Q公司政策运作流程检核表(资产及资本).doc

16. 公司政策運作流程檢核表（資產及資本）檢核表是飯店用來確定各營業部門營運流程的表格。可以有效地建立飯店的政策與運作流程（），並且也給予新成立的飯店一種營運流程與運作需求的方向。在飯店開幕前總經理應該就準備好一套完整的營運檢核表。下列所舉的是一些檢核表的範例，檢核表內容需依飯店的大小、位置、政策、運作流程及老板的需要來設計。飯店應考慮公司的資產及資金而且依照不同的政策及運作流程來使用檢核表，此外老板的利潤也是非常重要的考慮因素。公司會計部門的檢核表應與下面幾頁類似，檢核表也應參考會計系統來設計。以下將提到的主題有：庫存現金。固定資本。大櫃台運作流程。現金收入及支付薪資一般情況薪資帳租賃項目應收帳款存貨及採購流程檢核表也再加入更多的課題。16.1 資金1. 每一位出納員是否有一筆他可以負責保管的資金是( ),否( )2. 每一位出納員是否在資金給付時簽收是( ),否( )3. 所有收據總額是否與總帳中的庫存現金相同？是( ),否( )4. 收據是否也可以用來記錄存錢箱收入是( ),否( )5. 如果沒有使用存錢箱，請描述儲存金系統，而且於儲存系統發表意見。是( ),否( )6. 存錢箱的複製鎖匙是否保管妥當呢如果安全性足夠者，那麼是由誰來保管這些複製鎖匙呢是( ),否( )7. 是由誰來決定現金是否充足或者現金已經超一般正常而求。是( ),否( )8. 分析如何處理零錢的流程，使偷竊的損失或機會減到最少。是( ),否( )16.2 固定資產1. 為了折舊所作的資產類表，是否與總帳的總數相同而且一切在掌握之中是( ),否( )2. 決定固定資產的增列與替換是否有依照每年應增加及替換的數量增加。是( ),否( )3. 家具存貨品，特別指公共區域是否定期地與存貨記錄比對，以了解存貨有無被偷或私下買賣的可能。是( ),否( )4. 房務人員是否有一個記錄每間客房家具放置方式及更新項目等的檔案，如家具狀況，待修部份。是( ),否( )5. 房務人貝及保管家具人員,需對家具的狀況做報告嗎是( ),否( )6. 賣家具或其他零雜物品，是否有效地控制，而且成為公司收入的一種。是( ),否( )7. 複查過去的大型銷售，並且查看雜項收入帳目。是( ),否( )8. 檢查新的需求單的發票，並且證實這些花費並沒有資本化。是( ),否( )9. 複查年度預算，並在確實花費及預算上的花費之間的主要差距，提出說明。是( ),否( )10. 檢查建築計劃案及進行中的改良案記錄，以決定何種測驗可以準時進行並且材料費用是多少。是( ),否( )11. 房務部是否保留了布巾類採購、發放的記錄。而且是否有定期地依照這些記錄核對購買與實際花費的差距。是( ),否( )12. 如果洗衣外包，布巾類送洗數量是否在洗衣房中已有記錄是( ),否( )13. 如果有洗衣房，請提出一些成本分給各部門的方法。是( ),否( )16.3 大櫃台運作流程1. 客人在鐘卡所顯示的到達及離開的時間，是否有寫在客人的住宿登記卡上是( ),否( )2. 客人的檔案代號是否有登記在客人的住宿登記卡上是( ),否( )3. 電話使用記次機的收費是否有登記在客人檔案中。是( ),否( )4. 回扣卷有無經過主管的複查及批准並留底是( ),否( )5. 決定是誰有權控制回扣密碼是( ),否( )6. 決定是誰有當管總鎖戶的權利是( ),否( )7. 夜間稽核報告中的客房收入與客房收入是否一致是( ),否( )8. 會計部門有無定期了解客房收入是否正確是( ),否( )9. 房務人員的報告每天有一次檢查，是否有比照並且立即檢查錯誤是( ),否( )10. 在保管箱中的鎖匙是否在適當的保存中是( ),否( )11. 保管箱的複製鎖匙是否專人負責保管，而且另有一套安全設備在完全地複查這些複製鎖匙。是( ),否( )12. 複查存放行李的流程，行李是否有貼標籤而且存放在鎖上了的房中是( ),否( )13. 掌握行李的動向，是否有出入行李的記錄呢是( ),否( )14. 複查遺失與招領流程，這些失物招領是否有明確的標籤是( ),否( )15. 證實飯店政策中對於失物及招領物沒有索領政策是( ),否( )16.4 現金收入與支出1. 是否所有收到的支票都有劃線背書是( ),否( )2. 是否所有現金收入都放在一個鎖上房間，而且由出納主管管轄是( ),否( )3. 是否所有現金收入都在收到錢後就存在銀行是( ),否( )4. 是否有專人負責銀行存款，而不是由員工自行存款是( ),否( )5. 到銀行存錢的交通是否有很好的安全措施是( ),否( )6. 員工可以輕易處理現金收入嗎是( ),否( )7. 收到錢後是否在現金支出文件上簽名是( ),否( )8. 是否有零用金單及小費單來證明現金支出是( ),否( )9. 所有現金支出收據是否都在付款後有取消登記而且建檔處理是( ),否( )10. 所有館內支出及現金支付收據，是否在付款前有經過部門主管的同意是( ),否( )11. 預領薪資及現金支付薪資是否都有一張經過部門主管同意支付的現金在薪資支付收據是( ),否( )12. 管現金收支日記簿的人必須與調節銀行對帳單的人的工作職責劃分清楚是( ),否( )13. 對員工而言，是否對未開封的銀行對帳單與作廢支票，負有銀行調節責任是( ),否( )14. 檢查銀行簽名卡，以確定員工留下法定的簽名資料是( ),否( )15. 員工被公認應付有在銀行調節表上簽名的責任嗎是( ),否( )16. 支票與現金款項在簽收前是,否有好好地保存是( ),否( )17. 如果簽名以傳真方式n 員工是否有責任嚴格控制傳真或簽名。n 使用在有效力的支票上的傳真或簽名是否有一種有效的流程是( ),否( )是( ),否( )18. 對於無效支票是否有取消使用是( ),否( )19. 無效支票是否有回收及存檔是( ),否( )20. 不能使用的支票是否有特定人員保管是( ),否( )21. 銀行帳戶的存入與領出是否在同一時間是( ),否( )16.5 薪資1. 飯店是否有用打卡表或簽到表，而此二種表格是由員工自己或部門主管填寫簽名是( ),否( )2. 員工上班間表由部門主管保管嗎是( ),否( )3. 對於負責薪資的員工，會打卡的人及給薪資的是否有清楚的工作職掌？是( ),否( )4. 員工薪資是以支票發放或以薪資明細表給付是( ),否( )5. 薪資或酬勞金定期由某一部門主管來負責嗎是( ),否( )6. 是否有不明的薪資帳款，管理薪資的人手中一個月後存入銀行並在六個月後取消登記是( ),否( )7. 複查登記有案的假期薪資，遣散費以預防假冒是( ),否( )8. 複查員工的離職流程，特別是此流程中有關薪資的部分，飯店中有用離職表嗎是( ),否( )9. 員工名字是否有被單位主管請求部門主管加入員工薪資表中當員工被錄用後，會計部門將經由單位主管要求副主管的認同而保有員工名單是( ),否( )10. 如何處理預領薪資，管理人員是否清楚地了解員工為何預領薪資然後才同意是( ),否( )11. 個人的薪資、工資或者職位變動是否只有部門主管來決定薪資部門不應允許從頭就發生任何變動的情況產生是( ),否( )12. 薪資部門主管是否有查閱並簽署薪資帳表是( ),否( )13. 是否有一種一致性的政策可以對員工薪資做清楚地分類是( ),否( )14. 檢查所附的薪資及稅是否與薪資帳及稅單總表相符是( ),否( )15. 當新進員工拿到第一次薪資以前是否有完整的員工工作申請表和記錄是( ),否( )16. 前任雇主，教育訓練中心以及其他參考資料的配合，避免錄用不適合的員工是( ),否( )17. 是否每位員工每年都需度假呢檢查去年的休假計劃，休假應予管理，盡可能一次付完而且休假的工作需由其他員工來完成是( ),否( )18. 所有員工是否已發給識別證，並在離職時是否有收回識別證，予取消及作廢?是( ),否( )16.6 一般情況1. 是否有統一規格的帳戶在使用中是( ),否( )2. 所有應收、應付帳款是否都有適用於審查及試算的標準編會計編號？是( ),否( )3. 是否已往有一些會計作業手冊中的流程及表格，實際應用及執行是( ),否( )4. 總帳是否有不當使用或不被錄用的記帳科目以登錄每個月的應徵情形是( ),否( )5. 飯店中的主管是否有一套適當的成本控制及規劃的控制系統是( ),否( )6. 任何保證金及應收帳款是否保存在安全的環境中什麼時候會由誰來做最後的證實是( ),否( )7. 飯店有無任何引起責任義務的訴訟行為是( ),否( )8. 審查實際記錄的支出及消費，以證實可行性是( ),否( )9. 了解公司花費及促銷帳款及超支是( ),否( )10. 控制郵政，防止私人郵件送遞，控制鎖匙浪費郵件及盡可能登記及防止金錢浪費是( ),否( )11. 檢查夜間安全的配備n 後門n 員工出入口n 一般商店n 飲務單位n 廚房n 餐廳n 車子n 鎖匙是( ),否( )12. 檢查收取販賣機中的營運收入的過程是( ),否( )13. 了解所有客戶的抱怨，並減少抱怨次數是( ),否( )14. 審查儲存記錄，了解物品保留及銷毀的條件，確定可用的文件是被保留的是( ),否( )15. 複審每個月的財務報表及PL是否和每日飯店營運報告相同，住房情形是否正確是( ),否( )16. 是否準備了適時的報告，並且若有需要提供給公司參考是( ),否( )17. 飯店是否有一套能適當說明員工責任，員工工作效能的最新組織圖是( ),否( )18. 審查下列各項的執行花費 車子 優待價格的房間 總經理的住宿 洗衣 館內的 行政主管使用的長途電話費是( ),否( ) 16.7 薪資帳1. 負責應付帳款人員有使用傳真或簽名方式是( ),否( )16.8 租賃項目1. 飯店有沒有出租房間的房客名單，請查閱合約書中的內容是( ),否( )2. 是誰負責租賃保險租戶是否有提出房屋租賃保險證明？是( ),否( )3. 是否有部份的租賃情形在業務銷售報告中提出是( ),否( )4. 飯店中的會計部門人員是否會將業務報告表與租賃情形分開是( ),否( )5. 審計人員如果沒有銷售報告，但認為確實有需，是否會複查收入報告中主要的租戶佔出租戶的多少比率是( ),否( )6. 租戶現況是否正確是( ),否( )7. 租金及水電費的收費情行是否在掌握之中是( ),否( )8. 清洗及垃圾處理費用是否在控制中是( ),否( )9. 乾洗及水洗制服費用收費情形是否在掌握之中是( ),否( )10. 員工用餐費用是否在控制中是( ),否( )16.9 應收帳款1. 總帳中的次目錄是否有應收帳款項目?是( ),否( )2. 每日的細目帳與控制帳是否帳目一致?是( ),否( )3. 是否每個月都有比較試算表及帳齡分析表?是( ),否( )4. 檢查最近的帳齡分析表中的帳齡。是( ),否( )5. 員工帳戶是否也在帳齡分析表中?是( ),否( )6. 主管是否容易查詢到員工帳戶的情形?是( ),否( )7. 是否有一些帳款還未給款?是( ),否( )8. 是否有一些帳款明細表因地址錯誤而被退回?是( ),否( )9. 是否有查詢誰應對被退回的明細表負責?是( ),否( )10. 應收帳款是否放在防火的地方? 晚上是否有收好?上班時再拿出來。是( ),否( )11. 是否有應收帳款保險?是( ),否( )12. 銷帳的控制是否由總經理或財務長核准?是( ),否( )13. 分析呆帳及複收帳的實行期限, 是否落實?是( ),否( )14. 消除剩餘款項及信用款項的政策是否恰當?是( ),否( )15. 信用卡取消單使用是否適當?是( ),否( )16. 決定收費單寄到信用卡公司的經常性。是( ),否( )17. 檢查並批評會計處理信用卡折扣時的方式。是( ),否( )18. 了解所有信用卡合約。是( ),否( )16.10 存貨及採購流程1. 採購經理有無從零售商或徵購商中獲得競爭廠商的資料?是( ),否( )2. 採購單是否有事先編號以適用於發放時, 或只有採購經理可以寫採購單。是( ),否( )3. 採購需求表是否只有部門主管及總經理可以同意採購?是( ),否( )4. 商品收據證明是否有寫貨品是屬於存貨或可以發放的?是( ),否( )5. 貨品是否適當安置在儲藏室中?是( ),否( )6. 儲藏室貨品發放是否依儲藏室需求表, 而且給主管簽名?是( ),否( )7. 儲藏室管理員沒來, 是否有把儲藏室鎖好? 晚上及週末是否有適當的安全措失?是( ),否( )8. 雞、鴨、魚、肉是否都有標示並依標示發放?是( ),否( )9. 物品是否都適當的保存好, 以保持品質不惡化?是( ),否( )10. 是否都由主管認同處理惡化或不常用的設備?是( ),否( )11. 酒庫是否一直在適當的維護中?是( ),否( )12. 飲務用品是否依永久存放項目保存?是( ),否( )13. 酒庫及酒吧的存貨是否存放一個月? 由誰保管? 會計員是否負有注意存貨的責任?是( ),否( )14. 酒類存貨檢查結果與永久存貨在存貨數字上有任何差異嗎?是( ),否( )15. 只需在需求表簽名就可以領飲料嗎? 是否有先前的數量控制? 是否依空瓶子數量來決定飲料的補充量? 是否立刻把空瓶子打破, 以維持適當的進貨量?是( ),否( )16. 酒吧的瓶子是否都貼上可擦拭的飯店標幟?是( ),否(