记录控制程序.doc

抚州市特种设备监督检验中心程序文件Q/FZTJ.CW.11-2010标题11 记录控制程序第9页 共9页第2版 第0次修改1 目的控制记录的标识、收集、检索、存取、存档、贮存、维护和清理处置，为可追溯性提供文件，为检验检测的符合性和质量管理体系运行的有效性提供证据。2 范围适用于质量管理活动和检验检测活动中的所有记录，包括质量记录、技术记录和安全记录。3 职责3.1技术负责人负责审批技术记录和安全记录格式。3.2质量负责人负责审批质量记录格式。3.3 办公室负责实施本程序，确保质量管理体系中质量记录、技术记录和安全记录的管理得到有效的控制。3.4 各部室负责本部门记录的填写、实施、管理，对职责范围内记录的正确性、有效性和完整性负责。4 工作程序4.1记录的作用a. 是质量、安全要求满足程度或质量管理体系运行有效性的客观证据；b. 是检验检测能力和检验检测安全保证的客观证据；c. 是质量管理体系文件（如作业指导书）执行结果的客观证据；d. 是可追溯性的依据；e. 是采用纠正措施和预防措施的依据。4.2 记录的分类管理4.2.1只要是具有证明过程控制和质量管理体系与特种设备检验检测机构质量管理体系要求的符合性的、证明质量管理体系运行的有效性的，证明报告（证书）的正确性的记录，都需要控制。4.2.2质量记录：包括内部审核、管理评审、纠正措施和预防措施记录、人员培训教育考核记录、评审和审核、评价活动记录、设备运行记录、检验环境记录、客户投诉及处理记录、上报的检验检测工作总结，质量管理体系活动等的记录。4.2.3技术记录：包括协议或合同、工作指令、检验检测记录或工作笔记、检验检测工作流程卡、原始记录、出具数据、检验分项报告、部件状况综合报告、检验总报告或结论报告、检验检测人员（签字）记录、检验检测报告（证书）审核审批传递及反馈单、已签发的检验检测报告的复印件等。4.2.4安全记录：包括所有危险源辨识、风险评价、风险控制、安全培训教育、安全应急记录，实验环境条件记录，发现安全隐患及消除过程记录，污染物处理记录等。4.2.5记录可以是纸张、磁盘、照片、胶片、光盘等载体保存。4.2.6质量管理各过程活动产生的、应控制的记录汇总成记录控制目录，由办公室编制，内容包括记录名称、编号、管理部门、记录部门、归档周期、保存形式、保存期限等，其中保存期应符合法规要求，以此对记录进行控制。4.3 记录的产生4.3.1 记录在各程序文件以及相关作业文件、管理制度运行时产生。编制者应根据文件所要反映的信息和对信息的要求策划记录的格式、记录传递程序、数量、归档部门、保存期限，在文件报批时一并审批。4.3.2记录一般采用表格的形式，应符合有关规程或规定的要求，对于非规程规定的记录格式应由各检验责任师负责编制，办公室组织评审，评审后由技术负责人审批后实施。4.3.3检验检测原始记录应包含足够的信息，以保证该检验检测在尽可能接近原条件的情况下能够复现，并识别产生不确定度的影响因素。其内容包括：a 被检对象的唯一性编号、技术参数、状态和环境条件；b 注意事项，包括适用范围、填写与校核要求、记录符号（如、）说明等；c 所用检验检测仪器设备的唯一性编号、技术参数；d 检验检测项目及内容；e 检验检测部位的描述；f 检验检测依据和方法（需要时）；g 检验检测项目序号、检验结果，及为方便现场操作而为某些项目另列的表格或附图；h 检验检测数据、检验结论判定及日期；i 取样的人员、检验检测的执行人员以及结果校核人员的亲笔签名；j 异常现象、事故及处理情况；k 对应于检验检测报告的编号识别等。4.3.4办公室对技术、安全记录格式审核，必要时组织论证使其完善，交技术负责人审批后使用。4.3.5办公室对质量记录格式审核，交质量负责人审批后使用。办公室每年初编制上一年度质量记录归档清单，将所有质量记录汇总，交质量负责人审批。4.3.6部门内记录格式，由部门组织编制，技术负责人审批，向办公室申请表式受控编号，并予以备案。4.3.7记录中数据的控制按数值修约规则执行。4.3.8记录的标识、编号、格式等按文件控制程序执行。4.4 记录的发放经编号的记录，由办公室负责登记、发放。4.5 记录的填写4.5.1检验检测观察结果、数据（即原始记录）和计算应在检验检测实施过程中予以记录，记录填写要客观、及时、规范、真实、完整、字迹清晰，不得提前记录或事后补记，更不能漏记、错记、伪造。4.5.2 记录必须用钢笔（签字笔）手写或打印，与工作无关的文字不得写进记录。要注明记录时间，并有责任人签字或盖章，必要时还要加盖公章。4.5.3 因某种原因不能填写的项目，应能说明原因，并将该项用单杠划去。4.5.4 相关栏目负责人签名不允许空白。原始记录上的空白检验项目与空白数据栏应以斜杠/标识。4.5.5 若因笔误要修改原始记录，应采取单杠划改，不能涂改，在适当位置写上更改后的文字、更改人签名及更改日期。对于电子存储的记录也要采取措施，防止原始数据的丢失或随意改动。 4.5.6 记录在形成时的更改，应符合上述更改要求，记录归档后，一律不得更改。4.5.7记录按记录填写规定的要求填写。4.6 记录的贮存与维护4.6.1记录应以便于查阅的方式存放，保存条件应干燥、洁净、保密、无虫害，并有防止丢失、损坏的措施，以保持记录的耐久性。电子媒体还应注意防磁化和防静电等。4.6.2所产生的记录根据归档周期要求，由记录产生部门必须在第二年一月底之前将记录分类整理、按日期顺序或其它便于检索的形式，装订或捆扎后，交办公室保存。 4.6.3检验报告和原始记录的保存期限为2个检验周期。产品制造监督检验、安装监督检验的报告（证书）等要永久保存。涉及人身健康、安全的记录长期保存。4.6.4 设备使用记录、培训记录、期间核查记录应与设备档案、培训档案一起进行长期保存。4.6.5 其他记录保存二年至四年。质量记录的保存期按文件控制程序执行。4.6.6 办公室按记录控制目录的规定，对记录的保存期限内进行保管。4.7 使用和管理情况的检查办公室每半年进行一次检查，检查各部门记录的使用、管理情况。4.8 记录的查阅、复制4.8.1 本中心查阅、复制记录时，要填写文件、记录查阅、复印登记表，经技术负责人批准进行查阅、复制。4.8.2 检验原始记录一般不得对外查阅或复制，政府安全监察部门、司法部门、产（商）品质量稽查部门等需要时，可在手续、证件齐全时，报技术负责人批准后，方可查阅、复制。4.9 记录的借阅4.9.1 需借阅有关记录时，当事人应填写文件、记录借阅登记表，经技术负责人批准后方可查阅，借阅者要按期归还。4.9.2 保密记录一律不外借，只能查阅或复印。4.9.3 当检验检测协议有要求时，记录可复印提供给客户。4.9.4 借阅当事人对外要严格保守客户的技术秘密，不得以任何理由、任何方式透漏给其他客户和个人，也不得用被检客户的技术秘密从事其他活动。在客户未经许可的前提下，检验人员对于其客户的设备检测结果一律不许外泄，包括在现场所涉及的客户的图纸、工艺流程等。4.10 记录的清理处置、销毁4.10.1归档的记录保存到期后，由办公室填写失效、作废文件目录，报技术负责人批准后监督集中销毁，销毁时应至少有2人参加，并填写文件销毁记录由办公室保存。4.9.2过期留用的记录、为法律或积累知识的目的所保留做参考的失效或作废记录应加盖“作废留存”章，并与有效版本隔离保存，以防误用，并填写失效、作废文件保留目录，只准查阅，不准外借。5 相关文件文件控制程序 Q/FZTJ.CW.01-20106 记录记录控制目录 质量记录归档清单 Q/FZTJ.JL.43-B/0文件更改通知单 Q/FZTJ.JL.05-B/0文件发放/回收记录 Q/FZTJ.JL.02-B/0文件销毁记录 Q/FZTJ.JL.08-B/0失效、作废文件目录 Q/FZTJ.JL.06