采购操作流程.doc

采购操作流程文件编号：YPCG1205-001版 本：A/0页 码：第 1页，共 11页一、采购职责：1. 核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。 2. 熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。3. 以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及企业的物资需求及市场供应情况，掌握采购成本、费用资金控制，熟悉各种物资采购计划。 4. 熟悉各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。 5. 按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； 6. 服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。7. 业务部接到客户订单，首先与仓管员沟通订单上所有项目的货物库存状况，货物欠缺时要及时做购货计划。8. 采购时参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，选三家以上合格供应商办理比价或经分析后议价，选定供应厂商后，制好购货订单交部门领导审核，再交总经理签批确认。9. 及时把询价和采购合格供应商信息存档，以待需要时及时调取或分析。10. 传真购货订单，通知厂家发货并落实付款方式、到货日期等，并将购货订单（无价格）交仓管员作收货依据。编制/日期复核/日期批准/日期采购操作流程文件编号：YPCG1205-001版 本：A/0页 码：第 2页，共 11页11. 供应厂商送货到我公司仓库，仓管员对照购货订单验收货物，供应厂商凭仓管员签收的送货单按原定的结算方式结算货款。12. 采购分类：供应性采购（经常性使用或用量较大的采购 和订单小额度采购）、内需品采购（ 固定资产等采购和 低值易耗品采购）。13. 定期搜集物品的供应商、厂商及价格信息，不断开发新供应商或厂商，以最低的成本获得所需物资和服务。14. 定期进行采购成本分析和采购成本的库存控制（量）。15. 采购员须及时掌握订单需要求及库存量状况，开采购单应注明单编号物品名称、规格、数量、单价、需求日期等或变更采购内容均须报部门经理审核签字方可采购。16. 按协议要求，协助财务办妥付款手续。二、采购员必知： 1、采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。 2、与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。 3、采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己. 4、同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的. 5、仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向. 编制/日期复核/日期批准/日期采购操作流程文件编号：YPCG1205-001版 本：A/0页 码：第 3页，共 11页6、采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失. 7、供货商提供的样品,采购员要先记录在样品登记明细表上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。 8、供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司多交流.才了解材料最低价. 三、价格参照表：1. 价格表分物品销售价格表与物品采购价格表，价格表的建立与分客、分类存放。2. 采购价格表的建立，业务部与供应厂商协定商议好物品价格后，由供应厂商传真来的产品价格单，确认后业务部按物品类型相应的各供应厂商每期归档存放，并每次依照价格货比三家进行货物采购。3. 销售价格表的建立，业务部根据货物的每次采购价格核算好成本，定出相应的产品售出价格，与客户商议协定好产品的价格后，制定当期的产品销售价格表，并传真给客户确认，再按客户进行每期归档存放。4. 采购价格表可供采购时货比三家进行采购，也是产品销售定价格的依据。编制/日期复核/日期批准/日期采购操作流程文件编号：YPCG1205-001版 本：A/0页 码：第 4页，共 11页四、供应商资料1. 业务经理在开发产品的每个供应厂商后，必须将供应厂商的原始资料建立并归档分类。2. 按产品类型（铁件、铁件线路辅料、钢绞线、光电线路辅料）填写好各供应商资料的基本内容：供应厂商全称、地址、联系人（董事长、总经理、厂长、技术部长、业务经理）及联系电话。3. 各供应商提供的有效证件的复印件：营业执照副本、工商执照副本、税务执照副本、安全认证书、绿色环保认证书等，并按产品类型（铁件、铁件线路辅料、钢绞线、光电线路辅料）相应的各供应商档存放、编写目录。4. 要将各供应厂商的产品表格（含有第一次价格）或产品简介册建立，以供采购参考。五、采购方式：1、固定厂家采购- 传真、邮件、电话方式与对方确定产品名称、规格型号、数量及单价。- 要求对方发货时间。做订采购单入厂家明细、采购进度表。（订单业务、仓库各一份）- 联系物流公司装车时间（先落实本车货物的缓急）确定物流方式。- 货物到达后业务、仓库配合货物的清点，并抽样检查数量、质量。- 货物验收无误仓管员在采购订单该章签字。- 仓库订单归档，业务订单交财务。完善采购进度表。编制/日期批准/日期采购操作流程文件编号：YPCG1205-001版 本：A/0第5页，共 11页2、客户指定厂家采购- 与客户确认产品及配置。- 与相关厂家沟通相关的产品及配置，价位。- 洽谈付款方式，物流方式。- 订单立项，做采购订货单，（仓库、业务各一份，入台帐、电脑账）以传真或电话形式通知对方。- 根据客户要求给厂家明确交货日期。（如货物与客户要求不符做退货或换货处理）3、固定经销商采购- 电话或现场与商家确认产品规格型号，数量、单价。- 订单立项，做采购订货单（仓库、业务各一份，入台帐、电脑账）- 付款方式、到货日期，送货方式等- 货物验收无误仓管员在采购订单该章签字。- 仓库订单归档，业务订单交财务。完善采购进度表。- 不定期询问其它商户单价，做性价比。4、临时采购- 查看以往进货记录，做到提前预知。- 具体采购人员货比三家，做出正确判断。- 订单立项，做采购订货单，（仓库、业务各一份，入台帐、电脑账）编制/日期复核/日期批准/日期销售操作流程文件编号：YPXS1205-001版 本：A/0页 码：第 6页，共 11页六、技术1、质量要求（外观、材质、规格、型号、性能）- 国标质量标准- 客户要求的质量标准（不需要质量最好的，能用就行）- 非客户要求的质量标准（根据对客户了解，节约成本为前提，配送非标品）2、 技术标准- 按各局客户要求的技术标准，详见“技术、别名、配送货要求表”- 按国家GB标准、行业YD标准3、 实物图片- 客户和供应商发的实物图片- 在技术平台保存归档七、采购退货1. 供货商所供产品与订单商品质量、配置不符2. 因技术原因供货商所供产品与用户实际描述的产品不符（须提前与供应商）八、报账流程采购部申请会计审核总经理审批出纳支付款（具体操作参照财务制度的相关规定）编制/日期复核/日期批准/日期八、工作流程流程图：（一）采购（先收货后付款）需求A单采购B单物资C 财务整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。采购验货、物资收货、入库总经理审批签字立项主管审核内容盖章签字协议及付款方式申报采购在厂家明细将货款汇总，与客户核对无误。A单交总经理签字后交出纳。存档入进销存账A单原件按顺序存档，核对目录。出纳核对无误，付款后在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，并盖付款章、清章，按编号做好自己的付款记录。A单复印一份交会计入账A单交于会计入支出帐。入目录，入厂家明细（二）采购（先付款后发货）申报需求协议及付款方式主管审核内容盖章签字总经理审批立项签字出纳核对无误付款A单采购B单物资（一单两用）采购验货，仓管收货、入库出纳在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，A单盖付款章。按编号做好自己的付款记录。A单原件按顺序存档，核对目录。采购结束A单交出纳核对无误盖清章. A单复印一份交会计入账存档入进销存账整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。入目录，入厂家明细帐厂家明细注明应付货款， A单总经理签字（三）采购（付订金，收货，付余款）需求A单原件按顺序存档，核对目录。采购验货，仓管收货、入库出纳在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，不盖付款章，按编号做好自己付款记录。出纳付订金A单采购B单物资（一单两用）总经理审批立项主管审核内容盖章签字协议及付款方式申报出纳核对无误付余款，在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，盖付款章、清章。A单复印一份交会计入账入库完毕无误，采购在厂家明细做好应付余额， A单交出纳入进销存账整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。入目录，入厂家明细帐，注明订金金额存档（四）采购直供客户送货单采购传真客户地址、联系人及联系电话给厂家确定供应商厂家送货到客户得到客户反馈信息已收到货传真客户地址兵分两路出发，物资部与厂家到送货点会合完毕注：按采购流程走，货物直接由厂家送到客户。需求A单采购B单物资（一单两用）整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单