方的公式编制，如实例总账（1）中，可以直接将C5单元格的公式复制到E5和F5单元格中即可；同样，将C6单元格的公式复制到E6和F6单元格中，C13单元格的公式复制到E13和F13单元格中。其它类似有明细科目的总账科目（或二级科目）的累计发生额公式编制可参照进行；编制无明细科目的总账科目以及最低级明细科目的累计发生额公式，可采取复制的方法。如实例总账明细账表（1），在E4中编写公式“=SUMIF(凭证分类汇总!$C$3:$C$1000,总账-明细账!$A4,凭证分类汇总!F$3:F$1000)”Ctrl+C复制E4单元格选中无明细科目的总账科目以及最低级明细科目的累计发生额单元格Ctrl+V粘贴，可重复最后两个步骤，直到全部科目粘贴完成为止。三、利用Excel中财务函数简化会计工作（一）计算固定资产折旧时的运用利用Excel的折旧计算函数，首先在Excel工作表中建立固定资产折旧计算模型。在一张空白的Excel工作表中，将其重命名为固定资产折旧计算模型，具体格式如下图所示：输入公式在每种折旧计算方法下的单元格中输入折旧计算函数的公式，如在B7、C7和D7单元格内分别输入的每种折旧计算方法的函数公式如下：B7=IF ($B$3-A7=2,DDB($B$2,$B$4,$B$3,A7,2),($B$2-SUM($B6:B$7)-$B$4)/2)C7=IF($B$3A7,0,SLN($B$2,$B$4,$B$3)D7=IF($B$3A7,0,SYD($B$2,$B$4,$B$3,A7)在这里，用条件函数来控制折旧年限是否超出固定资产的使用年限。然后我们利用填充柄功能（选中需要复制的公式单元格，将鼠标放置在该单元格的右下角，指针形状变为黑的细“十”字状时，往下拖动到需要填充公式的单元格中）将公式复制到每列的其他单元格中。在B5、C5和D5单元格内利用求和公式求出每种折旧计提方法的折旧合计数，具体如下：B5=SUM(B7:B60) C5=SUM(C7:C60) D5=SUM(D7:D60)输入固定资产折旧计算的相关资料数据输入相应的公式后，会计人员或审计人员就可根据企业每项固定资产的原值、净残值、使用年限等相应资料输入到固定资产折旧计算模型中的相应位置，模型就会自动计算出每种方法下的各年折旧额了。例如，某企业有一项固定资产，原值为￥600 000元，净残值为￥1 000元，使用年限为5年，则会计人员可将有关数据输入到相应的单元格中，则模型就会自动计算出各年的折旧额，具体如下图所示：（二）弹性预算的编制编制弹性预算先选择业务量的计量单位；确定适关系；计算各项预算成本，并用一定的方式表达。下文通过一事例来说明如何建立用Excel进行弹性预算(制造费用)的模型。首先，启动Excel应用程序，建立如表1所示的制造费用弹性预算计算模型工作表。图中有两个区域：一是基础数据区(图中的白色区域)，该区域反映预算期内与一定相关范围内的可预见的多种业务量水平相对应的不同预算额。二是预算数据自动生成区(图中的灰色区域)。关于基础数据区，编制时要注意以下几点：1.编制弹性预算，要选用一个最能代表本企业(部门)生产经营活动水平的业务量计量。例如，以手工操作为主的车间，就应选用人工工时；制造单一产品或零件的部门，可以选用实物数量；制造多种产品或零件的部门，可以选用人工工时或机器工时；修理部门可以选用直接修理工时等。2.弹性预算的业务量范围，视企业或部门的业务量变化情况而定，务必使实际业务量不至超出确定的范围。一般来说，可定在正常生产能力的701 1 0之间，或以历史上最高业务量和最低业务量为其上下限。3.弹性预算的质量高低，在很大程度上取决于成本性态分析的水平。各企业的固定成本、变动成本和混合成本实际情况可能不尽相同，可以视情况自行调整增补。（三）年末权益性长期股权投资的增加 长期股权投资指的是企业准备长期持有的权益性投资。通常在手工条件下，权益性长期股权投资的规律性较强，计算步骤繁琐，需要查阅不少账簿资料,核算中常有重复性工作,所以工作效率不高。针对这种情况,将运用Excel软件制作长期股权投资核算模型的方法,以使年末权益性长期股权投资核算达到自动化处理的目的。取得长期股权投资后，发生报告年末净损益业务时，如果为报告净亏损，按投资企业应分担的份额冲减“长期股权投资损益调整”账户余额，直至将长期股权投资的账面价值（长期股权投资的三个明细账户余额之和）冲减至零为止。如果仍有超额亏损，则应按先后顺序先冲减长期应收款（须在长期应收款存在的条件下）；再计入“预计负债”（投资单位对被投资单位有额外债务负担义务前提下）；最后将仍有的超额亏损登记备查簿。如果为报告年末净利润时，应按上述顺序反向操作，先弥补备查簿的超额亏损，弥补完后再弥补“预计负债”，再还原“长期应收款”，最后还原“长期股权投资损益调整”，使得“长期股权投资”账面价值可以完全恢复。当发生被投资单位宣告分派现金股利或利润业务时，投资企业按应获得的现金股利或利润冲减“长期股权投资损益调整”账户余额，如果不足冲减则冲减“长期股权投资成本”账户余额。在发生被投资单位分派股票股利业务时，投资企业不进行账务处理，但应于除权日在备查簿中登记增加的股份。总结当然，基于目前会计电算化制度的现状，应用 Excel所做的会计工作琮不完善，不能完全符合企业会计制度的要求，虽然电子凭证具有可保存性，但也存在易于修改，并且很可能被计算机高手所利用，因此在设计应用Excel完成会计循环的工作流程上，将其作为适用于中小型企业工会计工作的辅助手段，简化了其中的记账过程，似乎并未体现出账簿的功能。随着Excel对表格处理的功能不断加强和完善，用Excel进行会计表格处理或开发会计信息系统将成为一大趋势。使不同单位的会计信息能实现相互交流和共享，而且能使系统的处理重心从数据处理逐步转移到智能化管理上。Excel