客戶訂單要求審查程序.doc

東莞駱恆塑膠制品有限公司 EVER CAMEL PLASTIC INDUSTRIAL CO. LTD文件名稱：客戶訂單要求審查程序文件編號QP-004發行版次A/0頁 次3/3日 期2009/04/11. 目的 : 有效地管理好與顧客有關的過程,需對與產品有關的要求進行確定和評審並安排與顧客的良好溝通借以保證產品和服務的順利實現.2. 範圍 : 凡客戶訂單之接受 , 客戶之變動訂單均屬之 .3. 職責 : 業務部應對客戶訂單承接 .訂單或產品服務變更進行審查 , 并知會相關單位配合執行 .4. 作業內容 :4.1 產品服務之審查 : 4.1.1 本公司目前均系接單生產之方式 , 故目前尚無簽訂合約之情況 , 如有簽訂合約之情況時 , 則應著手修訂本程序 , 作為合約審查之作業依據 . 4.2 新件承接審查 有關新件承接之審查及相關之作業,應依程序EC-QP-005之.之內容規定作業.4.3 報價之處理 : 4.3.1 承制能力評估: 4.3.1.1 業務部會同生產部門 . 品保部 . 釆購 . 生管或經公司指定人員進行審核評估 . 4.3.1.2 經評估無力承制時 , 則不進行報價之作業 . 4.3.1.3 經評估能承制時 , 則進行報價之作業 . 4.3.2 報價時機 : 4.3.2.1 客戶提供圖面或樣品 , 或依客戶要求時 . 4.3.2.2 客戶要求價格調整 . 4.3.2.3 公司因成本變動而需調整價格 . 4.3.3 產品之報價 : (含新件及量產件) 4.3.3.1 產品報價時 , 應使用報價單據或依客戶要求之報價單據進行報價 . 4.3.3.2 承辦業務擬妥報價單據后,須呈交副總或總經理核準后,方可報出. 4.3.3.3 報價單由業務送交客戶,其確認后復制回簽單書面呈給財務簽認備查 .也要復制給相關的業務助理.4.3.3.4 報價單據應單獨列管并分類建檔 , 非經公司同意, 不得私自調閱或拷貝.4.4 客戶訂單之審查 : 4.4.1 業務部經由書信 . 傳真或電話接獲客戶訂單時 , 承辦人員應先執行訂單內容審 核并確認新件與舊件 .承辦業務和助理須會簽在訂單上,表明對單价和交期确認 若客戶有環保規格之要求,業務單位應取得客戶之環保規格文件;並傳遞至品管及采購單位.4.4.2 訂單審查時生管課確認產能及交期 (依 4-3-(2)-(D)方式作業) . 數量和原料庫存能 否達成各項要求 .須會簽在訂單上.4.4.3 承辦業務接單后 , 經生管商討而無法達成交期 , 經與客戶協商無法延后交期 , 則此訂單不予承接 , 并告知客戶 . 4.5 訂單承接后作業 : 4.5.1 訂單之通知 : 業務接獲客戶訂單後,如審查無誤,則由業務助理在ERP系統中開出並打印,交相關人員審核後,會簽生管主管. 4.5.1.1 第一聯 : 由生管保留 (訂單通知單) .4.5.1.2 第二聯 : 由業務助理留存 (訂單通知單) . 4.5.2 訂單經審核確認承接時,生管課接獲后,需依其需要量,在ERP系統中進行需求分析並產生與 . 4.5.3 如有預作庫存之需求時 , 承辦業務根據客戶的預計需求開立聯絡單交總經理簽准后 , 方可通知生管單位安排生產 . 4.5.4 業務助理必須把訂單的內容轉到訂單出貨記錄表上. 4.6 客戶訂單變更之處理 : 4.6.1 承接業務經由書信 . 傳真或電話接獲客戶變更訂單時 , 先由承辦業務審查變更項目 , 并與相關單位研議可否接受達成 .4.6.1.1 可則進行訂單變更后作業 .4.6.1.2 不可則由業務課再與客戶協調 . 4.6.2 緊急時若非傳真通知 , 則由經辦者先行開列業務聯絡單 ,并隨即要求客戶補齊書面通知為憑 . 此聯絡單必須由協理或總經理核準. 4.6.3 通知客戶無法接受變更項目時 , 則與客戶協議依原訂單生產灰或取消生產 . 4.6.4 通知生管組變更內容時 , 需依變更內容處理之 , 且依需要知會其它相關部門 . 4.7 出貨之通知 : 4.7.1 業務助理提前一天用Emai方式將第二天需出貨的產品通知倉庫,品管,生管 等單位,倉庫按要求備齊客戶之要求的貨品 ,並會知品管作檢驗. 4.7.2 若有緊急出貨 , 可直接通知倉庫備貨. 出貨 , 通知后補 . 4.8 出貨后,業務助理必須在當天將出貨的狀況反映到訂單出貨記錄表上. 4.9 對帳:每個業務助理要每一周和其對應的客戶的有關部門對一次交貨帳.4.10 請款每月初,會計部門提出應收而未收到的帳目,由各擔當業務與相關的客戶聯絡,跟催,並作成記錄. 4.11 記錄與保存 : 4.11.1 本作業程序所用之記錄 , 送貨單和發票由業務部門保管 ; 其年限為一年 . 4.11.2 其它記錄保存期限若另有需求時則另行規定 . 5. 使用指導書 :5.1 訂單處理作業指導書 (WI-0006)5.2 出貨作業指導書 (WI-0007)