工业招标管理制度.doc

工业公司招标部招标管理制度第一章：总则1、目的：增强物资原材料采购过程的透明度，体现公开、公平、公正和诚实信用原则，降低项目开发成本。2、适用范围：本制度适用于工业公司及所有下属分（子）公司的招标采购活动（物资公司除外）3、岗位职能：（1）、建立和健全（采购）招标制度及流程；（2）、负责汇总工业公司及所有下属分（子）公司招标计划的提报，制定年度及月度招标计划；（3）、负责组织招标所涉及的供应商资质的审查及提报；（4）、负责制定内部评委库及外部评委库，并制定相关制度；（5）、负责招标文件的制定及招标方式及具体方法的确定；（6）、负责组织招标，招标现场控制，定标资料存档；（7）、负责对组织对合格供应商的考察及合作供应商的后期追踪及评价，制作供应商档案；（8）、负责对招标项目合同的审批。4、招标范围 工业公司内及所有下属分（子）公司所有的工程、设备、原材料、机械配件等，特殊项目除外。5、招标方式：公开招标：以招标公告的方式邀请不特定的法人、其他组织或个人参与投标。邀请招标：以招标邀请书的方式，邀请特定的法人、其他组织或个人参与投标。其他方式：对于一些比较简单的大宗物资或小额物资采购，可以简化招标程序，针对某些不宜采取招投标形式进行的可直接采取议标形式。第二章：招标流程1、招标计划 （1）、总体招标计划 原材料/机械设备类：由各分公司经理根据全年使用情况提报总体招标计划，报送招标部备份。 （2）、月度招标计划 原材料/机械设备类：根据需要，由各分公司经理根据实际情况每月20日前提报次月招标计划，报招标部备份，招标部根据月招标计划，确定招标时间。 （3）、招标申请表见附表一 根据（原材料/机械设备）使用情况确定开标具体日期，在提报申请开标日期前30天向招标部提报招标申请表，招标申请表中应注明拟采购的物资、数量、预计单价、预计总金额、供货时间、技术要求、质量、规格、型号等要求，并提供三家以上合格供应商的名称、地址、电话、联系人等必要的必要信息，提报信息完整准确的情况下方视为有效，否则由招标部退回，并顺延开标时间。2、制作招标文件 根据各公司提报的招标申请中的内容，由招标部拟定招标文件，确定招标时间。招标文件由招标部主管审批确认后方可发售。 招标文件根据招标项目制定制式招标文件，招标文件模版的主要内容包括：招标文件商务标条款、招标文件商务表格部分、招标文件主要合同条款说明部分。具体条款由招标部负责组织制定，合同主要条款由公司法律事务部配合审查，作为最终签订合同的参考依据。3、确定招标方式，厂家资格审查 根据招标品项不同，性质不同，确定招标方式，并由招标部组织资格预审，对资格预审通过的厂家进行实地考察，提报最终建议参与投标厂家，由招标部直属管辖总经理审批后方可参与投标。4、通知厂家领取标书及投标保证金 标书及厂家审核通过后，由招标组织人员通知厂家购买标书及缴纳投标保证金及工本费，购买标书时间为标书发放后3个工作日内。5、评委的确定 招标部根据“招标评委管理制度”在开标前2日，从评委库中抽签确定外部评委，及内部评委由公司及下属分（子）公司职能部门中抽取，抽取由招标部负责，电话通知被抽取人，被抽到者必须无条件配合参与。 6、开标 由招标部组织在招标文件规定的准确时间及地点进行开标，开标流程：宣布投标纪律启封唱标 技术评审 商务评审 汇总结果 宣布中标人 评标方法：综合打分法、综合评价法、合理低价中标法 根据招标项目的不同可以采取以上不同的方法进行评标。7、发放中标通知书、退还未中标人投标保证金 发放中标通知书，一式三份，（中标通知书的审批流程：招标部组织人拟定中标通知书 招标部部长签字审核 直属总经理审核定标资料及中标通知书 盖章 ）其中招标部留存一份，转各分公司/财务部/经营部一份，中标厂家一份。8、合同签订及审批流程 各分公司根据中标通知书及制式合同范本拟定合同，审批部门流程：合同经办人签字 招标部主管签字 经营部签字 法律事务部签字 招标部直属总经理签字第三章：供应商管理1、目的：保证公司与供应商进行有效合作，提高其质量、技术、管理能力等综合经营竞争力，对供应商各项指标进行阶段性的评估与考核，达到系统化、规范化的管理。最终达到合理的降低公司的采购成本的目的。2、供应商选择方式和寻找途径供应商资讯来源和一般有下列方式：（1）各种采购指南。（2） 新闻传播媒体，如网络、电视、广播、报纸等。（3） 各种产品发表会。（4） 各类产品展示（销）会。（5） 行业或政府之统计调查报告或刊物。（6） 同行或供应商介绍。（7） 公开征询。（8） 供应商主动联络。（9） 其他途径。3、潜在供应商的资格初审（1）、资质文件的收集单项设备/原材料规定明确的资质要求，根据资质要求确定潜在供应商。（2）、供应商填写供应商基本资料表（见附表2）（3）实地考察 对厂家要求较高的重要设备的供应商，尤其对于一些包含新技术的厂家，必须对其综合实力进行现场的考察，考察不仅限于生产驻所，生产设备，还应当包括其主要业绩、技术人员综合素质、行业口碑。以最大限度的避免一些以商业欺诈手段谋取利益的现象。 考察应会同技术部门主要负责人员，考察后应书面叙述完整的考察报告，并签字确认存档，作为评标过程中的考虑因素。4、供应商系统档案的管理（1）、建立备选供应商名录（见附件3）对潜在供应商进行筛选后确定合格备选供应商，并录入备选供应商名录，在项目招标时提取使用。备选供应商名录中主要信息包括供应商名称、主营业务、联系人、联系方式、更新时间等。（2）、备选供应商名录要求事宜备选供应商名录应定期更新，更新时间为每月更新一次。每月25日由招标人提报厂家具体明细，由招标部内勤对提报信息进行统计并更新。5、供应商的管理供应商的管理主要包括日常关系维护、供应商的定期考核、供应商的质量情况调查跟踪等内容。（1）、日常关系维护旨在和供应商保持良好合作关系，树立公司整体形象、威信以及知名度和影响力,主要方式包含：组织交流会：可以针对一些行业组织小型的行业交流会，以此来加深对行业的了解深度；邀请联谊：法定节日或者公司内部节日期间组织的各种活动均可邀请供应商参与联谊；供应商问卷调查：建立供应商建议问卷调查表，针对内部关注问题对供应商反馈意见进行统计，并认真总结，针对性的提高工作水平。 （2）、供应商的考核 考核方式： 定期考核： 针对所有合作供应商每季度或半年进行一次定期的整体性综合考核。 附：年度供应商合作调查跟踪表（见附件4） 定期考核内容主要包括：价格评核、技术评核、售后评核、供应商实力评核、现场配合度评核等内容。针对性考核： 对于一些重要、特殊或突发性事件对单类或者单项或单个供应商的考核，也相当于是对定期考核的相对不够灵活的一个补充。（3）、考核结果奖惩制度考核结果：由招标部汇总于供应商年度评价报告表中，并提报建议性措施，提交招标部直属总经理，确定奖惩结果。奖惩办法 根据年度供应商的综合评价，对供应商进行总体定位，具体分成优秀供应商，合格供应商，不合格供应商。 优秀供应商 各方面都能充分满足公司要求，原材料/设备质量优良， 无问题/事故发生； （录入合格供应商名录，对于优秀供应商在项目招标过程中在基本同等条件下优先考虑采用，并享有优先通知参与招标的待遇） 合格供应商 基本能满足公司要求，无重大问题/事故发生； （录入合格供应商名录）不合格供应商 无法满足公司基本要求或有重大问题/事故出现。 （应在一定时间内不予考虑让其参与投标。如情况不严重的，添加到待观察供应商名录，确定观察期为一年，观察期过后，可重新选用参加投标；如情况严重的，直接纳入供应商黑名单） 招标申请表 分公司经理电话日期招标采购设备或工程/材料