促销品自行采购流程.doc

流程名称：促销品自行采购流程相关部门会签：职位签署意见日期业务流程确认市场部总监运营部总监财务总监董事长发文单位市场部发文日期目录1流程概述41.1 流程目的41.2 适用范围41.3 流程主人41.4 用语定义41.5 流程接口42部门及岗位职责43流程内容54流程内控点和防范措施85流程业务规则96流程绩效KPI9 1 流程概述1.1 流程目的 为了进一步规范区域销售公司促销品采购规范，加快区域销售促销品采购速度，更快满足市场需求，现对自行采购促销品物料进行规范和管控；1.2 适用范围 各销售公司1.3 流程主人 市场部1.4 用语定义 无1.5 流程接口 序号流程标准名流程编码1促销品自行采购流程SCB-12-11-262 部门及岗位职责 A 区域-销售公司 负责物料需求的提报； 负责组织年度供应商选择、确认及定期评价； 负责汇总物料采购需求和申请； 负责与供应商进行打样、送货的沟通； 负责物料的验收和签核； 负责对外付款申请和准备付款资料；B 市场部市场总监 负责促销品采购申请的审核； 负责物料验收结果的签核；C 市场部设计总监、产品经理 负责促销品采购申请的审核； 负责设计稿发起和确认； 负责促销品打样确认； ；D 财务部采购部- 主管指定人员 负责销售公司费用核销的抽查（制作类）； 负责销售公司具体采购物料的抽查（制作类）；3 流程内容 编码流程节点节点功能描述部门岗位文档输入文档输出A1发起供应商选择申请每年10月底由销售发起供应商选择申请销售公司 A2组织进行供应商评估及确认每年1112月，销售公司协同总部相关部门进行供应商选择销售公司、市场部、财务、采购 供应商评价表A3采购需求申请销售公司在活动开始前4周进行采购需求申请（含：活动计划、采购数量、广宣品的材质和规格要求）及询价结果（至少3家供应商加盖公章的报价单）销售公司 A4设计总监、产品经理审核市场部设计总监、产品经理审核：活动计划、费用率、广宣品的材质和规格要求等是否符合品牌定位市场部设计总监、产品经理A5销售公司总经理进行审核进行需求审核销售公司总经理A6市场部主管审核市场部主管进行最终审核确认市场部市场部主管A7采购订单创建销售公司结合总部确认的结果在采购订单创建销售公司 A8设计稿发起并确认品牌进行设计发起，并确认设计稿并反馈销售公司市场部产品经理A9供应商打样组织供应商打样，并进行初步审核与确认销售公司 A10打样审核确认设计总监、产品经理审核确认供应商打样结果市场部设计总监、产品经理A11促销品的生产和交货销售公司通知供应商进行促销品生产并交货，并跟踪到货进度销售公司 A12促销品验收并签核促销品到货后，由销售公司进行实物验收并签字确认,并把会签资料转交给市场部、财务部、采购 进行二次会签确认 销售公司 促销品验收单A13验收合格结果发布在验收会签当日把会签件传送给销售公司销售公司 促销品验收单 A14促销品管理验收后当天销售公司要建立该批次促销品出入库及使用记录销售公司 A15付款结算由销售公司直接结算，费用核销时，1、销售公司把费用申请单、发票、价格对比单、报销单、物料验收单、照片及相关证明作为原始凭证 销售公司财务 A16费用审核对KT板、 店招形象、活动用的背景布、条幅、抽奖箱、抽奖卡、展桌、展架等物料进行抽查审核财务部4 流程内控点和防范措施 序号内控点内控措施1促销品物料申请A 所有物料采购在比价周期的时间之前进行物料申请计划（暂定4周）B 临时申请的个案活动进行单独沟通处理；2促销品管控A 物料到位后，由销售公司、使用方主管进行签字确认，销售公司总经理进行签字审核，并对确认结果进行不定期的抽查；B 在整个过程中出现差异由相关具体负责人进行责任承担；C 若涉及到重复使用的促销品，由销售公司自行建立资产管控台帐；3系统信息管控A 提前进行申请，保障时间可控性（提前4周）B 用手工台帐进行管控 4质量确认和效果验收按照销售公司自行管控，市场部、财务部、采购抽查的形式执行；5 流程业务规则 A 每年对供应商进行选择，每次促销品物料申请时，直接在已选定的供应商进行价格对比后选择； B 促销品通过出入库形式管控，以销售公司会签结果为依据，执行过程中出现差异由相关销售公司单位进行责任承担；C 质量确认和效果验收，由销售公司自行管控，总部相关部门抽查；6 流程绩效 本文档涉及到的流程KPI为：序号KPI名称计算公式备注1流程执行及时率A 提前4周进行促销品物料申请，加