勤工助学使用2011年修订版.doc

勤工助学使用指南（2011年修订版）为了便利各用工单位勤工助学负责老师尽快熟悉工作，现将勤工助学相关流程归纳如下。请各单位勤工助学负责人认真阅读，按照此规定按时保质地完成勤工助学相关工作，保证学生助理薪酬的顺利发放。以下分为五部分:一、网上操作流程（即中大校务系统）的使用及相关问题的解答二、设（变更）岗相关三、劳务报酬表流程及相关问题的解答四、常见问题解答五、其他事项一、 中大校务系统的使用中大校务系统承载着勤工助学网上录入、考勤、离岗等功能，是勤工助学薪酬发放的必经途径，各用工单位负责老师须熟练掌握。如在系统使用过程中，遇到不稳定等状况时，可联系网络中心。各用工单位网上考勤的时候请严格按照网上考勤的步骤进行考勤，现将步骤总结如下：（一）登录系统，/zsuxg，登录页面如下：（二）网上考勤流程：每月的考勤一般包括三个步骤：月考勤-月报酬-月审批表打印1、 选中需要考勤的岗位，点击“月考勤”；2、 选择考勤年份月份，点击确定；3、 填写学生月工作时间、备注（超过50小时要填备注，一般只有跨校区勤工助学的交通补贴和补发薪酬才允许超过50小时），填好后点“保存”，若一个月的考勤已填完，点击“提交”（提交后不能修改）；4、 注意以下几点：（1）一个月只能提交一次报酬汇总，在提交报酬时请明确信息的完整和准确性（提交后不能修改）；（2）工作时间一般情况下不能填写超过50小时（工资金额上限9元/小时）；一般只有跨校区勤工助学的交通补贴和补发薪酬才允许超过50小时。如果由于以上情况超过这个数目，需要填写备注，说明原因中，例如某校区交通补贴的次数、补发哪个月的工资金额等；（3）月考勤提交时选择月份请注意选择正确的月份（如7月初填写的是6月份的考勤状况）。5、 月考勤提交后，统计表会出现在“报酬发放”栏目，在“报酬发放”栏目，用工单位审核报表，审核通过后，点击月报酬提交；6、 再次审核后，输入账号密码，点击“提交”，由学生处进行审核。网上提交考勤和报酬之后，可在报酬发放的界面导出并打印出“勤工助学劳务报酬审批表”（页面设置为“横向”），打印出的“勤工助学劳务报酬审批表”每一张表均需要单位经办人、审核人、负责人手工签名加盖单位行政公章之后交到学生处教育管理科（东校区行政楼A111室）审核。打印版与网上提交版的内容应保持一致，由于不一致造成的薪酬发放问题，后果由用工单位自行负责。注意：1、 月报酬一定要提交，否则打印出来的总表上无法显示报酬金额；2、 每月只能提交一次报酬汇总，在提交报酬时请明确信息的完整和准确性，提交后不得修改（如果在“月考勤里面”把学生的工作时间录错了，并且已经提交，则还可以在“报酬发放”的“月报酬提交”之前对学生的月工作时间作最后的修改）。（三）学生离岗管理：1、在“岗位与录用管理”栏目的“学生离岗管理”进行管理，勾选要处理的岗位，点击“学生离岗管理”。2、 对该生进行月考勤，该生离岗后不可进行考勤和报酬发放。注意：要先对该学生进行月考勤，把下一个月的考勤设为“0”后，再把该同学设为不在岗。设置为离岗以后，该同学即在单位的离岗学生列表中。（四）学生录用管理：设（变更）岗申请表经学生处审核挂网后，用工单位自行录用学生助理，可在“岗位与录用管理”“添加录用学生”“输入学生学号”（研究生应填写研究生学号，不得沿用原学号）。注意：网上不能将助理录入系统（两种情况）：1、岗位人数小于等于在岗人数，须填写设（变）岗申请表，交于学生处教育管理科负责老师处，学生处审核之后修改岗位人数用工单位即可录入。2、若由于“确认录入”键为白色键，即学生未在校务管理系统中填写家庭经济状况或者未上交家庭经济状况表，则需将单位所有因此录入不成功的助理的家庭经济状况表收齐并附上该单位的一份证明（单位负责人或者勤工助学负责老师签字，盖公章）交于学生处教育管理科负责老师处，学生处审核后即可帮忙录入。（五）岗位管理1、可以将岗位设为“不接受申请”，那么学生将在岗位信息那里看到，该岗位不接受申请。勾选要处理的岗位，点击“不接受申请”。2、 将岗位设为“接受申请”，那么学生将在岗位信息那里看到，该岗位接受申请。执行步骤：勾选要处理的岗位，点击“接受申请”。二、 设（变更）岗相关流程和问题解答注：设（变更）岗申请问题的处理均为学生处教育管理科负责。如有问题请致（一）若单位需设岗或者招聘新助理以及变更岗位人数，则需：1、获取勤工助学设（变）岗申请表，可从学生处网站-服务指南-下载中心下载 （/fwzn/xzzx/xz04/index.htm）（学生处网站：）2、填写勤工助学设（变）岗申请表。单位负责人签字盖公章后，交至学生处教育管理科（另发一份电子版到勤工助学邮箱），学生处审核通过后，将信息挂网，用工单位即可进行招聘、录用、培训等相关操作。（二） 设（变）岗问题解答填写样本：设岗单位学生处校区东校区勤工助学具体负责老师王帅 刘艳玲联系电话39332202单位职工总人数17原勤工助学人数60退岗人数6（务必填写信息准确）需招聘人数6变更后勤工助学总人数将达到60设岗时间从2011-7-6 到2012年7月具体面试时间、地点（如无需公开面试，请注明）具体时间地点另行通知（此项不可空白，如尚未确定或不需公开面试，也须说明情况）变更理由 （如实填写）有6名助理因为毕业，无法继续工作，因此申请招聘新的学生助理。岗位招聘具体要求仅供参考1.优先考虑大一或大二的学生；2.工作积极主动，认真负责，吃苦耐劳；3.礼貌待人，态度谦虚；4.有较强的时间观念，不迟到、不早退；5.优先考虑家庭经济困难学生。用工单位主管领导意见情况属实，同意签名盖章： 年 月 日学生处意见签名盖章： 年 月 日(三) 设（变）岗问题注意事项：1、 各用工单位若发布招聘信息，将设（变）岗申请表填写好送往学生处教育管理科审核，由于审核需要时间，请各单位提前5个工作日申请，审核通过后，用工单位可自行到学生处网站“勤工助学”板块查看自己单位的招聘信息；2、 各用工单位新招聘的助理的勤工助学申请登记表由用工单位自行存底；3、 若单位在上交设（变）岗申请表后对其中内容有任何变动，请致电学生处教育管理科阐明；4、 不允许单位自行招聘，助理招聘均须提前向学生处教育管理科负责老师说明，批准通过后方可进行。否则，由此产生的一切后果由用工单位自行负责。三、薪酬流程及相关问题的解答（一）薪酬流程及相关注意事项1、请将单位在岗助理在当月30或者31号之前录入系统，以便进行考勤（此条目只针对未录入系统的新助理）；2、各个部门在次月1号以后将当月助理的考勤录入系统，并导出劳务报酬审批表；在当月5个工作日内（节假日顺延）下午5：00之前从系统导出（不可手工自制表格，特殊原因无法网上考勤的单位处理发放参见第5条说明）的勤工助学劳务报酬审批表（即汇总表）交到学生处（行政楼A111室，教育管理科负责老师处），请各用工单位不要延误工作。无故迟交的单位当月所报学生薪酬将推迟发放。由此，所造成的后果由用工单位自己负责。3、从系统导出的勤工助学劳务报酬审批表（即汇总表）应注意：（1）请在单位负责人签名处盖单位行政公章（红色，圆形，带五角星）；（2）请将汇总表上的“填表人”、“复核人”、“单位负责人”填写完整：“填表人”可以是学生或者是老师；“复核人”和“单位负责人”必须是老师，且为不同的老师；复核人一般是勤工助学负责老师，而单位负责人则是学院的副书记或者单位主管领导；（3）“学生签字”处不可代签，否则如有劳资纠纷，后果由用工单位自行负责；（4）如表中有地方是需改动的，改动处请用黑色签字笔进行改动，且改动处必须有改动者的签名及单位公章；（5）月工资超过450元的： 若为交通补贴，请在备注写明交通补贴的次数，交通补贴往返一次记为一小时，并请保证交通补贴所折算的小时数和填写的总时数一致；若为其他特殊情况，请用工单位用一张A4纸或者单位专用纸开一份说明相关情况并签名盖公章，如在汇总表上直接开证明请在证明处加盖公章；（6）各单位在网上填写考勤时请注意：一定要在正确的月份填写考勤（如7月初填写的是6月的考勤），否则当月工资问题请自行负责；（7）若从系统导出的一张表由于空间的原因导出两张表，可在打印预览中缩小比例，把两页缩成一页。4、纸版的个人勤工助学月考勤表应注意：（1）数量与人数相等，个人考勤表的小时数以及金额和单位劳务报酬审批表的时数一致；（2）请单位的勤工助学负责老师签字；（3）请盖单位章（不要求为行政公章，学生工作章亦可）；（4）个人考勤表请各单位存底，不必上交，并自行保存一年，用于劳资纠纷备查。5、若单位由于特殊原因而采用纸质考勤，则需：（1）请用一张A4纸或者单位专用纸开一份证明，说明相关情况，由单位负责人签字盖公章。如在汇总表上直接开证明，须在证明处再加盖公章。（2）请将纸质考勤的劳务报酬发放统计表（即汇总表）的电子版发至学生处勤工助学邮箱。（表格下载地址：/fwzn/xzzx/xz04/index.htm）。如有不符合以上情况的，皆退回单位重做，重做时请尽快完成（每月5日前）并交至学生处教育管理科。6、补发流程及说明根据正常流程，学生处将于每月15号前将上月各单位薪酬导至财务处薪酬个税系统，并在此后将情况汇总挂网，相关情况可登陆学生处网站“通知”板块查看。补发说明也可参见当月薪酬发放情况的通知。补发所需材料包括：补发证明、补发助理的劳务报酬发放表（下载地址/fwzn/xzzx/xz04/index.htm）补发证明：A4纸说明需补发同学姓名、学号及补发原因并有经办老师签字、加盖单位公章。四、常见问题解答1、如何修改银行账号？答：请直接到所在校区校园卡服务部，说明情况并重新绑定学号和银行卡，不需要在学生处修改。（注：东校区校园卡服务部 电话：34720350；北校区校园卡服务部 电话：87330797；南校区校园卡服务部 电话：84110454）2、每月薪酬一般会在什么时候发放？答：根据2010年12月校勤工助学协调会达成的意见，每月薪酬一般会在次月20号左右发放。每月的15日、20日左右，学生处网站会公布勤工助学薪酬发放进程，请各单位负责人留意，并及时向本单位助理转达。3、工资为什么没有到账？答：薪酬没有查到的原因和解决办法原因：（1）用工单位遗漏学生报酬信息；（2）该生重岗（只发当月最高薪酬）学生处网站每月15号之后会公布此部分同学名单；（3）姓名与学号不一致学生处网站每月15号之后会公布此部分同学名单；（4）该生与学号挂钩的银行卡丢失或无法使用学生处网站每月20号之后会转发此部分同学名单；（5）其他特殊原因，如入学后修改姓名的，请及时根据相关流程在教务系统更改。处理办法： 补发工资流程：1、 学生先到学生处网站查询当月薪酬发放情况的相关通知（Ps：可重点查询所在用工单位当月薪酬是否已上交学生处、所报学号及姓名是否对应并且为最新的信息，研究生需使用研究生学号），按照网站通知办理补发事宜；2、 如果各项信息正确，则登陆财务处薪酬个税系统查看当月薪酬发放状况，如果还没有查到则可直接打电话到财务处（84111787）咨询。五、其他事项1、若用工单位办公地点或者相关负责老师有变动，可通过公函的形式（须提供